工作实务及文书写作文档格式.docx

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　　过了一会儿，钟秘书开始脱毛背心：

“这屋里太热。

“周总，咱们俩既是老同学，又是合作伙伴，咱们俩得干了这杯。

”两人干完。

　　钟秘书主动敬酒：

“各位老总，难得大家有缘相聚，又难得周总和王总有着这么深厚的友谊，我敬周总和各位一杯，愿我们的合作顺利。

　　钟秘书一边给旁边的钱先生夹菜，一边问：

“钱副总，你们公司这两年生意这么火，员工的收入一定不错吧，像部门经理级的月薪都能达到5000以上吧。

　　钱先生为难地说：

“你们的公司做得也很不错嘛，彼此彼此啦。

”钟秘书一边听着一边用牙签当人面剔牙。

　　这时钟秘书的手机响，钟秘书：

“对不起，我要接个电话。

”离座出去，在包房外面，钟秘书：

“你说什么，一车间出事故了，一个工作的手被轧断了，好，你不要离开，我马上向王总汇报。

”拿出便签本，在上面写了几句话，进去到王总身边递给他，然后退出。

王总看完，过了一会儿，说：

“我有个电话，对不起，失陪一下。

”走出来。

“刚才公司的值班室来电话说一车间一名工人把手给轧断了。

”王总：

“送医院了么？

”钟秘书：

“已经送了，他们主要怕工人的家属来闹怎么办？

“我现在一时半会儿也走不开，这样吧，你让在公司留守的马副总经理先处理一下这件事，等送走周总他们，我马上赶回公司处理。

”然后回到包房。

钟秘书继续打电话：

“马总吗，我是钟秘书，王总让我转告您……”过了一会儿，钟秘书回到包房，向王总示意“OK”的手势。

参考答案：

1、宴请订菜，没有考虑客人的情况和饮食习惯。

错

2、宴请选择的地点不合适，不够安静。

3、引领客人的动作和手势正确，合乎礼仪要求。

对

4、宴请的座次不正确，不应让客人坐在门口，也不应让客人坐在一起，应与主人相间而坐。

5、能主动帮客人抽出座椅，合乎礼仪要求。

6、钟秘书抢在上司前说话。

7、发现有回民，能主动道歉，并及时调整合适的菜肴。

8、用自己的私筷给客人夹菜，不讲卫生。

9、当着客人的面脱毛背心，不讲礼貌。

10、领导敬酒后，能主动敬酒，注意礼仪。

11、谈论不适宜的话题，如向别人打听收入。

12、当别人的面剔牙，不文明。

13、能用礼貌用语，向客人道歉，然后出去接电话。

处理方式正确。

14、能正确使用便条的形式向上司报告不便明言的事情。

15、能按上司的要求通过电话处理各种紧急的事务。

16、能以暗示的方式向上司报告处理结果，与上司有一定的默契。

（三）案例分析题示例

时间：

某日上午

公司经理办公室

四达公司经理秘书初萌，女；

维达公司张经理，男

电脑、各类文件夹、电话机、办公文具、文件柜、沙发、纸笔、手机、暖瓶、茶杯

情景一

　　初萌身着圆领无袖衫，下身穿牛仔裤，脚上穿着旅游鞋，走进办公室。

　　办公室桌椅整齐，时钟特写：

7：

50。

初萌打开窗户，调整好百叶窗的光线。

然后坐在办公桌前开电脑。

（动作特写：

先开主机，后开显示器。

）桌面上很零乱地堆放着文件。

初萌一一归入办公桌上的文件夹中。

文件夹特写，有“急件”、“要件”、“密件”等字样。

　　这时，电话铃响了（电话的位置位于初萌的左手边）。

初萌迅速拿起听筒。

初萌：

“你好！

四达公司。

　　初萌：

“哦，王经理，您有什么指示？

”边说边从电话旁拿起纸笔。

“好的，我记一下。

”边说边记，“后天上午九点，在公司第二会议室，开关于新产品研发的会。

好的。

我会通知各部门负责人到场的。

”（画面淡出）

情景二

　　初萌正坐在电脑前打一份文件。

闪过标题：

新产品开发计划书。

她的手机放在显示器旁。

这时，有人敲门。

“请进。

”客人推门而进，同时初萌起身迎接。

“您好，我是秘书初萌。

”初萌边说边伸出手。

双方握手。

客人：

“您好，我是维达公司的。

”迷说边递过名片。

初萌双手接过名片，边看边念：

“噢！

维达公司的张经理。

您快请坐。

”说完，拿起暖瓶给客人沏茶。

特写：

茶水较满。

　　客人：

“谢谢！

”边喝茶边看着电脑屏幕。

（屏幕正对着客人）

“不客气！

请您慢用！

”说完，坐回到办公桌前。

“这次来是想和王经理商讨一些事情的。

”初萌：

“您没有预约吧？

”边说边从文件夹中抽出“秘书工作日志”翻看。

“是的，我顺路经过这里。

“您看真不巧，我们王经理到工地去了。

您看后天上午行吗，十点钟，王经理会在办公室。

”客人：

“好的，我后天再来。

再见！

”客人起身。

“再见！

”在秘书工作日志上写下：

10：

00，会见维达公司张经理。

接着又抽出上司工作日志写下什么。

客人自己拉开门走了。

1、着装不符合职业要求。

2、能够提前到办公室做好工作准备。

3、办公室通风、光线良好。

4、电脑开机顺序错误。

5、下班前没有整理办公桌。

6、能够将文件进行分类。

7、保密文件应锁入文件柜中。

8、电话放置位置正确。

9、能够及时接听电话。

