Excel与Word的使用技巧Word文档格式.docx
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⑸按下【Ctrl】+【Shift】+【O】(字母O)组合键,可以选中工作表中所有带批注的单元格。
⑹选中单元格,按下【Ctrl】+【'
】组合键可以在单元格中填充上一单元格中的内容。
⑺按下【Ctrl】+【1】组合键可以打开【单元格格式】对话框。
5.如何设置单元格的数字格式
在Excel中可以输入多种形式的信息,如分数、日期、货币、数值等,在输入之前就设置好要输入的类别对于简化文本信息输入起着至关重要的作用,下面就以设置单元格E1的“数字”格式为例进行介绍,具体的操作步骤如下。
①在单元格E1上单击鼠标右键,在弹出的快捷菜单中选择【设置单元格格式】菜单项,或者直接选中单元格直接按下按下【Ctrl】+【1】组合键。
②打开【单元格格式】对话框,在该对话框中用户可以切换到不同的选项卡中进行各种设置。
在此切换到【数字】选项卡中,在【分类】列表框中选择【货币】选项,在【小数位数】微调框中输入“2”,在【货币符号】下拉列表中选择【¥】,在【负数】列表框中选择【¥-1,234.10】。
③最后单击按钮即可。
此时如果用户在已经设置好格式的单元格中输入数字“1785”,按下【Enter】键后,单元格中的数据会自动显示为“¥1,785.00”。
6.如何在编辑栏中输入函数
Excel的插入函数中有许多常用的函数,用户在输入函数时可直接从中选择,这样不仅可以节省时间还可以避免因记错函数而出现的错误。
输入函数的方法主要有以下两种。
⑴通过工具栏输入函数。
具体操作步骤如下。
①选中一个单元格,在编辑栏中输入“=”。
②单击编辑栏右边的下三角按钮,在下拉列表中选择想要的函数即可。
⑵通过菜单输入函数。
具体的操作步骤如下。
①选中单元格,单击【插入】|【函数】菜单项,打开【插入函数】对话框。
②在【或选择类别】下拉列表中选择要插入的函数类别,如选择【常用函数】选项,在【选择函数】列表框中选择具体应用的函数,如选择【MAX】选项。
③单击按钮,打开【函数参数】对话框。
④单击右边的【拾取器】按钮,打开新的【函数参数】对话框在工作表中选择数据来源。
⑤再次单击【拾取器】按钮,返回到开始时的【函数参数】对话框。
单击按钮返回到工作表中。
此时单元格中会填充上统计后得到的最大值“789”。
7.如何在文本和数值之间进行快速转换
在实际应用过程中经常需要将文本形式的数字转换为数值以进行计算,有时也需要将某些数值转换为文本。
数值和文本之间的快速转换主要有以下三种方法。
⑴输入数字前输入一个英文状态下的单引号就可以将数字作为文本输入,相反,在输入数字时无需任何附加符号直接输入数字,就可以把数字以数值的形式输入。
⑵选中要进行格式转换的单元格,单击【格式】|【单元格】菜单项,打开【单元格格式】对话框切换到【数字】选项卡中,在【类别】列表框中选择【文本】或【数值】选项即可。
⑶通过输入公式“=TEXT(要转换为文本的信息所在的单元格)”将数值转换为文本,通过输入公式“=VALUE(要转换为数值的信息所在的单元格)”将文本转换为数值。
8.如何通过帮助学习函数应用
在应用复杂的函数时,如果用户只知道函数名称而不会具体应用,可以通过函数帮助来学习函数的应用。
其具体的操作步骤如下。
①单击【插入】|【函数】菜单项,打开【插入函数】对话框。
②在【或选择类别】下拉列表中选择想要查找的公式所属的类别,在【选择函数】列表框中选择所要查找的函数
③单击【插入函数】对话框左下角的【有关该函数的帮助】链接,打开【MicrosoftExcel】窗口,即可查看对该公式的介绍和该公式的具体应用方法。
9.如何在单元格中输入身份证号
在将数据格式设置为【数值】且【小数位数】为零的单元格中输入18位数的身份证号时,身份证的后三位会以“0”来显示。
如果向数据格式为【常规】的单元格中输入身份证号,身份证号会以科学计数法的形式出现。
在工作表中输入身份证号主要有以下两种方法。
⑴选中要输入身份证号的单元格,单击【格式】|【单元格】菜单项,打开【单元格格式】对话框,切换到【数字】选项卡中,在【分类】列表框中选择【文本】选项,单击
