配送业务部工作注意事项Word格式.docx
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配送业务部工作注意事项Word格式.docx
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采购主管编制《蔬菜、调味品报价单》,业务经理、副总经理负责审核。
交于财务内勤,并于每逢3的倍数天16:
00前发于各企业。
3、报送环节结束
二、采购环节。
1、接订单。
业务经理接到订单后,应立即通知采购主管,采购主管将手写的《企业产品订单》交采购员进行采购,同时复印一份交接单员编制电子版《企业产品订单(代送货单)》。
2、采购货物。
采购员根据《企业产品订单》采购货物,监管员对采购过程进行监督。
采购员按企业订单对产品进行分类码放,交配送业务员。
如发现货物质量差、品种不全,或分类错误等情况,由配送业务员报采购主管,对采购员一次一项处罚100元,并记入月度考核中,作为内部考核依据。
3、采购票据整理。
采购员于采购完成第2日12:
00前,将填制好的一式三联《采购入库单》,经供应商、财务主管、采购主管、业务经理签字确认后,进行票据转移。
采购员填制一式二联《营销部提货单》,经采购主管、业务经理签字确认后,交财务主管备案,用于库存核对。
所有原始单据不得出现涂改,不得出现品名、数量、金额不清楚等现象,发现一次一项扣10元,并记入月度考核中,作为内部考核依据。
票据审核完毕后,采购员于16:
00前,将粉色联转供应商(作为付款凭证),蓝色联转财务内勤用于信息录入及财务主管核算当日采购金额,白色联留底。
采购员将白色联票据每日进行装订,核算出本日采购金额,财务主管依据蓝色联核算本日采购金额,于当日19:
00前完成双方数据的核对。
发现问题及时纠正,不得拖延至第2日。
如发现一次不符合要求,落实责任,对责任人处于50元/次罚款,并记入月度考核中,作为内部考核依据。
4、退货或换货。
由采购员填制一式三联《退货单》(可用现有票据,进行标注使用),按原始采购日期,标明退货或换货日期,交财务内勤用于信息录入。
(退货权在采购员处,无需领导审核、签字)。
5、采购环节结束。
三、配送环节。
1、货物交接。
配送业务员与采购员核对清楚配送货物,重点核对是否存在装错货物的现象,负责货物运输过程中的安全,包括数量、质量。
特别注意做好防寒、防损、的保护措施。
2、营销部提货。
车辆到达五彩湾营销部后,将《提货单》交由营销主管,营销主管负责见票出货,并按企业进行分检装货,将《提货单》留存营销部,与财务主管核对库存。
3、企业交货。
配送业务员与企业收货人员核对清楚配送货物,由企业验收人员签字,将剩余两联于第2日10:
00前返回公司采购主管处,经财务主管、业务经理审核签字后,作为记帐凭证。
所有原始单据不得出现涂改,不得出现品名、数量、金额不清楚等现象,发现一次一项扣责任人10元,并记入月度考核中,作为内部考核依据。
如遇这两种情况,可在空白处备注,于当日将货物带回营销部销售,如不能销售将货物带回采购部,交于采购员填制《退货单》,按退货流程处理。
5、配送用车管理。
配送业务员在出车前,必须将时间,随车人员,所到的企业在采购主管处登记。
车辆加油地点确定为:
乌鲁木齐,五彩湾镇。
不得私自在行车途中加油,如遇特殊情况通知采购主管,同意后方可加油。
车辆加油时必须两人或两人以上在现场,记录加油前公里数,本次加油量、加油金额。
6、货款回收。
配送业务员收取的全部货款必须于当日交回营销部主管处,营销部主管每三日将货款存入公司指定帐户(或带回公司),并将货款明细交回采购部财务主管处,用于核对应收账款。
7、配送环节结束。
四、财务环节。
1、录单及现金管理。
财务内勤于每日19:
00前完成当日《采购入库单》《企业产品订单(代送货单)》的录入,一次一项未按时完成罚款10元,每延时1天扣10元,并记入月度考核中,作为内部考核依据。
财务内勤于当日19:
00前将《现金日记帐》报公司会计、出纳处,用于备用资金的申请。
2、应付帐款登记。
财务内勤于每月5、10、15日依据财务主管、采购主管、业务经理签字确认后的粉色《采购入库单》底联,支付供应商货款,并按日期整理,贴到票据粘贴单,交财务主管处。
财务主管每周五18:
00前,完成已付货款、未付货款、应付货款的汇总、统计,并于每周一交公司出纳处,冲前期配送业务部借款。
出纳根据《现金日记帐》审核已付货款是否正确。
于周一下午16:
00前交公司会计处。
3、《每日采购、销售明细及汇总表》打印。
财务主管于第2日14:
00前完成财务内勤信息录入的审核工作。
打印每日采购、销售清单,采购、销售汇总单,后附每日采购、销售原始单据。
重点审核明细与汇总金额是否一致。
4、《每月采购、销售明细及汇总表》。
财务主管于每月27日完成上月26日至本月25日汇总后的《采购、销售明细单与汇总单》。
重点是审核明细与汇总单金额是否一致。
5、采购发票规定。
业务经理于每月27日前根据财务主管提供的《月采购汇总单》中的明细金额,完成采购发票的开具,交会计主管转公司会计处。
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