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工作环境:
解决噪声、光线、卫生等方面的问题,提高工作环境舒适感;
工作时间:
避免长时间工作,持续工作不代表着高效率;
工作意义:
了解自身工作的意义和重要性,工作时多动脑,主动去发现和创造自己工作
中的乐趣;
工作技能:
加强业务技能,使工作更加得心应手,减少压力;
时间管理:
学习时间管理技巧,消除时间紧张带来的压力;
沟通人际:
重视沟通,消除人际关系障碍。
原则3:
移一一转移与发泄
对于无法消除压力源的事,可以通过转移注意力或合理发泄,减弱压力。
做不相关的事,或
者找个人倾诉,都可以有效缓解压力。
一招鲜:
女性承受压力强于男性的秘诀
女性比男性能够更好地承受压力,这是因为她们更懂得通过购物、与人聊天、哭泣等手
段,转移注意力或合理发泄压力。
职业高招:
压力日记
当你感到压力重重时,可以在你的压力日记里写下承受压力时的感受信息,这是一个发泄和自我对话、自我调整的好方法。
压力事件描述(发生的时间、地点、导致它发生因素)
症状表现
心理感受
如何处理
处理后效果如何
处理后的相应症状
处理后的心理感受
原则4:
留一一保留适度压力
压力管理,并不是要消灭所有的压力。
举例:
鲶鱼与压力
一个挪威渔民以打鱼为生,别人打的沙丁鱼常常在运往市场的路上就死掉了一半,而唯独他打的鱼到了买者的手中仍是活蹦乱跳,总能卖个好价钱。
探其秘诀,原因是他在每次运输之前,都要在鱼仓中放上几条凶猛的鲶鱼,鲶鱼在路上吃沙丁鱼,使性情懒惰的沙丁鱼不断受到刺激。
这样,虽然损失了一些沙丁鱼,却使其他受到刺激的沙丁鱼在压力中生存下来。
经科学研究发现,适度的压力可以使人集中注意,提高忍受力,增强身体活力,减少错误的发生。
在这种适度压力的状态下,人们能积极地调动内在潜力,增强自信心,激起进取、
创新意识。
需要注意的是,每个人承受压力的水平不同,所以要把握好压力的“度”。
三、通过控制和放弃,释放潜能
1、控制节奏
往往当你对事物取得控制权时,你会觉得压力顿消,游刃有余。
你需要控制自己的日程节奏。
你通常在什么时候写东西头脑清醒,思路流畅?
什么时候情绪
饱满,能够做重要的事?
什么时候精神欠佳,需要休息?
总结自己的生物钟规律,配合安排各类事物,以使做每件事的效率最大化。
(点击“了解你的人体生物钟:
请点击链接,了解详情”,可链接“学习帮助”。
(见附一))
你同时需要控制做事的时机。
并不是什么事都是越快越好。
势
做事需要顺势、借势、造势
有了一个好的开始,需要立即顺势而为,耽误了时间,就是失去有利时机;
自己没有势时,可以借别人的势;
无势可借时,可以造势。
练习:
请分辨下列各项行为分别属于哪一个类别?
单位本周开始上办公室自动化系统,员工们积极尝试各种功能。
马上推出OA配套职业化培训,让员工熟悉并使用各项功能,促进员工办公效率及职业化程序的提升。
(顺势、借势还是造势)
在“名师讲保健养生”的讲座现场外面,开展义诊和保健品宣传活动。
(顺势、借势还是造势)
某项新产品在全国开展“百城巡展”活动。
2、有取有舍
我要学英语、我要学电脑、我要学管理、我要学技术……;
项目A收益好,项目B有前途
我想练瑜伽,我想练慢跑,我想游泳;
每个人都有这样那样的想法、机会和选择。
但是,由于时间与精力的限制,过多的机会和选
择,反而会增添无限的压力。
要想减少压力,最充分地利用自己的时间和精力,发挥自己的潜能,你必须学习选择和放弃。
你可以:
A.审视目标:
做事之前,首先要审视目标、确认目标是否可行。
不追求尽善尽美,也没有必要对所有的事
务都负责任。
紧随目标,进行取舍。
B.衡量自身能力:
任何事都要量力而行,根据自己的能力去衡量所承受的负荷,选择最有价值的事。
职业智慧:
在当今的中国,到处都是机会,成功的关键不是你有了多少机会,而是你是否学会
本节我们学习了如何:
识别直接压力与深层压力;
采用“分解移留”原则应对压力;
通过控制和放弃,释放潜能;
