外贸朝鲜语函电 原版文档格式.docx

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公文文书制成后，经过有裁决权者的签发（裁决），就形成了公文。

即公文经过一定得步骤和形式名曲记载相关事宜后，在没有违法或不当事项的情况下，还需要有裁决权者的裁决。

公文生效时间：

除特殊情况外，公文通常自文书到达收文者手中时即发生效力。

第二节公文的构成

最好在公文写作前就决定好文章的格式。

公文的格式并不多。

关键是不要临时即兴编写，而是要利用已经确定好了的格式，迅速准确明白地吧要点传达给对方。

句子可以横写，也可以竖写，内容并没有实质性的变化。

实际应用中一般都是横写的，几乎没有竖写的。

由于横写是主流，我们尽对此做些说明。

一．公文的构成要素

公文包括各种要素。

公文不可或缺的构成要素可以分为下面几大方面。

什么时候=发文日期

谁发文=发文人姓名

发给谁=收文人姓名

制作公文的目的是什么=正文

公文格式

公文编号

发文日期

收文人姓名

发文人姓名

标题

问候

主文

结尾

附言

1.公文编号

公文编号分为记号和编号两种。

记号有a、b、c……，甲、乙、丙……等，不过，公文编号要附加上一两个代表组织名称的文字。

例如，总务出发送的文书可以标为[총제1234호],也可以标为[총발No.011]。

编号也是根据发文顺序采用连号的形式。

只是要加上年度，即[02-123호]或[02제10호]。

不过，省略文书编号的情况也不少，因为有了发文者、日期、公文名称，就是不加上编号，大部分的要件也已经足够了。

2.日期

关于日期没有什么需要特别说明的，不过，在制作公文时不写日期的情况也不少。

但省略日期会带来很多麻烦，特别是重要的文书。

有时日期有着至关重要的作用，因而应该写明日期。

日期标记方式如下：

[例]：

20〇〇년〇월〇일

20〇〇.〇.〇

3.发问者

发问者标记要领如例文所示。

如果发问者是公司的法人代表，就要先写所属的法人名称，然后是单位名称，职务及名称，然后盖章。

盖章可以盖职务印章盒个人印章。

虽然也有二者同时加盖的情况，不过，如果是以所属单位的职务身份发文，通常是盖上职务印章；

如果没有职务印章，就要盖上个人印章。

如果是公文，也常常不加盖印章，只写明发问者的单位名称和职位，偶尔也有加盖个人印章的。

〇〇주식회사

영업부장인

在用括号表示具体业务经办人时，可以写明具体经办业务的联络处，这样有利于业务的处理。

영업부장〇〇〇

（경영2과〇〇〇）

这时如果要加盖经办人的印章盒公司印章，就要注意格局的均衡然后再盖章。

대표이사사장〇〇〇인

（회사인）

4.收文者

1）地址、公司（法人）、部门、职务、姓名

收文者是公司一类的法人时，要写明公司和单位的名称、职务。

然后在写姓名、写地址的情况比较少，不过，在需要留下记录的时候最好还是写明地址。

虽然也有只写职务而省略姓名的情况，但由于在同一单位内同样的官职也可能有重复的，所以，一定要写明姓名。

영업부장〇〇〇앞

2）尊称等

对收信人的尊称如下：

（1）有职位的收信人귀하,전

（2）政府机关、公司、团体귀중

（3）收信人님

（4）同一文书发往多处时，각위（“각위”之后不加“님”或“귀하”）。

如果收信人并不是某个具体人而是多个人，由于没有特定的收信人，使用“각위”等比较方便一些。

如“〇〇회원여러분（╳╳诸位会员）”。

这时“여러분”并不是这特定的某个人，而是指相关会员，谁都可以成为其对象（收信人）。

5.正文

正文在形式上包括写在开头的标题、问候语、主文和写在末尾的结束语。

而且为了使内容更加明确，有关文书的目的、重要的事项经常以“하기”或“별기”的形式表现，而不是写在主文中。

这样，发文人就可以在不影响收文人情绪的情况下实现其目的，收文人也容易把握理解其内容。

此外，有时也会附加一些文件或图表。

1）标题

定标题时应该让人对内容一目了然。

标题后面可以用括号形式注明内容的种类，这样可以使文书的目的和性质进一步明确起来。

위탁확인보고설명회담통지청구교류연락회답

2）问候语和开头

问候语=文书开头的问候语

开头=写合乎时宜的问候语

季节问候：

首先说些季节问候或是祝福语，然后表示谢意即可。

○예년에없는추위입니다.