10、电话应答语正确。

11、电话旁能事先准备好纸和笔，方便记录。

12、能够做电话记录。

13、手机不应放在显示器旁。

14、握手礼仪正确。

15、接名片礼仪正确。

16、茶水斟得过满。

17、保密工作没有做好，电脑不应放在客人能够看到屏幕内容的地方。

18、能够使用工作日志进行时间管理。

19、日程有变化时能够及时改动工作日志。

20、送客礼仪不正确。

（四）工作实务题示例

背景说明：

你是宏远公司行政秘书高叶，下面是总经理苏明需要你完成的任务。

便条

高叶：

　　为开源节流，发挥员工的最大能力，公司准备调整目前人员的工作模式。

拟安排研发部门的一些科技人员在家工作，请分析在家工作模式的优缺点。

另外，请简要介绍目前在一些组织中运用的其他较新的工作模式以供参考。

总经理苏明

2007年3月5日

1、在家工作模式优缺点

（1）在家工作模式含义：

指人们在家中执行企业或团队交给的工作和任务，通常减少在在的工作时数，而增加在家里的工作时数。

（2）优点：

节省办公室的空间和资金；

能把往返于办公室花费的时间用在工作上；

有更大的灵活性安排管理自己的时间，安排工作与生活；

减少高峰期交通拥挤，减少交通污染；

工作人员也能减少交通费用。

（3）缺点：

需投资计算机和电话给工作人员，以保持联系和能在家中开展工作；

有的家庭环境嘈杂，缺乏适宜的办公环境和位置，工作难集中注意力；

组织更加难以监督、管理和控制工作人员的工作；

同事之间业务交流和情感交流减少，团队意识减弱，会感到寂寞；

与专业人员和社会联系也减少。

2、其他工作模式

（1）弹性时间工作模式：

在灵活的体制下允许员工对一天工作起止时间弹性化并积累计算总工作时间的一种方法。

（2）远程工作模式：

指通过电话或计算机等现代工具在异地接受指令完成组织交给的工作的方法。

这些人员可以在家工作，也可以在当地的工作间工作，还可以组成本地团队，设立主管与总部保持联系。

（3）虚拟办公模式：

通过电话和计算机等现代工具和技术使所有任务能在一个虚拟的环境中执行，同时，管理者也在虚拟环境下对员工的工作进行管理的一种工作模式。

（4）兼职工作：

是指一人在多家企业或单位兼职，充分发挥其专业技能，其兼职的组织与其协商好兼职的期限、任务、费用，并以合同确立的工作模式。

（5）定期合同制工作模式：

是指为完成某项任务聘用一些专门技术人员，并制定合同时确其权利和义务，直到完成项目的工作模式。

有的还采用承包一项特定任务的形式。

（6）交替工作模式：

常由两人共同承担一项任务，每人工作一部分时间，但必须有段重叠的工作时间以交换信息，商议工作进度，共同完成工作。

（7）临时办公桌形式：

由于在家工作、远程工作、弹性时间工作及兼职工作人员没有或不需要有固定的办公桌，来到企业工作时临时安排空闲的工作位置办公。

工作人员没有固定的办公桌，文件和信息存放在计算机网络中，书面文件存放在存储间的一辆小推车上，当他们来工作时，领取手推车，然后使用企业中一个空闲的工作位置。

（三）工作实务题

你是宏远公司行政秘书钟苗，下面是行政经理苏明需要你完成的任务。

钟苗：

　　公司新成立的产品推广部的人员及办公用房都已确定下来，你需要尽快布置他们的办公室。

请你向我说明如何完成这项工作。

行政经理苏明

参考答案

布置办公室的程序如下：

1、对各部门的业务工作内容与性质加以考察与分析，明确各部门及各员工间的关系，以此为依据确定每位员工的工作位置。

2、列表将各部门的工作人员及其工作分别记载下来。

按工作人员数额及其办公所需要的空间，设定其空间大小。

3、根据工作需要，选配相应的家具、桌椅等，并列表分别详细记载。

4、绘制办公室座位布置图，然后依图布置。

5、对设备的安放提出合理建议。

秘书钟苗、同事周伟、张总（声音）、李经理（声音）

印章、带存根的介绍信、用印申请单、电话

场景：

秘书办公室

　　秘书钟苗着职业装坐在办公桌前整理文件。

镜头扫过办公室，环境整洁，但地面有裸露的电源线。

门口有灭火器。

　　电话铃响下，钟苗及时拿起听筒：

伟南公司。

”听筒中传来同事周伟的声音：

“钟苗，我一会儿要去天地公司联系业务，你给我开张介绍信。

”“好的。

”钟苗答道，“别忘了填张用印申请单。

”周伟：

“好的。

　　电话铃又响了，钟苗及时拿起听筒：

”听筒中传来张总的声音：

“钟苗，今天下行我临时有个会议，原定召开的各部门经理会议挪到明天下午吧，时间地点不变，你安排一下。

”钟苗：

我马上安排。

　　放下电话，钟苗从文件夹中抽出“上司工作日志”，在上面做了修订；

又抽出“个人工作日志”做了修改。

　　钟苗拿起电话，拨号。

“后勤吗？

我是钟苗，今天下午的会取消了，就不用会议室了。

会议改在明天下午举行，我预订一下会议室。

时间还下午两点钟。

　　“好的，谢谢啊！

”钟苗放下话筒。

　　“得赶紧通知各位经理。

”钟苗自语道。

她继续拨电话：

“销售部吗？

请问赵经理在吗？

赵经理，我是钟苗，今天下午的会议取消了，改在明天下午进行……”

