文件控制程序样本Word格式.docx
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《人力资源控制程序》
26
XXZZ/CX-10
《基础设施控制》
29
11
XXZZ/CX-11
《质量计划控制程序》
32
12
XXZZ/CX-12
《设计和开发控制程序》
34
XXZZ/CX-13
《采购控制程序》
38
14
XXZZ/CX-14
《生产和服务提供控制程序》
41
15
XXZZ/CX-15
《对相关方施加影响控制程序》
46
16
XXZZ/CX-16
《运行控制程序》
47
17
XXZZ/CX-17
《监视和测量设备控制程序》
49
XXZZ/CX-18
《应急准备和响应控制程序》
51
19
XXZZ/CX-19
《顾客满意度控制程序》
53
XXZZ/CX-20
《内部审核控制程序》
55
21
XXZZ/CX-21
《过程、产品、环境和安全绩效监视和测量控制程序》
58
22
XXZZ/CX-22
《不合格品控制制度》
61
XXZZ/CX-23
《事故、事件、不符合控制程序》
63
24
XXZZ/CX-24
《纠正措施控制程序》
66
25
XXZZ/CX-25
《预防措施控制程序》
69
XXZZ/CX-26
《化学危险品控制程序》
71
27
XXZZ/CX-27
《适用性合规性评价控制程序》
73
28
XXZZ/CX-28
《作业许可程序》
74
XXZZ/CX-29
《变更管理程序》
76
XXZZ/CX-01《文件控制程序》
1目的
本公司对质量/环境/职业健康安全/HSE管理体系所要求的文件实施管理,建立形成管理制度的《文件控制程序》,对质量/环境/职业健康安全/HSE管理体系所要求的文件进行控制(包括法律、法规等外来文件),确保在文件的使用现场得到文件的适用版本,防止使用作废文件。
2适用范围
适用于质量/环境/职业健康安全/HSE管理体系所要求的所有文件的控制。
3职责
3.1公司办公室是文件控制的归口管理部门,负责质量/环境/职业健康安全/HSE管理手册及程序文件的编制、发放、更改和管理。
3.2生产技术部负责技术性文件的及技术方案、施工方案的编制、更改和管理。
3.3公司办公室负责管理性文件的编制、更改和管理。
3.4各有关部门负责本部门相关文件和资料的控制。
3.5质量/环境/职业健康安全/HSE管理体系所要求的所有文件,由管理者代表审核,总经理批准。
4工作程序
4.1文件的分类和编号
4.1.1文件按内容可分为:
管理手册(含方针和目标)、程序文件、形成文件的部分程序同时包含运行管理所需的有关管理制度,并在管理手册中表述属于此类情况的程序文件)、第三层文件(含规章制度、操作规程和记录表格)三个层次。
4.1.2文件按是否可控分为:
受控文件和非受控文件。
凡受控文件必须加盖“受控”印章并注受控号。
4.1.3文件按照下列方式进行编号:
XXJT/□□—△△-年代号
其中“XXJT”为本公司汉语拼音首个字母缩写,即“XX集团”;
“□□”为文件代码,即文件名称汉语拼音首个字母缩写,例如:
SC—管理手册,CX—程序文件,GL—管理性文件,JS—技术性文件等;
“手册为XXJT/SC-2012(D版);
△△”为顺序编号,按阿拉伯数字01、02、03……排序。
记录表格按照《记录控制程序》中的规定进行编号。
4.2文件的编制和审批
4.2.1管理手册由公司办公室负责编写,程序文件由各相关部门组织编写,管理者代表审核,总经理批准后发放实施。
4.2.2技术性文件由生产技术部负责编制,分管副总经理审批,由公司办公室统一发放。
4.2.3管理性文件由公司办公室负责编制,管理者代表审批,由公司办公室统一发放。
4.2.4其他文件(如记录表格等)由相关部门编制,部门负责人审批。
4.2.5文件审批应填写《文件审批记录表》或在文件原件上签字。
4.2.6《文件审批记录表》中应注明文件的发放范围。
4.3文件的发放
4.3.1公司办公室建立《文件发放/回收记录表》,注明文件编号,经审批后按发放范围发放文件。
应确保各岗位员工明确其开展活动所依据的文件。
4.3.2文件发放前,所有受控文件均加盖“受控”章,并编写唯一性受控号。
