科技档案Word格式文档下载.docx
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二、归档范围
三、归档要求
1、归档的文件材料应为原件。
2、归档的文件材料内容必须齐全、完整、准确、系统。
3、文件材料应采用耐久性强的书写材料书写,不得使用易褪色的书写材料,否则必须复印。
4、文件材料应字迹清楚,图样清晰,图表整洁,签字盖章手续完备。
5、图纸应折叠或A4(297×
210mm)幅面,所有竣工图均应在图标栏上方空白处加盖竣工图章,图标栏露在外面,竣工图章应使用不易褪色的红印泥。
6、组卷所用的各种目录、表格、封面(底)、卷盒一律采用档案行政部门监制的产品。
四、归档时间
(一)基建档案
1、工程前期文件(依据性、基础性文件):
工作完成后,一次性归档。
2、施工、监理、竣工文件:
(1)规模小:
竣工验收后三个月内一次性立即归档。
(2)规模大、周期长:
可按单位、分部工程,通过单项验收后归档。
(二)设备、仪器:
大型设备应在设备、仪器安装、调试成功,交付使用时归档,小型设备仪器开箱验收时即可归档。
(三)科研课题
1、一般情况下:
在研究结束并完成成果鉴定后归档。
2、研究周期长的:
可按阶段归档或按年度归档。
(四)产品、工艺:
应在产品定型验收、正式投产时归档,也可视周期长短分阶段归档。
五、归档份数
1、基建档案一般不少于2套,一套(原件)由建设单位保管,一套(原件)移交当地城建档案馆。
2、其他档案一般归档1套,较重要的和利用频繁的文件材料可根据实际情况增加归档份数。
六、归档手续
档案交接时,应编制移交清单,一式两份,交接双方签字、盖章后方可交接。
第三节科技档案的整理
整理程序
1、分类→2、组卷→3、卷内文件排列→4、拟写案卷标题→5、复查定卷→6、编页号→7、填写卷内文件目录→8、填写卷内备考表→9、填写案卷封面→10、案卷装订→11、案卷排列与核号编制→12、填写卷盒、装盒排架→13、编制检索工具
一、科技档案的分类
(一)基建档案分类
1、“使用性质——单项工程”分类法(见例1)
2、“专业——使用性质——单项工程”分类法(见例2)
3、“使用性质”分类法(见例3、例4、例5)
4、不分类直接组卷(见例6)
例1
(1):
使用性质————单项工程分类法
例1
(2):
“使用性质——单项工程”分类法
例2:
专业——使用性质——单项工程分类
例3:
例4:
例5:
例6:
5、综合类的设置
(二)设备档案分类
1、“使用性质——型号”分类法(见例1)
2、“工序——型号”分类法(见例2)
3、“车间——使用性质”分类法(见例3)
4、“使用性质”分类法(见例4)
5、不分类直接组卷(见例5)
例1:
(采矿企业)
“专业——使用性质——型号”分类法
(毛纺企业)
“工序——型号”分类法
设备档案SB
(酒精厂)
3
2
4
5
1
二氧化碳车间
液体曲车间
(综合)
设备管理
其它
机修车间
白酒车间
酒精车间
灌装设备
“车间——使用性质”分类法
(医院、学校)
“使用性质”分类法
不分类直接组卷
(三)科研档案分类法
1、“性质——课题”分类法(见例1)
2、“专业——课题”分类法(见例2)
(四)产品档案分类法
1、“系列——型号”分类法(例1)
2、“品种——问题”分类法(例2)
二、组卷
(一)组卷的含义:
组卷,就是把一组有联系的文件,以卷、册、袋、盒等形式组合在一起,使它能够表达一个相对独立的概念,以便于保管、保密和利用。
(二)组卷的要求
1、一卷就是一组有密切联系的文件,而不是杂乱无章地随意堆积。
2、每一卷都表达一个相对独立的概念,不要一个概念(案卷标题)多个卷,卷与卷之间应当从题名到内容都是全异的关系。
3、卷厚适度。
一般不超过40mm。
