英文电子邮件常用语Word下载.docx
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英文电子邮件常用语Word下载.docx
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下一步我们应该怎么做?
Whatdoyouthinkaboutthis?
这个你怎么想?
Doyouhaveanyideaaboutthis?
对于这个您有什么建议吗?
Feelfreetogiveyourcomments.请随意提出您的建议。
Anyquestion,pleasedon’thesitatetoletmeknow./
Anyquestion,pleaseletmeknow./
Pleasecontactmeifyouhaveanyquestions./
Pleaseletmeknowifyouhaveanyquestiononthis.
意思都是:
有任何问题,欢迎和我们联系。
Yourcommentsandsuggestionsarewelcome!
/
Pleaseletmeknowwhatyouthink?
欢迎您的评论和建议!
Itwouldbeniceifyoucouldprovideabitmoreinformationontheuser’sbehavior.
您若是能够就用户行为方面提供更多的信息就太感激了!
Atyourconvenience,Iwouldreallyappreciateyoulookingintothismatter/issue.
如果可以,我希望你能负责这件事情。
4.Givefeedback意见反馈
Pleaseseecommentsbelow.请看下面的评论。
Myanswersareinbluebelow.我的回答已标蓝。
Iaddsomecommentstothedocumentforyourreference.
我就文档添加了一些备注,仅供参考。
5.Attachment附件
Ienclosetheevaluationreportforyourreference.
我附加了评估报告供您阅读。
Attachedpleasefindtoday’smeetingnotes.
今天的会议记录在附件里。
Attachisthedesigndocument,pleasereviewit.
设计文档在附件里,请评阅。
Forotherknownissuesrelatedtoindividualfeatures,pleaseseeattachedreleasenotes.
其他个人特征方面的信息请见附件。
6.Pointlisting列表
Todaywewouldliketofinishfollowingtasksbytheendoftoday:
1…….2…….
今天我们要完成的任务:
1…….2…….
Someknownissuesinthisrelease:
声明中涉及的一些问题:
1…….2…….
OurteamherereviewedthenewestSCMpolicyandhasfollowingconcerns:
我们阅读了最新的供应链管理政策,做出如下考虑:
1.2.
Herearesomemorequestions/issuesforyourteam:
1.2.
以下是对你们团队的一些问题:
Thecurrentstatusisasfollowing:
1……2……
目前数据如下:
1……2……
Someitemsneedyourattention:
以下方面需提请注意:
7.Raisequestion提出问题
IhavesomequestionsaboutthereportXX-XXX
我对XX-XXX报告有一些疑问。
FortheassignmentABC,Ihavethefollowingquestions:
…
就ABC协议,我有以下几个问题:
……
8.Proposal提议
Forthenextstepofplatformimplementation,Iamproposing…
关于平台启动的下一步计划,我有一个提议……
Isuggestwecanhaveaweeklyprojectmeetingoverthephonecallinthenearfuture.
我建议我们就一周项目开一个电话会议。
AchievoteamsuggesttoadoptoptionAtosolveoutstandingissue……
Achievo团队建议应对突出问题采用A办法。
9.Thanksnote感谢信
Thankyousomuchforthecooperation感谢你的合作!
Thanksfortheinformation谢谢您提供的信息!
Ireallyappreciatetheeffortyouallmadeforthissuddenandtightproject.
对如此紧急的项目您做出的努力我表示十分感谢。
Thanksforyourattention!
谢谢关心!
Yourkindassistanceonthisareverymuchappreciated.
我们对您的协助表示感谢。
Reallyappreciateyourhelp!
非常感谢您的帮助!
10.Apology道歉
Isincerelyapologizeforthismisunderstanding!
对造成的误解我真诚道歉!
IapologizeforthelateaskingbutwewanttomakesurethecorrectnessofourimplementationASAP.
