档案文件管理制度项目部终稿Word文档格式.docx
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公司文件函头格式10
附件2:
日常程序性、流程性的请示报告格式11
附件3:
《******房地产开发有限公司收文簿》12
第一部分文件管理制度
第一章总则
第一条公司文件是传达方针政策,发布公司行政规章制度、指示、请示和答复问题、指导商洽工作、报告情况、交流信息的重要工具。
因此,必须认真做好文件的管理工作,有效地为公司发展服务。
第二条文件处理必须做到准确、及时、安全,严格按照规定的时限和要求完成。
行政部做为责任部门,统一管理、监督公司文件发放、传递、用印、保管和立卷归档。
第二章文件分类
第三条规定。
发布重要的行政规章制度,采取重大的强制性行政措施,用“规定”。
第四条决定、决议。
对重要事项或重大行动做出安排,用“决定”。
经会议讨论通过并要求贯彻的事项,用“决议”。
第五条通知。
转发上级机关文件;
批转下级文件;
要求下级办理和需要共同执行的事项,用“通知”。
第六条通报。
表彰先进,批评错误,传达重要信息,用“通报”。
第七条请示、报告。
向上级请求批示与批准,用“请示”。
向上级汇报工作、反映情况、提出建议,用“报告”。
第八条批复。
答复请示事项用“批复”。
第九条函。
与外单位或公司内其他部门商洽工作、询问问题;
向有关主管部门请求批准等,用“函”。
第一十条会议纪要。
传达会议议定事项和主要精神,要求与会者共同遵守的,用“会议纪要”。
第三章文件格式
第十一条文件一般由标题、发文字号、签发人、密级、正文、附件、发文时间、印章、主送单位(部门)、抄报(送)单位(部门)等部份组成。
第十二条文件标题应准确简要概括文件的主要内容。
第十三条发文字号包括文件类型、年号、顺序号。
第十四条公司发文字号如下图所示:
文件类型(工程、行政、财务等)顺序号
柳恒(X)字[XXXX]第XXX号
公司简称年号
注:
(1)冠以上述发文代号的内发文件应对全公司具有效力,对外发文应代表公司的整体意志。
(2)发文一般是对公司各方面事务具有一定指导性或约束力的事项的宣告,日常的程序性、流程性文件则应以联系单、请示、报告等形式(见附件2)流转。
力避随意发文。
(3)工程类简称“工”,行政类简称“行”,财务类简称“财”。
第十五条发文权限:
公司发文由总经理审核批准方可发文。
第十六条文件必须盖章或签字。
第十七条密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”(划分标准见第二部分第二章第四条)。
第十八条文件内容要求事实清楚、观点鲜明、条理清晰、文字精炼、用语准确。
第十九条发文单位必须注明全称。
第二十条多页文件应标明页码。
第二十一条文字从左至右横写、横排,左侧留装订位。
第二十二条文件纸一般使用A4型。
文件函头格式实例见附件1
第四章收文
第二十三条收文一律使用《******房地产开发有限公司收文簿》(见附件3)。
第二十四条外单位来文(工程现场签证、承建商往来函等工程类资料除外)均由行政部文档管理员收文,统一拆封、登记,根据文件属性及时分送相关部门。
工程类资料统一由工程部资料管理员收文,统一拆分、登记,根据文件属性及时分送相关部门,并报行政部备案。
行政部定期检查。
第二十五条除指明具体收文人外,各部门收文人为部门经理。
第五章办文
第二十六条办文包括文件的分送、传递、承办、催办等程序。
第二十七条办文由行政部统一安排,包括文件的分送、传递和催办。
工程类办文由工程部资料管理员负责。
第二十八条协办部门必须积极配合主办部门完成文件处理。
第二十九条文件的催办由行政部负责,防止漏办或延误。
第三十条严格按照时限要求完成。
第三十一条文件传递必须保证安全,必须具备签收手续,防止文件遗失。
