业务解决方案华药供应链Word文档格式.docx

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增加了销售订单部分发货后变化的解决方案

修改了退换货业务的解决方案

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文档说明

1.1文档类别

本文档是在华药集团与用友公司双方项目组通过对华药集团各业务部门深入交流、细致的调研基础上，通过与华药集团相关领导和业务人员的多次交流，结合用友公司在医药行业信息化项目设计、开发和实施中的成功经验编写而成的，属于业务解决方案类文档。

1.2文档使用方法

本文档由用友公司项目组共同编写，并获得华药集团和用友公司项目总监批准，是项目组实施华药集团供应链项目的依据，同时也是华药集团供应链项目验收的标准。

为保证项目的成功、缩短项目周期，华药集团和用友公司双方都有义务保证目标业务实现方案的稳定性和完整性。

如果在蓝图设计和系统建设阶段需要对方案进行修改，华药集团和用友公司双方应该本着双赢的原则按照变更流程进行变更，变更结果由华药集团项目经理和用友公司项目经理签字生效。

系统建设完成后，上线切换及以后阶段原则上不能对方案进行变更。

1.3术语定义

华药集团有限公司简称华药集团。

1.4图例说明

2项目概述

2.1项目背景

华北制药集团是我国最大的制药企业，公司的前身华北制药厂是中国"

一五"

计划期间的重点建设项目，由前苏联援建的156项重点工程中的抗生素厂、淀粉厂和前民主德国引进的药用玻璃厂组成，1953年6月开始筹建，总投资7588万元，1958年6月全部投产。

华北制药厂的建成，开创了我国大规模生产抗生素的历史，结束了我国青霉素、链霉素依赖进口的历史，缺医少药的局面得到显著改善。

　　建成四十多年来，华药稳健经营，逐步壮大，经营范围得到拓宽，销售额持续增长，业绩保持优良，主要经济指标始终处于国内同行业前列，与投产时相比，经营范围由单纯的制药拓展到了生物、化工、农药、商贸等领域，主要产品由5个增加到目前的各种类别的430多个品种，由一家产权结构单一的工厂，发展为有三十多家子公司、多元投资主体的企业集团。