由公司办公室列入《受控文件清单》,并将受控号为“04”的文件由发放部门存档保管。
4.4文件的使用、保存和借阅
4.4.1公司办公室建立全公司的《受控文件清单》,各部门建立本部门的《受控文件清单》,并确保文件的适用性和有效性。
4.4.2文件持有者应妥善保管文件,文件遭到严重破坏时,可到公司办公室更换,换发文件编号不变。
持有者将文件丢失后,应立即通知公司办公室,并领取新编号的文件,丢失文件作废处理,并通知各有关部门,防止作废文件误用,并对这些文件加以适当标识。
4.4.3当文件的持有者转岗或离岗时,由公司办公室收回其保存的的文件,并填写《文件发放/回收记录表》。
4.4.4文件需要借阅时,经文件编写部门和公司办公室负责人同意,并填写《文件/记录借阅记录表》后方可借阅,并按时归还。
4.5文件的更改
4.5.1文件的使用部门对文件的适宜性提出质疑,纠正预防措施提出修改文件要求,或文件管理部门认为有必要对文件进行修改时。
4.5.2文件修改时,要经文件原审批人批准,当原审批人不在职时,可由接替其岗位人员审批,并填写《文件更改记录》后。
原文件编写部门才可以对文件进行修改。
4.5.3文件的更改可以采用以下几种方式:
a)当文件小范围更改时,可直接在所有原文件上更改,用“——”划掉需删除的部分,在增添内容处用“∧”进行标识,并加盖“更改”章。
b)当一页中更改内容较多或多次更改时,可换页。
由原文件发放部门发放新页,同时回收旧页。
换页时,文件页头修改状态用阿拉伯数字“1”、“2”……等注明修改次数。
c)由于企业内外环境发生较大变化,文件所依据的标准换版,或文件内容需要大幅度修改时,应进行换版。
换版时,版号应依次标识为“B”、“C”……等。
4.6文件的失效与作废
4.6.1生产计划、培训计划、文本合同、内审计划等时效性文件终止使用后,文件持有部门可根据需要将其作为记录保存。
4.6.2防止作废文件的非预期使用,及时将作废文件撤出其使用场所,若因任何原因而保留作废文件时,并对这些文件加以标识。
新文件实施的同时,文件的管理部门必须将已经作废失效的文件(如4.5.3中收回的文件或文件页)销毁,并填写《文件/记录销毁(作废)记录表》。
需做资料保留的作废文件,经文件的管理部门同意后,加盖“作废需保留”章,与相应的《文件更改记录》存档。
4.7文件的评审
4.7.1每年对质量/环境/职业健康安全/HSE管理体系文件进行一次评审,有下列情况之一时,应随时进行评审:
a)当文件的控制对象发生变化时;
b)当依据的外来文件发生变化时;
c)当产品的标准发生变化时;
d)其他情况(如外审)需要时。
4.7.2由公司办公室组织对文件的评审与更新并建立《文件评审记录》,由各部门负责人和内审员参加,总经理或管理者代表对文件进行审批,必要时可增加频次。
4.8外来文件的控制
4.8.1凡引用的与技术、环境保护、职业健康安全有关的外来文件、法律、法规和其他要求由公司办公室评审、发放和管理,管理者代表审批。
4.8.2经审批的引用文件不另行编码,发放时只编制受控号,加盖“受控”章,并列入《受控文件清单》。
4.8.3对于不便发放的法律、法规等文件文本,各部门可根据需要,到公司办公室进行查阅或借阅。
4.8.4公司办公室每年对引用的外来文件进行评审,以确保文件的有效性。
5相关记录
5.1《受控文件清单》
5.2《文件审批记录表》
5.3《文件发放/回收记录表》
5.4《文件/记录借阅记录表》
5.5《文件更改记录》
5.6《文件/记录销毁(作废)记录表》
5.7《文件评审记录表》
本程序编制部门:
公司办公室
本程序主要起草人:
董振华
本程序审核人:
李炳元
本程序批准人:
潘月元
本程序自2012年7月1日施行
XXZZ/CX-02《记录控制程序》
本公司建立形成管理制度的《记录控制程序》,以规定记录的填写、标识、收集、保管、检索、保存期限和处置所需的控制,并对存档记录的管理应符合档案管理的有关规定。
对质量/环境/职业健康安全/HSE管理体系所产生的记录进行控制,确保记录完整、清晰,以证实产品质量和过程满足规定要求,并为实现可追溯性以及采取纠正预防措施提供依据。
适用于本公司质量/环境/职业健康安全/HSE管理体系运行记录的控制与管理。