○더위가극성을부리는때에

○신록의계절에

祝福语：

季节问候之后对对方的喜事表示祝贺，并且问候对方。

○귀사의융성하심을경축합니다.

○귀하의건승을무엇보다도경하드립니다.

○선생의활약을축하드립니다.

○평소에각별한배려에깊은감사를드립니다.

○언제나과분한지원을해주심에진심으로감사합니다.

这是文书，对此没必要多费心神，不过，要尊重对方，使用尊敬、郑重的语气。

3）主文

目的明确可以说是公文制作的要点。

要注意实质性的东西，特别是希望引起注意的地方可以加上重点号，设身处地地从多方面进行考虑。

主文的内容构成可以遵循“六何原则”。

[如]会议通知

何人=主办者

为何=议题

何时=会期

何地=会议场所

何事=开会的原由

何种方式=会议的举办方式

4）结尾和结束语

结尾是对全文的概括和总结。

一般在另起一行后用“우선”、“일단”等词语开头，再以“부탁드립니다”、“해주시면감사하겠습니다”等句收尾。

如果省略文章开头语的话，结束语也可以略去不写。

而且文章结尾部分加上结语即可。

○먼저통지（안내,조회,의뢰,인사,회답,부탁）드립니다.

○급히인사（안내,회답,통지,연락）드립니다.

○먼저약식이나마서면으로통지드리며아울러인사드립니다.

○부디회람하여주시기바랍니다.

○아무쪼록배려（승인）하여주시기를바랍니다.

○부디사정을감안하여관용을베풀어주시기바랍니다.

○요즈음각별히격려해주심에예의를표시합니다.

○앞으로도더욱격려（지원）하여주시기를바랍니다.

○후의에깊은감사를드립니다.

○때가때인만큼자애하시기를빕니다.

5）再启“추신”

按理说正文、主文、结尾写好之后再写上日期，发信人姓名等，全信即告结束。

不过，有时候还要补充一些话，这便是“추신（再启）”。

再启与主文相反，被称为附言。

再启要在全文后面空一、两行写起。

6）附记“별기”

