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2.前三款所列人員之配偶、二親等以內親屬或三親等以內直系血親親屬。
(3)法人股東
直接持有公司已發行股份總額百分之五以上法人股東之董事、監察人或受僱人,或持股前五名法人股東之董事、監察人或受僱人。
(4)特定公司或機構之關係人
與公司有財務或業務往來之特定公司或機構之董事(理事)、監察人(監事)、經理人或持股百分之五以上股東。
(5)提供公司或關係企業服務之專業人士
為公司或關係企業提供商務、法務、財務、會計等服務或諮詢之專業人士、獨資、合夥、公司或機構之企業主、合夥人、董事(理事)、監察人(監事)、經理人及其配偶。
但依證交法或企業併購法相關法令履行職權之薪資報酬、公開收購審議或併購特別委員會成員,不在此限。
(6)曾任下列職務而現已解任者不受限制
依據「公開發行公司獨立董事設置及應遵循事項辦法」第3條第2項規定,公開發行公司之獨立董事曾任下列職務而現已解任者,不再適用於選任前二年與該公司無下列關係之規定:
1.公司或其關係企業之獨立董事。
2.與公司有財務或業務往來之特定公司或機構之獨立董事。
(7)前述之特定公司或機構,係指與公司具有下列情形之一者:
1.持有公司已發行股份總額百分二十以上,未超過百分之五十。
2.他公司及其董事、監察人及持有股份超過股份總額百分之十之股東總計持有該公司已發行股份總額百分之三十以上,且雙方曾有財務或業務上之往來紀錄。
前述人員持有之股票,包括其配偶、未成年子女及利用他人名義持有者在內。
3.公司之營業收入來自他公司及其集團公司達百分之三十以上。
4.公司之主要產品原料(指占總進貨金額百分之三十以上者,且為製造產品所不可缺乏關鍵性原料)或主要商品(指占總營業收入百分之三十以上者),其數量或總進貨金額來自他公司及其集團公司達百分之五十以上。
以上(六)、(七)所稱母公司、子公司及集團,應依國際財務報導準則第十號之規定認定之。
4、獨立董事執行職務之品質
公開發行公司之獨立董事兼任其他公開發行公司獨立董事不得逾三家。
5、獨立董事之選任、提名、選舉、應當選席次、特殊指派情形
(1)採候選人提名制,並載明於章程(公192-1),且由股東於獨立董事候選人名單中選任之。
(2)提名受理期間與公告事項:
1.公開發行公司應於股東會召開前之停止過戶日前公告下列事項:
(1)受理獨立董事候選人提名之期間
(2)獨立董事應選名額
(3)受理處所
(4)其他必要事項
2.受理期間不得少於十日。
(3)提名方式:
為確保股東之提名權,因此規定持有一定股份以上之股東及董事會得提供獨立董事推薦名單,經董事會評估其符合獨立董事所應具備條件後,送請股東會選任,提名方式包括:
1.持有已發行股份總數百分之一以上股份之股東,得以書面向公司提出獨立董事候選人名單,提名人數不得超過獨立董事應選名額。
2.由董事會提出獨立董事候選人名單,提名人數不得超過獨立董事應選名額。
3.其他經主管機關規定之方式。
(4)被提名人應檢附之資料:
因獨立董事較一般董事有其特定之職權及責任,爰規定股東及董事會提供推薦名單時,應檢附被提名人姓名、學歷、經歷、當選後願任獨立董事之承諾書、無公30規定情事之聲明書及其他相關證明文件。
(5)提名審查:
為利選任適任之獨立董事,規範董事會或其他召集權人召集股東會者,對獨立董事被提名人應予審查,但有下列情形者所提名獨立董事不列入獨立董事候選人名單:
1.提名股東於公告受理期間外提出。