3.1公司办公室是记录的归口管理部门,负责全公司记录的综合管理。
3.2各部门负责本部门记录的的整理、归档。
4.1记录的分类和编号
4.1.1质量/环境/职业健康安全/HSE管理体系共有的记录:
内部审核记录、管理评审记录、文件控制记录、培训记录、监视和测量设备校准记录、设备管理记录、信息交流记录、纠正预防和改进措施记录。
4.1.2质量活动有关的记录:
产品的检验和试验记录、不合格品处置记录,产品标识及追溯记录、紧急放行及例外转序标识与记录、质量计划相关记录、顾客服务及投诉记录等。
4.1.3与环境管理体系有关的记录:
环境因素识别和评价记录,运行控制记录、环境检测记录、紧急事件及应急措施记录、相关方调查与施加影响记录、环境投诉记录、能源、资源消耗记录、法律与其他要求记录等。
4.1.4职业健康安全活动有关的记录:
危险源辨识、风险评价和风险控制记录,事故、事件不符合纠正和预防记录,应急准备和响应测试记录、绩效测量和监视记录等。
4.1.5记录按照下列方式进行编号:
XXJT/JL—□□—△△
其中“XXJT”为公司汉语拼音首个字母缩写,即“XX集团”;
“JL”为记录汉语拼音首个字母缩写;
“□□”为记录所对应的标准条款序号;
“△△”为顺序编号,按阿拉伯数字01、02、03……排序。
4.2记录的形式及要求
4.2.1记录的形式可以是卡片、表格、图表、报告,也可以是磁带、软盘或胶片。
4.2.2记录的书写要求字迹清晰;
表达完整准确、简明扼要;
书写记录不允许用铅笔,需长期保存的记录应用蓝黑或碳素墨水填写;
记录不得随意涂改,如写错可采用划改的方法,且必须有更改人的签名或盖章以示负责。
4.3记录的收集标识和归档
各部门应及时收集、汇总本部门负责的各类记录,并定期整理、编号,以便于查阅。
4.4记录的保存的处理
4.4.1公司办公室负责编制本公司的《记录清单》,填写记录名称、编码、保存期、编制部门等内容。
4.4.2各部门应将记录存放在安全、干燥的地方,便于检索并注意防火、防虫蛀、防潮等工作。
记录的
保存期为3~5年或长期。
4.4.3记录不得随意销毁,过期的记录经相关部门负责人批准并填写《文件/记录销毁(作废)记录表》后,方可销毁。
4.5记录的查阅、借阅
经记录保存部门和公司办公室负责人同意,相关部门或顾客可以查阅所需记录;
如需借阅,需经部门负责人同意并填写《文件/记录借阅记录表》后,方可借阅,并按时归还。
4.6外来记录的控制
外来的记录(如供方提供的原材料出公司检验报告、计量检定报告、环境检测报告等)由相关部门保存,如果没有特别规定保存期为3年。
5.1《记录清单》
5.2《文件/记录借阅记录表》
5.3《文件/记录销毁(作废)记录表》
董振华
XXZZ/CX-03《与顾客有关过程控制程序》
明确顾客要求,满足顾客要求,并争取超越顾客要求。
适用于顾客要求的识别、产品要求的评审及顾客沟通。
销售部是与顾客有关过程控制的归口管理部门,负责与顾客联系确定产品要求;
组织有关部门对合同进行评审,评审合同的合法性、完整性、明确性;
负责成品的交付及售后服务并负责与顾客连络。
4.1合同分类
4.1.1常规合同:
针对本公司《产品名录》中已有的产品所订的合同。
4.1.2特殊合同:
除常规合同以外的合同均视为特殊合同(包括针对新产品或有附加技术要求的标准所订的合同)。
4.2产品要求的确定
4.2.1销售部负责与顾客联系确定顾客明示的要求(包括对产品固有特性的要求和对产品交付的要求等)。
4.2.2识别顾客潜在的要求(包括习惯上的隐含、无须明示的要求,必须履行的与产品有关的义务等)。
4.2.3与产品有关的法律、法规的要求(包括质量、环境、职业健康安/HSE全等方面),相关产品国家、行业标准的要求,以及顾客对产品可靠性、运输、支持性服务等方面的要求。
4.2.4本公司确定的附加要求。
4.2.5若顾客有现场服务要求时,销售部负责与顾客联系,将相关要求传递到生产技术部,生产技术部严格按要求进行现场服务并全程监控,以确保充分了解顾客服务质量的要求,并保证有能力实现其承诺且确保满足顾客要求,。
4.3合同评审
4.3.1销售部分别根据顾客规定的订货要求(如合同草案或口头订单),填写《合同评审表》,注明:
顾客名称、定货日期、交付日期、产品型号、数量以及特殊要求等内容。