4、案卷内不应有重份文件。
5、价值(保管期限)大体相同。
(1)基建档案:
依据性文件(前期立项及审批文件)、基础性文件、土地证红线图、竣工材料及涉外文件等作永久保存外,其余文件可划分为长期或短期,原则不短于建筑物的使用寿命。
参见P22页。
(2)设备档案:
一般为长期或定期。
要根据设备仪器的使用寿命来定。
(3)科研档案:
要视其重要程序和价值大小来定期限。
(4)产品档案:
一般定期,若反映出了该企业的发展史,则可永久存放。
(三)组卷方法
1、基建档案:
以单项工程即某一建筑物为单位组卷
(1)大中型建设项目
a、文字表格类:
按问题(专业)组卷。
如:
立项审批、征地拆迁、勘察设计、招投标、原材料试验、化验单、工程质检、隐蔽工程记录等。
b、竣工图类:
按专业组卷。
即建筑、结构、水、电、气、暖等专业。
(2)小型建设项目
a、按阶段组卷:
即按准备(开工前阶段)、监理、施工、竣工验收这几个阶段组卷。
b、直接按单项工程组卷:
即1个工程(建筑物)1卷,文字材料在前,图纸在后。
2、设备档案
(1)大型设备按结构组卷:
即按设备的组件、部件、零件等不同可分拆的组成部分组卷。
(2)普通设备仪器按单台组卷:
即1台1卷。
(3)小型设备仪器可酌情合并组卷:
即2—3台组1卷。
3、科研档案
(1)科研成果档案
a、大型:
按课题的阶段问题组卷:
准备阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段、成果申报奖励和推广应用阶段。
b、小型:
按单独课题项目直接组卷。
(2)科研论文:
按年度或部门组卷,即1个年度的论文组1卷或1年中1个部门的论文组1卷。
4、产品档案
(1)大型产品:
按结构组卷,即组件、部件、零件或按立项、设计、试制、生产、销售、创优等工作程序。
(2)小型产品:
按系列或单个产品组卷,即1个系列产品或1个产品组1卷。
三、卷内文件排列:
(一)概念:
卷内文件排列,就是按照文件的形成规律和必然联系,系统的、有规则的进行排放,固定每份文件在卷内的恰当位置。
(二)方法:
1、按阶段排列——适合只组1个卷的情况。
按前期文件、工程设计(初设、扩初设计、技设、施工图设计)、工程施工、监理、竣工验收的顺序排列。
(竣工图按建筑、结构、水、电、气、暖专业顺序以及竣工图纸图号排列)
按依据性文件、开箱验收、随机文件图纸、安装测试、运行维修的顺序排列。
按准备阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段、成果申报奖励和推广应用阶段顺序排列。
按立项、研究设计、试制、生产、销售、创优等工作程序排列。
2、卷内即有文字材料又有图纸时,文字材料在前、图纸在后。
3、卷内纯属文字材料时,可参考文书档案排列:
(1)整体上按时间(工作程序进度)。
(2)正文在前、底稿在后。
(3)正文在前、附件在后。
(4)批复在前、请示在后。
(5)原件在前、复印件在后。
4、装订成本、印刷成册的材料一般不拆散重新排列。
四、拟写案卷标题
(一)基建档案标题拟写方法:
1、文字材料类:
前期文件
“三段式”:
责任者关于问题的名称
例:
郑州市政府关于市电业局110千伏碧沙变电站征地的
责任者问题
批复、会议纪要
名称
2、表格、图纸材料类:
(1)项目名称+专业(子项或分部)+表格、图纸名称
(2)项目名称+表格、图纸名称
教学楼给排水、电气、门窗、装饰分部工程质量评定表
项目名称子项分部表格名称
教学楼(电气)竣工图
项目名称专业图纸名称
教学楼隐蔽工程记录
项目名称表格名称
(二)设备档案标题拟写方法:
型号+设备仪器名称+文件名称
XX型B超仪订货合同、合格证、说明书、开箱单
型号名称文件名称
(三)科研档案标题拟写方法(略)
(四)产品档案标题拟写方法(略)