按钮即可。
⑵在输入身份证号之前输入一个英文状态下的单引号也可实现身份证号的完整输入。
10.如何通过函数检查所输入身份证的位数
由于身份证号码的位数比较多,如果用户在输入过程中遗漏或多填将不易发现,通过“LEN”函数就很容易了。
为了更加易于观察可以在身份证号码这一列的右边增添一列,选中该增添的列,在编辑栏中输入“=LEN(第一个身份证号所在的单元格)”,按下【Ctrl】+【Enter】组合键即可统计出所有身份证号码的位数,完成审阅后将添加的列删除即可。
11.如何通过函数提取身份证中的出生日期
某公司要改善公司福利,决定在每一个员工过生日时送一个深日蛋糕,为此公司经理要求人事部主管将员工的生日统计下来。
如果通过逐一询问员工生日的方式来统计将非常麻烦,此时该主管可以在已有员工身份证信息的基础上,通过“CONCATENATE”函数来提取员工的生日日期。
①选中要输入公式的区域,在编辑栏中输入“=CONCATENATE(MID(F1,7,4),"
年"
MID(F1,11,2),"
月"
MID(F1,13,2),"
日"
)”。
②按下【Ctrl】+【Enter】组合键即可将所有身分证中的出生日期提取出来。
“CONCATENATE”函数的操作对象必须是文本,它的作用就是将几个文本字符串合并为一个文本字符串。
“MID(F1,7,4)”代表的是在单元格F1中从第七位开始向右取两个字符,CONCATENATE(MID(F1,7,4),"
)代表的是将提取出的字符串与"
、"
合并为一个字符串。
12.如何通过函数快速输入性别
在对员工基本信息进行录入的过程中,都要输入员工的性别,逐个输入会使工作量大增。
用户可以在已输入员工身份证号的前提下,采用“IF”函数来输入性别。
只要选中要输入性别的区域,在编辑栏中输入“=IF(MID(第一个身份证号所在的单元格,17,1)="
1"
"
男"
女"
)”,然后按下【Ctrl】+【Enter】组合键即可在所选区域中输入正确的性别。
13.如何更改单元格的行和列
由于Excel工作表中的单元格大小都是一定的,为了保证工作表打开时就能将信息完全显示出来,用户可以根据需要更改单元格的行和列,主要有以下两种方式。
⑴选中单元格,单击【格式】|【行】|【行高】菜单项,打开【行高】对话框,在【行高】文本框中输入数值“18”,单击按钮。
⑵用户也可以将鼠标移动到更改的行或列的顶端,当鼠标指针变成“”形状时拖动鼠标便可完成更改。
14.如何同时改变多行或多列
如果用户相同时更改多行的高度或者多列的宽度,可通过以下步骤来实现。
①先选中一列或者一行,按下【Ctrl】键后依次选中要更改的行或者列。
②将鼠标移到所选中的区域内任意一行或者一列的标号处,当鼠标变成
形状时,按住鼠标左键拖动到合适的位置,松开鼠标后,所有选中的行或者列都调节成了相同的尺寸。
15.如何改变单元格的次序
向工作表中输入信息后如果发现输入位置错了,可以通过拖动单元格将单元格中的信息拖动到目标位置。
其方法是,选中要更改位置的单元格,将鼠标指针移动到单元格的边框处,当鼠标指针变为双十字箭头时,按住鼠标左键将其拖到目标位置。
16.如何合并单元格
在创建表格的过程中经常要根据需要合并单元格,其实在Excel中合并单元格的步骤非常简单。
只要选中要进行合并的相邻的单元格,单击【格式】|【单元格】菜单项,打开【单元格格式】对话框,切换到【对齐】选项卡中,在【文本控制】组合框中选中【合并单元格】复选框即可。
如果要同时将一行或者一列或几列的单元格合并,只要选中要合并的行或者列然后进行上述操作即可。
17.如何设置单元格的拖放功能
在Excel中通过对单元格的拖放可以将单元格中的内容快速的填充到其他单元格中。
如果在拖放单元格时并没有实现填充,用户可以单击【工具】|【选项】菜单项打开【选项】对话框,切换到【编辑】选项卡中,在【设置】组合框中选中【单元格拖放功能】复选框,单击按钮后就可以进行拖动填充了。
18.如何通过定义名称进行简单输入
通过设置自动更正可以用简单的输入代替要输入的复杂信息实现快速输入,在Excel中通过自定义名称也可以达到上述目的。
自定义名称的具体操作步骤如下。
①选中工作表中的一个单元格,单击【插入】|【名称】|【定义】菜单项,打开【定义名称】菜单项。