要实现和谐的工作与生活,你不仅需要学会掌控压力,还需要学会如何让工作更加有效率,敬请关注下一节:
让工作更加有序。
二、让工作更加有序有序的工作,可以提高工作效率,避免浪费时间,从而减轻我们的压力,达到工作的平衡。
要让工作更加有序,我们需要学会:
抓住重点
按照正确的顺序安排工作
管理记忆
一、抓住重点
要让你的工作更加有序,首先需要做到:
关注重点。
先来看看一条重要的法则:
帕累托法则,即80/20法则。
80%的产出,来自于20%的投入;
80%的结果,归结为20%的起因;
80%的成绩,源于20%的努力;
20%的产品或客户,覆盖了组织80%的营业额。
80/20法则提示的是在原因和结果、投入和产出、以及努力与回报之间存在的一种不平衡关系。
在一组事务中,其中一小部分体现出的价值或重要性远远高过其它大部分。
从广义上讲,任何一组事务中,80%的价值来自于20%的部分。
从80/20法则,可以看出并不是所有工作都是同等重要的。
可以假定大部分(80%)的工作
结果来自较小比例(20%)的工作相关活动。
所以我们关注重点,就是要把有限的时间与精力,更多地投入到可以创造大部分价值、获得高回报的那部分重点工作中。
你要对员工进行某项软件系统的培训:
考虑80/20法则前:
你会按照指导手册各章节顺序对新员工进行培训。
考虑80/20法则后:
经考察发现,你发现员工最常用的部分是其中的第5、6两个部分。
于
是,你安排把大部分的培训时间放在这两部分的培训上。
结果:
受训员工使用该软件系统效率明显提升。
、按照正确的顺序安排工作
并非找出重点就能够保证工作有序进行,还需要注意合理安排好工作的先后顺序。
我们先来做个小练习:
小练理智慧:
把以下四件物品按先后顺序放入瓶中,还能再装装入尽可能多的东西,且不满出来。
一名教授在给学生上课时,做了一个实验。
他往一个玻璃瓶里装满了大石块,
然后问学生们:
:
石“还能碎石装么沙子、水学生们一致答乱?
“不能”。
教授就拿出一把小石子把瓶子块縫碎填满沙子、水又问道:
“还能再装么?
”,学生们又一致答道:
“不能”。
教授笑了笑,又拿出一把细沙,把瓶子的缝隙填得更满,再次问道:
“还能再装
(如果上述例子制作有困难丄就采取以下替代方案:
)
么?
”,当听到学生们肯定地答道“不能”时,他又拿出一瓶水倒了进去……
各种类型的工作,就好像瓶子里的石块、碎石、沙子和水一样,应当讲究科学的先后顺
序,才有可能在有限的范围内,放入更多;
在有限的时间内,实现更高效率。
石块类事物:
日常基础性工作,在没有紧急状况的条件下,应当首先确保完成。
如果因忙于
琐碎事务,而把此类重要的事搁置起来拖到最后一刻,不仅时间仓促,质量和效果也不能令人满
意。
此类工作如:
中长期计划
制度建设
防患未然
改进产能
建立人际关系
发掘新机会
规划、休闲
碎石类事物:
一些突发性事情。
这些突发性工作无法避免,但通过坚持石块类工作,防患于未然,可以减少和避免碎石类工作的出现。
危机(如负面消息报道)
急迫的问题
有期限压力的计划
沙子类事物:
一些有待于解决但不重要的工作。
可以通过更好地计划和授权,更多地设立规则,尽量减少此类事物。
不速之客
突然打来的电话
突然发来的信件与报告
突然的会议邀请
受欢迎的活动
水类事物:
可做可不做的工作。
相对于有难度或压力的工作,有时人们会倾向于选择这类更让人感到轻松的琐事,无形中拖延了有难度但更重要的前几类工作的进展。
因此,需要避免花费
过多宝贵的时间与精力在此类事物上。
繁琐的工作
无关紧要的信件
无法紧要的电话打发消遣时间之事
总结以上内容,我们可以得到一个有效方法:
“工作80/20法”:
工作80/20法
第1步:
列出你工作中的所有主要职责。
第2步:
按照石块、碎石、沙子、水四类工作的特征,将所有待做的工作分类并排序。
第3步:
找到排在最前面的2-3项工作。
第4步:
确保你的80%的时间放在这些工作上。
通过这个方法,你就能够更出.色.、更高效、更有序地完成工作了。
三、管理记忆