2.2总体目标

围绕华北制药集团的发展模式，结合用友NC系统，找到业务和系统的结合点。

针对制药企业的行业应用、关键需求，完成华药集团的财务业务一体化的衔接，对物流、信息流、资金流进行统一管理，真正实现华北制药集团的管理信息化；

用软件的方法实现企业操作过程的规范化，从而达到集中管理优化业务流程的目的。

2.3适合范围

2.3.1组织范围

为保证系统成功应用，本次供应链实施的范围为华药集团股份公司本部。

2.3.2功能范围

供应链系统的实施为用友NC产品的以下模块：

业务组

模块

许可数

集团供应链

供应商管理

50

采购管理

销售管理

库存管理

内部交易

合同管理

质量管理

3静态数据编码

3.1编码原则

（1）一物一号

每一个编号只能定义唯一的一个物资。

（2）编号应该反应分类

编号如能反应分类，则在打印报表时，同类数据才会被汇总于一处，将方便比较或统计汇总。

分类的一般原则是大分类号在前，小分类号在后，依序排列。

（3）编号应该反应顺序

若需要物资在打印时按照某一种顺序来排列，就应该在编号时对物资编号的大小顺序事前加以规划。

（4）变动属性不应纳入编号

有些物资的某项属性如果在未来有可能发生变动，则绝不可将该属性纳入编号中。

（5）编号愈简短愈好

编号之目的在求简化，因此编号位数愈少愈好。

（6）避免使用特殊符号

特殊符号的使用将影响输入效率，而在口述编号时亦造成不便，因此最好避免。

如果非用这些符号不可，则应该让符号出现位置加以固定否则反而易生困扰。

（7）编号长度应求一致

编号长度一致可使阅读或输入时一眼即可发现异常错误。

如果在实际编号时很难求取编号位数的一致，则至少要求同类者位数一致。

（8）预留扩充性

为日后有新增资料的发生，应在分类号或流水号中预留一些空号以便日后可以插入。

3.2编码规范

编码项目

编码原则说明

地区分类

集团统一编码、统一使用。

客商档案

集团制定编码规则，各公司按此规则分别编码；

内部核算单位由集团统一编制。

计量单位

仓库档案

集团制定编码规则，各公司按此规则分别编码。

货位档案

存货分类

集团制定编码规则，统一编码，统一使用。

存货档案

集团制定编码规则，统一编码，分配到各公司使用。

4共用系统档案与参数

4.1基本档案

4.1.1采购组织

为整个集团建立一个采购组织叫“集团采购”。

为具有采购业务的分子公司各自建立一个采购组织，名字可以为“公司简称”+“采购”，如华药股份的采购组织可以叫“股份采购”。

4.1.2销售组织

为具有销售业务的分子公司各自建立一个销售组织，名字可以为“公司简称”+“销售”，如华药股份的销售组织可以叫“股份销售”。

4.1.3地区分类

定义“集团内部单位”为一个地区分类，方便集团内的业务往来。

另定义国内客商、国外客商两个地区分类。

4.1.4客商基本档案

登录集团，在“集团内单位”增加集团内的往来单位，注意其“客商类型”为内部核算单位、“对应公司编码”选取相应的公司，并将集团内单位分配给集团内各公司使用。

4.1.5客商管理档案

登录华药股份公司，在国内客商或国外客商分类下增加集团外往来客商。

4.1.6存货档案配置方案

华药股份主要原材料和成品均为药品，大多数需要辅计量管理，并且需要进行批次和有效期管理。

在集团定义存货基本档案时应注意配置“是否辅计量管理”一次性参数，并且对于选择进行辅计量管理的存货要注意“采购默认单位”、“销售默认单位”、“库存默认单位”不能为空。

在股份公司定义存货管理档案时应注意配置“是否批次管理”、“是否保质期管理”及“保质期天数”等一次性参数。

4.2基本档案系统参数

参数代码

参数名称

参数值

BD001

人员类别是否允许下级单位增加

否

BD002

客商档案是否允许下级单位增加

是

BD003

存货档案是否允许下级单位增加

BD030

存货分类集团控制到几级

末级

BD101

存货分类编码级次

2/2/4

5

5.1应用目标

支持集团统一签订协议，下属企业自主采购。

支持按GMP标准要求的采购到货记录批次，请检、质检，根据检验结果入库。

5.2系统边界

5.2.1维持手工管理的业务

平常电话沟通、会议讨论的过程、传真的过程等保留原有做法。

5.2.2系统管理的业务

物料需求申请、请购单、采购订单、到货单、质量检验单、采购入库单、采购发票、采购结算、采购暂估。

5.3系统配置方案

5.3.1参数设置

PO00

最高库存控制

提示

PO02

订单与到货、入库、发票的数量容差控制

PO03

订单与到货、入库、发票的数量容差数值%

PO04

订单与发票的单价容差控制

PO05

订单与发票的单价容差数值%

PO26

订单关闭条件

付款完成

PO12

暂估处理方式

单到回冲

PO27

暂估单价来源

订单价

PO15

请购单转订单分单方式

业务员+供应商

PO17

订单转到货单分单方式

订单+收货仓库

PO19

入库单转发票分单方式

供应商

PO30

入库单生成发票的自动结算配置

审批时自动结算

PO44

批次规则应用单据

到货单

PO45

计划价存货是否按计划价暂估

PO46

订单生成发票的自动结算配置

不自动结算

PO64

物资需求申请材料出库数量容差控制

不保存

PO66

物资需求申请材料出库数量容差数值（%）

IC081

应用批次规则选择

采购入库单、生产入库单

5.3.2相关基本档案

存货管理档案中“可进行采购”设置为是、“采购自核准供应商”设置为是。

需要检验的存货在物料生产档案中应设置属性“是否免检”为否，“是否根据检验结果入库”为是。

对于部分需检验的存货，不等检验结果出来即办理入库甚至发料的特殊情况，经质量部门批准后在这类存货的物料生产档案中应设置属性“是否免检”为否，“是否根据检验结果入库”为否。

