EXCELWord文档格式.docx
- 文档编号:20877017
- 上传时间:2023-01-26
- 格式:DOCX
- 页数:17
- 大小:32.45KB
EXCELWord文档格式.docx
《EXCELWord文档格式.docx》由会员分享,可在线阅读,更多相关《EXCELWord文档格式.docx(17页珍藏版)》请在冰豆网上搜索。
图表主要是将数据形象化、可视化,图表在数据统计中用途很大,Excel提供了功能强大且使用灵活的图表功能。
Excel有许多类型的图表:
条形图、折线图、饼图、XY散点图、面积图等等
运用图表向导创建图表:
图表向导由四个对话框构成,分别询问有关图表的各种设置,如图表设置、图表标题、坐标轴、是否显示图表的数据标志以及图表放置的位置等等。
对图表进行修饰:
设置图形区、图表区格式,设置网格线、给图表增加新数据系列、添加趋势线等。
制图技巧
EXCEL的数据管理和分析
2、单元格内容的合并
根据需要,有时想把B列与C列的内容进行合并,如果行数较少,可以直接用“剪切”和“粘贴”来完成操作,但如果有几万行,就不能这样办了。
解决办法是:
在C行后插入一个空列(如果D列没有内容,就直接在D列操作),在D1中输入“=B1&
C1”,D1列的内容就是B、C两列的和了。
选中D1单元格,用鼠标指向单元格右下角的小方块“■”,当光标变成"
+"
后,按住鼠标拖动光标向下拖到要合并的结尾行处,就完成了B列和C列的合并。
这时先不要忙着把B列和C列删除,先要把D列的结果复制一下,再用“选择性粘贴”命令,将数据粘贴到一个空列上。
这时再删掉B、C、D列的数据。
下面是一个“&
”实际应用的例子。
用AutoCAD绘图时,有人喜欢在EXCEL中存储坐标点,在绘制曲线时调用这些参数。
存放数据格式为“x,y”的形式,首先在Excel中输入坐标值,将x坐标值放入A列,y坐标值放入到B列,然后利用“&
”将A列和B列合并成C列,在C1中输入:
=A1&
"
,"
&
B1,此时C1中的数据形式就符合要求了,再用鼠标向下拖动C1单元格,完成对A列和B列的所有内容的合并(如图3-4)。
合并不同单元格的内容,还有一种方法是利用CONCATENATE函数,此函数的作用是将若干文字串合并到一个字串中,具体操作为“=CONCATENATE(B1,C1)”。
比如,假设在某一河流生态调查工作表中,B2包含“物种”、B3包含“河鳟鱼”,B7包含总数45,那么:
输入“=CONCATENATE("
本次河流生态调查结果:
,B2,"
,B3,"
为"
,B7,"
条/公里。
)”计算结果为:
河鳟鱼物种为45条/公里。
图3 图4
3、条件显示
我们知道,利用If函数,可以实现按照条件显示。
一个常用的例子,就是教师在统计学生成绩时,希望输入60以下的分数时,能显示为“不及格”;
输入60以上的分数时,显示为“及格"
。
这样的效果,利用IF函数可以很方便地实现。
假设成绩在A2单元格中,判断结果在A3单元格中。
那么在A3单元格中输入公式:
=if(A2<
60,“不及格”,“及格”)同时,在IF函数中还可以嵌套IF函数或其它函数。
例如,如果输入:
60,“不及格”,if(A2<
=90,“及格”,“优秀"
))就把成绩分成了三个等级。
如果输入 =if(A2<
60,“差"
,if(A2<
=70,“中”,if(A2<
90,“良”,“优”)))就把成绩分为了四个等级。
再比如,公式:
=if(SUM(A1:
A5>
0,SUM(A1:
A5),0)此式就利用了嵌套函数,意思是,当A1至A5的和大于0时,返回这个值,如果小于0,那么就返回0。
还有一点要提醒你注意:
以上的符号均为半角,而且IF与括号之间也不能有空格。
(1)分数的输入
如果直接输入“1/5”,系统会将其变为“1月5日”,解决办法是:
先输入“0”,然后输入空格,再输入分数“1/5”。
(2)序列“001”的输入
如果直接输入“001”,系统会自动判断001为数据1,解决办法是:
首先输入“'
”(西文单引号),然后输入“001”。
(3)日期的输入
如果要输入当前日期,按一下“Ctrl+;
”键。
2、如何避免错误信息
在Excel中输入公式后,有时不能正确地计算出结果,并在单元格内显示一个错误信息,这些错误的产生,有的是因公式本身产生的,有的不是。
下面就介绍一下几种常见的错误信息,并提出避免出错的办法。
1)错误值:
####
含义:
输入到单元格中的数据太长或单元格公式所产生的结果太大,使结果在单元格中显示不下。
或是日期和时间格式的单元格做减法,出现了负值。
解决办法:
增加列的宽度,使结果能够完全显示。
如果是由日期或时间相减产生了负值引起的,可以改变单元格的格式,比如改为文本格式,结果为负的时间量。
2)错误值:
#DIV/0!