五、复查定卷
复查定卷就是对所组成的案卷,进行一次全面的审查,对不符合要求之处立即纠正,以确保案卷质量。
复查内容:
(1)案卷组成是否合理
(2)卷内文件是否齐全完整(3)卷内文件排列是否系统科学(4)案卷题名是否恰当。
六、编制卷内文件页号
1、编号范围:
(1)除空白页(卷内文件目录、案卷封面、封底)外,文字与图纸逐一编号。
(2)印刷成册已有页号的文件自成一卷时也可不重新编号。
2、位置:
正面——右下角、背面——左下角,同文档相反。
3、编号工具:
用铅笔编写阿拉伯数字。
七、填写卷内文件目录
序
号
文件
编号
责任者
文件材料题名
日期
页号
备注
1、序号:
即顺序号。
序号的给定是以一份文件或一张图纸为单位。
(1)其中打印件与底稿,主件与附件,原件与复印件均为一份文件,给一个顺序号。
(2)请示与批复视为2份文件,各编各的号(若批复不另行文,只在原请示件上批示意见的,仍做为一份文件,编一个号,但需要在题名填写时体现出批示)。
2、文件编号
(1)文件:
请示、批复,文件编号就是文号。
(2)图纸:
填图号,例“建施-1”,“结施01”“水施03”。
(3)许可证:
填证号。
3、责任者:
(1)以落款盖章或签名为准,填写文件的直接形成单位和个人;
(2)有两个以上责任者时,尽量都填上,太多时,选择两个主要责任者,其余用“等”代替。
(3)竣工图的责任者填写竣工图章上的施工单位。
(4)责任者可填写规范通用的简称。
4、文件材料题名。
即文件标题或图纸的全称。
5、日期:
文件或图纸的形成日期。
格式为20020612(8位数)。
6、页号:
填每份文件的首尾号。
说明:
(1)图纸有图样目录时,仍要编制《卷内文件目录》,原图纸目录要作为卷内一份文件编页号登入目录;
若该套图纸需要组成几卷,图纸目录放在第一卷内。
(2)卷内文件目录排在卷内文件首页之前。
八、填写卷内备考表
(一)说明:
包括以下内容:
1、标明卷内文件的件数与页数;
2、说明卷内文件残缺破损情况(无者不写);
3、填写立卷人、检查人姓名及日期,日期为立卷的完成时间。
(二)互见后:
填写反映同一内容而载体不同另行保管的档案的档号,该档号后应注明载体形式,并用括号括起。
档号
档案馆号
案卷题名
立卷单位
起止日期
保管期限
密级
九、填写案卷封面
1、档号:
后面讲。
2、档案馆号:
不填。
3、案卷题名:
填写已拟写好的案卷题名即可。
4、立卷单位:
哪个单位组卷就填哪个单位
5、起止日期:
填写卷内文件形成的起止日期,只填年、月。
6、保管期限:
①填写划定的永久、长期、短期。
②卷内档案材料有两种以上保管期限时从长划定。
7、密级:
根据已划定的密级填、若没有则不填,特殊情况请示有关领导再填。
十、案卷装订
(一)拆掉金属物。
(二)科技档案可采用装订和不装订两种形式。
1、装订方法:
(1)用棉线三孔一线(8字装订法)
(2)图纸折叠。
a、要按A4图纸大小折叠成手风琴式;
b、卷内的图纸左侧要留出装订边30mm;
c、折叠图纸时注意正面朝内,图签外露,以保护图纸受磨损并便于查看利用。
(3)图纸装订要加垫纸板并包脊背。
2、不装订:
(1)卷内文字材料,要以份(件)为单位,用线装订。
(2)卷内图纸要折叠成手风琴式A4大小的统一幅面,不留装订边。
(3)卷内的每一件文字材料和每一张图纸,均在右上角空白处加盖档号章,式样为:
35mm
15mm
档号
10mm
序号
3、对破损、小于A4规格的文字材料要修复与托裱,装订线外有字迹的要加边。
十一、案卷排列与档号编制
(一)案卷排列
1、基建档案
(1)类目—单项工程—工程阶段(专业)
(排列顺序)
(2)小单位不分类时,直接按建筑物形成时间先后顺序排列。
(一级类目)
(2003.9)
(2003.4)