4.3.2合同评审应在合同签定之前进行,确保顾客的各项要求合理、明确、书面化、双方协调一致。
投标或签约前公司应对工程项目立项、招标等行为的合法性进行验证。
a)对于现货合同,由销售部分别对库房存货数量进行确认,评审经副总经理在《出库单》上签字后即完成。
b)对于电话及口头订单,由销售部分别与顾客联系做好记录,并经顾客复述确认,由分管副经理在《出库单》上签字后即完成评审。
对顾客有特殊要求(如交付期、质量特殊要求)由销售部分别组织供应部、生产技术部、质检部评审。
4.3.3对于非现货的常规合同,先由生产技术部对生产能力进行评审,销售部对运输能力进行评审,供应部对原料采购能力进行评审,再由销售部对合同的合法性、完整性、明确性、交付期限进行评审,最后分管副经理在《合同评审表》签字确认之后完成合同评审。
4.3.4对于特殊合同除了进行4.3.3的评审项目外,还需生产技术部对产品设计能力进行评审、质检部
对产品检测能力进行评审,并由相关部门负责人签字确认。
4.3.5在合同评审中,若评审人员对合同中有关内容和要求提出疑问或修改建议时,由销售部负责与顾客联络,征求其书面意见,经协商确定后的变动事项在《合同评审表》中的备注栏中予以记录。
4.4合同的签订和执行
4.4.1合同评审后,由销售部代表本公司与顾客签订合同,将相应信息以《产品需求单》传递到公司相关部门,作为设计、生产、检验、发货的依据。
4.4.2对口头订单,销售部分别负责将相关内容填入《口头、电话合同》中,经双方确认后生效。
4.4.3销售部分别负责跟踪并记录合同的执行情况,根据需要及时反馈给顾客。
4.5合同的修订
4.5.1对于合同条款的任何修改,都需征求原评审部门和顾客的书面意见,由销售部分别在《合同评审表》中注明“修订的原合同评审表编码”,将更改的信息及时传递到顾客和本公司相关部门。
4.5.2当合同的修改涉及产品要求变更时,生产技术部等部门应确保相关技术文件得到修改。
4.6与顾客沟通
4.6.1销售部分别对本公司顾客建立《销售台帐》,详细记录其名称、地址、电话及订购产品的情况,了解顾客的订购倾向并及时提供相关的新产品的信息。
4.6.2销售部分别对于顾客来信、电话、传真等方式的问询和咨询要详细解答并认真记录,暂时未能解答的要详细记录顾客的联系方式,汇同生产相关等部门研究后及时给予答复。
4.6.3对于顾客的信息反馈、顾客满意度测量和顾客投诉,分别按《信息沟通控制程序》、《顾客满意度控制程序》和《纠正措施控制程序》进行处理。
4.7公司应对合同的履行情况进行分析和记录,改进管理,及时制定改进计划并贯彻实施。
4.7记录的保存和处理
与合同评审相关的记录、合同正本,由销售部进行分类存档,保存期5年。
5相关文件
5.1《信息沟通控制程序》
5.2《顾客满意度控制程序》
5.3《纠正措施控制程序》
5.4《用户服务及质量信息反馈管理制度》
6相关记录
6.1《合同评审表》
6.2《产品名录》
6.3《出库单》
6.4《销售台帐》
6.5《口头、电话合同》
6.6《产品需求单》
XXZZ/CX-04《环境因素识别、评价控制程序》
识别、评价本公司自身能够控制的、以及可以对其施加影响的各种环境因素,并不断确定、更新重要环境因素,以对其进行管理。
适用于本公司活动、产品、服务中环境因素的识别、评价、更新与管理。
3.1管理者代表负责重要环境因素的审批。
3.2办公室负责组织环境因素的综合识别、评价,确定重要环境因素。
3.3各部门负责本部门环境因素的初步识别、评价。
4.1环境因素识别与评价的时机:
a)以本公司的全体部门为对象,在设定目标、指标之前进行;
b)在本公司的环境管理体系建立之初,进行环境评审时;
c)在相关的法律、法规变更或追加,涉及到产品开发或新的、修改的活动、产品或服务,以及相关方要求的情况下,可适时进行环境影响评价;
d)环境因素的识别与评价,每年进行一次,必要时可随时进行。
4.2环境因素识别的要求与方法:
各部门按照下列要求进行部门工作范围内的因素识别。
采购——生产——贮存——运输——销售——安装——服务全过程
4.3环境因素识别与评价的步骤
4.3.1各部门使用《环境因素识别清单》选择和确定(可能)造成环境影响的活动、产品或服务,其中活动的选择涉及采购、组装、包装、储存、运输、销售、维修、绿化、动力供应设备维修等多方面。