试图除以0。
这个错误的产生通常有下面几种情况:
除数为0、在公式中除数使用了空单元格或是包含零值单元格的单元格引用。
修改单元格引用,或者在用作除数的单元格中输入不为零的值。
3)错误值:
#VALUE!
输入引用文本项的数学公式。
如果使用了不正确的参数或运算符,或者当执行自动更正公式功能时不能更正公式,都将产生错误信息#VALUE!
解决办法:
这时应确认公式或函数所需的运算符或参数正确,并且公式引用的单元格中包含有效的数值。
例如,单元格C4中有一个数字或逻辑值,而单元格D4包含文本,则在计算公式=C4+D4时,系统不能将文本转换为正确的数据类型,因而返回错误值#VALUE!
4)错误值:
#REF!
删除了被公式引用的单元格范围。
恢复被引用的单元格范围,或是重新设定引用范围。
5)错误值:
#N/A
无信息可用于所要执行的计算。
在建立模型时,用户可以在单元格中输入#N/A,以表明正在等待数据。
任何引用含有#N/A值的单元格都将返回#N/A。
在等待数据的单元格内填充上数据。
6)错误值:
#NAME?
在公式中使用了Excel所不能识别的文本,比如可能是输错了名称,或是输入了一个已删除的名称,如果没有将文字串括在双引号中,也会产生此错误值解决办法:
如果是使用了不存在的名称而产生这类错误,应确认使用的名称确实存在;
如果是名称,函数名拼写错误应就改正过来;
将文字串括在双引号中;
确认公式中使用的所有区域引用都使用了冒号(:
)。
例如:
SUM(C1:
C10)。
注意将公式中的文本括在双引号中。
7)错误值:
#NUM!
含义:
提供了无效的参数给工作表函数,或是公式的结果太大或太小而无法在工作表中表示。
确认函数中使用的参数类型正确。
如果是公式结果太大或太小,就要修改公式,使其结果在-1×
10307和1×
10307之间。
8)错误值:
#NULL!
在公式中的两个范围之间插入一个空格以表示交叉点,但这两个范围没有公共单元格。
比如输入:
“=SUM(A1:
A10C1:
C10)”,就会产生这种情况。
取消两个范围之间的空格。
上式可改为“=SUM(A1:
A10,C1:
C10)”
主讲人:
廖三三e-mail:
liaoss@
时间:
11月27日
地点:
图书馆新馆E101室(光盘检索室12.保护部分数据28
第三章公式和函数
1.在单元格中输入公式31
2.在单元格中输入函数33
3.自动求单元格区域的和34
4.利用状态栏进行自动计算35
5.粘贴函数36
6.用拖曳方式拷贝公式38
7.用剪贴方式拷贝公式39
8.创建含绝对单元格引用的公式40
9.创建含半绝对单元格引用的公式42
10.为单元格添加批注44
11.显示单元格的批注45
12.编辑单元格的批注46
13.删除单元格的批注47
第四章范围
1.定义范围名称49
2.在公式中插入范围名51
3.删除范围名称52
4.转置成绩表53
5.在范围中填充文本序列54
6.在范围中填充数值序列56
7.在范围中填充日期序列57
8.在范围中填充等差、等比数列58
9.以自设定序列填充范围59
10.添加自定义序列61
11.从工作表导入序列62
第五章格式
1.对齐单元格数据64
2.合并单元格65
3.改变单元格中数字格式67
4.改变单元格中数据缩进量69
5.改变单元格中数据字体和字号70
6.单元格加粗、倾斜和下划线71
7.为单元格设置边框72
8.给单元格填充颜色74
9.给单元格字体设置颜色76
10.单元格中数字的特殊格式77
11.将日期格式变为星期格式78
12.将单元格中的文本倾斜79
13.设置单元格数据的上下标和删除线80
14.自定义单元格的边框样式82
15.给单元格增添底纹84