　　（画面淡出）

　　钟苗继续整理文件。

周伟推门进来，把用印申请单递细钟苗。

　　周伟：

“这是用印申请单。

”（特写）

伟南公司用印申请单

文件标题介绍信

发往单位天地公司份数1

用印日期2006年10月22日用印申请人周伟

批准人备注

　　钟苗接过来看了看，说：

“哟，你们部李经理没有签字，我不能给你盖章。

”周伟有些着急，“我已经跟李经理说过了，他同意了。

”“别急，我问一下。

”钟苗说着拨通了李经理的电话。

　　钟苗：

“李经理，周伟去天地公司联系业务需要开介绍信，您没有在用印申请表上签字，您看怎么办？

”李经理：

“噢，这事我知道。

我正在开会，你先给他开介绍信，一会儿我补一下签字。

　　钟苗随手从桌子上的文件夹中取出介绍信，填好相关内容，然后从抽屉里拿出印章。

（特定：

章的位置正确，骑年盖月，但章盖倒了。

）

　　钟苗将介绍信撕下递给周伟：

“给。

”“谢谢！

”周伟接过来看了看，“钟苗，能不能给我开几张空白介绍信，每次都要找经理签字，太麻烦了！

　　钟苗一边在文件夹中找“用印登记本”，一边回答：

“这恐怕不行，你用的时候再来开就是了。

”“那好吧。

”周伟无奈地说，“我走了啊！

“再见。

　　钟苗翻开“用印登记本”，根据“用印申请表”在上面进行登记。

1、秘书着装正确。

2、电源线裸露，存在安全隐患。

3、放置灭火器，有安全意识。

4、接听电话及时。

5、电话应答语正确。

6、知道用印需要填定申请单。

7、能够对工作日志及时进行修改。

8、能够管理上司工作日志。

9、能够及时预订会议室。

10、能够及时将会议变动信息通知相关人员。

11、用印申请表上必须要有负责人签字。

12、碰到不明确的情况，能够主动向上司请示核准。

13、介绍信应放在加锁的抽屉里，随用随开。

14、印章必须要加锁保管。

15、文末落款位置正确，骑年盖月。

16、文末章盖倒了。

17、没有盖骑缝章。

18、不能开空白介绍信。

19、用印后能够进行用印登记。

便条

　　从你昨天反映的情况来看，最近公司有的部门内部成员之间、部门之间的协作确实出现了一些问题。

为加强内部管理，我拟组织一次部门主要负责人的面对面沟通会。

请你就以下问题给我提些建议，并以备忘录形式发给我。

谢谢。

1、提高团队士气的方法。

2、团队任务的分配方法。

3、上级管理部门与团队之间的信息沟通交流途径。

总经理：

苏明

2007年2月12日

备忘录

发给：

发自：

高叶

日期：

主题：

关于团队工作

1、提高团队士气的方法

（1）有一个良好的工作环境

（2）让队员了解团队的使命

（3）努力的目标相同

（4）记住每个队员是独立的个体

（5）创立团队识别系统

（6）分享成果

（7）确保团队正面气氛

2、团队任务的分配方法

认真筹划确定团队工作所需的资源、重要的阶段点、计划时间表，以及团队中每个成员的个人任务和责任。

公平分配每个成员工作。

分配工作时，应考虑下列因素：

（1）团队成员工作经验的多少

（2）每人承担的工作总量

（3）尽可能变化着平均分配任务

（4）应考虑团队成员的特长爱好，发挥每个人的积极性

（5）组织团队会议，公开化讨论

（6）在实施执行中要有灵活性，随时重新调整工作任务

3、上级管理部门与团队之间的信息沟通交流途径

（1）定期向上级主管部门提交书面报告