把应当写在主文里的事情有时特地从主文里抽出来另写，这就叫做“별기”。

如果把所有的事情都放在主文里谈，文章显得冗长，反而难以理解。

因为艰深晦涩的文章不利于把要点确切地传达给对方，矫揉造作的文章也不会引起人们的好感。

在这种情况下，利用附记是一种有效的方法。

写在“다음”或附件上的内容不必用修饰语，简单明了即可。

6．尾附

文件的正文由标题、问候语、主文、结尾语等部分构成。

但是，为了保证文件格式的完整，后面需要加上日期、发问人的署名。

这叫做文件的尾附。

7．页码

文件是两页以上的时候在最底行中间加入页数。

第三节公文写作的要领

一．公文的写作技巧

1．用肯定句表示。

如果用否定句或是疑问句的话，容易引起误解。

2．以简洁形式表示。

尤其是在转达某事怎么样时以简洁形式表达最易理解。

3．使用的汉字要在常用汉字的范围内。

尽量避免生僻的汉字，日常不用的汉字，用与其意思相近的话代替。

不得已的情况下要附加补充说明。

4．字一定要写正体。

草书不但看起来不好，而且也难看懂。

5．技巧固然重要，但实际内容更重要。

即最重要的是要让对方容易理解。

不应该使用间接表达方式或是意思难理解的语言。

6．文章应该简洁明了，可以断开的部分要断开。

7．要适当分行，过长的文章不易理解。

视内容而定，要适当分段。

8．标题要简单，使人读一边就能理解内容的要旨。

好的标题能使对方很容易地理解你的意图。

9．要先写问题和结论。

如果是公文的话，读的人最想知道的就是问题的结论。

文章采用不同的写法，结果也会产生巨大差异。

那么应该如何行文呢？

首先需要留意的是，不能伤及对方的感情。

因而语气要得体，要尊重对方。

无论多好的内容，如果使用不尊重对方的语句，也没有人会首肯。

所以，语句即使略显粗糙但尊重对方的行文反而更为有效。

我们在写作时一定要记住这一点，要简洁、通俗、清楚、准确。

这时需要注意的是，避免内容上的重复，重点内容无一遗漏，不使用过激的词语和艰涩的语句。

二．公文的写作格式

纸张规定：

公文的纸张通常要用A4纸，特殊的文书也可以不依照此规定。

上端要空出30毫米，左端20毫米，右端和下面空出15毫米。

1．公文格式：

公文格式既有依据法令规定的格式，椰油不依据法令规定的格式；

既有由单位内部规定的格式，也有非内部规定的格式，多种多样。

公文格式可以根据法令或内部规定制作，也可以按着各种原则制作。

2．语气：

写作时应该采用什么语气呢？

一般采用口语体，即“……입니다”或“……습니다”。

只有契约或内部文书一般用“……로있다”，如果想委婉些，则可以采用“……것이라한다”。

3．汉字的并用：

原则上使用汉字时应该采用本来的汉字，但有时也使用常用汉字。

汉字和韩文的使用要方便对方的阅读，要均衡。

4．数字：

像“일제,일반,제삼자”（“一齐”、“一般”、“第三者”）这样和数字组成汉字词时不要使用阿拉伯数字。

5．题号：

标注题号时，事先要想好需要分几个层次的题号，确定字体的大小、题号的排序。

通常采用下面的格式：

1，2，3

1），2），3）

가,나,다

ㄱ,ㄴ,ㄷ

此外也用下面的格式：

罗马字母：

Ⅰ，Ⅱ，Ⅲ

英文字母：

A,B,C

a,b,c

特殊的符号、对方不容仪分清的符号最好不用。

三．制作公文副本的要点

1．制作发信薄记录以下内容：

发信号码；

日期；

收信人；

发信人；

文件名；

备注（挂号信、特快传递、附记文件等等）

2．将发送文书复印后制成发信薄。

四．公文制作原则

公文制作原则可以大致概括为以下几个方面：

1．统一性：

对公文来说，统一性是非常必要的。

特别是主文，如果缺乏统一性，就达不到公文制作的目的。

而且在用词上、在纸张的使用上也都有必要保持一致。

2．相关性：

公文的内容全都要有关联。

前后无关，或者前文说“见后记”却没有后记都是不行的。

特别是在文章长，或文书量很大时，一定要注意前后的关联。

3.简洁性：

写短文章比写长文章更难。

因为要想用短文传达很多内容，并不容易。

当然，这也容易让人担心一简洁的文章能否如实地传达所要表达的内容。