第六章数据列表
1.创建数据列表87
2.排序数据列表中的记录89
3.快速排序数据列表中的记录91
4.筛选数据列表中的记录92
5.浏览和查找数据列表中的记录94
6.删除数据列表中的记录96
7.定义输入文本的有效范围98
8.定义输入数字的有效范围100
9.汇总数据列表中的记录102
第七章用户界面
1.改变工具条的显示105
2.添加或删除工具条的按钮107
3.自定义工具条上的按钮108
4.改变工作表的外观110
5.改变工作表的显示方式111
6.添加和显示视面113
7.冻结工作表表头114
8.水平拆分窗口115
9.垂直拆分、混合拆分窗口116
10.用拖动方式拆分窗口117
第八章工作表
1.为工作表重新命名119
2.切换到不同的工作表120
3.改变工作簿中的工作表数目121
4.插入和删除工作表122
5.移动或复制工作表123
6.在工作表之间移动或复制数据125
7.成组编辑工作表127
第九章文件管理
1.新建工作簿130
2.打开工作簿131
3.保存工作簿133
4.关闭工作簿135
5.在多个工作簿间切换136
6.将现有窗口保存为工作区137
7.以建议只读方式保存工作簿139
8.以写操作保护方式保存工作簿140
9.以读写操作保护方式保存工作簿141
10.设置工作簿的属性142
11.设置打开对话框的显示方式143
12.查找工作簿144
13.保存工作簿查找条件145
14.利用个人收藏夹管理文件147
15.在公式中引用不同工作簿中的数据148
16.在不同工作簿间移动和复制数据149
17.在不同工作簿间移动和复制工作表150
第十章图表
1.设置图表工具栏152
2.快速创建嵌入式图表153
3.编辑图表区域154
4.创建工作表图表155
5.嵌入式图表与工作表图表的转化156
6.利用图表向导创建图表158
7.更改图表的数据源160
8.用拖曳方式更改图表的数据源162
9.更改图表的类型164
10.编辑图表中的各部分165
11.设置图表选项167
12.利用图表工具栏设置图表选项168
13.设置图表格式169
14.设置图表属性171
15.选择合适的图表类型173
16.为图表添加趋势线175
11、在Excel中小数点无法输入,按小数点,显示的却是逗号,无论怎样设置选项都无济于事,该怎么办?
这是一个比较特殊的问题,我曾为此花了十几个小时的时间,但说白了很简单。
在Windows的控制面板中,点击“区域设置”图标,在弹出的“区域设置属性”对话面板上在“区域设置”里选择“中文(中国)”,在“区域设置属性”对话面板上在“数字”属性里把小数点改为“.”(未改前是“,”),按“确定”按钮结束。
这样再打开Excel就一切都正常了。
(未完待续)
12、如何在Excel中实现“自动更正”功能?
Word用户都知道,利用Word的“自动更正”功能可以实现数据的快速输入.但在Excel中却没有类似“自动更正”功能的菜单命令。
其实,使用VloopuP函数可以巧妙地解决这一问题。
13、如何快速返回选中区域?
按Ctr+BacksPae(即退格键)。
14、如何快速定位到单元格?
方法一:
按F5键,出现“定位”对话框,在引用栏中输入欲跳到的单元格地址,单市“确定”按钮即可。
方法二:
单击编辑栏左侧单元格地址框,输入单元格地址即可。
15、“Ctrl+*”的特殊功用
一般来说,当处理一个工作表中有很多数据的表格时,通过选定表格中某个单元格,然后按下Ctrl+*键可选定整个表格。
Ctfl+*选定的区域是这样决定的:
根据选定单元格向四周辐射所涉及到的有数据单元格的最大区域。
16.如何快速选取工作表中所有包含公式的单元格?