(2000.7)
(2000.2)
(时间先后)
在每一小类中以单台设备为单位按形成时间或重要程度先后顺序排。
3、科研档案(略)
4、产品档案(略)
(二)档号编制
1、档号结构:
分类号+案卷号
(1)分类号=代字+代码
代字:
一级类目用代字。
关键字汉字拼音第一个字母的大字。
JJ、SB、KY、CP。
代码:
二级及二级以下类目用阿拉伯数字,从1开始。
例JJ2·
1-1
(2)案卷号:
以最后一级类目每一小类为基准编流水号。
十二、书写卷盒(封面、脊背)、装盒排架
1、可手写或打印粘贴
2、脊背处“案卷题名”栏采用竖排版。
3、一盒一卷。
根据案卷厚薄选择1-6mm不同厚度的盒子。
4、排架从上到下、从左到右。
十三、编制检案工具
科技档案常用的是《案卷目录》、《总目录》。
(一)《案卷目录》式样如下:
序号
档号
案卷标题
立卷单位
期限
张(页)
数
《案卷目录》是以类别为特征编制的,属于分类目录。
(二)《档案总目录》
1、打破大类中二级类目及以下类目(即小类)的类别界限,以归档时间的先后作为登记入册的前后顺序。
2、以打破年度的大流水号为登记的顺序号。
会计档案整理方法
一、分类与保管期限
二、编档号(案卷号)
1、凭证(KJ1):
分类号+案卷号(一本、册一个案卷号)
大单位:
年流水号
小单位:
大流水号或阶段流水号
2、帐簿:
现金帐与总帐、明细帐分别编号,方法同凭证。
3、报表:
(1)年报的案卷号为大流水号
(2)月、季报可不编号,只需有目可查。
三、装盒排架
1、1个凭证盒可放多册(本)凭证,但案卷号以册(本)为单位编制,并填在盒子的正面与侧面的“卷号”处。
2、凭证较薄时可两个月的凭证放在同一盒内,但必须填明月份。
3、整理带塑料皮的帐簿时要把塑料封皮去掉,并粘贴上账簿档案专用封面,并填写封面。
4、账簿中现金账与总帐、明细账因保存管期限不同不可混装同一账簿盒。
5、排架方式以“二级类目——年度”排列法,其中现金账排在当年总账、明细账之前。
四、归档时间——隔年归档。
五、目录登记
声像档案整理方法
一、分类
1、照片;
2、光盘;
3、录像带
二、照片档案
(一)分类参考:
1、单位荣誉2、单位容貌
3、文体活动3、产品4、会议
4、参观5、人物
(二)照片说明(六要素)
1、原由:
照片所反映的事件、事物的情由。
2、时间:
事件、事物发生、变化的时间。
3、地点:
所拍照片的具体地点。
4、人物:
主要人物的身份、姓名、位次。
5、背景:
对揭示照片主题有一定作用的背景。
6、摄影者:
拍摄单位和拍照人。
除逐张给照片作说明外,每组照片前都要空出一张照片的位置对整组照片作总说明,即这组照片反映事件的时间、地点、经过、主要人物等做一个简要、全位的总说明,这样可减少每张照片说明的内容重复。
(三)保管
1、照片档案应使用“国标”照片档案册,以防止底片受酸、碱等有害物质的破坏。
2、数码照片实行“双套制”。
冲洗出一套像纸照片并做说明,同时要保存光盘以备今后使用。
3、有条件的单位使用防磁柜存放光盘。
荣誉档案整理方法
通常分为证书、奖牌、奖杯、奖旗、奖章、赠品等若干二级类目,也可下设国家级、部级、省级、市级等三级类目。
二、编制档号
{
1、档号=分类号+顺序号
分类号:
PY及阿拉伯数字
顺序号:
以最后一级类目的每一个小类为基准编大流水号。
2、用口区纸填写档号并粘贴在实物正面。
三、拍照:
四、编制目录
- 配套讲稿:
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- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
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