江苏省公考教材公文写作纯手工敲字Word下载.docx
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公文帮助各级党政机关明法传令、行使职权,内容必须保证其充分的权威性,涉及政策法规和重要举措的内容,甚至是经过一定的立法程序产生的,具有法律的强制力。
要想政令畅通,令行禁止,也必须赋予公文“绝对”的权威性,才能行之有效。
所以,公文的制发是一件十分严肃、需要十分谨慎的工作,不能滥发,堆积如山,不能马虎、草率,朝令夕改。
这些都有损公文的权威性。
(四)注意保密性
大量的公文的内容涉及国家秘密,只是不同公文的秘密程度,保密范围和保密时间有所不同罢了。
任何泄露国家秘密的行为都是违法犯罪的行为,任何国家秘密的泄露都会造成国家政治、经济、军事等方面一定的损失,有时甚至是严重的或极其严重的损失。
维护公文的保密性,贯穿在公文制发和收办的全过程当中,每一个环节都要高度重视。
(五)讲究规范性
规范性是包括各种机关公文在内的所有应用文体与文学文体最显著的区别。
公文的规范性,直接关系到机关工作的效率,显示了领导者的管理能力和管理水平,并且还代表着集体或者个人的形象。
只有有了规范性,才能够最大限度地发挥公文的作用。
(六)围绕事务性
无论从任何角度来认识,公文都是各种行之有效的工作方法中的一种,而不是全部;
是为达到公务活动目标而采取的各种辅助性手段中的一种,而不是唯一;
是整个公务活动过程中一项十分重要和必要的环节,而不是整体。
公文操作运转的过程和结果无论多么复杂或简单,目的只有一个,就是处理事务,包括事务的传达部署、贯彻落实、检查监督、记录备案。
事务性十分突出。
三、公文的作用
(一)传达、贯彻和执行作用
党和国家的各项路线、方针、政策,都是通过各种公文发出、传达、并得到贯彻、落实的。
随着社会主义市场经济体制的建设与完善,随着继续深化改革,努力扩大开放,实施可持续发展的战略目标,必将有更好的路线、方针、政策、法规、措施等陆续制定出来,公文无疑将继续在传达贯彻和执行方面发挥它应有的作用。
(二)指挥、部署和商洽作用
各级党政机关组织通过制作公文,对下属各机关组织实施指挥部署,实现统一行动,步调一致。
遇到特殊问题,需要与其他机关组织相互协商,也可以通过制作公文表明自己的观点,征询对方的意见,实现办公的民主化,增加透明度。
此外,还可以通过制发公文,开展宣传教育活动,对有关单位或部门就某些具体的业务、事务等进行具体指导和帮助。
(三)请示、报告、答复作用
面对出现的各种新问题、新情况,如何从政策上进行解释、把握?
一些特殊的措施和方法是否妥当?
自己的某些观点、意见或建议是否违背了上级指示精神?
在执行指示、落实政策、实践措施过程中发生了哪些意想不到的现象,应该作为重要的信息反馈出来?
如此等等,都是在日常工作中经常遇到的,都可以甚至必须通过制作公文向上级机关或主管部门请示或报告。
收到其他机关的询问、查访等,也可以通过公文形式进行答复。
(四)交流、沟通和凭证作用
借助公文的传递能够实现上情下达,及时地让下级各机关单位把握政策走向,了解全局性动态,随时做好配合工作、执行任务的准备;
借助公文的传递能够实现下情上达,便于上级领导掌握具体真实的情况,以便制定正确的政策、可行性的计划,或者了解政策、措施的落实情况,通过反馈的信息为下一步行动作依据;
借助公文的传递能够实现与兄弟机关间相互联系,互通有无,互相帮助,突破“小我”的局限,开阔思路,拓展搞好工作的空间;
借助公文的传递能够实现内部交流,增强凝聚力和集体意识,使各部门之间相互配合,取长补短,为了共同的目标各尽职责,团结协作。
同时,所有的公文也都是各机关单位从事各种公务活动的真实记录和凭据,妥当保存备查,可以继续发挥其史料作用。
四、公文写作的总体要求
(一)严格按规定格式行文
根据《公文处理条例》的规定,党的机关公文格式,由版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、印刷版记组成。
根据《公文处理办法》的规定,行政机关公文格式,一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。
根据《中国人民解放军机关公文处理条例》的规定,军队机关公文格式,一般由发文机关标识、发文字号、公文份号、秘密等级、签发、公文标题、主送机关、正文、无正文说明、附件、署名、印章、成文日期、发文(传达)说明、主题词、抄送机关、印发说明、承办单位和联系人、页码等项目组成。
上述各种格式组成及其在文本上的具体摆放、标注的位置,用纸规格、装订、标点符号和数据用法等,也都有相应的规定,在公文操作过程中必须严格执行。
(二)严格按行文规则行文
在《公文处理条例》、《公文处理办法》和《中国人民解放军机关公文处理条例》中,都用专门章节分别规定了党、政、军机关通用公文的行文规则。
他们既有共同之处,也有各自特殊之处。
总的原则是行文要注重实效,坚持少而精,可发可不发的坚决不发,可长可短的则坚决写短。
要在行文中准确地体现行文关系,即各级机关之间的行文关系,避免行文混乱,杜绝公文“旅行”。