繁忙的工作中,要想做到井然有序,还需要防止意外,做好记忆与备份管理。
我们可以通过以下三个重要途径,做好记忆管理:
•随时记录
•设置提醒
•及时备份
1、随时记录
“好记忆不如烂笔头。
”
工作日志
准备一个日志记录本,随手记录相关信息,如每天打电话时沟通的信息、开会时讨论的细节以及你的灵感等。
当你的上司向你询问某些细节时,你可以翻到相应日期的记录,迅速应对。
随着办公自动化的普及,大量的办公软件开始代替传统的纸笔记录,我们可以充分加以利用。
例如:
工作中频繁运用电子邮件来进行沟通的人,可以使用outlook来管理自己的邮件,
这样日常收发的邮件都会记录在系统里,可以作为日常工作信息的重要记录线索。
2、设置提醒
工作要保持有序,重要的事情不仅不能错过,而且需要提前做好充足的准备。
可以利用现代办公设备,充当提醒重要事项的好帮手。
任务的最后期限、重要的会议、所在单位的重要事件、家人的生日……,都可以通过手机或
电脑系统中的提醒功能,提前提醒,以做好准备工作。
有的提醒功能可以设置为每年、每月或每天重复提醒,例如更方便了。
最重要的是,当你意识到将来的某件事需要提醒时,不妨心无忧了。
outlook软件中的提醒功能,就
立即设置提醒,这样你就可以放
3、及时备份
现在工作中庞杂的数据,不可能完全靠我们的大脑来记忆,
需要依靠相应的数据系统或资料
文件来记录。
意外停电、电脑故障、操作失误、遗失损坏……,这些突如其来的意外时有发生,如果没有
完备的备份系统,往往也会严重打乱工作的秩序。
及时备份,为我们的有序工作提供了切实保障。
案例:
“9?
11”中的奇迹
在“9?
11”纽约世贸中心惨剧发生之后,许多公司的商务资料瞬间被毁,但同样罹难
的美国三大投资银行之一摩根?
斯坦利,却在第二天就正常运转。
据美国明尼苏达大学的一项研究显示,金融企业在由于灾难而导致的突然停止运营
后,两天之内所受损失为日营业额的50%,若两个星期之内无法恢复信息系统,50%的公
司将陷入业务停顿,43%的公司甚至再也无法开业。
摩根?
斯坦利之所以得以生存,就在于其完备的数据远程灾难备份系统,能够将最新最完整的数据备份到位于新泽西州的服务器上。
我们的工作也是一样,你可以考虑定期备份以下数据:
通讯录
客户资料
往来邮件
项目数据
设备维修手册、发票及用户密码
有了定期的备份,当不幸碰到“9?
11”事件时,你就能成为第二个摩根?
斯坦利了。
通过
抓住重点;
按正确顺序安排工作;
管理记忆;
相信你一定能将自己的工作安排得更加井然有序,更加平衡。
努力实现工作上的平衡时,我们还需要争取工作与生活的平衡,敬请关注下一节:
达到生活与工作的平衡。
三、达到生活与工作的平衡
工作不是一个人的全部,工作与生活,两者相辅相成,彼此促进彼此影响。
那么,如何能够达到生活和工作的平衡呢?
一、你是否处于不平衡的状态?
你是否感到:
焦虑、烦躁、情绪失控、无休止的工作、没有休息的时间……
其实,你此刻正处于不平衡的状态。
以下是失衡的重点表现:
表现一:
工作就是全部。
两点一线,工作——回家休息睡觉——工作,吃饭仅仅是为了有能量工作,休息仅仅是为了有精力工作,节假日也在考虑工作的事,没有消遣娱乐,一切均以工作为重心。
表现二:
情绪失控。
看什么都不顺眼,或者一点事不顺心就大发雷霆,脾气坏,情绪易失控。
这时候很可能不是周围的事物出现了问题,而是你自己出了问题。
长期工作多、压力大,容易造成这种失衡状态。
表现三:
陷入低潮。
一蹶不振,无法走出失败和低迷,失去信心、勇气和激情,接二连三地失败,导致恶性循环。
如果你的情况符合以上三类表现之一,就要警惕是否处于失衡状态了。
二、需要平衡的方面
要达到全面的平衡,就是要达到健康、精神、生活、工作四方面的平衡,缺一不可。
而大多数人只注重工作,忽略了其他三方面的平衡。
1、精神:
学会“主动休心”
现代快节奏的工作与生活,令人忙忙碌碌无法止步。
你知道你是为什么而忙吗?
你现在正努力取得的目标和结果,是你真正想要的吗?
你现在决策、做事的原则,是否偏离了你根本的价值观和信念?
