ERP系统应付账款流程文档格式.docx

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会计

1.凭证包括厂商发票、

INVOICE、收货单、厂商交货存仓单、验收单

2.[FOR内购]并未随货送发票者,统一发票到时透过aapp120先补入发票数据

3.用整批产生作业捞取入库单转制应付凭单

4.检核应付凭单数据,若请款发票与入库价格有差异须作差异处理

（1）以发票为准,差异归入存货

（2）若当月退货直接冲帐跨月开折让证明单

5.在aapt110作[打印]

打印应付凭单给主管签核

6.检核应付帐款资料/分录底稿,无误后作确认;

若有折让差异处理时,确认时可自动产生请款折让单（其在aapt210可以查询）

7.抛转分录底稿到总帐

‧凭证来源为”ＡP”

‧已过帐凭证不得修

改分录底稿

‧回写凭证编号于应付凭单及其分录底搞

8.请款作业完成应送呈

（1）厂商凭证

（2）入库单

（3）应付凭证

厂商凭证及入库单

1.

入退库发票料维护作业

gapi140

2.

进货发票帐款

整批产生作业

aapp110

3.

进货发票

维护作业

aapt110

4.

5.

在gapi140中点击“抛转账款”按钮即可

6.

差异处理

应付凭单

aapr111

应付帐款传票

抛转总帐作业

aapp400

（参数设定系统自动产生）.

折让维护

aapt210

付款冲帐作业流程

.

Gapi140入退库发票料维护作业:

注意事项

（1）类型要选择2：

两者

只有在收到供应商开来的红字发票的时候才选择3：

退货

录入的时候发票金额不要录，点击“离开”的时候选择差异处理方式

（2）维护单头时不维护发票金额

（3）退出时会出现对话框，此时选择【单头】，单头上原先未维护的金额会按照单身金额出现。

aapt110进货发票维护作业:

（1）采购部做完入库单发票维护作业后，将gapi140生成的账款单号（例如：

F11-11090027）用铅笔写在发票上，并将对应的入库单和发票等采购资料交到财务部。

（2）财务部进入aapt110后，点“查询”，注意是查询，不是录入。

核对以上资料后，如果核对无误，进行立账；

如果核对有误，通知采购修正。

（3）当发票和入库单有差异的时候会出现“请指定该差异的处理方式”

如果是尾差，选择4就会将差异分摊到单身的存货科目中去；

如果是发票来，东西没有入库，则采取帐外的方式，不需要做以上账务处理，直接在入库后做发票请款作业。

重要事项提醒备注

情况一：

发票上所有抵扣项都需要有前端仓退单

仓退单上有几种类型：

1、退货不换货

2、原采购单换货

3、价格折让

情况二：

如果有质量扣款还是按照发票金额付款，扣款部分供应商单独给钱anmt302

DR：

银行存款/现金

CR：

营业外收入

情况三：

关税需摊入到存货成本，启用【成本分摊流程】

运费直接进制造费用

情况四：

第一步：

委外发出axcr771工单发料

DR：

委托加工物资

CR：

原材料——A

第二步：

拿到加工费发票时，按照加工费金额做如下处理aapt110进货发票维护作业

DR:

进项税

应付账款

第三步：

委外收货入库axcr772工单入库

原材料——B

情况五：

多张发票对应多张入库单

1、在gapi140中只录入多张发票号码中的一张发票号码

在单身挑选入库单的时候挑选出多张发票对应的所有的入库单

最终gapi140中单头的发票金额就是多张发票对应的多张入库单的金额合计

2、点击【抛转账款】

3、产生到aapt110中，查询出第一步维护的发票号码

点击【更改】，将发票号码栏位维护成MISC

点击【确定】后出现画面，用户录入多发票的资料

事先有借支情况下的应付请款流程？

（1）以发票为准,差异归入存货

7.

待确定：

请款由谁来录入？

2006.09.01

杂项请款作业流程

AAP003

五金材料,水电费,保险费,薪资,进出口费用及其它费用请款

需求单位

1.建制杂项请款单,[打印]

打印应付凭单给主管签核后连同厂商凭证等转交

会计人员

2.检核应付帐款数据,作[产生分录]产生底稿,无误后执行[确认]

3.请款作业完成应送呈

（2）应付凭证

4.抛转分录底稿到总帐

‧回写凭证编号于应付凭单及其分录底搞

凭证

杂项请款

作业

aapt120

2011.09.01

进货退回/折让作业流程（红字发票）

AAP004

GP5.2

1..产生退货折让立帐数据

注意：

之前要走gapi140程序

2.检核退货折让资料

无误后将应付待抵号

手写在仓退单上转交给会计人员

3.检核退货折让数据,无误后作[确认]

单身[原发票]栏由

会计人员维护

4.即使是”无数量退回折让”应由采购人员做仓退单。

如果对应不到，由采购直接做aapt210,进到费用

仓退单

退货折让

整批产生

aapp111

退货折让维护

（无数量退回）

人工填写

联络单

[确认]