要尽量控制联合行文数量。
要注重公文制发和收办的时效性。
要发扬深入实际,联系群众、调查研究、实事求是和认真负责的工作作风,克服官僚主义、形式主义和文牍主义,努力提高公文处理工作的效率和质量。
(三)严格用公文语体表述
公文语体是汉语中的一种特殊的语言现象。
它几乎完全杜绝文学语言中常见的为描绘和塑造形象而采取的寓意、夸张、描写、抒情等方法,语言逻辑严明,遣词用语精当,很少方言俗语,除了使用大量固定的句式、词组、短语外,如无主句、偏正结构、介词结构、“的”字结构、“把”字句、“被”字句、成分共用句、并列复句、递进复句等,还经常使用大量的模糊语言、缩略语、委婉词,以及借代、对偶、排比、设问、反问、引用、层递等语言修辞手法。
公文语言不仅要求一般性的平实、简介、准确,而且常常要求准确指与泛指相结合。
在行文中经常通过量化的数据来代替事实的描述。
此外,根据不同公文文种,根据公文不同的适用场合,根据不同的行文目的、行文关系,根据不同的公文传递和发布方式,都将采取不同的语体风格和文风,或严肃庄重,或热情洋溢,或恳请,或商洽,或口语化,或书面语言为主,或专业化,或通俗化,等等。
(四)严格按公文结构铺陈
长期公文行文实践,已经形成了相对稳定的结构模式。
如横式结构(总分式、条款式、对比式)、纵式结构(直述式、递进式)或纵横结合式结构。
而不同公文种类又有各自习惯性的结构用法,如横式结构中既有单纯的条目式,一贯到底,也有章断条连式、序言结合章条式、各版块之中条款各自独立等。
从公文的正文层次来看,一般都是分成三个部分,第一部分是公文的缘起。
专写行文的原因、依据、目的。
第二部分是公文的主体。
展开陈述行文的具体内容、事项、要求。
第三部分则是公文的收束。
多用固定结束语,如“特此通知”、“以上请示妥否,请批示”、“以上报告,如无不妥,请批转有关单位”、“此复”、“敬请函复”等。
也可以视情况采用文章自然结尾的方法,或重申观点,或总结归纳,也可提出希望、发出号召、再次表态等。
第二节新政公文基础知识与规范
一、行政公文的概念
为了使国家行政机关的公文处理工作规范化、制度化、科学化,提高公文处理工作的效率和公文质量,国务院于2000年8月24日发布《国家行政机关公文处理办法》指出:
行政机关的公文(包括电报)是“行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体系的文书,是依法行政和进行公文活动的重要工具。
”
我们可以从以下几个层面来理解和认识这个定义:
(1)行政公文的行为主体是国家行政机关。
因此,它不仅与党的机关、军队机关等区别开来,而且意味着行政机关内任何用于表达个人意志、思想,记录和反映个人工作、交流、交往情况的文书都不属于行政公文,例如个人的述职报告、工作总结、学习心得等。
某些以领导同志个人名义签署的公文,例如命令,也都是代表着这位同志所在的那一级机关的集体意志,而非个人的,否则就不具有公文的权威性和效力。
(2)行政公文是在行政管理过程中形成并使用的。
行政管理体现的是国家意志,虽然我国的行政机关所体现的国家意志在很大程度上与中国共产党的意志以及中国人民解放军的意志是完全一致的,但毕竟行政工作于党务工作、军队工作还是有区别的。
所以,公文处理应该贯彻“党政公开”、“军政分开”的原则。
(3)行政公文是具有法定效力的公文文书。
依法成立的我国各级行政机关组织具有自己明确的职责权限,在此范围内制发的公务文书具有法定效力,有关机关单位必须严格遵守,自觉维护公文的严肃性和约束力。
(4)行政公文是具有规范体式的公文文书,从公文的制发、传递,到公文的办理、销毁,每个工作环节都要严格执行《公文处理办法》以及其他有关法规的规定。
同时,任何体式方面的规定都是经过实践检验和证明是合理的,恰当的、典范的。
(5)行政公文是实施行政管理时得“重要工具”,而不是目的,所以,要正确理解和运用公文,不能公文满天飞,以为文到事成。
要防止“文山”堆积。
(6)行政公文是文本形式(文字材料,包括电报)。
二、行政公文的种类、适用范围与分类
(一)行政公文的种类及适用范围
根据《公文处理办法》的规定,现行行政公文计13种,它们的适用范围如下:
1.命令(令)
命令(令)适用于高级别的行政机关依照有关法律法规发布行政法规和规章;
宣布施行重大强制性行政措施;
奖惩有关人员;
撤销下级机关不适当的决定。
2.决定
决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排,奖惩有关单位及人员,变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
3.公告
公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
4.通告
通告适用于公布社会各有关单位应当遵守或者周知的事项。
5.通知
通知适用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文,传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项,任免人员。