你周围的环境是否已经发生了变化?
你的规划需要调整了吗?
主动休心,就是在身心达到临界状态时之前,主动审视和调整,以达到身心平衡。
付疲劳和疾病的“灵丹妙药”。
要想保持健康的身体,除了坚持锻炼之外,还可以注意以下两种有效方式:
i.通过伸展运动解除慢性疲劳
长期工作造成的慢性疲劳,通过剧烈运动或静态休息,都无法有效解除。
对付“慢性疲
劳”最科学的方法,是做一些适当的伸展运动。
如,瑜伽、体操等。
伸展运动可以促进血液
循环,消除由于长时间保持同一种姿势工作而造成的乳酸堆积,解除疲劳感。
ii.保持身体碱性环境降低生病可能
正常人的身体环境呈弱碱性。
日本著名医学博士柳泽文正曾做过一个实验:
100名癌症病患者抽血检查,结果100个
癌症患者的血液,都呈酸性,也就是酸性体质。
据统计,85%的痛风、高血压、癌症、高脂
血症患者,都是酸性体质。
酸性体质是人体大量摄入高脂肪、高蛋白、高热量食物的结果。
因此,少吃“三高”食物,多吃碱性食品,可以降低身体酸性化的可能,防止百病入侵,保持健康体魄。
3、生活:
与家人、朋友和自己有约
上一次你与自己的家人一起高高兴兴地外出游玩是什么时候?
你多久跟你的同学或朋友聚会一次?
你上一次做自己真正喜欢的事是多久以前的事了?
你家里是否制定了合理的理财计划?
开会,加班,出差,谈项目,……无数个看似合理的理由,一次次剥夺了你、你的家人、你的朋友正常发展、享受生活的机会。
孩子出生后的0-18个月,如果没有父母在其身边,就会比正常孩子缺乏安全感,
而且这种影响会伴随其终生。
生活领域的缺失与失衡,会严重影响你整体的平衡与和谐发展。
实用高招:
与家人有约
对家人多一些关爱,多一些与他们相处的时间。
你不妨像约见客户一样,把与家人的见面也作为约会设个提醒,按时参加;
像每周开例会一样,留出固定的与家人团聚的时间。
三、达到生活与工作平衡的好方法
要想达到健康、精神、生活、工作全面的平衡,尤其是生活与工作的平衡,可以采用一个有
效的方法——角色分解法。
步骤一:
把你的工作角色、生活角色一一分解。
步骤二:
每周按照各角色制定你的周计划并按天执行。
确保各方面角色平衡。
步骤三:
月底、季末或年末时,按角色回顾并调整你的计划。
确保中长期平衡。
你已经学习了:
了解自己是否处于平衡的状态;
达到健康、精神、生活、工作全面平衡的技巧和方法。
通过:
缓解压力释放潜能;
让工作更加有序
达到生活与工作的平衡
才能拥有和谐的工作与生活,才能与人更好地实现沟通互动,共求合作共赢。
敬请关注课程:
《和谐的人际互动》。
附一:
学习帮助
了解你的人体生物钟
清晨6点:
人体生物钟的“高潮”,体温升高,此时起床会精神抖擞,大脑思维活跃。
上午8点:
大脑具有严谨周密的思考能力。
上午10点:
大脑精力最充沛,注意力和记忆力达到高峰,工作效率最高的时间,也是
学习新事物的最佳时间。
中午1点:
反应较迟钝,注意力也难以集中。
适当休息。
下午2点:
反应最敏捷。
下午3点:
分析和创造的最佳时刻。
下午4点:
体能最好,肌肉力量最强,从事体育活动最佳时机。
此时做打扫卫生等家
务活动效率也最高。
下午5点:
此时较适宜做计算、统计等工作。
晚上6点-8点:
此时嗅觉、听觉都极为灵敏,肝脏也能最有效地对付酒精,美容效果
较好。
晚上8点:
记忆力最强。
晚上8点至10点:
情绪最为稳定,思路较为清楚,是从事写作、设计的黄金时刻。
晚上10点至11点:
应避免剧烈运动,因为这可使体温上升而影响入睡。
晚上11点至1点:
提高人体免疫功能的黄金睡眠时间,其他时间不能替代。
此时保
持熟睡状态最佳。
午夜至第二天清晨:
身体内部开始其自身最繁重的工作,更换已死亡的细胞,为下一
天做好准备。
这个时刻表显然不一定适合每一个人,只能说具有一定的普遍意义。
重要的是,为了更好地
把握自己的节奏,你应该了解自己的生物钟规律。
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