2.提名股東於公司依公165II或III停止股票過戶時,持股未達百分之一。
3.提名人數超過獨立董事應選名額。
4.未檢附前項規定之相關證明文件。
公開發行公司依前項規定列入之獨立董事候選人,其已連續擔任該公司獨立董事任期達三屆者,公司應於公告前項審查結果時併同公告繼續提名其擔任獨立董事之理由,並於股東會選任時向股東說明前開理由。
(6)獨立董事選舉
1.股東會選任董事時,除公司章程另有規定外,每一股份有與應選出董事人數相同之選舉權,得集中選舉一人,或分配選舉數人,由所得選票代表選舉權較多者,當選為董事(公198)。
2.獨立董事與非獨立董事應一併進行選舉,分別計算當選名額(「公開發行公司獨立董事設置及應遵循事項辦法」第5條第7項)。
(7)獨立董事應當選席次
1.經主管機關要求設置獨立董事之公開發行公司,設置獨立董事人數不得少於二人,且不得少於董事席次五分之一;
對於自願設置獨立董事之公開發行公司,得依實務運作需要於章程中載明其獨立董事之人數或比例(證14-2)。
2.設置審計委員會之公開發行公司,獨立董事當選人至少一人應具備會計或財務專長(證14-4)。
3.董事會設有常務董事者,常務董事中獨立董事人數不得少於一人,且不得少於常務董事席次五分之ㄧ(「公開發行公司獨立董事設置及應遵循事項辦法」第8條)。
(8)指派獨立董事之特殊情形
「公開發行公司獨立董事設置及應遵循事項辦法」第7條規定,金融控股公司持有發行全部股份之子公司、政府或法人股東一人所組織之公開發行公司,其獨立董事得由金融控股公司、政府或法人股東指派之,不適用該辦法第五條規定獨立董事應由選舉方式產生,惟前述所指派之獨立董事仍應符合證交法及相關子法規範之獨立董事資格條件。
6、獨立董事任期
依公195I之規定,董事任期一屆不得逾三年,但得連選連任,而獨立董事仍屬公司董事會成員之一,故其任期亦為一屆不得逾三年,但得連選連任。
公開發行公司列入之獨立董事候選人,其已連續擔任該公司獨立董事任期達三屆者,公司應於公告前項審查結果時併同公
告繼續提名其擔任獨立董事之理由,並於股東會選任時向股東說明前開理由(「公開發行公司獨立董事設置及應遵循事項辦法」第5條第6項)。
7、獨立董事與非獨立董事任職期間職務不得轉換
為維持獨立董事具中立執行職務之特性,避免董事間因身分轉換所衍生之爭議,因此「公開發行公司獨立董事設置及應遵循事項辦法」第6條規定獨立董事及非獨立董事於任職期間不得轉換之限制,茲臚列該條文如下:
(1)經股東會選任或依該法第7條由金融控股公司、政府或法人股東指派為獨立董事者,於任期中如有違反該法第2條或第3條之情形致應予解任時,不得變更其身分為非獨立董事。
(2)經股東會選任或依上開辦法第7條由金融控股公司、政府或法人股東指派為非獨立董事者,於任期中亦不得逕行轉任為獨立董事。
8、獨立董事之職責範疇:
(1)董事會
依據公開發行公司董事會議事辦法第7條規定,公司對於下列事項應提董事會討論:
一、公司之營運計畫。
二、年度財務報告及半年度財務報告。
但半年度財務報告依法令規定無須經會計師查核簽證者,不在此限。
三、依證14-1規定訂定或修正內部控制制度,及內部控制制度有效性之考核。
四、依證36-1規定訂定或修正取得或處分資產、從事衍生性商品交易、資金貸與他人、為他人背書或提供保證之重大財務業務行為之處理程序。
五、募集、發行或私募具有股權性質之有價證券。
六、財務、會計或內部稽核主管之任免。
七、對關係人之捐贈或對非關係人之重大捐贈。