6.通报
通报适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。
7.议案
议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。
8.报告
报告适用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问。
9.请示
请示适用于向上级机关请求指示、批准。
10.批复
批复适用于答复下级机关的请示事项。
11.意见
意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。
12.函
函适用于不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。
13.会议纪要
会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。
(二)行政公文的分类
(1)依照行文关系和行文方式,行政公文可以划分为上行文(报告、请示)、下行文(命令或令、决定、公告、通告、通知、通报、批复、意见、会议纪要)、平行文(函)。
“议案”从行文关系和行文方向看,它是各级政府提交给“同级”人大或人大常委会提请审议事项的,所以似乎是“平行文”。
但各级人大或人大常委会又是各级行政机关中最高权力机构,因而才有权“审议”本级政府提交的事项,从这方面看又有点像“上行文”。
通报、意见、会议纪要虽属于下行文,但在使用中可以不受行文关系的限制,即也可以视具体情况对上级机关或同级机关的使用。
通知虽也属于下行文,但“周知性通知”则兼有平行文的性质,如会议通知、节假日放假通知、防寒(汛、旱)通知等。
(2)按照保密要求和保密程度,行政公文可以划分为密件和普件。
其中密件分为绝密、机密和秘密三种。
根据《中华人民共和国保守国家秘密法》的规定,“绝密”是最重要的国家秘密,泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害;
“机密”是最重要的国家秘密,泄露会使国家的安全和利益遭受严重的损害;
“秘密”是一般的国家秘密,泄露会使国家的安全和利益遭受损害。
凡内容不涉及国家秘密的公文,或者超过了原定的保密期限、根据不同情况不再需要继续保密的公文,都是普件。
(3)按照办理时限和紧急程度,行政公文可以划分为紧急公文、限时送达公文和平件。
其中紧急公文分为特急件、急件;
如果是电报,则分为特提、特急、加急、平急和普通电报。
(4)按照文种的性质和职能,行政公文可以划分为指令性文件(命令或令、决定、批复等)、公布性文件(公告、通告、通报等)、报请性文件(报告、请示、议案等)、答复性文件(批复、复函等)、告知性文件(通知、函等)、记录性文件(会议纪要)等。
按照其他划分标准,还可以将公文分为主动性公文和被动性公文、内部性公文和公开性公文、单一性公文和综合性公文,以及自发类公文、收阅类公文和转发类公文等。
三、行政公文格式规范
根据《国家行政机关公文办理办法》和《国家行政机关公文格式》的规定,组成行政公文的各要素分为眉首、主体、版记三部分。
此外在公文的用纸、印刷、装订等方面也有具体规定。
(一)眉首格式
眉首即版头,是指“置于公文首页红色反线(宽度同版心,即156mm)以上的各要素统称”。
1.公文份数序号
公文份数序号是指同一文稿印刷若干份时每份公文的顺序编号。
“绝密”、“机密”级公文应当标明份数序号。
标注时间用阿拉伯数字顶格标识在版心左上角第1行。
如“No:
×
”。
2.秘密等级和保密期限
涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限。
标注时用3号黑体字,顶格标识在版心右上角第一行,如“绝密”、“机密”或“秘密”字样。
两字之间空1字。
如需同时标识秘密等级和保密期限,在同样位置,用同样字体、字号标识,秘密等级和保密期限之间用“★”隔开,如“机密★10年”。
3.紧密程度
紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”两种。
如需标识,用3号合体字顶格标识在版心右上角第1行,两字之间空1字。
如果需要同时标识秘密等级和紧急程度,则秘密等级标志在版心右上角第1行,紧急程度标识在版心右上角第2行。
4.发文机关标识
发文机关标识由发文机关全称或规范化简称的后面加“文件”组成。
一些特定的公文,可忽略“文件”两字。
发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。
用于上报的公文,发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。
《国家行政机关公文格式》推荐使用红色的小标宋体字标识发文机关。
字号由发文机关以醒目美观为原则酌定,但最大不能等于或大于22mm×
15mm.
