江苏大学继续教育学院档案管理细则docWord文件下载.docx
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5
学院颁发的条例、办法、规章制度(含汇编、手册)
6
院长办公会、学院党政联席会、支部委员会、民主生活会、专题会等重要会议记录、纪要
7
党代会及直属党支部召开重要会议材料
8
组织发展材料
发展党员、预备党员转正名册等交组织部,由组织部归档
9
学院规划、总结、专项(题)报告,继续教育改革发展材料
继续教育检查评估材料,各类统计报表
继续教育学科、专业设置材料
10
重要公告;
招生录取、学籍管理、收费等公示或公告
11
重大活动、重大事件、重要会议、重大庆典、重要的对外宣传报道等(纸质、同纸质电子版、音像光盘、照片及文字说明及其他有价值的实物、材料)
12
集体、个人荣誉扫描或拍照制成的电子版(市级以上)
上述需纸质材料及同纸质电子版
用印(含院长签名章)登记表
13
-其他
学院内部考核、评先评优
14
评先评优推荐、考核结果等公示
15
学院各类档案归档移交交接单
16
资产清查登记
资产管理
17
党政档案-各类合同、协议
与外单位签订的学历继续教育联合办学、建站、校企合作等合同、协议书
继续教育管理
18
非学历继续教育培训投标书、协议书、任务书
19
采购合同
注:
1.保管期限:
永久、定期30年、定期10年。
学院存的通常为复制件或备份,须移交学院档案室。
2.党政档案需有同纸质对应的电子版或扫描件。
二、教学类(高等学历继续教育)
教学-招生
招生简章、专业介绍相关宣传材料、工作总结
招生录取
招生计划申报、审批
√批复
自主招生选拔办法、规则等
自主招生报名表、汇总表
招生录取名册(含自主招生录取名单)
自主招生选拔(含面试)成绩登记表(纸质、电子)
成绩管理
/招生录取
录取通知书(样稿)
录取通知书邮寄存根
教学-学籍
注销新生(未报到)名单表
新生报到登记表(考生签名)、建立学生档案
学年未注册学生登记表
学籍管理
专升本学生入学资格复查表及材料(复查表只报资格复查不过的学生)
新生复查未通过学生退学通知书(样张)及邮寄存根、开除学籍名单及决定书(或告知书样稿)及邮寄存根
学生证办理登记
5年
学籍异动、奖惩等汇总表
转学(跨校、跨站点)申请表
留级、降级学生名单及告知书
休学、复学申请表
学生受处分材料(包含开除学籍)
学生评先评优材料:
优秀学生审批表、优秀毕业生审批表
20
教学-
学历/学位
毕业生电子注册名册
毕业审核
21
毕业证明书注册名册
22
学位授予审批表名单库(纸质、电子稿)
23
毕业证书发放到函授站登记表
毕业/学位证书发放
24
学位证书发放到函授站登记表
25
毕业证书发放到学生登记表
26
学位证书发放到学生登记表
27
学生学籍登记表
28
毕业生登记表
29
教学-管理
专业教学计划
教学管理
30
教学大纲、教学改革方案、总结
31
自编、主编教材的正本,出版合同
32
教材采购合同、教材出入库账册
√复印件
33
实习指导书、实习讲义
34
各专业教材使用目录
35
典型讲义及教案
36
教学任务书
37
教学日历
38
教学进度表
39
课程表
40
自学进度表
41
学生手册
42
学生出勤情况统计表
43
函授学生面授签到表
44
聘用教师登记表
45
聘用教师汇总表
46
学生评教表
47
听课评议表
48
班主任考核表
49
教师考核表
50
教学-论文(设计)
毕业设计安排表
论文(设计)管理/成绩管理
51
毕业论文(设计)任务书
52
学生毕业论文(设计)
53
教学-成绩
毕业论文(设计)评分(评审)表
学生毕业后2年
54
毕业论文(设计)答辩(评审)成绩汇总表(纸质、电子)
55
学位授予学生成绩汇总表(纸质、电子)
学位审核
56
学生学位外语成绩(库中输出纸质、下载的电子数据)
57
学生学习成绩登记表(纸质、电子)
/毕业审核
58
未获得毕业证书
学生成绩登记表(或成绩单)
