索赔作业指导书Word文件下载.docx
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索赔作业指导书
1.作业目的
索赔是指在合同履行过程中,合同一方因对方不履行或不适当履行义务而遭受损失时向对方提出的价款和工期赔偿或补偿的要求。
是合同双方各自享有的正当权利。
是一种不一定意味着对过错方的惩罚,是一种尚未达成协议的行为。
是计划经济向市场经济模式转轨后必定会产生的事物。
索赔是一种威慑力,它预先警示合同双方按质按量按时履行自己的职责,约束和警诫双方必须考虑违约的后果,保证合同的正确实施。
所以强调索赔正是为了避免索赔。
索赔是一种经营手段,正确地运用索赔,除了可以赔钱外还可以退货,赔工期,使企业减少损失,免除责任,也是一种自我保护,维护自身正当权利的有效手段。
不失时机地提出索赔,能够反映出企业井井有条的管理能力,体现出员工敬业精神的良好素质。
同样,及时妥善地接受索赔,也是积累经验和吸取教训的机会,可以从中弥补各工作环节的缺陷,健全内部的管理制度,提高企业项目管理的水平。
2.作业依据
合同法,相关合同所列责任,权利和违约等条款。
3.主管岗位总工程师:
检查主办岗位的索赔工作,审核批准索赔和反索赔。
协管岗位总经济师:
批阅索赔和反索赔文件。
主办岗位 项目经理:
主持索赔和反索赔工作,重大问题提请总工程师或总经济师协助。
协办岗位 土建工程师,设备工程师,成本控制:
具体经办索赔和反索赔作业。
4.作业描述
4.1发出索赔通知
当预知有充分的依据和证据,可以追究索赔的事件发生后,应在约定时效内将索赔通知送达对方,这里强调“时效内”和“送达”两个概念,时效过期或没有送达对方的签收凭证是对方拒赔的最简单的理由。
所以索赔通知只须概括简要地把事由,理由和索赔要求讲清,千万不要为了收集举证资料而延误送达时间,使时效过期。
4.2收集依据和证据
依据方面如:
招标文件、合同、附件、协议、备忘录、经有效签署的会议纪要、批准的施工计划、图纸、技术规范、往来信函、传真、经追认的电话记录、政府公布的物价指数、政府法律法令政策等。
证据方面有发生时的书面文件如:
现场记录、日记、注明日期的摄录资料、气象资料、验收报告、技术鉴定、停送水电的记录、道路启闭记录、收货方的签单、产品封样等。
证据必须符合四个“性”。
即真实性:
必须证明索赔事件是在实施合同过程中确实存在和发生的。
可靠性:
凡是口头承诺,口头协议都是无效的。
一切商讨性、意向性的意见、建议、以及无签署的记录都不算有效证据。
关联性:
索赔证据必须证明与相关的损失有着因果关系。
及时性:
后补的证据往往很难被确认。
4.3提交索赔报告
报告内容由标题,索赔理由,合理引用的依据和证据,说明事件与损失之间符合逻辑的应果关系,损失计算原则和赔偿要求等段落组成。
报告后应附详细的计算书和提供的证据,不引用不确切的依据和证据,不使用含混的语言,千万注意计算的正确性,对方在不能否认索赔事件后必定要挑剔计算的正确性,若有一点错误就会被驳还。
唯一的技巧仅是在损失程度上作合理范围的夸大。
4.4受理方反驳
受理方收到索赔报告后必需在约定时效内进行审议和答复,这里同样强调“时效内”,超过时效不作答复应视作认同。
答复中可提出质疑和反驳,可以合法合理地推卸或减轻责任,如:
不属于本方责任或属于不可抗力;
事实依据不足或合同中的免责条款已免除本方的责任;
以前对方已有针对同类事件放弃赔偿的承诺;
事件发生后对方没有采取有效措施减少损失;
损失被不适当地夸大;
共同负有责任,应共同承担损失等。
也可以后发制人,寻找对方在该事件中的不适当作为来提出反索赔,变被动为主动,以求双方互相让步,互不支付。
反驳同样要有依据和证据,要有平时资料的积累,不能凭空耍赖。
所以当提出方已及时把索赔信送达到理受方,已有明确的法律依据和确实的事实证据,证明损失已经发生,并已采取合理措施尽量减少了损失。
受理方应该及时作出赔偿决定,并通知提出方约时谈判。
4.5索赔谈判
谈判通常由受理方主持,受理方一旦了解了对方的真实意图和心理价位后,应迅速作出处理方案。
如协商不成可以邀请双方认可的中间人出面调解,或提交仲裁裁决。