联合行文时,应当将主办机关排列在前面,“文件”二字至于发文机关名称右侧,上下居中排布。
如果联合行文机关过多,必须保证公文首页显示正文。
5.发文字号
发文字号是该公文的代号,由发文机关统一编列,包括发文机关代字、年份、序号。
例如:
文件《国务院关于发布<
国家行政机关公文处理办法>
的通知》,它的发文字号是:
“国发[2000]23号”。
“国”是国务院的代字,“2000”是年份,“23号”是序号。
发文字号的位置应当在发文机关标识下空2行,用3号仿宋体字,居中排布。
年份、序号用阿拉伯数码标识。
年份应当写完全,不要省写,并用六角括号:
“〔〕”括起来。
序号是以年为周期编制的流水号,不要虚编虚位,如“23号”不要编为“023”,也不要加“第”字,写成“第23号”。
联合行文时,发文字号只标注主办机关的发文字号。
发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线,表示眉首结束。
6.签发人
如果是上行公文,还应当注明签发人、会签人姓名,其中“请示”应当在主体部分的“附注”处注明联系人的姓名和电话。
签发人姓名与发文机关字号平行排列。
发文字号居左空1字,签发人姓名居右空1字。
“签发人”用3号仿宋体字,后面标全角冒号,冒号后面用3号楷体字标识签发人姓名。
如果有多个签发人,主办单位签发人姓名置于第1行,其他签发人的姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排,下移红色反线,使得发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行,并于红色反线保持在4mm距离。
(二)主体格式
从红色反线(不含)以下至主题词(不含)之间的各要素统称主体格式。
具体要素如下:
1.公文标题
公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容。
一般由发文机关、事由、公文种类三部分组成。
这三部分不要随便省略。
例如在《国务院关于发布<
公家行政机关公文处理办法>
的通知》这个标题中,“国务院”是发文机关,“发布《国家机关行政机关公文处理办法》”是事由,“通知”是公文种类。
从语法的角度来认识,公文标题应该是一个以公文种类名称为中心词的偏正结构的词组,而不是一个完整的句子。
发文事由则是由介词“关于”引出的介词结构。
写作事由时,要注意语言措辞的准确简要,不加修饰成分(如“坚定不移地”、“轰轰烈烈地”、“大张旗鼓地”、“认认真真地”之类),以免收文机关产生理解上的偏差。
在公布性的公文(如公告、通告)标题中,有时可以省略事由,直接由发文机关和公文种类构成标题,如《中华人民共和国外交部公告》、《江苏省国家税务局通告》。
但只要出现事由,则“关于”一词就不要省略。
在转发类公文中,可能会有几个“关于”出现,一般保留一个引导具体事项性事由而不是引导转发关系事由的那个“关于”。
《国务院(关于)批转中国人民银行关于控制货币稳定金融几项措施(的)报告的通知》、《南京市财政局(关于)转发江苏省财政厅(关于)转发财政部关于提高离退休人员福利待遇的通知(的通知的通知)》,两个标题中括号内的文字都是可以省略的。
在现实生活中,常有些机关公文标题只写公文种类名称,省略了发文机关和事由的,这是不规范的。
一般说来,只有在机关内部行文,并且涉及的都是一般性、常务性的简单事项时,才会这么做。
比如简单的会议通知、事项通知、例行的会议纪要等。
可以写成《会议纪要》、《通知》、《会议纪要》等。
公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。
公文标题中的公文种类名称是不可省略的。