（2）由团队领导定期向上级主管口头汇报团队的简要情况，保持团队领导与上级主管的个人接触

（3）上级管理部门的领导亲自参加团队的有关会议

（4）通过举办团队工作进展情况的展览等途径实现管理部门和团队之间的沟通

管理部门与团队之间信息沟通通常是上述这些交流方法的组合

上午9点

业务部秘书初萌业务部经理冯建客户王佳

必备物品：

计算机、电话、分类的文件夹、记录纸、笔、杂乱物品（报纸等）

情景一（初萌办公室）

　　初萌身穿职业装端坐在电脑前打字，办公桌上物品摆凌乱。

　　经理冯建推门进来：

“初萌，下星期的会议通知你准备好了吗？

”初萌起身：

“哦，冯经理，都整理好了。

”初萌在乱放的文件堆里找来找去：

“您稍等啊，哪去了？

哦，在这儿！

给您。

”拿出一张纸转身递给了冯经理。

　　冯经理：

“你的工作习惯该改改了！

对了，一会儿你先给我印盒名片，要总经理那种的。

还有，明天香港的孙老板到京，你再落实一下宾馆。

冯经理，下周您在上海的会要没有变化的话，我就订房间了。

“嗯，你去订吧。

我现在有个急事要马上出去，一会儿我有个客人要来，你先帮我接待一下。

“好的，您放心吧。

　　冯经理走出房间。

　　初萌翻找出大上海宾馆电话。

是大上海宾馆吗？

”宾馆前台：

“您好，我是大上海宾馆，愿意为您服务。

“我是宏远公司。

5月19号我公司订了一个套房，我们下周五到。

请问房间都准备好了吗？

”宾馆：

“请稍等，我马上查一下。

对！

没问题，在1508房间。

我们恭候客人的到来。

”　初萌：

“1508房间，谢谢，再见。

”边说边记下来。

　　宾馆：

　　初萌正打算关电脑，有人敲门。

“谁呀？

进来！

”王佳推门而入：

请问这是业务部吗？

”初萌坐在那里，抬眼看着来人：

“这里就是。

你找谁？

”王佳：

“冯经理在吗？

我跟你们冯经理约好了。

　　王佳说着掏出名片，双手递给初萌。

初萌用左手接过名片，随手放在桌上，同时马上变得热情起来，招呼道：

“啊，刚才冯经理还等您呐。

不过这会儿他有点急事要办，让您稍等会儿，他马上就回来。

您先坐。

　　初萌让王佳坐下，转身倒水，用纸杯招待客人（特写）。

“您是习惯喝茶还是开水？

“不客气，都可以。

　　这时，电话铃响起，铃响四遍后，初萌拿起电话：

“谁呀，打错了。

”挂断。

　　初萌坐下后开始与客人交谈。

“我在报上经常看到对您公司宣传，我想买你们那个新的产品，可以优惠吗？

”王佳犹豫着：

“……我回去给你想想办法。

“您知道吗？

我们公司刚刚研制出的WEC产品，马上就要投入市场了。

这回，我们能大赚一笔。

哎，你们公司待遇怎么样啊？

……”（淡出）

1、着装符合要求。

2、环境不整洁，办公用品摆放凌乱。

3、能够提前准备会议通知。

4、能熟练操作办公室事务，提醒上司的工作安排。

5、能够用电话确订为上司订客房。

6、订房间没有事先查对标准。

7、电话语言规范正确，认真记录。

8、没有做到热情迎客，语言动作均不礼貌。

9、对待客人不能一视同仁，前后态度反差太大。

10、接名片动作不规范。

11、接过名片后没有认真阅读，随手丢在桌上，对客人不礼貌。

12、送饮品能征得客人意愿。

13、没有遵循接电话“响铃不过三”的原则，电话接应不及时。

14、对待错打过来的电话，语言、态度不符合要求。

15、不懂得与客人沟通时的语言禁忌，为个人谋私利。