②在【在当前工作簿中的名称】文本框中输入“名称”,在【引用位置】文本框中输入“神龙软件开发有限公司”。
单击按钮,返回到工作表中。
此时用户只要选中单元格在编辑栏中输入“=名称”,按下【Enter】键后就可以在单元格中输入“神龙软件开发有限公司”。
该方法也可以用来自定义常量,在公式中可以直接引用经过定义的常量。
19.如何将定义的单元格名称删除
将工作表中定义好的单元格的名称删除的具体操作步骤如下。
①单击【插入】|【名称】|【定义】菜单项,打开【定义名称】对话框,选中要删除的自定义名称。
②单击按钮返回到【定义名称】对话框中,选中的名称被删除。
如果用户还想删除其他名称,重复上述操作即可。
20.如何使输入内容自动适应单元格大小
由于用户输入的信息不可能与Excel中默认的单元格的大小完全适应,为了使表格制作的更加规范,可以通过设置,使输入内容自动适应单元格的大小。
①选中要设置此功能的单元格区域,单击【格式】|【单元格】菜单项,打开【单元格格式】对话框。
②切换到【对齐】选项卡中,在【文本控制】组合框中选中【缩小字体填充】复选框,然后单击按钮即可。
在这个操作过程中,用户可以在输入信息前设置也可以在输入完毕后设置,Excel都会对设置后的单元格中的信息进行自动调整。
21.如何通过自动更正在单元格中输入特定语句
在制表过程中,经常要将某一信息在多个工作表中进行重复输入,用户完全可以将这一信息用一简易信息代替,这样在以后的输入中只要输入设好的简易信息,Excel工作表便会将其自动改为要替换的信息。
下面以一例说明,具体的操作步骤如下。
①单击【工具】|【自动更正选项】菜单项,打开【自动更正】对话框。
②在【替换】文本框中输入要替换的信息,如输入“1”。
③在【替换为】文本框中输入最终想得到的信息,如输入“神龙软件开发有限公司”。
④依次单击和按钮即可。
只要用户在工作表中输入“1”,其便会显示为“神龙软件开发有限公司”。
须注意的是,该操作的效果只在当前工作簿的所有表格中有效,在别的工作簿中则不能自动替换,要想替换还需重新设置
22.如何设置输入信息的有效性
用户在制作表格时可能基于现实的考虑,想要对某些单元格中的信息设定限制,此时就需要进行数据有效性的设置。
其具体的步骤如下。
①选中要设置数据有效性的区域,单击【数据】|【有效性】菜单项,打开【数据有效性】对话框。
②切换到【设置】选项卡中,分别在【允许】、【数据】下拉列表中选择【任何值】和【介于】选项,在【最小值】、【最大值】文本框中分别输入“2”和“100”。
③单击按钮返回到工作表中。
当用户在输入过程中输入了不合要求的数据时,就会弹出【MicrosoftExcel】对话框,提示所输入的信息有误。
23.如何设置Excel的有效性检查功能
设置单元格信息的有效性以后,如果用户希望在输入信息错误时看到提示信息,则可以设置Excel的有效性检查,具体的操作步骤如下。
①单击【数据】|【有效性】菜单项,打开【数据有效性】对话框。
②切换到【出错警告】选项卡中,选中【输入无效数据时显示出错警告】复选框,在【样式】下拉列表中选择需要的样式,在【标题】文本框中输入出错警告标题,在【错误信息】文本框中输入要提示的信息。
③单击按钮完成设置。
当用户输入错误的数据时Excel就会按照设定的方式进行警告。
24.如何在其他单元格中快速输入与上一单元格相同的内容
在输入过程中经常会出现信息的重复输入,下面介绍三种简单的方法。
⑴先在一个单元格中输入信息,输完后选中该单元格。
将光标放在该单元格的右下方,当其变为黑色“”字时,按住鼠标左键向上、下、左、右四个方向拖动,到达目标单元格后松开鼠标。
鼠标拖动过程中所经过的单元格就被输入了选中单元格中的信息。
⑵选定某一已经输入信息的单元格下方的单元格,按下【Ctrl】+【D】组合键可以实输入上一单元格中的内容。
⑶选中单元格,单击【编辑】|【填充】|【向上填充】
(【向下填充】、【向左填充】、【向右填充】)菜单项,可将单元格中的数据填充到与其相邻的那个单元格中。
如果要填充的是一个区域,可先选中要填充的区域,再按所讲的进行操作,即可在选中区域内填充上相邻区域中的信息。
需要注意的是,⑵中讲述的方法只适用于已经输入信息的单元格正下方的单元格。