在转发类公文中,无论被转发的公文是何种类,都要用“通知”来转发。
例如国务院办公厅在转发国家计委、机械工业部《关于加强农用运输车的意见》时,标题写成:
《国务院办公厅转发国家计委、机械工业部关于加强农用运输车意见的通知》。
如果被转发的公文是“通知”,而转发的公文必须也用“通知”,则标题中可以共用一个公文种类名称“通知”,使标题简洁些,避免出现“的通知的通知”的情况。
引用被转发公文的标题时,如果该公文不是法规、规章,也不应加书名号。
例如财政、国家计委、审计署、中国人民银行、监察部联合行文《关于继续开展清理检查预算外资金工作的通知》,国家教委办公厅在转发时标题写成《关于转发<
关于继续开展清理检查预算外资金工作的通知>
的通知》(教财厅〔1997〕5号),而×
大学收到该文后再次转发时,标题写成:
关于转发《关于转发<
的通知》的通知。
对照有关规定,国家教委办公厅和×
大学是发的转发类公文,标题写法显然不够简洁,也不够规范,“关于”和“的通知”太多了。
财政部等五单位的联合发文并不是法规、规章,只是事项性通知,转发时不用加书名号就可以。
公文标题的位置在红色反线下空2行,用2号小标宋体字,可分一行或多行居中排布。
回行时要做到词义完整,排列对称,间距恰当。
2.主送机关
主送机关是指公文的主要受理机关。
书写时应当使用全称或规范化简称、统称。
主送机关的位置应当在标题下空1行,左侧顶格用3号仿宋体字标识,回行时仍应顶格书写,最后一个主送机关名称后面用全角冒号。
普发公文时一般对同类型机关用统称,机关之间用顿号,不同类型机关之间逗号,最后用全角冒号。
“各省、自治区、直辖市人民政府,国务院各部委、各直属机构:
”主送机关的排列要按机关性质、职权和其他隶属关系顺序排列。
如果主送机关名称过多而使得公文首页不能显示正文时,应当将主送机关名称移至版记中“主题词”之下、“抄送机关”之上,标识方法与抄送相同,写成“主送:
”,从而保证公文首页有正文。
3.正文
正文是公文的核心,用于表达公文的内容。
自主送机关名称下一行开始,每自然段左空2字,回行顶格。
数字,年份不能回行。
句号、逗号、问号、叹号、顿号、冒号占一字格,但通常不应出现在一行之首。
而书名号、引号、括号的前一半不出现在一行之末,后一半不出现在一行之首。
破折号、省略号都占两字格,中间不能断开,连接号“——”和间隔号“·
”一般占1字格。
后面这四种符号书写或印刷时上下居中。
4.附件
附件是随同公文一起发出的文字材料。
在转发类公文中,附件(被转发的公文)是该公文实际的核心内容。
公文如有附件,应当注明附件顺序和名称,在正文下一行左空2字用2号仿宋体字标识“附件”,后面标全角冒号和附件名称。
附件如有序号,适用阿拉伯数码,如“附件:
1.×
”,附件名称后不加标点符号。
附件应当与公文正文一起装订,并在附件左上角第1行顶格标识“附件”,有序号时标识序号;
附件的序号和名称前后标识应当保持一致。
如果附件与公文正文不能一起装订,应当在附件左上角第一行顶格标识公文的发问字号并在其后面标识附件(或带序号)。
5.印章
印章是公文生效标识。
除了“会议纪要”和以电报形式发出的公文以外,公文都应当加盖印章。
联合上报的非法规性文件,由主办机关加盖印章。
联合下发的公文,联合发文机关都应当加盖印章。
印章用红色。
更详细地说,印章分两种情况:
一种是单一发文印章。
单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称,只标识成文日期。
成文日期右空4字;
加盖印章应距正文2mm~4mm,端正、居中,下压成文日期。
当印章下弧有文字时,采用中套方式,即印章中心线压在成文日期上
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