但因重大天然災害所為急難救助之公益性質捐贈,得提下次董事會追認。
八、依證14-3、其他依法令或章程規定應由股東會決議或董事會決議事項或主管機關規定之重大事項。
公司設有獨立董事者,應有至少一席獨立董事親自出席董事會;
對於第一項應提董事會決議事項,應有全體獨立董事出席董事會,獨立董事如無法親自出席,應委由其他獨立董事代理出席。
獨立董事如有反對或保留意見
,應於董事會議事錄載明;
如獨立董事不能親自出席董事會表達反對或保留意見者,除有正當理由外,應事先出具書面意見,並載明於董事會議事錄。
(公開發行公司董事會議事辦法第7條)。
(2)審計委員會
1.審計委員會功能
為提升董事會之功能,證交法增訂董事會得設置審計委員會,藉由專業分工及獨立超然立場,協助董事會決策;
並進一步強化董事會及監察人之獨立性,及加重相關人員財務報告虛偽不實之責任。
證14-4規定發行公司應擇一設置審計委員會或監察人,且公司設置審計委員會者,證交法、公司法及其他法律對於監察人之規定,於審計委員會準用之(證14-4III)。
2.審計委員會組成、任期
審計委員應全數由獨立董事組成,其人數不得少於三人,其中一人為召集人,且至少一人應至少有一名具有會計或財務專長(證14-4II)。
3.審計委員會職權事項及決議程序(證14-5)
依據證14-5規定,發行公司設置審計委員會者,下列事項應經審計委員會全體成員二分之ㄧ以上同意,並提董事會決議,不適用14-3規定:
(1)依14-1規定訂定或修正內部控制制度。
(2)內部控制制度有效性之考核。
(3)依36-1規定訂定或修正取得或處分資產、從事衍生性商品交易、資金貸與他人、為他人背書或提供保證之重大財務業務行為之處理程序。
(4)涉及董事自身利害關係之事項。
(5)重大之資產或衍生性商品交易。
(6)重大之資金貸與、背書或提供保證。
(7)募集、發行或私募具有股權性質之有價證券。
(8)簽證會計師之委任、解任或報酬。
(9)財務、會計或內部稽核主管之任免。
(10)年度財務報告及半年度財務報告。
(11)其他公司或主管機關規定之重大事項。
前項各款事項除(10)外,如未經審計委員會全體成員二分之一以上同意者,得由全體董事三分之二以上同意行之,不受前項規定之限制,並應於董事會議事錄載明審計委員會之決議;
證交法中所稱審計委員會全體成員及全體董事,係以實際在任者計算之。
另公司設置審計委員會者,不適用證36I財務報告應經監察人承認之規定。
4.審計委員會之議事規則重點
(1)審計委員會召集:
i.一般性召集:
至少每季召集一次,應載明召集事由,並於七日前通知委員會各獨立董事成員。
ii.緊急性召集:
若有緊急情事時,得隨時召集之(公204,「公開發行公司董事會議事辦法」第3條,「公開發行公司審計委員會行使職權辦法」第7條第2項)。
iii.特殊情形:
如有正當理由致審計委員會無法召開時,應以董事會全體董事三分之二以上同意行之。
但證14-5I
之事項仍應由獨立董事成員出具是否同意之意見。
(2)召集人:
審計委員會應由全體成員互推一人擔任召集人及會議主席,召集人請假或因故不能召集會議時,由其指定其他獨立董事成員一人代理之;
召集人未指定代理人者,由委員會之獨立董事成員互推一人代理之(「公開發行公司審計委員會行使職權辦法」第7條第3項)。
(3)審計委員會議事錄記載事項:
須依照「公開發行公司審計委員會行使職權辦法」第10條規定辦理。
(4)出席與表決:
i.開審計委員會時,公司應設簽名簿供出席獨立董事成員簽到,並供查考。
ii.審計委員會之獨立董事成員應親自出席審計委員會,如不能親自出席,得委託其他獨立董事成員代理出席;
如以視訊參與會議者,視為親自出席。
iii.審計委員會成員委託其他獨立董事成員代理出席審計委員會時,應於每次出具委託書,且列舉召集事由之授權範圍。
代理人,以受一人之委託為限。
iv.審計委員會之決議,應有全體成員二分之一以上之同意。
表決之結果,應當場報告,並作成紀錄。
(1)審計委員會之獨立董事成員對於會議事項,與其自身有利害關係者,應說明其利害關係之重要內容,如有害於公司利益之虞時,不得加入討論及表決,且討論及表決時應予迴避,並不得代理其他獨立董事成員行使其表決權。
(3)薪酬委員會
1.薪酬委員會功能
薪資報酬制度為公司治理及風險管理重要之一環,為強化公司治理,並健全公司董事、監察人及經理人薪資報酬制度,證14-6規定股票上市或於證券商營業處所買賣公司應設置薪資報酬委員會,由其以專業客觀之地位,就公司董事、監察人及經理人之薪資報酬政策及制度予以評估,並向董事會提出建議,以供其決策之參考。
2.薪酬委員會組成、任期
(1)組成:
薪資報酬委員會成員由董事會決議委任之,其人數不得少於三人,其中一人為召集人。
但已設置獨立董事之公司應至少由一名獨立董事擔任薪資報酬委員。
(2)任期:
薪資報酬委員會成員之任期與委任之董事會屆期相同。
3.薪資報酬委員會之職權
薪資報酬委員會應以善良管理人之注意,忠實履行職權,並將所提建議提交董事會討論:
(1)職權範圍:
i.訂定並定期檢討董事、監察人及經理人績效評估與薪資報酬之政策、制度、標準與結構。
ii.定期評估並訂定董事、監察人及經理人之薪資報酬。
iii.薪資報酬,包括現金報酬、認股權、分紅入股、退休福利或離職給付、各項津貼及其他具有實質獎勵之措施;
其範疇應與公開發行公司年報應行記載事項準則中有關董事、監察人及經理人酬金一致。
(2)履行職權原則:
i.董事、監察人及經理人之績效評估及薪資報酬應參考同業通常水準支給情形,並考量與個人表現、公司經營績效及未來風險之關連合理性。
ii.不應引導董事及經理人為追求薪資報酬而從事逾越公司風險胃納之行為。
iii.針對董事及高階經理人短期績效發放紅利之比例及部分變動薪資報酬支付時間應考量行業特性及公司業務性質予以決定。
4.薪酬委員會議事規則重點
(1)召集程序
i.薪資報酬委員會應至少每年召開二次。
ii.薪資報酬委員會之召集,應載明召集事由,於七日前通知委員會成員。
但有緊急情事者,不在此限。
iii.會議議程應事先提供予委員會成員。
(2)召集人及會議主席
i.已依設置獨立董事並由獨立董事擔任薪資報酬委員者,由全體成員推舉獨立董事擔任召集人及會議主席;
ii.無獨立董事者,由全體成員互推一人擔任召集人及會議主席;
iii.召集人請假或因故不能召集會議,由其指定委員會之其他獨立董事代理之;
委員會無其他獨立董事時,由召集人指定委員會之其他成員代理之;
該召集人未指定代理人者,由委員會之其他成員推舉一人代理之。
(3)薪酬委員會議程及決議
i.議程:
薪資報酬委員會會議議程由召集人訂定,其他成員亦得提供議案供委員會討論。
ii.決議:
薪資報酬委員會為決議時,應有全體成員二分之ㄧ以上同意。
表決時如經委員會主席徵詢無異議者,視為通過,其效力與投票表決同。
(4)委託出席
i.薪資報酬委員應親自出席,如不能親自出席,得委託其他成員代理出席;