4.3.2实施识别、评价环境因素时,评审的主要内容有:
a)明确适用的相关法律、法规以及其他要求;
b)评价环境现状与上述要求的符合程度,包括污染物排放、化学品使用、能源、资源消耗情况等;
c)环境因素识别和重大环境因素的确定;
d)对以往不符合要求事件调查所取得反馈意见的评价,包括环境事故、环境处罚等调查;
e)相关方提供的报告、记录等背景资料,包括环评报告、“三同时”验收报告等;
4.3.3识别环境因素时应考虑以下时态、状态和类型:
a)三种时态:
过去、现在、将来;
b)三种状态:
正常、异常(启动、停机、检修)、紧急(事故、火灾);
c)七种类型:
废水排放、废气排放、噪声污染、固体废弃物管理、对周边环境的影响、资源和
能源的利用,其他环境问题。
4.3.4各部门填好《环境因素识别清单》交办公室,由办公室将各部门已识别的因素分类、汇总,并整理为全公司的《环境因素台帐》。
4.3.5新建、扩建、改建项目在可行性研究或运行时,由生产技术部门对环境因素进行识别。
4.4环境因素更新
当公司办公室检索法律、法规发现有变更或追加时或涉及到本公司新产品开发、生产过程、产品、服务等,或当相关方要求时,需要对本公司环境要素控制进行调整,由办公室组织环境因素相关部门重新识别和评价,更新《环境因素台帐》。
4.5重要环境因素的评价
4.5.1办公室负责组织有关部门按4.3对已识别的环境因素按《环境因素评价标准》进行评价,必要时可组织专家评审,将评价出的重要环境因素列入《重要环境因素清单》。
4.5.2评价原则:
不符合有关环保法律、法规和行业规定的或有害有毒废弃物未做合理处理得都确定为重要环境因素
其他情况下确定为重要环境因素时应考虑下列情况:
a)影响范围;
b)影响程度;
c)发生频次;
d)资源的消耗;
e)超标倍数。
4.5.3由办公室根据《环境因素台帐》、环保法律法规和其他相关要求制定《环境因素评价标准》,并对登记的所有环境因素打分评定。
对于打分不能确定的重要环境因素,由办公室组织采用专家评议法进行确定。
4.5.4对确定为重要的环境因素都登记在《重要环境因素清单》中,并依据此制定相应的环境目标和指标以及《环境目标、指标管理方案》,或通过制定运行控制程序和制定应急预案的方式来加以控制。
4.6记录的保存和处理
环境因素识别、评价过程相关的记录,由办公室及各相关部门各保存一份,长期保存。
5相关文件
5.1《环境目标、指标管理方案》
5.2《环境因素评价标准》
6.1《环境因素识别清单》
6.2《环境因素台帐》
6.3《重要环境因素清单》
XXZZ/CX-05《危险源识别、风险评价和控制措施确定控制程序》
识别、评价公司自身能够控制的、以及可以对其施加影响的危险源,以持续降低职业健康安全风险。
适用于本公司活动、产品、服务中危险源辨识、风险评价和风险控制。
3.1管理者代表负责重点危险源的审批。
3.2办公室负责组织危险源的辨识、风险评价和风险控制活动。
3.3各部门负责本部门危险源的辨识、风险评价和风险控制活动。
。
4.1工作流程
确定辨识原则——确定辨识范围——确定辨识方法——进行辨识——风险评价——进行策划控制措施的确定并执行——监视测量
4.2危险源辨识
4.2.1识别范围:
危险源的识别应覆盖本公司生产、产品、服务活动(包括常规和非常规)的全过程,包括:
a)新建、改建、扩建生产设施及采用新工艺的预先危险源识别;
b)正在使用的设备或运行系统的危险源识别(包括食堂中危险源汇别);
c)报废系统或有害废弃物危险源职业健康安全的影响;
d)化学品危险源识别;
e)工作人员进入作业现场各种活动包括外来施工方、相关方设备的危险源识别;
f)人的行为、能力和其他因素;
g)已识别的源于工作场所外能够对工作场所内组织控制下的人员健康安全产生不利影响的危险源,如厂区周围的危险源产生的危害;
h)在工作场所附近,由企业控制下的工作相关活动产生的危险源;
i)企业技术改造及材料变更、计划变更产生的危险源及体系变更包括临时性更改对运行过程和活动的影响;
危险源识别应考
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