不过，如果平时习惯了使用简洁的文章记录事情，具备了概括、简洁地表达形态不同的各种内容的能力，那么，这并不是什么难题。

人事任免文书或登记用语在用语简洁方面最为典型。

其要领是有效、恰当地使用常用的语句。

4.明确性：

文章一定要通顺。

如果不能把意思完整地传达给对方，就很难称其为公文。

公文的内容必须要明确，要传达的内容也必须得到明确的表述。

这同说明性的或解释性的文字不同。

这是通过通用的词语准确地传达发信人的意思，一定要注意所必需的联络事项。

而且还要注意文章长了，就会给对方的理解造成困难。

5.充分性：

要对公文的内容进行充分的推敲、确认，必须充分完整，不能有遗漏和舛误。

为了防止出现类似遗漏会议场所或会议结束日期之类的疏漏，发信前一定要确认，最起码要对要点进行仔细地确认，修正不完善和遗漏之处，然后再发送出去。

而且公文发出后不会返回来，一定要确认是否已经保存了副本。

上述五个原则性的问题相互关联，由于非常重要，要一一核对，互相验证。

另外，还要检查有没有错字、漏字之处，这虽然不属于上述原则性的问题，但也要注意。

辛辛苦苦写好的公文，如果错字太多，就会影响可信度。

如果是日期或重要语句出现错字或漏字，就会造成意思的变更，更要查对准确。

此外，公文要重视礼节，行文要通俗易懂、明白实用，用现代语言的方式组织句子。

而且公文要求迅速快捷，制作要快速、准确。

由于以后需要记录下来，或者需要验证，所以，要按法律文书的形式撰写。

第二章外贸信函무역문서

1.邀请信요청장

邀请信就是邀请人参加某种活动或聚会，如展示会、纪念仪式，以及各种公私活动的一种礼仪文书。

邀请信有很多种形式。

从小范围的晚会到上千人的聚集，其规模及形式涉及许多方面。

一般以很多人为对象的称为“안내장”，发给少数人为对象的称为“초대장”，此外，一切费用由主办者负担的称为“안내”，被邀请的一方也要负担的则叫做“”。

其内容包括：

庆祝新居建成、欢迎会、欢送会等各种聚会。

这类书信大都属于礼节性和社交性的，因此句式比较郑重，多数情况是使用现成的。

邀请信最重要的是能够把人请来参加活动，所以活动的目的、意义要明确，但又不能给人留下强迫的印象，因此重要的是要郑重其事。

写邀请信要注意：

1.简单明了地写清活动的题目和目的。

2.时间（开始和结束的时间）和地点（示意图、交通线路、电话号码）一定要准确，时间一定要写明是上午还是下午。

3.如果需要交纳会费，一定要写明。

4.如果是户外活动，则要详细写明天气不好是否如期举行、着装要求、有无停车场等。

5.原则是要在2周前送到对方手中。

6.如果是邀请特定人，一定要附上回信用的空信札，以便能够得到明确的答复是否出席。

例1.邀请信（취임축하연초대장）

문서번호:

제○호

수신:

○○주식회사

대표이사○○○귀하

발신:

○○시○○구○○동○○번지

대표이사○○○

귀사의일익번창을기쁘게생각하오며신록의계절을맞아더욱건승하시기를기원합니다.저는이번에당사대표이사로취임했습니다.여러모로부족하오나기업발전에기여할수있다면그동안업계에서쌓은경험을기업활동에제대로저목시켜볼작정입니다.아무쪼록아낌없는지도와조언을부탁드립니다.

취임인사를겸하여여러분들의고견을듣고자아래와같이조촐한자리를마련하였습니다.바쁘신줄아오나부디참석해주셔서자리를빛내주시기바랍니다.

-아래-

일시:

○월○일（○요일）오전○시~○시

장소:

파크호텔○○룸

（약도,참석여부회신용엽서를동봉합니다.）

--이상.

例2.邀请信（회사설립축하연초대장）

안녕하십니까?

○○의계절을맞아귀사의무궁한발전을기원합니다.

이번에당사에서는영업부를분리·

독립시켜새롭게○○판매주식회사를발족케되었습니다.

따라서인사를겸해아래와같이축하연을열기로하였으니바쁘시더라도꼭참석하시어자리를빛내주시기바랍니다.

감사합니다.

○○호텔（약도는첨부하였습니다.）

통지:

번거로우시겠지만동봉해드린엽서에참서여부를○월○일까지통지해주십시오.

--이상

例3.邀请信（신축기념피로연초대장）

귀사의행운과발전을기원합니다.

전할말씀은다름이아니고당사에서이전부터신축중이던사옥이마침내완공되었기에관계자여러분들을모시고조촐한준공기념피로연을갖게되었습니다.