第三十二条文件办理完毕后,统一交由行政部文档管理员保管、立卷归档。
第六章发文
第三十三条发文程序如下:
拟稿→各级负责人核准(使用盖章申请单)→行政部统一编号→盖章(签字)→发文→备案存档
第三十四条公司总部下发各项目部或下属单位的文件,如是传真形式,则接收的部门是项目行政部。
项目行政部作为二级发文部门负责文件的分送、传递、承办、催办。
第七章其他
第三十五条文件的保密要求:
1、绝密文件:
指定人员可阅,阅后立即退回发文部门,并由发文部门保存。
2、机密文件:
部门经理以上级别可阅,阅后由部门经理保存。
3、秘密文件:
由部门经理或事件负责人可阅,阅后由部门经理保存。
第三十六条办文、发文由行政部文档管理员进行监督,未按上述制度操作的,文档管理员有权收回文件并通报行政部经理,按情节严重情况进行处理。
第三十七条文件立卷归档保存按照《档案管理制度》执行。
第二部分档案管理制度
第一条档案是全面反映公司经营管理各项活动的历史记录,是实现今后决策科学化的重要依据。
特制定本方法,各部门必须按本制度认真做好档案管理工作。
第二章档案范围、分类及编号
第二条档案范围
公司各种具有保存价值的文件、图纸、方案、软件、图片、音像、实物等都必须立卷、归档。
其中,文件包括:
规划、计划、技术资料、工程资料、财务资料、人事资料、会议纪要、项目方案、合同协议、内外行文、法律文书等。
第三条档案分类及编号
1、档案按其内容及关联部门分为三大类:
◆行政类
◆财务类
◆工程类
◆法律文书类
2、档案按重要程度分为二大类:
◆一般档案
◆机要档案
3、机要档案须在档案编号后注明:
绝密、机密、秘密。
具体划分规则见本制度本章第四条。
4、档案编号以“一案一号”为原则,遇有一案归入多类者,应先确定其主要类别进行编号。
5、归档后须填写《档案管理登记表》(附件4)。
第四条机要档案
1、机要档案按其内容分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。
其中:
2、划分标准:
◆绝密档案:
公司经营发展中的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策、战略性的合作协议及金额在100万元以上的重大合同。
◆机密档案:
Ø
财务资料;
公司重要会议纪要;
公司经营情况;
人事档案、薪资性档案、劳动合同;
技术资料;
金额在10万-100万元的合同。
◆秘密档案包括:
重要项目资料;
项目合同协议。
第三章档案管理、保存
第五条行政部作为公司档案权威部门,除已在行政部存档的档案外,均必须经行政部核准并留有清单说明的情况下,各部门可视情况保存档案。
第六条档案保存期限除政府有关法令或本公司其他规章制度特定者外,一律按照下列规定办理:
1、永久保存:
(1)、公司章程;
(2)、股东名簿;
(3)、股东会、董事会、监事会会议纪要;
(4)、公司证照;
(5)、各级批文;
(6)、印鉴;
(7)、公司年度经营计划;
(8)、公司年度经营总结;
(9)、年度财务报表;
(10)、技术资料;
(11)、不动产所有权状及其他债权凭证;
(12)、人事资料;
(13)、大型活动图片、音像资料;
(14)、其他核定须永久保存的文书。
2、十五年保存:
(1)、会计凭证;
(2)、其他经核定须十五年保存的文书。
(其它财务档案的保存期限按国家相关规定执行)
3、五年保存:
(1)、期满或解除的合同协议;
(2)、完结后的项目方案;
(3)、其他经核定须保存五年的文书。
4、一年保存:
(1)、部门工作计划及工作总结;
(2)、完结后的部门请求报告;
(3)、完结后无长期保存必要文书。
5、公司规章制度由行政部永久保存,使用部门视其有效期限予以保存。
第四章保管部门
第七条财务专项机要档案由财务部负责保管。