需要进行批次管理的存货设置存货管理档案中的属性“批次管理”为是，并在存货最末级分类上定义“存货批次号生成规则”。

需要进行效期管理的存货设置存货管理档案中的属性“保质期管理”为是，同时设置“保质期天数”。

需要自动带出仓库的存货要设置存货管理档案中的属性“默认工厂”为相应库存组织，并设置存货物料生产档案的属性“主仓库”为存放物料的仓库。

客商管理档案中“客商属性”为供应商或者客商。

如希望选择存货后能自动带出供应商信息，则需在供应商管理中按存货维护供应商，并指定主供应商。

5.4A类物料采购

5.4.1应用的业务类型

适用于按《原料药采购质量标准》、《物料质量标准》、《包装材料质量标准》、《工艺辅助材料质量标准》实施检测的物料采购业务。

5.4.2软件流程

5.4.2.1流程图

5.4.2.2流程说明

（1）各车间材料员根据需要提出物资需求申请（即领料计划）并由相关领导（车间主任-生产处长或设备处长）审批。

审批后的需求申请报供应处。

（2）供应处各科计划员结合库存状况进行物资需求汇总平衡，生成请购单（初步采购计划），在请购单上确定供应商、采购价格、数量、采购员等信息，送领导审批（供应科长—供应处长或会签）；

审批后的请购单（采购计划）自动生成采购订单，传递到采购员。

（3）各采购员打开自己负责的采购订单，并与供应商确定到货信息后保存，由供应科长审核订单。

采购员根据审核后的订单通知供应商送货。

（4）货物运到后，仓库核对数量，并填制到货单。

（5）仓库将货物存放于待检区，并向质检部门报检（检验到货单）。

（6）质检部门出具质检结果后，如果是合格品，仓库根据检验结果填写入库单（参照到货单），并将货物从待检区移至合格品区；

如果是不合格品，由采购员填制退货单，货物从待检区移至不合格品区。

（7）发票到后，采购员参照采购入库单填制采购发票，由结算员进行审核，系统配置审核后自动生成财务的应付单。

（8）货到发票到的情况下，结算员在系统中审核采购发票后自动进行采购结算，生成成本入库单。

（9）每月月底，货到发票未到的情况下，财务处材料科根据采购入库单进行暂估，生成暂估成本入库单。

5.4.3系统配置方案

5.4.3.1流程配置

增加请购单保存时存货、供应商检查

5.4.3.2相关基本档案

需要质检的存货应设置物料生产档案的是否免检为“否”，是否根据检验结果入库为“是”。

并在质量管理模块设置检验方式及检验标准。

5.5B类物料采购

5.5.1应用的业务类型

除A类物料外的其他物料采购业务。

5.5.2软件流程

5.5.2.1流程图

5.5.2.2流程说明

（2）供应处各科计划员结合库存状况进行物资需求汇总平衡，生成请购单（初步采购计划），在请购单上确定供应商、采购价格、数量，送领导审批（供应科长—供应处长或会签）；