4.6索赔费用的计算原则
索赔均以赔(补)实际损失为原则,实际损失包括两部分:
直接损失,即索赔事件造成的财产的直接减少,如成本增加或预算超支;
间接损失,即预期可能获得的利益的减少。
4.7索赔费用的计算方法
列举索赔事件涉及的各个费用项目如:
人工费、材料费、机械设备费、管理费、分包费、保险费和利息等附加费、总部管理费等;
计算各费用项目损失值;
将各费用项目的计算值列表汇总,得到总的费用索赔值。
5.甲方容易被索赔的事由举例
5.1甲方违约
5.1.1甲方未及时办理施工所需各种证件、批件和临时用地、占道等的申请批准手续,影响施工;
5.1.2甲方未按期交付场地,或三通一平未达合同要求,没有完全具备开工条件;
5.1.3地质情况与甲方提交的勘察资料不符,有事先未知的地下管线、古墓、障碍物等不利的现场条件;
5.1.4甲方未按合同规定提供应由甲方提供的建筑材料、设备;
5.1.5甲方拖延合同责任范围内的工作,如拖延图纸的批准、拖延隐蔽工程的验收、拖延对施工单位所提问题的答复,造成等工或工期延误;
5.1.6甲方未按合同规定的时间和数量支付工程款;
5.1.7甲方要求赶工;
5.1.8保修期内甲方使用不当或非施工单位责任造成损坏的修理;
5.1.9甲方在交付使用以前使用而损坏造成损失。
5.2甲方代表(指代甲方或监理工程师)的不当行为
5.2.1甲方代表未按合同规定及时向施工单位提供指令、批准。
图纸或未履行其他义务;
5.2.2甲方代表发出的指令、通知有误。
如非施工单位责任的甲方指令暂停施工或改变施工顺序,造成人员窝工,材料设备闲置和浪费;
5.2.3甲方代表要求规定以外的暴露或破坏性检查,事后又证明施工单位无过错;
5.2.4甲方代表对施工单位的施工组织进行不合理干预。
5.3合同文件的缺陷
合同文件由于在起草时的不慎,可能本身就存在着缺陷,这种缺陷也可能存在于技术规范和图纸中,如设计变更或纠正设计错误造成已完工
项目报废,返工。
5.4合同变更
5.4.1增减或删除部分项目,提高或降低建筑,装饰标准、项目用途发生变化,削减预算等;
5.4.2甲方要求采用新的施工技术,有必要改变原设计或实施方案;
5.4.3增加合同以外的服务。
5.5不可抗力事件:
不可抗力事件的风险应当在合同中约定,承担方可事先向保险公司投保,但在很多情况下,由不可抗力事件给施工单位造成的损失应由甲方承担,包括:
5.5.1自然灾害超过了合同规定的程度;
5.5.2社会动乱、暴乱等;
5.5.3施工中发现文物古墓等有考古、地质研究价值的物品或其他影响施工的地下障碍物;
5.5.4物价大幅度上涨,造成材料价格、人工工资大幅度上涨;
5.5.5国家的法律、法规、政府部门的规定修改和调整,如调整定额,提高税率等;
5.5.6按照国际惯例,当甲方指定的分包单位违约,以及发生即使是经验丰富的施工单位也无法合理预料的不利自然条件或客观障碍等,也可向甲方提出索赔。
6.甲方常遇的索赔事由举例:
6.1工程缺陷索赔:
当施工单位的施工质量不符合施工技术规程的要求,或使用的设备和材料不符合合同规定,虽经施工单位自费整改,但仍造成无法弥补的质量缺陷或使用功能缺陷。
6.2工期延误索赔:
由于施工单位的原因,使竣工日期拖后,影响到甲方对该工程的利用,给甲方带来经济损失。
6.3超额利润索赔:
当工程量增加很多,(超过中标价10~15%),使施工单位收支顺差增加,这是因为管理成本,设备使用等成本不一定随工程量增加而同比例增加,甲方可以提出收回施工单位部分的超额利润。
6.4甲方合理终止合同或施工单位不合理地放弃工程,甲方可在清算的基础上对损失提出索赔。
6.5保修索赔:
在保修期内,施工单位未在规定的期限内完成应该负责修补的工程时,甲方有权雇佣他人完成工作,发生的费用由施工单位负担。
6.6保险费索赔:
施工单位未按合同规定进行项目投保,或不能保证保险有效,甲方可以投保并保证保险有效,甲方所支付的必要的保险费可在应支付给施工单位的款项中扣除。
6.7对与能够预计到的或经常可能发生的索赔,应作为合同条款列入相关的合同,这将大大简化举证的过程。
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