行政办公人员职责范围及岗位职责Word下载.docx

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4、督促检查公司各办公地点的防火、防水和防盗工作，明确安全责任人，发现问题及时汇报处理。

5、遵守企业各项规章制度、做合格员工。

行政办公室主任岗位职责

1、全面负责办公室的行政业务和思想政治工作，组织全科室人

员认真完成备项工作任务。

2、固绕公司中心工作，协助领导处理各种行政业务。

3、组织起草、修改、审核以公司名义上报、下发的文件。

4、负责上级单位或有关部门的文件、信函、电话通知的阅批和承办。

5、组织公司董事会和其它各种会议的筹备工作。

6、协调公司各部门工作，督促、检查公司有关决议和领导指令的落实情况。

7、组织公司的接待、后勤、电话管理和车辆调度工作的实施。

8、完成领导交办的其他工作。

行政办公室副主任岗位职责

1、负责传达安排会议工作及协调有关会议室的使用。

2、不定期对领导办公室、会议室管理等事务行工作进行业务检查指导。

3、对领导办公室、会议室的防火、防盗工作进行不定期检查和业务指导。

4、对上级部门、兄弟单位及外来宾客的住宿安排，安排或协调对口部门开展来宾接待、会务、迎送、参观等事宜。

5、负责公司领导讲话、报告等文字材料及行政、党政文件等文印事务、档案的管理工作。

6、协助主任负责车队总体工作、监督和检查茶凉调度服务工作。

7、向下传达安排临时性任务。

8、严格各项费用支出、统筹安排，精细管理。

行政办公室秘书岗位职责

1、在主任领导下完成办公室的各项工作任务。

2、负责起草、审核以公司名义上报、下发的文件、总结等文字材料。

3、搞好公司工作动态和各种信息的收集、整理和反馈工作，及时为领导提供信息。

4、做好以公司名义召开的有关会议的安排、准备和会务工作，并做好记录，整理出会议纪要。

5、对公司领导的知道和有关会议的决定应按要求逐项检查、催办落实。

6、按照有关规定和要求，做好来宾和来客的接待。

7、做好公司领导办公、生活的后勤服务工作。

8、负责公司的公章、矿长、的公用名章的保管和使用。

9、完成领导交办的其他工作。

行政办公室车队队长岗位职责

1、协助副主任做好车队总体工作及员工思想工作。

2、协助副主任做好接待服务工作。

3、协助副主任做好费用的控制工作。

4、协助副主任监督车辆的调度服务工作。

5、负责做好安全行车及车库的防火防盗工作。

会议管理制度

一、会议要求

（1）所有会议主持人和召集单位与会人员都应分别做好有关准备工作（包括会议时间（起止时间格式为年/月/日/时/分）、议题、主持人、记录员、与会人员、缺席人员、详细会议内容（发言记录）、商议结果等。

拟好会议议程、提案、汇报总结提纲、发言要点、工作计划草案、决议决定草案、做好会务服务工作备好座位、通知与会人等）。

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（2）议应按规定所有应与会人员均不得缺席、迟到、早退，会议记录人员登记到会情况。

（3）组织会议的部门会前应准备好会议议程及有关内容，并负责维护会议纪律。

（4）主持人须在会议前和相关人员拟定好会议议程等，不能毫无准备地召开例会。

（5）例会须用专用的会议记录本记录会议内容，记录本由记录员负责保管。

（6）会议记录遵照“谁组织，谁记录”的原则，如有必要，主持人可根据本原则及会议议题所涉及业务的需要，临时指定会议记录员。

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（7）会议涉及机密事件，所有与会者要严守保密制度，不得外传泄密，否则按有关规定处理。

