企业文件编码编号及格式管理制度Word文档下载推荐.docx
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3.4文书文件指公司行政文件、行政规章、各种请示、一次性的通知等其它与质量体系无直接关联的文件,但以公司级文件颁布的列入公司行政文件类。
4、职责
4.1办公室负责行政文书、各种文件的编号和归口管理。
4.2财务部、供销部负责合同文件的编号和归口管理。
4.3生技部、研发部负责技术、工艺以及质量体系文件的编号和归口管理。
5、正文
5.1文件编号规则
5.1.1外来文件执行原编号。
5.1.2体系文件编号管理
5.1.2.1文件类别
5.1.2.2部门简称
5.1.2.3质量手册编号(q/sxkxR-qm9001-×
×
)
发布年号
质量手册代号
公司标准代号
5.1.2.4程序文件编号(q/sxkxR-qp-×
-×
q/sxkxR–-
顺序号
程序文件代号
5.1.2.5管理文件编号(sxkxR-gw-×
--
部门代号
管理文件代号
公司代号
5.1.2.6作业文件编号(sxkxR-zw-×
)×
作业文件代号
5.1.2.7管理通知编号(sxkxR-t-×
管理通知代号
5.1.2.8质量记录(sxkxR-jl-×
-
记录文件顺序号
质量记录代号
5.1.2.9表单编号(sxkxR-bd-×
×
5.1.3文件分类:
一阶文件(质量手册)二阶文件:
(程序文件)三阶文件:
(体系支持文件、作业文件、技术文件、制度管理文件等)四阶文件:
(表单、
记录等);
一阶、二阶文件以及公司级通用文件无需注明部门代号,三阶文件及各部门发布的内部文件需注明部门代号。
5.1.4文书文件编号
5.1.4.1一般文书类别简称表(如有文件类别未在此限定内,可纳入综合类)
5.1.4.2红头文件编号(办公室【×
】×
号)
5.1.4.3一般文书编号(sxkxR-×
)如:
sxkxR-03-j-20xx-06-001表示办公室20xx年6月发出的第一份会议纪要
5.2文件编写规范
5.2.1文件分为标题→编号→目的→适用范围→术语→职责→正文→接口文件→记录→附则等十部分(严格执行以上编写顺序),可依据文件性质进行适当删减。
5.2.2体系文件编写规范(见附件一)
5.2.3技术文件根据技术文件编写规范进行编写,技术文件简称jw,文件编号格式:
年号
技术文件代号
5.2.4合同文件根据合同文件编写规范进行编写,合同文件简称hw。
文件编号格式:
合同文件代号
5.2.5文书文件编写规范
5.2.5.1红头文件编写规范(见附件二)
5.2.5.2报告/请示编写规范(见附件三)
5.2.5.3会议纪要编写规范(见附件四)
5.2.5.4一般性通知编写规范(见附件五)
5.2.5.5通报编写规范(见附件六)
6、附则
6.1本办法从20xx年6月1日开始执行。
6.2本办法的解释权归公司办公室。
篇二:
公司文件编号规范
公司文件编号规范
为规范公司文档管理,特制定本文件编号规范。
请各部门在以后的文件编号中严格按照此规定进行文件编号。
文件命名基本格式:
一、文件编号由五部分组成,每部分之间用“—”连接。
第一部分:
公司代码,表明发文公司
第二部分:
发文机构,表明公司内发文的部门第三部分:
文件类型,表明文件所属性质第四部分:
发文日期,表明发文时间
第五部分:
文件状态,表明文件版本号
二、各部分表(企业文件编码编号及格式管理制度)示方法1、公司代码
由公司拼音首字母组成,具体为xtk
2、发文机构
发文机构的表达符号:
hR人事部humanResource
ed工程部engineeringdepartmentFd财务部Financialdepartmentmd市场部marketingdepartment
ad行政部administrationdepartment
3、文件类型
类型表达符号文件类型说明
inF.资料性文件搜集的有参考价值的市场信息、政府政策等
Rus.规章制度和决议发布的规章制度sR.会议简要记录重要会议的会议纪要sop.工程作业流程
gF.公司表格groupForm
4、发文日期
由年月日yyyymmdd表示,例如20xx0501
版本号⑤发文日期④文件类型③发文机构②公司代码①
5、文件状态
文件状态状态表达符号的说明:
add.版本号增编corr.版本号更正
Rev.版本号发布新发布或取代已发放的文件版本号的使用:
第一版(原件)用Rev.1.0表示
对第一版进行细部调整用“状态符号1.1/1.2”表示对第一版进行结构修改用“状态符号2.0/3.0”表示
三、举例:
工程部20xx年4月13日发布的气压桶操作规范第一版
文件编号:
xtk-ed-sop-20xx0413-ReV.1.0
四、文件表头
公司文件统一使用下列表头,例:
五、公司行政类文件
顺序号,例,第12号发文年份,例,【20xx】公司简称,
篇三:
公司文件编码管理规定
公司文件编码管理规定
一、目的:
为加强管理,提高管理的科学化、规范化,特对涉及公司管理方面的制度、流程、表单、合同以及模板管理方面的文件实行统一编号,实现文件编码唯一性。
二、编号规则
文件号由主文件号和辅文件号组成,辅助文件号根据需要设置,在主文件号的基础上制定。
主文件号由三部分组成,辅助文件号由二部分组成。
示例如下:
□□□□□
12345
文件流水号
产生日期
部门代号文件类别号
说明:
由1、2组成主文件号;
3、4、5组成辅文件号。
主文件号部分
1.公司代号为tn
2.部门代号:
用字母表示
zh-综合办、aj-安监部、js-监审部、cw-财务部、gc-工程部流水号
3.文件流水号:
数字表示,从0001到9999
辅文件号部分
1.文件类别代号:
根据需要对主文件类别再分类或分项。
文件类别代号:
zd-制度文件、lc-流程文件、bd-表单文件、ht-合同文件、mb-模板文件
2.日期代号
日期代号由年月组成,如20xx年一月产生的文件则写:
1401其他分项子文件代号各部门可自行规定。
三、使用规定
1.各部门/单位进行文件编写、整理及合同签订等均需以此规定进行编号管理。
2.各部门/单位进行合同盖章时,在申请单上注明合同号,综合办公室备案。
合同签定完成后需归档资质办,并建立台帐管理。
其他文件编制、归档时,在文件封面注明编号。
桃能公司综合办
二〇一四年一月三日
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- 关 键 词:
- 企业 文件 编码 编号 格式 管理制度