ii.薪資報酬委員委託其他成員代理出席委員會時,應於每次出具委託書,且列舉召集事由之授權範圍。
(5)其他人員列席
薪資報酬委員會得請董事、公司相關部門經理人員、內部稽核人員、會計師、法律顧問或其他人員列席會議並提供相關必要之資訊。
5.薪資報酬委員會之議事錄
(1)議事錄記載事項:
須依照「股票上市或於證券商營業處所買賣公司薪資報酬委員會設置及行使職權辦法」第10條規定詳實記載。
(2)議決事項如成員有反對或保留意見且有紀錄或書面聲明者,應於議事錄載明。
(3)議事錄須由會議主席及記錄人員簽名或蓋章,於會後二十日內分送委員會成員,並應呈報董事會及列入公司重要檔案,且應保存五年。
6.薪資報酬委員會之建議:
董事會不採納或修正薪資報酬委員會之建議,應由全體董事三分之二以上出席,及出席董事過半數之同意行之,並於決議中依前項綜合考量及具體說明通過之薪資報酬有無優於薪資報酬委員會之建議。
7.資訊公開:
(1)薪資報酬委員會之設置及其成員委(選)任及異動後二日內於主管機關指定之資訊申報網站辦理公告申報。
(2)薪資報酬委員會之議決事項,如成員有反對或保留意見且有紀錄或書面聲明者,應於事實發生之即日起算二日內於主管機關指定之資訊申報網站辦理公告申報。
(3)董事會通過之薪資報酬如優於薪資報酬委員會之建議,應就差異情形及原因於董事會通過之即日起算二日內於主管機關指定之資訊申報網站辦理公告申報。
貳、上市上櫃公司治理實務守則及參考範例有關獨立董事部份
1、獨立董事之報酬
依公196之規定,董事之報酬未經章程訂明者,應由股東會議定,故上市櫃公司應於章程或股東會決議明訂董事之報酬。
另有關支付予獨立董事之報酬,宜因各人角色、功能、貢獻程度而異,公司得訂定與一般董事不同之合理報酬,以激勵其發揮應有之職能,並宜事先規劃暨經雙方談妥。
2、獨立董事進修
為鼓勵上市上櫃公司安排新任或續任之董事(含獨立董事)、監察人持續充實新知,有關董事、監察人之進修可參考「上市上櫃公司董事、監察人進修推行要點」辦理。
(1)適用對象:
1.新任:
係指第一次擔任上市上櫃公司之董事、獨立董事及監察人者。
2.續任:
係指再次擔任上市上櫃公司之董事、獨立董事及監察人者。
3.前項續任之兩次間,不以時間連續或持續受聘同一家上市上櫃公司為必要。
(2)進修時數:
1.新任者:
於就任當年度至少宜進修十二小時;
就任次年度起每年至少宜進修六小時。
2.續任者:
每年宜進修相關課程至少六小時。
3.進修時數採累進計算方式。
(3)進修範圍:
對於董事、監察人之進修,宜考量在各董事、監察人之專業能力以外之範圍,選擇涵蓋公司治理主題相關之財務、風險管理、業務、商務、法務、會計、企業社會責任等課程,或內部控制制度、財務報告責任相關課程。
(4)進修體系:
1.財團法人中華民國證券暨期貨市場發展基金會、中華民國會計研究發展基金會、中華民國內部稽核協會、財團法人臺灣經濟科技發展研究院、中華民國電腦稽核協會、財團法人台灣金融研訓院及社團法人中華公司治理協會等專業訓練機構。
2.由下列單位舉辦(含主辦、協辦),符合前項「進修範圍」所列內容之專題講座、研討會、座談會、進修課程:
i.目的事業主管機關、主管機關、證交所、櫃檯買賣中心、台灣集中保管結算所及其他經證交所或櫃檯買賣中心認可之機構。
ii.證券商、會計師、律師等公會。
3.上市上櫃公司或其關係企業所舉辦,符合「進修範圍」所列內容之研討會、座談會及內部訓練者,惟其可列入計算之時數,以本要點規範每年宜進修時數之三分之一為限。