二、部门例会

部门例会是由各部门负责人定期召开的工作例会。

（2）例会时间由各部门根据部门工作特点合理安排，以不影响日常工作的正常进行为原则。

（3）部门例会要求本部人员认真做好会议记录，并做好会务的服务工作。

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三、联席会议

部门联席会议是由总经理或各职能部门经理发起召开的跨部门协调、协作专题会议。

（2）会议由行政管理部转发通知，并安排时间、地点。

会议纪要由行政管理部负责整理，并于次日呈总经理审阅后发放至各有关部门。

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四、会议室管理

（1）会议室由行政管理部指定专人负责管理，各部门如因会议需要使用会议室，须事先向行政管理部申请，由行政管理部统筹安排。

（2）会议室卫生由行政管理部安排人员负责进行，在每次会议召开前后均要进行卫生打扫，并做好日常保洁。

（3）会议室电子设备的管理、使用和维护由专人负责，其他人不得随意操作，否则造成设备损坏应按价予以赔偿。

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五、会议纪律

（1）所有参加例会的人员应将手机设置在无声或振动状态下。

（2）对无故不参加会议，迟到，会议期间手机未调无声振动状态扣除当月绩效1分。

会议签到表将对其进行记录并列入当月绩效考核范围。

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行政办公室接待、会务、内务工作职责

1．接待工作

1、切实按接待等级下达相应预案，并及时将意见反馈领导。

2、对公司业务招待费的使用进行合理计划、周密安排，并定期向主任汇报。

3、统筹对口接待工作，及时向上级领导反馈。

4、统筹协调外来宾客的会务、迎送、参观事宜，及时报告动向反馈各类信息。

5、建立招待费支出台帐，确保全年招待费不超支，每月定期将台帐汇总上报主任。

6、执行领导交办的其它临时性任务，定期形成书面材料向领导汇报。

2、会务工作

1、按照会议等级、参会人员、召开时间做好做足一切准备工作。

2、及时协调相关部室需要配合办理的相关事宜指令。

3、会务员根据下达的指令进行准备并做好服务工作。

4、每日确认会议的正常运行情况，做好所管会议室的清洁和防火、防盗动作，随时做好会议准备。

5、办公室不定期对会议室的清洁卫生和安全情况进行全面检查，按照领导和相关部室需求合理安排会议室的使用。

3、内务工作

1、具体完成领导办公室的卫生和事务性工作。

2、按照值班分工做好报刊发放工作、并提醒领导公文以及待办事项的时间性。

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3、严格落实防火、防盗工作的各项措施，切实做到万无一失。

4、对领受到的任务、高标准、高质量、高时效完成，并及时反馈完成情况。

5、通讯员保证领导办公室的工作生活消耗品供应，文件、报刊、信件的传阅、归类存放工作。

6、办公室不定期对领导办公室的清洁卫生和安全情况进行全面检查。

行政办公室科员岗位责任制

1、完成主任、副主任交办的任务。

2、认真做好办公管理费使用台帐，每月将办公费用使用情况汇总，按季度上报。

3、负责办公室库房管理，物品分类摆放、物品进出登记清晰、帐物相符，并定期汇总上报。

4、认真做好办公用品购置，每月将各部办公用品购置、消耗情况上报。

5、上班时间严禁脱岗、离岗、迟到、早退、接挂电话要文明用语，领导交办事项要及时办理并反馈。

6、按照会议等级和要求、准备好会议室并做好服务工作。

7、做好会议室的清洁和防火、防盗工作，熟练掌握会议室以及办公室的硬件设备，操作运行情况。

8、具体完成领导办公室的卫生和事务性工作。

9、按照报刊登记明细做好报刊发放工作，并及时提醒领导公文、电报的时效性。

10、具体操作接待服务工作，并及时向主任反馈最新动向。

11、认真做好文件、便函、会议纪要、报告、领导讲话等材料的打印、速印、装订工作。

12、执行领导交办的其它临时性任务，按季节定期形成书面汇报材料向主任汇报，将工作的完成情况和存在问题及时反馈，做好做足各项工作，争取“零失误”。

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行政办公室机要岗位职责

1、负责公司党政公文的收发、传阅、催办和传真底稿的审核以及文件的打印、分发和归档，建立严格登记手续。

2、负责公司的印信管理。

3、负责办公用品的采购、发放和管理工作。

4、负责电话记录、会议通知的工作。

5、严格遵守保密制度的有关规定，保守企业秘密。

6、按照主任的要求和布置，处理好日常行政事务性工作。

7、归档文件分别按收文、发文打印文件目录，并于纸质文件逐一核对，送档案归档。

8、做好公司报刊、杂志的征订、收发工作。

行政办公室文印工作职责

1、认真做好文件、便函、会议纪要、报告、领导讲话等材料的打印、速印、装订工作。

2、认真做好公司下发的报告、领导讲话等文字材料的复印工作。

3、认真做好文印事务计算机、复印机、一体机等设备进行检查、确保设备的正常运转。

行政办公室档案工作岗位职责

1、认真贯彻执行国家档案工作的法律、法规和管道局有关档案管理的方针政策，负责建立公司档案工作的规章制度。

2、负责公司档案文件、资料的收集、整理、排列、编号和计算机档案信息管理系统的日常维护及录入工作；

做好声像档案、实物档案的收集整理工作。

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3、负责公司档案的保管与保护工作，落实档案的安全、保密、防护等措施。