有时,需要对工作表中所有包含公式的单元格加以保护,或填入与其他单元格不同的颜色,以提醒用户注意不能在有此颜色的区域内输入数据。
以下方法可以帮助快速选取所有包含公式的单元格:
选择“编辑”\“定位”,单击“定位条件”按钮,在“定位条件”对话框中选择“公式”项,按“确定”按钮即可。
17、如何在不同单元格中快速输入同一数内容?
选定单元格区域,输入值,然后按Ctrl+Ener键,即可实现在选定的单元格区域中一次性输入相同的值。
18、只记得函数的名称,但记不清函数的参数了,怎么办?
如果你知道所要使用函数的名字,但又记不清它的所有参数格式,那么可以用键盘快捷键把参数粘贴到编辑栏内。
具体方法是:
在编辑栏中输入一个等号其后接函数名,然后按Ctr+A键,Excel则自动进入“函数指南——步骤2”。
当使用易于记忆的名字且具有很长一串参数的函数时,上述方法显得特别有用。
19、如何把选定的一个或多个单元格拖放至新的位置?
按住Shift键可以快速修改单元格内容的次序。
选定单元格,按下Shift键,移动鼠标指针至单元格边缘,直至出现拖放指针箭头(空心箭头),然后按住鼠标左键进行拖放操作。
上下拖拉时鼠标在单元格间边界处会变为一个水平“工”状标志,左右拖拉时会变为垂直“工”状标志,释放鼠标按钮完成操作后,选定的一个或多个单元格就被拖放至新的位置。
20、如何让屏幕上的工作空间变大?
可以将不用的工具栏隐藏,也可以极大化Excel窗口,或者在“视图”菜单中选择“全屏显示”命令。
1.去掉默认的表格线(网线)
单击“工具”菜单中的“选项”,再单击对话框
中的“视图”,找到“网格线”,使之失效(将左边的“
×
”去掉)。
3增加工作簿的页数
单击“插入”菜单下的“工作表”,即可在底部
看到一个新名称的工作表。
一个工作簿最多可以有255张
工作表。
教你使用Excel数组公式
Excel中数组公式非常有用,尤其在不能使用工作表函数直接得到结果时,数组公式显得特别重要,它可建立产生多值或对一组值而不是单个值进行操作的公式。
输入数组公式 首先必须选择用来存放结果的单元格区域(可以是一个单元格),在编辑栏输入公式,然后按Ctrl+Shift+Enter组合键锁定数组公式,Excel将在公式两边自动加上花括号“{}”。
注意:
不要自己键入花括号,否则,Excel认为输入的是一个正文标签。
选取数组公式所占有的全部区域 先选中区域中任意一个单元格,然后按下Ctrl+/键即可。
编辑或删除数组公式 编辑数组公式时,须选取数组区域并且激活编辑栏,公式两边的花括号将消失,然后编辑公式,最后按Ctrl+Shift+Enter键。
选取数组公式所占有的全部区域后,按Delete键即可删除数组公式。
数组常量的使用 数组公式中还可使用数组常量,但必须自己键入花括号“{}”将数组常量括起来,并且用“,”和“;
”分离元素。
其中“,”分离不同列的值,“;
”分离不同行的值。
使用不在工作表中的数组 有时,公式仅占用一个单元格时也需要以数组的方式输入。
其具体原则是:
一个公式使用了数组,并且这个数组不在工作表上,就应该使用数组的方式输入这个公式。
下面介绍两个使用数组公式的例子。
1有如图所示的工作表,需分别计算各商品的销售额,可利用数组公式来实现。
单元格F2中的公式为:
{=SUM(IF(A2:
A11=″商品1″,B2:
B11*C2:
C11,0))}。
这个数组公式创建了一个条件求和,若在A2:
A11中出现值“商品1”,则数组公式将B2:
B11和C2:
C11中与其相对应的值相乘并累加,若是其他值则加零。
同时,虽然数组B2:
B11和C2:
C11均在工作表中,但其相乘的数组B2:
C11不在工作表中,因此必须使用数组公式。
2假设要将A1:
A50区域中的所有数值舍入到2位小数位,然后对舍入的数值求和。
很自然地就会想到使用公式:
=ROUND(A1,2)+ROUND(A2,2)+…+ROUND(A50,2)。
有没有更简捷的算法呢?