4.董事、監察人參加OECD等國際組織或世界主要證券市場邀請之專題講座、研討會、座談會等,其主題符合第參點第三項「進修範圍」所列內容者。
5.上市上櫃公司聘外國人擔任董事、監察人者,公司除應確實瞭解其國外進修之實質內容外,另應以英文或其母語每年提供我國主要經濟、證券、上市上櫃及相關產業法規之翻譯版供其參考。
三、獨立董事知情權
獨立董事享有與其他董事同等之知情權。
上市上櫃公司就應經董事會決議之事項,法定期限內通知董事,並提供足夠之會議資料,於召集通知時一併寄送。
董事如認為會議資料不充足,得向議事單位請求補足。
董事如認為議案資料不充足,得經董事會決議後延期審議之(公開發行公司董事會議事辦法第5條)。
立法院院會107年4月3日三讀通過修正證14-2條,上市上櫃公司應明定獨立董事之職責範疇及賦予行使職權之有關人力物力;
公司或董事會其他成員,不得限制或妨礙獨立董事執行職務,公司不得妨礙、拒絕或規避獨立董事執行業務。
另獨立董事執行業務認有必要時,得要求董事會指派相關人員或自行聘請專家協助辦理,相關必要費用,由公司負擔;
並於證178增訂違反的罰則,賦予獨立董事可以發揮更大作為的法源,健全獨立董事制度。
四、公司治理
上市上櫃公司得設置公司治理專(兼)職單位或人員負責公司治理相關事務,並指定高階主管負責督導,其應具備律師、會計師資格或於公開發行公司從事法務、財務或股務等管理工作經驗達三年以上。
公司治理相關事務,至少宜包括下列內容:
1.辦理公司登記及變更登記。
2.依法辦理董事會及股東會之會議相關事宜,並協助公司遵循董事會及股東會相關法令。
3.製作董事會及股東會議事錄。
4.提供董事、監察人執行業務所需之資料、與經營公司有關之最新法規發展,以協助董事、監察人遵循法令。
5.與投資人關係相關之事務。
6.其他依公司章程或契約所訂定之事項。
五、董事責任保險
上市上櫃公司宜於董事任期內就其執行業務範圍依法應負之賠償責任為其購買責任保險,以降低並分散董事因錯誤或疏失行為而造成公司及股東重大損害之風險。
上市上櫃公司購買董事責任保險或續保後,宜將其責任保險之投保金額、承保範圍及保險費率等重要內容,提最近一次董事會報告。
參、上市上櫃公司訂定道德行為準則參考範例
1、訂定目的及依據
為導引我國上市上櫃公司董事(含獨立董事)、監察人及經理人(包括總經理及相當等級者、副總經理及相當等級者、協理及相當等級者、財務部門主管、會計部門主管、以及其他有為公司管理事務及簽名權利之人)之行為符合道德標準,並使公司之利害關係人更加瞭解公司道德標準,各公司確有訂定道德行為準則之必要,爰訂定本準則,以資遵循。
各上市上櫃公司宜參照本準則及相關規定,訂定道德行為準則,對於不同經理人亦得分別訂定其道德行為準則。
2、涵括之內容
各上市上櫃公司考量其個別狀況與需要所訂定之道德行為準則,至少應包括下列八項內容:
(1)防止利益衝突:
個人利益介入或可能介入公司整體利益時即產生利害衝突,例如,當公司董事(含獨立董事)、監察人或經理人無法以客觀及有效率的方式處理公務時,或是基於其在公司擔任之職位而使得其自身、配偶、父母、子女或二親等以內之親屬獲致不當利益。
公司應特別注意與前述人員所屬之關係企業資金貸與或為其提供保證、重大資產交易、進(銷)貨往來之情事。
公司應該制定防止利益衝突之政策,並提供適當管道供董事(含獨立董事)、監察
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