很抱歉现在才进行询问,但是我们需要尽快核实执行信息。
(注:
ASAP=assoonaspossible,意为尽快。
)
英语邮件的注意事项
商务英语邮件格式一定要严谨,但往往人们忽视了一些细枝末节的注意事项,这有一些建议可以保证你的邮件给人留下好印象。
1.Knowyouremailterms要弄清楚email发送程序缩写
"
Replytoall"
表示你的回复将发送给每一个收到原始邮件的人。
在邮件的地址栏内,"
cc"
(carboncopy)部分指的是该邮件发给你指定的人,而"
bcc"
部分你可以悄悄的发送邮件而不让其他的人知道–b代表的是"
blind"
(掩藏的)。
如果有人要你"
forward"
一封邮件,意思是要你通过转发的功能发送邮件,有时侯简写成"
Fw."
2.UsetheRightGreeting使用正确的称谓
用"
Hey"
作为写给朋友的电子邮件开场白没有任何问题,但是最好不要用这种方式给一个潜在的商务伙伴这样写信。
另,用非常正式的传统开场白"
DearSir"
也已经越来越过时了。
最好写成"
DearMr./Ms."
后跟那个人的姓氏。
同事之间,通常可直呼其名,如"
DearJohn"
。
3.KeepitShortandClear用英语写邮件,要清晰、有条理
在邮件的第一段清楚的表明你写信的目的,保证每一段中都有代表核心观点的中心句。
使用类似"
first,second,next,andfinally"
的词引导读者你所要表述的每一个观点。
你不需在邮件中包括所有的详细内容,取而代之的可以是类似"
Ifyouhaveanyotherquestionspleasefeelfreetocontactme,"
这样的短语来结束邮件,这样一来可以为对方创造进一步交流的前提。
4.Bepoliteandtactful懂得谦逊和准确传达信息的重要性
Iwant."
之类的词能避免则避免出现,相比之下,"
Iwouldlike"
显得更尊重对方。
又如"
Iaminterestedin"
是提出请求建议或寻求意见的好方法。
5.电子邮件正确结尾
Iamlookingforwardtoyourreply,"
"
Thankyou,"
或者"
Sincerely"
都是给收信人留下好印象的结尾方式。
必备信函写作用语
Referringtopreviouscontact提及之前联系
Thankyouforyourinterest…感谢您…的兴趣
Furthertoourconversationof…关于我们某月某日的谈话……
Withreferencetoyourletterof/dated…inwhich…关于您某月某日的来信…,其中谈到…
Statingthereasonforwriting陈述写信原因
Iamwritingtoconfirm/applyfor/outline…我写此信是为了确认/申请/简略地说明……
I'
dliketothank/complain/commenton…我想对……表示感谢/投诉/发表自己的看法
Iamwritingconcerning…我写此信是关于……
Enclosinginformation随附信息
Pleasefineenclosed…附上……Asrequested,Ienclosed…应您要求,随信附上……
Offeringassistance提供帮助
Shouldyouhaveanyfurtherquestions,pleasecontactmeontheabovenumber.
如有其他问题,请拨以上电话号码与我联系。
Inthemeantime,ifyourequireanyfurtherinformation,pleasedonothesitatetocallme.