第八条股东会、董事会、监事会资料、人事专项机要档案由行政部经理保管。
工程类资料由工程部资料管理员保管。
第九条其他档案均由行政部设定档案管理员专人保管。
第十条其它部门不得留存文件,因工作需要下发或需要暂时留存的文件,行政部档案管理员登记后,保留在部门经理处。
每半年进行回收一次,时间为每年的1月和7月,不得遗失。
第五章档案调阅
第十一条因工作需要需调阅档案时,须填写《档案调阅申请单》(附件5),并经相应核准人核准后方可调阅。
第十二条各自部门档案的调阅须部门经理核准,跨部门档案调阅须行政部核准,但仅限于档案的查阅、复印,使用原件或调阅机要档案资料须总经理核准。
第十三条档案管理人员必须严格按照《档案调阅申请单》的内容,将档案调出,供调档人查阅。
第十四条调档人必须是《档案调阅申请单》里注明的查阅人。
第十五条《档案调阅申请单》由档案管理人员留存备查。
第十六条档案借阅时间最长不超过8个工作时。
第十七条如调档内容更改、调档时间延长,应按调档程序重新办理。
第六章档案销毁
第十八条超过保存期,且无保存价值的档案应销毁。
第十九条需销毁的档案由保管部门填报《档案销毁申请表》(附件6),经相应核准人核准后方可销毁。
第二十条部门内部档案由部门经理核准销毁;
机要档案由总经理核准销毁;
其余档案由主管副总经理核准销毁。
第二十一条销毁档案须两人以上人员共同完成,行政部指定专人监督销毁,并填写《档案销毁登记表》(附件7)。
第二十二条档案销毁每半年进行一次,即每年的1月和7月。
第二十三条《档案销毁申请表》、《档案销毁登记表》各一式二份,申请部门一份,行政部一份。
第二十四条档案管理人员应妥善保管,防虫蛀、防霉、防丢失,保证档案安全。
第二十五条所有档案应有专柜存放、加锁,定期清理通风,防湿。
第二十六条所有档案不得随意查阅、复印,不得置于公共场所。
第二十七条以上表格均由行政部统一编号。
第二十八条各部门必须严格按照本制度相关规定保管档案。
第三部分公章管理制度
第一章 总则
第一条为加强对公司公章的管理,确保公章的安全和用印规范,特重新制定本制度并加以明确。
第二章 公章的使用
第二条凡使用公章,均需履行用章审批程序,并填写用章登记表(包括用章日期、文件类别、内容摘要、发往单位、批用人、用章人)。
第三条用章审批程序
除下列情况外,其他情况下用章,均必须经过总经理签字确认后方可用章:
(一)公司财务月报表等财务日常性报表用章:
该类文件使用公章填写用章登记表、部门领导审核后,经行政部经理审批用章。
(二)业主产权备案用章及购房者银行按揭登记表文件的用章:
设立盖章登记表,每次登记后用章。
第三章公章的管理
第四条凡加盖公章后的文件材料均需留存一份备案,并按有关规定立卷归档。
第五条公章管理者必须严格履行公章管理制度,妥善管理好公章,对于不符合用章管理规定的文件材料不得用章。
因错用公章造成不良影响或经济损失的,要予以追究责任。
第六条公章不得带出公司,如确因工作需要必须外带使用时,要经行政部经理批准,并派专人监护,用完公章迅速送回。
第七条除特殊情况下,不得在空白页面或空白合同上盖章。
如实在需要用章,必须登记盖章数量,并严格监督其使用,直至其全部正常使用完毕。
第四章 其他
第八条财务专用章由指定财务出纳负责保管,银行人名章由财务部经理负责保管。
第九条本规定由恒运天合房地产开发有限公司行政部负责解释。
公司文件函头格式
*****开发有限责任公司
**(行)[2005]005号密级:
机密
[标题]
[内容]
[签发人:
(用章)]
[时间]
抄报:
抄送:
日常程序性、流程性的请示报告格式
******房地产开发有限公司
请示报告
请示上级:
上级批示:
关于的请示
请示单位:
请示人:
日期:
《******房地产开发有限公司收文簿》
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