做到档案室整洁，做好档案的防火、防盗、防光、防尘、防潮、防虫、防鼠、防污染。

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4、做好档案的利用与统计工作。

要按照档案管理规范和要求，有计划的编制专题索引、文件分类汇编等检索工具，有利于档案的查阅和利用，严格执行档案的借阅、销毁、利用等规定。

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5、完成领导随时交办的其他事务性工作。

6、对所有归档文件做好登记签字手续，以便查阅。

行政办公室档案员岗位责任制

1、加强档案专业知识的学习，积极参与业务指导。

2、认真做好档案资料的收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用服务。

3、对档案库房的“八防”工作进行检查，确保档案资料的完整与安全。

4、协助领导参与单位工程竣工验收。

5、积极参与对重大建设项目档案的指导、整理工作。

行政办公室司机岗位责任制

1、严格执行国家交通法规及管道局关于安全行车的有关规定。

2、负责所驾驶车辆的日常保养，保证车辆在正常工作条件下安全行驶，并做好行车记录。

3、严格出车制度、不得私自驾驶公司车辆外出、夜间必须归队，一切出行必须有明细台帐，并随时听候调度派遣。

4、负责车辆有关年检、保险手续办理。

5、提供优质服务、做到热情、安全、准时、周到。

6、保持车辆的整洁，没有特殊情况车辆一律停放公司。

行政办公室其它人员岗位责任制

1、车队司机要认真履行车队岗位职责，做好车辆监督、检查和保养工作，随叫随到，做到优质服务和安全行车工作。

2、车队司机严格做到上班期间不得饮酒，并熟练掌握车辆情况，熟悉《道路交通安全法》及《驾驶员操作规程》。

3、办公室门卫要认真履行自己的岗位职责，做好防火防盗工作，24小时坚守岗位。

4、熟练掌握消防器材的使用和保养工作，对外来人员要进行登记手续。

5、夜晚值班人员要巡查夜间工作情况，检查门窗，做好夜间值班台帐，并严格交接班手续。

安全保卫管理规章制度

第一章总则

第一条为加强企业安全生产管理，防止和减少生产事故的发生，保证职工的生命和企业财产的安全，保证企业生产、经营活动的顺利进行，依照《中华人民共和国安全生产法》、《劳动法》等有关文件精神制定本规章制度。

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第二条各部门要认真遵守国家、上级、本企业的有关规定，贯彻“安全第一，预防为主”的安全生产方针，履行安全生产职责，做好安全生产的预防工作。

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第三条本规定适用于本公司辖区范围。

第二章公司安全保卫管理

第四条管理人员职责：

（一）由安全部主管负责公司厂区及重要部位的安全保卫治安工作，保证公司各项工作正常运转，建立切实有效的保障和管理体系。

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（二）负责制定安全保卫的各项管理制度。

（三）对全厂安全保卫实行监督与检查，对厂区安全保卫工作负责。

第五条保安员工作职责：

（一）负责公司安全保卫工作，保证厂房、设备、宿舍及重要部位的安全，对厂区治安负责。

（二）负责公司门卫值班，实行24小时上岗，按时交接班，认真做好值班记录，做好报刊、信件的收发登记工作，不出差错。

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（三）热情接待来访人员，对来公司办事的人员、车辆要认真登记。

对出入车辆要认真检查。

（四）负责公司的夜间安全巡逻工作，提高警惕，防火、防盗、防毒。

发现可疑情况，立即采取必要的措施，并及时向领导汇报。

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（五）协助做好公司的消防安全工作，定期对公司的消防设施进行检查，做到思想上高度重视，及早发现并消除一切隐患。

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（七）服从领导，听从指挥，完成领导交办的其他工作。

对所负责的以上工作承担直接责任。

第六条门岗出入管理制度

13、车辆出入管理制度

1.外来车辆进入本厂区严格按来访车辆登记管理制度，详细登记车牌、人数、携带货物、进入时间等；

出厂车辆必须接受安全检查，做好登记后，方可放行。

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2.公司内部工勤车辆出厂时，须出具由用车部门及综合管理部相关负责人签字的派车单，方可放行。