同时,如果方法⑴中选中的是数字或日期等类型的数据,可能会以序列方式填充,这时按下【Ctrl】键再拖动便可。
25.如何同时在不相邻单元格中输入相同内容
在Excel中,除了可以同时在相邻单元格中输入相同内容,在不相邻单元格中同时输入也可以实现。
具体的方法如下。
单击第一个要输入信息的单元格,按住【Ctrl】键,用鼠标依次选中要输入相同内容的单元格,选完后松开【Ctrl】键。
输入所需内容,并按下【Ctrl】+【Enter】组合键结束。
此时所有选中的单元格中输入了相同的内容。
26.如何进行自动换行
在工作表中输入较长的字段时为了不改变工作表原有的列宽,可以将单元格的格式设置为自动换行。
①选中要设置为自动换行的单元格,单击【格式】|【单元格】菜单项,打开【单元格格式】对话框。
②切换到【对齐】选项卡中,在【文本控制】组合框中选中【自动换行】复选框,单击按钮完成设置。
只要用户在该单元格中输入的字符长度超过了单元格的宽度,文本会自动换行适应单元格的宽度。
28.如何进行强制换行
用户经常会遇到在一个单元格中输入较长数据的情况,如在单元格中输入“神龙软件开发有限公司的人员名单”,如果对该单元格设置了自动换行,则会出现前图的效果。
此时单元格A1中的各行并没有对齐,若想让其对齐就可以采用强制换行的方式,只要用户分别在“软”、“发”、“公”、“人”的后面按下【Alt】+【Enter】组合键即可达到右图中的效果。
29.如何通过快捷键选中非空区域
有时候用户需要选中一大块非空区域,若通过鼠标拖动的方式选择很可能会出现漏选的情况,其实用户只要先选中其中的一小部分区域,然后按下【Ctrl】+【Shift】+【8】组合键即可以选中周围的所有非空区域。
30.如何选中工作表中的空白区域
如果用户想选中某一区域周围的空白区域,用户可以先选中该区域,然后将鼠标指针移动到该区域的边框处,当鼠标指针变成双十字箭头时,按下【Shift】键,同时双击鼠标左键,此时,从该区域起鼠标指针所指向位置的空白区域被选定。
31.如何通过名称选中区域
如果要经常选中某部分区域,用户可以先将这部分区域选中,然后在工作表左上角的名称框中给该区域定义一个名称如“区域一”,按下【Enter】键。
以后只要在名称框中输入“区域一”即可将该区域选中。
32.如何通过数组公式简化计算
在数据输入过程中出现统计模式相同而引用的单元格不同的情况时,可以通过数组公式来简化计算。
如计算下表中的“最高奖金”,其具体的操作步骤如下。
①选中G2:
G10之间的区域,在编辑栏中输入“=E2:
E10*F2:
F10”。
②按下【Ctrl】+【Shift】+【Enter】组合键,则公式变为“{=E2:
F10}”同时G2:
G10之间的区域完成填充。
此时若单独改变G2:
G10之中的任何一个单元格,都会弹出【MicrosoftExcel】对话框,提示用户不能更改数组的某一部分。
33.如何替换信息
如果用户要将工作表中的某一信息进行更改,而这一信息在工作表中又有很多,逐项更改难免麻烦,通过“替换”就方便多了。
①建立如图所示的工作表。
②单击【编辑】|【替换】菜单项,打开【查找替换】对话框,切换到【替换】选项卡中,分别在【查找内容】和【替换为】文本框中输入“125”和“神龙”。
③单击按钮,打开新的【查找和替换】对话框,并进行如下设置。
④单击【全部替换】按钮,将弹出【MicrosoftExcel】对话框,单击按钮,然后单击【查找和替换】对话框中的按钮返回到工作表中。
需要注意的是,如果用户并不想将所有信息替换,而是想经过审查后再替换,则可以通过依次单击【替换】和【查找下一个】按钮来实现。
34.如何通过定位同时选中多个相同的单元格
在同一个工作表中,如果用户想同时选中多个不相邻但内容相同的单元格就可以通过“定位”来实现。
①单击【编辑】|【定位】菜单项,打开【定位】对话框。
②单击按钮,打开【定位条件】对话框,在【选择】组合框中选择自己要定位的内容,如单击【常量】单选按钮。
③单击按钮返回到工作表编辑窗口。
此时,工作表中的所有常量都被选中。
35.如何在工作表中快速输入平方和立方符号
向工作表中输入平方或立方符号可以通过以下两种方式来实现。