이모두가관계회사및여러분의아낌없는지원과협력덕분이었다고생각합니다.

이에,신사옥의준공기념피로연겸지금까지신세졌던많은분들의후의에감사하며조촐한축하연을아래와같이개최코저합니다.꼭참석해주실것을믿어의심치않으며서면으로안내해드립니다.

（약도참부）

다소번거로우시더라도참석여부에대한회신을동봉한엽서에적어○월○일까지통지해주십시오.아울러죄송하오나참석시,초대장봉투를접수처에제시해주시기바랍니다.

○○년○월○일

○○시○○구○○동○○번지

○○주식회사

例4.邀请信（창립기념행사초대장）

신록의계절을맞아귀하및귀사의발전을기원합니다.

당사는올해6월을기하여본사창립30주년을맞게되었습니다.이모두가오랜세월에걸쳐과녜사및협력업체의여러분이보내주신후의와배려의덕분이기에이기회를빌어깊은감사의말씀을드립니다.

아울러당사에서는여러분들에게조촐하나마감사의뜻을표하고싶어아래와같이기념축하연을개최하게되었습니다.업무가바쁘신줄압니다만,부디참석하셔서자리를빛내주시길부탁드립니다.

우선,서면으로안내말씀드리면서다시한번감사의말씀전합니다.

행사일시:

행사장소:

당사1층행사장

기타:

행사당일은평상복으로참석해주십시오.자가용차로오시는경우는○○호텔주차장을이용하시면되므로참석여부에대한회신을동봉한엽서에쓰시면서그뜻을첨부해주십시오.즉시주차권을보내드리겠습니다.

例5.邀请信（수상자축하연초대장）

신록의계절을맞아귀하와귀사의발전을기원합니다.

이번에○○주식회사의○○○회장님께서본업계에투신하신이래십수년에걸친공적을인정받아○○훈장을수여받으셨습니다.

따라서이를기념하기위해아래와같이축하연을갖고자하오니참석하시어자리를빛내주시기바랍니다.

-아래-

○○호텔사파이어룸

참석여부는간사에게연락바랍니다.

간사○○○

例6.邀请信（여행초대장）

쌀쌀한계절을맞아나날이번창하심을경축합니다.

그동안각별히베풀어주신배려에깊은감사를드립니다.

다름이아니라이번에여러분의지원에감사하는뜻으로다음과같이‘제주도여행’을준비했습니다.또한올해는당사창립20주년이기도합니다.

앞으로더욱더따뜻한격려를부탁드립니다.바쁘시더라도만사를제쳐놓고부디참기해주시면대단히감사하겠습니다.

○월○일~○월○일

집합장소:

폐사현관앞

집합시간:

○월○일오전○시

*추신:

참석여부를동봉한엽서에기재하셔서○월○일까지보내주십시오.

例7.邀请信（세미나초대장）

늦더위가심한데안녕하십니까?

이번본대학에서는우리나라에있어서대학발전에기여할수있는실천적행정이론을모색하기위하여‘한국행정발전의방향’이라는논제를가지고행정학세미나를개최하게되었습니다.

현대행정에있어서과학적인행정이요청되고있는차제에학계관계의석학을모시고행정학세미나를갖게되었사오니부디왕림하셔서자리를더욱빛내주시기바랍니다.

○월○일（○요일）오전○시○분~오후○시○분

명지대학강당

학장○○

행정학과장○○○

例8.邀请信（송년회초대장）

다사다난했던한해도다저물어가고있습니다.

전체적인경기침체속에서도그동안여러분들이베풀어주신각별한애정과관심이있었기에저희회사는작년보다○%의매출신장을가져올수있었습니다.

조촐한자리나마도와주신여러분들과함께송년회를개최하고자하오니바쁘시더라도부디참석하시어지는해를뒤돌아보고다가올새해를맞이하는자리가되시길바랍니다.

일정:

○월○일○시

지점:

○○호텔○층

대표이사○○○드림

2.洽谈信상담서