在此期间,如果您需要了解更多信息,请尽量来电与我联系。
Referringtofurthercontact提及未来联系
Ilookforwardtohearingfromyou/meetingyou/seeingyou/workingwithyou.我希望收到您的回信/与您见面/与您共事。
Ihopetohearfromyousoon.希望尽快收到您的回信
E-mail写作要点
E-mail的书写很简单,采取左对齐,单边行距的文档格式。
段落之间double-space.具体,我列出以下几个注意点。
•AddresstherecipientbyFullName.Usegender-Neutrallanguage.对收信者要称呼对方的全名。
使用中性的语言。
如果关系不是那么亲密,用Mr.,Dr会比较好。
•Writeaspecific,notgeneral,topicinthesubjectbox.在Subject一栏里要把主题写的明确,不要大众化。
不然,很有可能紧急的信件被划到垃圾信件里。
那事情就大条了。
•Startyoure-mailwithasentencethattellswhatyourmessageisabout.首句就直截了当的告诉对方这封E-mail讲的是什么事。
简单,明确。
•Putthedetailsofyourmessageinthesecondgaragraph.第二段落是细节的部分。
你可以把收信人不了解的信息,或可能遗忘的信息放在第二段。
•Beclear,concise,andspecific.Avoidoverlylongsentences.信件简明,扼要。
你要知道对着电脑屏幕一行行的看字,不像看本书,是很伤眼睛的。
所以,为了他人着想,尽量写的言简意赅吧。
实在E-mail不得不长,分段处用Headings。
•Neverwriteinallcapitallettersoralllower-caseletters.之所以用大写是为了引起别人的重视,如果全用大写字母,不是招人烦么。
全用小写字母也是不当的。
这样,会给人一种不尊重,偷懒的感觉。
•Becautiousaboutwhatyousayinabusinesse-mail.记住,你的E-mail,可能被人forward给其他人看。
万事要小心,别把一些谣言,玩笑话写在E-mail里。
甚至轻易泄漏你的银行卡号,信用卡密码。
•Checkyoure-mailandanyattachmentstomakesureyourmessageisclear,yourtoneispro,andyourspelling,grammarandpunctuationarecorrect.一封E-mail写完了,别忘记查看附件有没有上传好。
你的语气是不是够专业,Grammar和spelling可以交给word来做。
•Attheendofyourmessage,beforeyourfullnameandposition,useacommonlyacceptedcomplimentaryclosing.在E-mail收尾的部分,别忘了加上你的全名和结束语,像Sincerely,Cordially,orRegards.
常用的英语表达及其引申义
F.Y.I
刚进外企的时候,收到很多别人转过来的信上都有这三个字母,过了好久才知道意思是:
ForYourInformation。
看到这几个字母意味着下面内容和我有关,但是关系不大,看看就好。
因为对方如果要你采取行动,一定会说清楚“Catherine,please……”而不会只是F.Y.I了事。
潜台词:
和你关系不大,给你随便看看。
CC
CC就是发邮件时用的Copy功能,“抄送”的意思。
每次发给你的email,你要做的是:
第一看标题,第二看CC给谁,第三才看内容。
CC给谁基本上能够说明对方的态度,CC一大批老板的,有时候是要表扬对方,但有时候却未必是啥好事,也可能对方要推卸责任。
潜台词:
当对方把发给你的邮件CC老板的时候,也许他的意思是这件事告诉你了哦,你自己看着办吧,反正老板都知道,都盯着你呢。
当然看到自己的名字在CC那一栏里是比较开心的,因为那意味着那就是这封信不用回,看看就可以,有人会回复的。
Concern
中文翻译成“关注”,其实在外企里面,如果你的上司或老板要是说他很concern,他可不是只想告诉你他很关注这个case。
这句话是暗示你做的事情有问题,你可要小心了。
你这个事情也许会出岔子,你要好好注意,别弄砸了!