（二）公司各部门开据的货物车辆放行单，必须报安全管理部审核盖章后，方可放行。

物品出入公司，要坚持原则，遵守制度，不得徇以私情。

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第七条保安员日常行为规范：

（一）对工作尽职尽责，一切以公司利益为重，保障公司和员工的生命财产安全和正常的工作秩序。

（二）互相配合，真诚合作，不得互相扯皮，同心协力把工作做好。

文明值勤，礼貌待人，遵纪守法。

（三）上岗必须着装，做到整齐清洁，仪表庄重，精神饱满。

站立值勤时要做到始终保持良好的精神状态。

（四）不准留长发、小胡子，值勤时不哼歌唱曲、吹口哨、听耳机、吃东西，严禁抽烟，不准聚在一起谈笑。

（五）所有保安人员必须按照公司编定的时间表值班，不许脱岗，未经同意不得自行调班。

做到不迟到、不早退、不旷工。

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（六）保安人员要有高度的警惕性和责任感，忠于职守。

认真学习有关法规和各项政策，增强法制观念和政策纪律观念。

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第八条保安员执勤要求：

（一）注意观察判断各种往来人员的动向，机动灵活，细心观察，发现意外情况及时解决。

（二）有礼貌地查询来往陌生人的证件及进出公司的物品，若发现可疑人等，要注意监视并作出处理，必要时报告主管领导。

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（三）维护公司周围通道秩序，不准机动车、自行车乱停放，外单位车辆未经允许不得进入公司。

保持公司出入口、公共通道及消防通道的畅通。

不准社会闲散人员进入公司内。

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（四）夜间巡逻必须有警惕性，注意各重点部位，水、电、门窗关闭情况。

上夜班开小差、打瞌睡或睡觉属违反工作纪律行为。

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（五）值班人员实行就餐轮换制，就餐时间不得超过三十分钟。

（六）发现情况，抓住疑犯，应立即报警，并封锁公司所有进出口；

拘捕疑犯后，应交公安机关处理，严禁虐待及殴打捕获的疑犯。

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（七）详细记录政府有关部门的电话，以便需要时寻求协助。

（八）做好交接工作，认真填写工作日记，值班时所发生的事情和各种案件，应做好详细的书面记录，将未尽事宜记录并交待接班人员。

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（九）注意防火、防毒，发现事故苗头或闻到异味，须及时查找并报告主管领导，切实消除隐患。

（十）每个保安人员必须熟悉火警电话，熟悉消防通道及出口位置，熟悉灭火器具的使用方法，一旦发生火警，应立即报告主管领导及消防部门，并立即处理。

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（十一）在紧急情况下，所有保安人员，均应服从公司主管领导的指挥，通力合作，发扬见义勇为、奋不顾身的精神，全力保护公司财产和员工生命的安全，保证公司正常运转。

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办公室机要管理制度

一、发文管理

（一）行文格式

公文一般由发文机关、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、主题词、抄报抄送机关等部分组成。

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1、发文机关应当写全称或者规范化简称。

2、机要公文分“绝密”、“机密”、“秘密”三种，紧急文件分“特急”、“加急”、“平急”三种。

3、发文字号由机关代字、年份、序号组成。

4、公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容，一般应当标明发文机关、公文种类。

除发布和转发政府规章性文件外，标题一般不加书名号，也不用其他标点符号。

如转发上级党政或部门的文件和批转下级文件，原标题文字过长，可重新概括确定标题。

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5、公文如有附件，应在正文之后，成文时间之前注明附件顺序和名称。

6、公文成文时间以领导签发的日期为准，联合行文以最后签发领导的签发日期为准。

7、公文主题词标注在文件末页下部，抄报抄送范围上方。

使用公文主题词以公司颁发的主题词表为准。

8、矿行政及矿党政（行政）办公室发文格式，主送单位为：

基层各单位、机关各部室，抄送单位为：

矿领导、副总、井领导；

矿党委及党政（党委）办公室发文格式，主送单位为：

各党（总）支部，抄送单位为：

矿领导、副总、井领导、机关各部室。

主送单位为部分单位的，应限定发文范围，抄送可直接写明单位或部门。

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（二）行文规则

1、中共某某煤矿委员会、晋圣矿务集团有限公司某某煤矿、某某煤矿党政办公室、中共某某煤矿纪律检查委员会、某某煤矿工会、共青团某某煤矿委员会、某某煤矿张小楼井、中共某某煤矿张小楼井总支委员会、某某煤矿东城井、中共某某煤矿东城井总支委员会可以单独行文，矿（井）党政也可以联合行文，联合行文须经矿（井）党政主要领导签发。

党政联合行文的编党委（党总支）文号。

党委、行政、党政办公室文件由党政办公室履行审批、核稿、签发、存档程序，纪委、工会、团委文件由各部门起草，履行审批、核稿、签发程序，统一归矿党政办公室建档管理。

两井文件由各井自行管理。

谚辞調担鈧谄动禪泻類。

2、基层单位及机关部室上报的报告、请示按文种分别处理。

“请示”应当一文一事，“报告”中不得夹带请示事项。

如涉及多个部门、多个事项，原则上应退回原单位重新行文。

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3、原则上不越级行文，如需越级行文，应视内容抄送被越级的机关。