59
学生统考(省、校)课程成绩登记表(库中查询输出纸质、下载的电子数据)
60
毕业生成绩汇总表(纸质、电子)
61
学生课程考试(查)成绩登记表
62
学生课程补考成绩登记表
63
学生作业完成情况统计表
64
教学-考务
考务手册
考务管理
65
自主招生选拔考试试卷及标准答案
66
校统考课程试卷及学生考试答卷
67
试卷样卷及标准答案、送审意见、试卷送审汇总表
√校统考
68
考试安排、补考安排、考场情况登记表
69
自主招生、校统考课程考试学生答卷
70
学生考试答卷
71
试卷分析表
72
站点、专业建设
评估标准
73
评估总结、表彰
74
评估反馈意见
75
评估整改复查报告
76
站点年审结果(合格、暂停、撤销等)公布文件
77
专业设置备案材料及站点增设/撤销申请、审批材料
78
撤站遗留事项处理报告(含档案交接)
79
其他重要往来材料
80
学费收支
收费政策依据;
按层次、专业的收费标准设置审批材料
收费管理
81
订单删除、线下汇管理费及缴费订单修改、分成、转出/退费等申请审批材料
82
毕业生电子注册数据统计表
83
教学收入及费用分类汇总统计
84
其他
学历教育其他有价值的文件及材料、上报的各类统计报表;
学籍证明存根;
毕业生材料用印报审表等
相关人员
永久、定期30年、定期10年,定期5年,学生毕业后2年。
学院、函授站存的作为工作备考,可不移交专门档案管理机构。
2.有电子档案材料的,须与其纸质档案材料同步归档。
3.校本部直属教学点其法人单位是学校,故相关档案必须经校级兼职档案员、学历教育部门兼职档案员共同检查验收后向学校档案馆移交。
三、教学类(高等教育自学考试助学专业)
教学-自学考试助学专业
自考管理
学位申报成绩表(纸质、电子稿)
学生自考学科成绩登记表
论文成绩汇总表
毕业论文答辩表、论文评分表
永久定期10年、定期5年、学生毕业后2年。
2.有同纸质对应的电子版或扫描件一并归档。
3.学院、函授站存的作为工作备考,可不移交专门档案管理机构。
学院应存的复制件或备份移交学院档案室。
省教育考试院关于自考助学的政策文件归入“党政文书类”。
四、教学类(自学考试专接本)
对接学校档案机构
教学-自考学位
学位授予审批名单表(纸质、电子稿)
专接本管理
教学-自考成绩
文书类-对接协议
与对接学校的协议书
教学-其他
学生入学名单
永久、学生毕业后2年。
五、教学类(工程硕士)
教学类
工程硕士课程成绩登记表
按研究生院要求移交归档
工程硕士上课(跟读)名单
工程硕士办学点协议书
永久。
2.有电子档案材料的,须与其纸质档案材料同步移交归档。
六、非学历继续教育培训
非学历教育培训
培训宣传材料
培训发展
培训方案、项目手册
√
培训报到材料
培训结业证书颁发登记表(备案表)
培训学员考勤签到表
对学员培训考核汇总表
非学历教育总结报告、各种汇编、单位及个人荣誉
培训测评结果统计表、培训质量评价、评估总结报告等
质量管理
非学历教育统计报表
非学历教育专项建设材料
非学历教育年审材料
定期30年、定期10年、定期5年。
学院存的作为工作备考,可不移交专门档案管理机构。
2.党政档案需有相应的电子版或扫描件。
七、教育技术
声像档案
自制、购买、交换获得的网络课程视频(配目录及其文字说明)
录播制作
重要活动数码照片、视频(配目录及文字说明)
文书类-信息管理
教务管理信息平台功能与操作说明书、指南
信息技术维护
教务管理信息平台技术验收报告、文件
教务管理信息平台权限分配设置审批手续
√函授站管理员权限分配记载
教务管理信息平台初始化(基础设置)依据、审批手续(设置人签字)
网站改版、网络平台改进设计重要记载
网络课程建设(自录、购买、交换等)协议
教育技术管理
网站、网络平台建设与维护协议
永久、定期30年。
上述需存学院档案室复制件或备份。
2.党政档案需有相应的电子版或扫描件。
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