Myunderstandingis…
这句话的字面意思是:
“我的理解是…”,往往是在你发表一个观点或看法时,对方会说“Myunderstandingis…”。
这时候你要注意喽:
他不是想让你听听他的理解是什么。
而是想告诉你,你的理解有误,我再给你解释一下。
老兄,你的想法错了,我说的这个才是正确答案呢。
Appreciate
好像口语里很少用到这个词来表达感谢,但是在email里,这个词可是使用率很高的。
当事情自己解决不了的时候,需要别人帮忙的时候,或者是自己做错事无法挽回的时候,一句“Yourkindhelpshouldbeappreciated.”能够发挥很大的作用了。
如果你想让对方快一点回复你的email,也可以在结尾写上“Yourquickreplywillbehighlyappreciated.”也可以起到很好的push作用。
如果业务还不熟悉,很多工作不会做,那你的嘴一定要甜,让人帮忙时就用appreciate,同事们也没有办法拒绝你了。
Involve
字面翻译成“介入”。
一件事情,在外企involve的老板越高层,事情就越复杂,Director(总监)要是involve了,那Manager(经理)就开始紧张;
VP(副总裁)要是involve了,那整个部门相关人员都别想有好日子过,得加班加得四脚朝天。
大佬很生气,后果很严重。
Aggressive
字面翻译成“进攻性的”,在外企里面意思含糊,褒义的有"
具有开拓精神的"
、"
有事业心的"
,贬义的有"
咄咄逼人的"
喜欢没头脑乱闯的"
容易得罪别人的"
,反正意思可褒可贬,看你自己琢磨。
如果说自己"
aggressive"
的,潜台词是:
我可不是那种混日子的人,我是能干事的。
一旦被别人说"
veryaggressive"
,需要好好理解,也许人家是说:
这人整天凶巴巴的,不好相处,做事没头没脑,老闯祸。
但老板说你不够"
,那意思则是你不够积极,工作需要更主动些。
Unacceptable
字面意思是:
不能接受。
老外从小接受的教育是人要以表扬鼓励为主,所以老外批评人比较含蓄。
说你这件事办的unacceptable,已经算是说的很重了,就是指你办的事情太差了,说不过去啊。
你办的这是什么事啊,太不合我心意了,最好小心点。
Challenge
字面意思是挑战,但是在外企的英文中它不当“挑战”讲而是“谴责、批评、指责”。
如果说,你被老板challenge了,那可不是老板挑战了你,而是说你遭到老板的批评。
你得好好准备工作,否则谁都可以“挑战”你!
Quota
员工的计划任务量,这个词对于很注重业绩的部门来说是个最敏感的词语了,比如销售部,他们最关心就是每个季度的quota是多少,自己如何才能完成这个quota。
如果你没有完成公司制定的quota,那你后面的日子可就难过喽!
Followup
意思是:
跟办。
外企老板,尤其是老外,很重视项目或工作的进度,而且要心里清楚是谁在负责,所以总喜欢问“这个case有没有人followup?
”,如果一个工作还没有结果,却没有人followup,那部门主管可就会成为直接负责人了。
所以,每个主管也都很聪明,把自己手里面的所有case都分派给手下的员工,然后就由他们自己去followup。
老板问起来,只要把员工名字告诉老板,然后说说简单情况就可以了。
这也就是为什么外企员工的独立性都很强、效率很高的原因了。
做事情得有始有终,不能没有人跟办执行。
ToDoList
进入外企,如果你想有条不紊的完成手里面堆成小山的工作,而且不会误了deadline,那你的法宝就是ToDoList。
一定要做一个很有条理的Excel表格,把项目的名称、期限、具体内容、特别注意、进展情况等都列成一个表,随时followup自己的进度。
这样,不仅能让自己变得有条理,而且在老板问起来的时候也好有个实实在在的东西给她/他看。
同时,这也是日后写绩效评估的一个文字依据啊,何乐而不为呢?
在外企可不能“光说不练”,只有把该做的执行工作都写在清单里才能保质保量地完成工作。
Deadline
这个词是截止日期的意思。
刚到外企的新手往往对手头的工作没有时间观念,不知道要在规定的时间内完成,也不知道问每一个任务的deadline是什么日期。
最后,等真到了deadline还没完成,那你的死期可就真到了。
所以,你一定要自己做一份ToDoList(任务清单),把每一项任务都拍好顺序,千万要写清楚交差的日期,准时完成。
Deadline就是说到了规定的日期完不成任务,你可就离死不远了。
Youdeserveit.
正像《杜拉拉升职记》里面提到的,这句话的确在外企里面很流行。
不过他有两个意思,一个是褒义“当之无愧”,另一个是贬义“你活该”。
所以,如果一是搞不清楚上级或同事说这句话的意思,那可要仔细品味了。
不过大可放心,如果是上级直接对你说“Youdeserveit.”,那肯定是在夸奖你呢。
这句话虽然是外企流行用语,但是场合不适当的时候可要慎用啊。
不然,得罪了同事你还不知道呢,小心人家找机会报仇,那你可就真“活该了”。
PerformanceEvaluation
(定期的)员工个人评
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