⑴先将底数输入,然后按下【Alt】键,同时通过小键盘输入“178”或者“179”就可以输入平方或者立方符号了。
⑵将底数和指数全都输入后,选中“2”或“3”单击【格式】|【单元格】菜单项打开【单元格格式】对话框,在【特殊效果】组合框中选中【上标】单选按钮,然后单击按钮即可。
36.如何快速输入小数
当用户要一次录入大量小数时可通过提前设置小数为数来简化输入,具体的操作步骤如下。
①单击【工具】|【选项】菜单项,打开【选项】对话框。
②切换到【编辑】选项卡中,选中【自动设置小数点位数】复选框,在其右边的微调框中输入数值,例如输入数值“5”,单击按钮完成设置。
用户再次输入时只要输入小数中的非零部分即可。
例如,输入“0.00007”时只需输入“7”按下【Enter】键后单元格中将显示“0.00007”,如果用户要输入“0.0003”此时由于“0.0003”只有四位小数,这时用户就要输入“30”按下【Enter】键后单元格才能显示“0.0003”。
即用户输入非零部分后还要在其后用零补充小数位数的不足。
37.如何快速录入分数
在创建表格时经常要向单元格中输入分数,但在常规格式下,如果用户输入“1/4”,单元格中会显示为“1月4日”。
快速录入分数的方法主要有以下三种。
⑴输入分数时在它前面添加一个空格。
⑵在输入分数之前选中要输入分数的区域,单击【格式】|【单元格格式】菜单项打开【单元格格式】对话框,切换到【数字】选项卡中在【分类】列表框中选择【分数】选项,并在【类型】列表框中选择合适的类型,单击按钮即可。
⑶在一个单元格中输入分子,单击【格式】|【单元格格式】菜单项打开【单元格格式】对话框,切换到【边框】选项卡中,在【边框】组合框中单击【下边框】按钮,单击按钮返回到工作表中,在该单元格下方与其相邻的单元格中输入分母也可以输入分数(通过此方法输入的分数不能参与运算)。
38.如何在单元格中插入特殊符号
有时候用户输入的信息中会包含特殊的符号,此时就要用到“插入特殊符号”这一功能,具体的操作步骤如下。
①选中要插入特殊符号的单元格,单击【插入】|【特殊符号】菜单项,打开【插入特殊符号】对话框。
②切换到【单位符号】选项卡中,选中【KM】选项,单击按钮,则特殊符号“KM”便插入到单元格中了。
用户只要根据需要在各选项卡之间进行切换选择需要的特殊符号插入即可。
39.如何调整运算符的优先次序
Excel中默认的运算次序是“引用运算符”|“负号”|“乘幂运算”|“乘和除运算”|“加和减运算”|“连接两个文本字符串”|“比较运算符”,用户要想更改运算次序,只要在输入公式时给需要优先计算的部分添加括号便可实现。
如“=(sum(A1:
E1)+anverage(A1:
B2))/max(A1:
E1)”,Excel进行运算时的次序是sum(A1:
E1),anverage(A1:
B2),max(A1:
E1)|sum(A1:
B2)|(sum(A1:
E1)。
40.如何快速输入当前日期
在Excel中主要有两种快速输入当前日期的方法。
⑴选中单元格,按下【Ctrl】+【;
】组合键。
⑵在单元格中输入“=Today()”。
两种输入方法的区别在于,采用方法⑴输入的是具体的数据;
采用方法⑵输入的是函数。
当用户下次打开该工作表时,采用方法⑴输入的日期不发生改变,而采用方法⑵输入的日期会根据实际的日期发生变化。
41.如何快速输入当前日期和时间
如果要在工作表中快速输入当前日期和时间,可以通过以下两种方法来实现。
⑴选中要输入当前日期和时间的单元格,按下【Ctrl】+【Shift】+【;
】组合键便可完成。
⑵选中要输入当前日期和时间的单元格,在编辑栏中输入公式“=NOW()”即可。
当用户下次打开该工作表时,采用方法⑴输入的日期和时间不发生改变,而采用方法⑵输入的日期和时间会根据实际的日期和时间发生变化。
42.如何快速转换日期格式
实际应用中经常在工作表中输入“yymmdd”形式的日期如“051025”,如果要将这部分日期同时转化成“yyyy-mm-dd”的形式,具体的操作步骤如下。
①选中要进行转化的区域,单击【数据】|【分列】菜单项,打开【文
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