开立

折让单

付款冲帐

作业流程

预付请款作业流程

AAP001

9/13

预付购买原材料、设备、工程装修材料，预付税费

DSC

请款部门

需求单位/会计

请/采购单+

厂商凭证

1.采购部必须依采购单进行预付货款请款作业（单身必须输入采购单单号）,

※若为预付税费则由请款人员依据海关税凭证复印件进行预付请款作业

维护税种时，将税率维护成0，不用输入发票号码。

2.在请款单作[打印]

打印应付凭单给主管签核后连同采购单/厂商凭证等转交会计人员

3.检核应付凭单数据/产生分录底稿,无误后作[确认]

5.预付请款单[确认]后,系统会自动产生一笔预付待抵单,可于aapq230查询（其在进货/费用报支时可依采购单作自动冲帐）

请采购

流程

厂商预付

请款作业

aapt150

应付帐款凭证

计算机自动产生

待抵预付款查询

aapq230

待定：

预付请款作业由谁来录入

日期

AAP007

流程定义:

请款完成后，接到凭证的付款需求

出纳、会计

出纳

1..依据模拟付款明细表审核付款（同时各项凭证也需齐全）

可供查询用

2.采购提出付款申请，同时提交付款单号和相关资料到财务，财务来做付款冲账。

应付会计做单头和第一个单身，点击“确定”，接下来付款部分由出纳维护。

3.打印付款冲帐明细表确认付款数据给财务人员（或以人工调整之模拟付款明表取代）

‧回写凭证编号于付款单及其分录底搞

5.付款作业完成应呈

（1）付款冲帐明细表

（2）应付凭单

银行和现金的，转账或TT;

如果是远期票据，支票

模拟付款明细aapr340

付款冲帐作业

aapt330

凭证抛转

总帐作业

付款冲帐明细

aapr320

是否为支票付款

YES

应付票据开票作业

NO

银行转帐付款作业

aapt330付款冲帐作业注意事项：

（1）注意要维护“现金异动码”，出现对话框，选择现金流量的类型。

（2）出现bodyenteringmethod对话框，选择“人工录入”。

（3）维护单身时，如果是银行付款，注意要维护“科目和账款”，否则将默认为现金付款。

2004.05.01

进货立暂估/冲暂估业流程

AAP008

月底暂估应付帐款（月底结帐时,材料已入库，但厂商未请款（无发票者））

采购单位

1.会将无发票之入库单转至

暂估应付凭单

2.检核已产生之暂估应付凭单，在单头「人员」字段，

输入暂估之经办人。

※因前端无发票,系统自动于发票号码栏显示

将税率维护为0

3.打印应付凭单给主管签核

4..检核无误后作[分录产生]及[确认],并产生凭证到总帐。

5.厂商补足发票时,可利用aapp120将发票补入

6.检核请款单资料无误后作

[产生分录]及[确认],并抛转凭证到总帐.

入库单

进货无发票帐款暂估整批产生

aapp115

暂估入库款作业aapt160

**跨月厂商发票请款时**

验收发票号码修改作业aapp120

进货发票帐款整批产生作业（aapp110）

暂估入库款作业[确认]作业

aapt160

应付帐款

凭证抛转总帐

厂商进货发票请款作业aapt110

付款作业流程

退货立暂估/冲暂估业流程

AAP014

新增退货立暂估，冲暂估时对应进货暂估

‧

1.一笔货物，原材料的采购进货入库流程，发出采购单，产生进货单入库单等

2.在尚未得到发票的时候，对入库的货物进行批量暂估，可以根据QBE条件选择对应的暂估范围，帐款税种应为零税且不申报

3.在厂商进货发票请款作业中选择aapp115产生的暂估帐款，维护其分录底稿，审核

4.在进货中发现问题，需要进行退货的，办理仓退。

在打仓退单时，一定要指定收货单。

5.对办理仓退的部分，批量进行退货暂估，类似进货暂估（aapp115），可以选择QBE条件指定暂估范围，帐款税种应为零税且不申报

6.在厂商退货折让维护中查询aapp117产生的暂估帐款，维护其分录底稿，审核

7.月底，收到发票，财务立帐，并冲暂估帐款。

在冲暂估时，可以将进货的暂估和退货的暂估一起挑出，在一张帐款（发票）里合并冲暂估。

进货的暂估，金额显示为正数；

退货的暂估，金额显示为负数。

最后，系统会将金额加总，得到的代数和和发票上一致。

在【暂估帐款编号】开窗时弹出之选择画面。

资料按帐款类型排序，‘16’表示是进货暂估，‘26’表示是退货暂估。

金额显示皆为正数。

采购进货入库流程

进货单号

采购仓退异动维护作业

apmt722

4

进货无发票帐款暂估整批产生作业aapp115

2

3

分审

录核

退货无发票帐款暂估整批产生作业aapp117

5

暂估退货款作业aapt260

6

跨月厂商发票请款时

冲入库暂估与退货暂估

7

成本分摊流程

AAP012

费用请款分摊至采购成本流程

会计一

会计二

财务

费用请款aapt120

1.请款单位备好请款明细.若此费用要分摊至采购单,请列出采购单号.