4、“报告”或“请示”只能写一个主送机关，如涉及有关部门可以抄送，但不得同时抄送下级机关。

除领导直接交办的事项外，“请示”不得直接送领导者个人，必须交矿党政办公室按程序办理。

上级机关对下级机关请示的问题必须在规定期限内给予批复。

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5、凡矿职能部门和党群办事机构的一般性工作安排，可以以某某煤矿党政办公室文件向基层行文，纪委、工会、团委可以单独行文，由矿分管领导签发，重要事宜需经矿主要领导签发。

鶼渍螻偉阅劍鲰腎邏蘞。

（三）公文形成

发文办理程序为：

起草人拟稿→部门主管审核签字→党政办公室秘书核稿→主管领导签发（视情况有时先由分管领导会签）或分管领导签发→机要文书登记编号→打字室根据领导审核意见修改文稿→起草人校核定稿→排版印刷→盖印装订。

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1、公文起草

矿党政和党政办公室下发或上报的所有公文由矿职能部门、党群办事机构代拟或由矿党政办公室负责组织起草。

拟写公文应遵守以下几点：

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（1）拟写公文必须符合国家法律、法规，符合党和政府的文件、政策及有关规定。

如提出新的政策规定，应加以说明。

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（2）内容真实，观点鲜明，条理清楚，层次分明，文字精练、通顺，标点准确，篇幅力求简短。

（3）用词准确、规范，人名、地点、专用术语、数字、事物名称准确无误，使用简称应规范，并加以说明，日期应写具体的年月日。

銚銻縵哜鳗鸿锓謎諏涼。

（4）公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序号和词、词组、惯用语、缩略词、具有修辞色彩的语句中作为词素的数字必须使用汉字书写外，应使用阿拉伯数码书写。

挤貼綬电麥结鈺贖哓类。

（5）引用材料应核对原件，做到准确无误。

引用公文还应注明所引用公文的发文日期、机关、标题和发文字号。

日期应写具体的年月日。

赔荊紳谘侖驟辽輩袜錈。

（6）正文部分如需使用序数符号标明层次时，一般排列顺序是：

第一层为“一、”，第二层为“

（一）”，第三层为“1、”，第四层为“

（1）”。

塤礙籟馐决穩賽釙冊庫。

（7）必须使用国家法定计量单位。

（8）根据公文的内容和行文规则，准确使用文种，标明主题词。

根据需要标明紧急程序和密级。

（9）所有文稿一律使用计算机打印。

2、公文核稿及签发

（1）草拟好的公文，应先由党政办公室秘书进行核稿，填写发文标签。

拟稿人、主办部门负责人和核稿人要分别在发文标签上签字，并注明日期，不得违反程序越级直接送矿领导签发文稿。

核稿的重点是：

是否需要发文，以什么名义发文；

是否符合国家的法律、法规及有关规定，提出的意见和办法是否切实可行；

需要同有关部门协商的事项是否已协商一致；

内容是否准确属实；

文字表述、文种使用、公文格式、密级标引和处理程序等是否符合有关规定。

对内容杂乱、主题不清或修改较乱的文稿，矿党政办公室一律退还拟稿人重新起草。

裊樣祕廬廂颤谚鍘羋蔺。

（2）公文从起草到签发所使用的笔、墨要符合存档要求（用钢笔或毛笔及蓝黑、炭素墨水、墨汁书写）。

对不符合要求的文稿，应按要求重新处理。

仓嫗盤紲嘱珑詁鍬齊驁。

（3）矿党政上报集团公司党委、行政及上级有关部门的请示、报告，由党政办公室秘书审核后，根据具体情况报送有关矿领导审签。

绽萬璉轆娛閬蛏鬮绾瀧。

（4）矿党委、行政下发的政策性、综合性文件，干部任免文件，奖惩决定，全矿性工作意见，重大事件、项目、工程批复等，经党政办公室秘书核稿后，由矿党委书记或矿长签发，或由党委书记、矿长委托的副矿级领导审核、签发。

骁顾燁鶚巯瀆蕪領鲡赙。

（5）以党政办公室名义下发的一般性文件或批转部门工作意见，经党政办公室秘书核稿后，根据文件内容，由业务对口副矿级领导签发。

瑣钋濺暧惲锟缟馭篩凉。

（6）公文签发后，由矿党政办公室机