16、没有保密意识，将公司新产品秘密泄露出去。

17、随便问客人公司的待遇情况。

（四）工作实务题

　　以下是我下星期一（3月19日）要参加的一系列活动：

　　上午如开董事会议，所有的经理都参加；

　　上午给参加员工培训课的新员工讲话；

　　中午与光华公司董事长马明及其夫人共进午餐；

　　下午前往阳光公司拜会市场开发部的经理高原；

　　下午会见丽康公司销售部经理张建。

　　请你抓紧时间为我作一合理安排并将其填入工作日志中。

谢谢

行政经理：

2007年3月15日

　　苏明经理下星期一工作安排及工作日志见下表：

经理工作日志

2007/3/19星期一

时间

内容

地点

9：

00~10：

00

处理日常事务：

如阅读文件、处理信件等

办公室

10：

15~11：

15

经理主管会议

董事会会议室

11：

30~12：

给参加员工培训课的员工讲话

员工培训中心

12：

30

与光华公司的董事长马明及夫人共进午餐

王朝酒店2楼西域厅

14：

00~15：

下午会见丽康公司的销售部经理张建

会客室

15：

45

下午前往阳光公司拜会市场开发部的经理高原

阳光公司

秘书初萌（女）、销售部张伟、公关部李力、天地公司职员（声音）

电脑、热感传真机、一份白纸打印的文件（两页，上有回形针），一份深色纸打印的文件（两页，有回形针）、一卷未拆封的传真纸、传真纸卷轴、一份物品领用申请表、两本复印纸、笔、“库存记录”本

秘书办公室，要求有桌椅、电脑、传真机、沙发、储藏柜、电话等。

　　初萌身着职业装，坐在电脑前打文件。

桌面零乱，传真机上压着一大摞文件。

（镜头扫过周围环境，能够看出电脑屏幕没有对着门口，坐在沙发上亦无法看到屏幕）。

　　销售部的张伟走进来，手里拿着一个文件夹。

他从中拿出两份文件。

　　张伟：

“初萌，帮忙给天地公司发一份报价单。

我们打了两份，你看哪份发过去效果会更好些？

“我看看。

”初萌接过原稿，将深色的文件还给张伟，扬着手中的文件说：

“就发这份吧！

你在沙发上等会儿。

”张伟在沙发上坐下。

　　初萌将传真机上的文件放到桌子上。

然后插上传真机的电源，传来报警声，红色报警灯闪烁，初萌看了一眼液晶显屏，自语道：

“可能没纸了。

　　初萌打开传真机，从中取出纸卷轴。

转身从储藏柜中拿出一卷新的传真纸，拆开包装，顺便用手指甲在纸的一面划了一下，出现黑色的划痕（特写）。

初萌将传真纸装好，盖上面板。

　　初萌取下原稿上的回形针，磕齐后正面朝下放入传真机中，然后拿起话筒，拨号码。

我是宏远公司的初萌，要给你们经理发一份传真，请给我一个信号。

”（画外音）“好的。

”听筒中传来信号音。

初萌按下“开始”按钮，然后放下听筒，传真机开始发送传真（特写）。

　　传真发送完毕，初萌再次拨通对方电话：

我是宏远公司的初萌。

请问传真收到了吗？

字迹清楚吗？

”对方：

“收到了，很清楚，谢谢！

“不客气。

　　公关部的李力拿着一份“物品领用申请表”走进办公室，“初萌，领点儿复印纸。

”初萌接过申请表将其放在桌子上。

（特写：

领用人、主管都未签名，日期也未填写）

物品领用申请表

申请部门：

公关部

领用物品名称

数量

备注

复印纸

2本

领用人：

主管审核：

发放人：

　　初萌转身去储藏柜中拿出两本复印纸递给李力。

李力说：

“再给