有。
因为数组ROUND(A1:
A50,2)并不在工作表中,因此要使用数组的方式输入公式,即:
{=SUM(ROUND(A1:
A50,2))}。
Excel97应用技巧53例
1、如何在已有的单元格中批量加入一段固定字符?
在单位的人事资料,在excel中输入后,由于上级要求在原来的职称证书的号码全部再加两位,即要在每个人的证书号码前再添上两位数13,如果一个一个改的话实在太麻烦了,那么我们可以用下面的办法,省时又省力:
1)假设证书号在A列,在A列后点击鼠标右键,插入一列,为B列;
2)在B2单元格写入:
="
13"
&
A2后回车;
3)看到结果为13xxxxxxxxxxxxx了吗?
鼠标放到B2位置,单元格的下方不是有一个小方点吗,按着鼠标左键往下拖动直到结束。
当你放开鼠标左键时就全部都改好了。
若是在原证书号后面加13则在B2单元格中写入:
=A2&
"
后回车。
2、如何设置文件下拉窗口的最下面的最近运行的文件名个数?
打开“工具”,选“选项”,再选“常规”,在“最近使用的文件清单”下面的文件个数输入框中改变文件数目即可。
若不在菜单中显示最近使用的文件名,则将“最近使用的文件清单”前的复选框去掉即可。
3、在EXCEL中输入如“1-1”、“1-2”之类的格式后它即变成1月1日,1月2日等日期形式,怎么办?
这是由于EXCEL自动识别为日期格式所造成,你只要点击主菜单的“格式”菜单,选“单元格”,再在“数字”菜单标签下把该单元格的格式设成文本格式就行了。
4、在EXCEL中如何使它象WORD一样的自动定时保存文件?
点击“工具”菜单“自动保存”项,设置自动保存文件夹的间隔时间。
如果在“工具”菜单下没有“自动保存”菜单项,那么执行“工具”菜单下“加载宏..."
选上“自动保存”,“确定”。
然后进行设置即可。
5、用Excel做多页的表格时,怎样像Word的表格那样做一个标题,即每页的第一行(或几行)是一样的。
但不是用页眉来完成?
在EXCEL的文件菜单-页面设置-工作表-打印标题;
可进行顶端或左端标题设置,通过按下折叠对话框按钮后,用鼠标划定范围即可。
这样Excel就会自动在各页上加上你划定的部分作为表头。
6、在Excel中如何设置加权平均?
加权平均在财务核算和统计工作中经常用到,并不是一项很复杂的计算,关键是要理解加权平均值其实就是总量值(如金额)除以总数量得出的单位平均值,而不是简单的将各个单位值(如单价)平均后得到的那个单位值。
在Excel中可设置公式解决(其实就是一个除法算式),分母是各个量值之和,分子是相应的各个数量之和,它的结果就是这些量值的加权平均值。
7、如果在一个Excel文件中含有多个工作表,如何将多个工作表一次设置成同样的页眉和页脚?
如何才能一次打印多个工作表?
把鼠标移到工作表的名称处(若你没有特别设置的话,Excel自动设置的名称是“sheet1、sheet2、sheet3.......”),然后点右键,在弹出的菜单中选择“选择全部工作表”的菜单项,这时你的所有操作都是针对全部工作表了,不管是设置页眉和页脚还是打印你工作表。
8、EXCEL中有序号一栏,由于对表格进行调整,序号全乱了,可要是手动一个一个改序号实在太慢太麻烦,用什么方法可以快速解决?
如果序号是不应随着表格其他内容的调整而发生变化的话,那么在制作EXCEL表格时就应将序号这一字段与其他字段分开,如在“总分”与“排名”之间空开一列,为了不影响显示美观,可将这一空的列字段设为隐藏,这样在调整表格(数据清单)的内容时就不会影响序号了。
9、用Excel2000做成的工资表,只有第一个人有工资条的条头(
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- EXCEL