（4）货物运到后，仓库核对数量，并填制到货单及采购入库单。

（5）发票到后，采购员参照采购入库单填制采购发票，由结算员进行审核，系统配置审核后自动生成财务的应付单。

（6）货到发票到的情况下，结算员在系统中审核采购发票后自动进行采购结算，生成成本入库单。

（7）每月月底，货到发票未到的情况下，材料科根据采购入库单进行暂估，生成暂估成本入库单。

5.5.3系统配置方案

5.5.3.1流程配置

系统流程配置方式与A类物料采购相同。

5.5.3.2相关基本档案

不需要质检的存货应设置物料生产档案的是否免检为“是”。

5.6采购退货

5.6.1应用的业务类型

A类物料采购到货后，质检不合格需要办理退货的物料，退货及补货参照以下流程。

5.6.2软件流程

5.6.2.1流程图

5.6.2.2流程说明

质检不合格品由采购员与供应商协商同意退货后在到货单节点进行退货，由库管员在到货单界面退货菜单下选择产生不合格品的采购订单填制退货单，审批后生效。

退货后，若需要供应商补货，则由采购员在补货订单节点参照退货单生成补货订单，由供应科长审核生效。

后续采购流程与原采购流程相同。

5.7采购结算

直接计入营业费用部分：

发票交到财务之后直接录入凭证。

需要摊入存货成本部分：

货票同时到，采购员直接填制采购发票，在采购结算节点进行结算（发票审核后自动结算）；

货到票未到，月末在采购结算节点进行暂估处理，票到后再填制采购发票，系统自动按照单到回冲方法处理。

运费发票到后由财务处材料科直接摊入当期存货成本。

6

6.1应用目标

既支持华北制药集团销售公司的分销模式，也支持各分子公司的单公司销售模式；

既支持动物保健品公司的铺货销售业务，也支持股份公司销售处的现款销售业务。

6.2系统边界

6.2.1维持手工管理的业务

市场挖掘、客户关系管理；

以及在交易前的沟通工作，包括口头传述、电话联络等；

客户信用额度申请及超额授信申请及审批手续。

6.2.2系统管理的业务

与客户确认业务后的操作，包括双方签定的合同（销售合同日常业务）、销售业务的确认（销售订单）、给客户发货情况（销售出库单、销售发票），收款情况（收款单）等。

6.3系统配置方案

6.3.1参数设置

SA02

基价含税

SO39

订单结束时是否用订单出库数量修订销售合同执行数量

SO40

调整发票金额时调整折扣还是单价

折扣

SO41

销售单据修改后是否变更制单人

SO47

销售订单是否自动结束

CC05

收款单影响信用时点

保存

CC03

无额度记录控制信用

6.3.2相关基本档案

存货管理档案中可进行销售设置为“是”，可销售开票设为“是”。

客商管理档案中客商属性为“客户”或者“客商”，销售组织为“股份销售组织”，库存组织为“股份库存组织”。

对于外贸业务的客户的客商管理档案要维护外文名称。

6.3.3信用管理

对于有信用额度的客户需要在系统外填写客户额度申请表，审批通过后在信用管理节点客户额度表中录入客户信用额度，不授信的客户信用额度为0。

6.4普通销售

6.4.1应用的业务类型

华药股份公司的内、外贸业务。

6.4.2软件流程

6.4.2.1流程图

6.4.2.2流程说明

（1）销售员根据客户的订货需求编制销售合同，并进行合同的打印及审批签字生效。

（2）销售员根据销售合同生成销售订单，不签合同的可以直接做销售订单。

在订单处理过程中，可以联查客户信用，通常要求客户款到发货，客户款到后由财务根据实际情况录入收款单。

订单保存后送经理审批。

审批订单时进行客户的信用检查，检查未通过的不允许发货；

如果特殊情况需要超信用发货则由销售员在系统外填写超额授信申请表，相关领导批准后由信用管理员在系统中增加客户信用额度。

检查通过后的打印开票通知单。

（3）销售员凭开票通知单到供应处配批，配批人员在系统中根据销售订单生成销售出库单，进行辅计量管理的存货注意出库辅计量单位是否正确，并在出库单上配批号后保存，然后打印出来作为提货单。