2.会计人员根据请款人员的附件,将该笔费用立帐确认后.再将该笔费用分摊至进货帐款.

N

请款明细单

Y

分摊至

采购单

抛转凭证

成本分摊作业

aapt900

请款确认

成本分摊

传票

请款凭证

备注：

1，关税当月发生，只能摊销到发生当月成本

2，如果需要归属到实际发生的月份，需要在实际发生月份立暂估。

2006.10.26

零用金借款作业流程

流程代号

AAP009

员工/个人申请借款

作业叙述

请款人员

1.借款人员填写借款申请单

2.在申请单作[O.打印]

打印应付凭单给主管签核后转交会计人员

3.会计人员查核应付凭单数据/产生分录底稿,无误后作[确认]

‧回写凭证代号于借款申请单及其分录底搞

5.借款申请单[确认]后,系统别会自动产生一笔借款待抵单,可于aapq231查询（其在进费用报销时可作自动冲帐）

借款申请单维护

aapt151

2.

直接付款

借款待抵查询

aapq231

一、注意事项：

1.基本资料：

账款编号：

单别”员工借支单”；

请款人员：

个人借支挂个人信息；

部门借支需本部门文员提供请款部门挂账人员

2.借款资料：

账款类型：

”员工借支”

付款方式：

”直接付款”

借款（金额）：

单笔金额可直接输入单头金额，单身金额自动带入原单头金额

多笔金额不用输入单头金额，直接输入单身明细金额，“确定”后会跳出“本单据单头单身金额不同，请问是否调整单身”→点击“否”，自动把单身金额汇总到单头。

单身明细金额汇总等于借款总金额；

3.会计资料：

借方科目：

”其他应收款-*”

4.单身资料：

员工名称、费用科目、部门名称、金额明细

5.生成分录底稿并检查后→点击“直接付款”，跳出“直接付款”对话框

6.直接付款：

类型：

“转账”；

并选择付款方式及金额

7.分录底稿审核与抛转凭证，审核后，记住本次运行“待冲账预付款单号（”L25-”打头）”，以后报销冲账要用此单号，报销冲账时也可查询出此单号。

零用金报销（还款）作业流程

AAP016

员工/个人报销费用或者归还借款

报销/还款人员

1.建立报销/还款单,

2.若仅为还借款,则直接输入还款数据

3.若为报销,且需冲借款,则输入冲帐数据

4.若为报销,且冲借款后还需还款,冲帐后再输入还款数据

5.O.打印打印报销单/还款单给主管签核后连同发票等转交会计人员

6.若需要走付款流程,则直接确认,若要直接付款，则输入付款数据后，确认

7.抛转会计凭证

报销/还款

aapt121

报销

还

作业（还款action）

需还款

作业（冲帐action）

冲借款

款

NY

3.

N

Y

5.

4.

作业（aapt121）

[直接付款][确认]

6.4.

一、注意事项：

1.基本资料：

单别”报销/还款”；

为原来借支人员（个人借支挂个人信息；

部门借支需本部门文员提供请款部门挂账人员）

2.报销资料：

”员工报销”

报销（金额）：

不管原来借支多少，一律填实际要报销的发票金额（例：

原来借支200或600，要报销的发票金额是500，一律填500）.

费用科目等

员工名称、会计科目、部门名称、金额明细（一律填实际要报销的发票金额）

5.输入单身资料后→点击“冲账”，跳出“冲账资料”对话框，选择要冲账的“待冲账预付款单号”，并在“原币/本币冲账金额”填上实际要冲账的金额,，并“确定”。

注意：

1.当原来借支的金额（例600）大于本次要报销的金额（例如500），会跳出对话框：

显示“****当还款金额>

0时,还款银行与还款异动码不可空白!

”→点击“确定“，

维护“还款资料”中的还款银行和还款异动码，→点击“确定“

重新查看“报销资料”栏中的金额栏，报销金额为发票金额，冲借款金额为原来借支现在要冲账金额，应付/未付金额为要还回金额，

2.当原来借支的金额（例600）小与于本次要报销的金额（例如1000），填上冲账金额并确定后，直接点击”直接付款”，→点击“确定“

跳出”直接付款”对话框，类型：

“转账”，并选择付款方式及金额→点击“确定“

重新查看“报销资料”栏中的金额栏，报销金额为发票金额，冲借款金额为原来借支现在要冲账金额，应付/已付金额为补付金额

6.“确定”→分录底稿维护，抛转凭证