（4）销售开票员根据业务员的开票通知单和提货单参照销售订单开具销售发票，形成客户的应收。

并传数据到金税系统下打印增值税专用发票，盖章后其中一联作为货物出库的依据。

（5）仓库管理员根据销售发票发货出库，并在销售出库单上签字，形成销售成本结转单。

6.4.3系统配置方案

设置库存销售出库单的消息驱动配置：

设置销售发票的消息驱动配置：

6.5销售合同发货变更

6.5.1应用的业务类型

销售合同已生效并部分发货，后续发货发生变化的情况。

6.5.2系统方案

（1）对于销售合同已部分发货，后续发货品种改变但单价不变的情况，可以只改销售订单而不变更合同。

销售员根据原销售合同生成订单后，如果只是存货的包装规格发生变化，更改辅计量单位即可；

如果存货发生变化，删除原存货，以新存货代替。

后续执行普通销售业务流程。

（2）对于销售合同已部分发货，后续发货品种改变且单价改变的情况，直接变更销售合同。

变更后可以保留以前版本供查询。

6.6销售退货

6.6.1应用的业务类型

销售发货后，客户因各种原因申请的退货。

6.6.2软件流程

6.6.2.1流程图

6.6.2.2流程说明

（1）客户提出退货申请。

（2）销售人员与客户协调，确认属于允许退货范围的参照销售订单填写退货单（红字销售订单）。

（3）退货单需由相关领导审批通过。

（4）仓库收到实物后参照退货单填制红字销售出库单，签字后形成红字销售成本结转单。

（5）退回的货物如果需要车间再加工，则货物退回车间，仓库填制红字产成品入库单。

（6）如果客户不需要换货，则财务人员参照退货单编制红字销售发票，并进行自动结算，冲减应收。

6.7销售换货

6.7.1应用的业务类型

客户退货后进行的相应的换货。

6.7.2系统方案

销售员在系统中填制销售订单（换货单）开始，后续流程与普通销售业务流程相同。

注意：

如果换货数量与退货数量相同，则不再开发票；

如果换货数量大于退货数量，则参照退货单和换货单开差额发票。

7库存管理

7.1应用目标

符合医药行业的GMP要求，仓库可以实行批次管理和有效期管理。

7.2系统边界

7.2.1维持手工管理的业务

实物的盘库、搬进、搬出，与采购员、车间、业务员的沟通和协调仍保持手工管理方式。

7.2.2系统管理的业务

（1）所有的出入库存单据：

包括采购入库、产成品入库、其他类型入库等各种入库单据。

（2）存货报废出出库、销售出库、采购退货出库、生产领料出库、其他类型出库等各种出库单据。

（3）盘点业务：

盘点单。

（4）各种库存报表的查询。

7.3系统配置方案

7.3.1参数设置

IC005

是否限额领料

Y

IC006

限额领料范围

IC014

最高库存的检查方式

IC016

最低库存的检查方式

IC018

安全库存的检查方式

IC023

设置保质期管理中预警的时点

IC090

可用量不足检查

7.3.2相关基本档案

7.3.2.1库存组织的建立

库存组织隶属于公司，是一个成本核算单位，如果某个公司的存货成本是一致的，则建立一个库存组织即可，如果某个公司存货成本不一致，则需要建立多个库存组织。

仓库隶属于库存组织，同一个库存组织下仓库之间的货物转移称为转库，存货成本是一致的；

不同库存组织之间货物转移称为内部调拨，存货成本是不一致的。

为简化管理，并满足财务核算成本需要，建立股份库存组织。

7.3.2.2仓库的建立

仓库档案是供应链的基础，仓库的建立一般都根据仓库的实际经营归属和职能划分的，在建立仓库的时候实际仓库的地理位置可以是一个，但是为了更好的区分其功能可以在逻辑上把一个仓库划分为多个仓库。

根据华药目前的状况，建立仓库的原则为：

（1）根据实际归属公司来建立仓库档案。

（2）根据每个库管员的管理范围建立逻辑上的仓库档案。

针对生产报废入库应设立废品仓库，仓库的属性是否废品库为“是”，是否进行存货成本计算为“否”。

7.3.2.3货位建立

根据华药集团目前的经营情况，在建立仓库的时候需要为进行货位管理的仓库建立货位，如果对于不能划分货位的可以暂时只建立一个货位，以后需要可以继续扩充。

7.4系统方案

库存管理模块与其它模块的集成应用，如：

采购、销售、内部交易等相关业务的出入库存操作，这部分内容在各个模块中已经说明在这里就不多作讲述。

以下就本模块独有的功能以及前面未涉及到的出入库业务，作以详细的阐述。

7.4.1出入库业务

所有的出入库业务只需在库存管理模块打开相应的节点填制单据并签字即可生效。

生产过程中产生的废品填写生产报废入库单，签字后生效，不记成本。

废品出库时填制废品处理单，签字后生效。

生产用的有消耗定额的材料执行限额领料业务，其他执行普通发料业务的需要有物资需求申请仓库才能发料，因此需要参照物资需求申请生成材料出库单。

7.4.2限额发料

7.4.2.1发料

（1）车间材料员根据实际生产计划编制仓库的备料计划，打印出来并由车间主任审核后报供应处，由供应处计划员根据所报计划审核系统中的备料计划后生效。

（2）车间领用前，根据审核的备料计划请求库存发料，并填写本次发料的物资和数量，生成制单状态的库存材料出库单。

（3）仓库根据实际发料数量在材料出库单上自动拣货或手工填写实发数量并签字，生成存货的成本出库单。

7.4.2.2退料

（1）车间领用物资产生报废或者结余时，根据原始备料计划退料，填写退料物资和数量（退料时数量应小于0），保存后生成退料的备料计划，并由主任审核。

（2）实际往仓库退料时，由车间执行库存发料，生成制单状态的红字库存材料出库单。

（3）仓库接收退回物资后，在红字材料出库单上填写实发数量并签字，生成存货的红字成本出库单。

7.4.2.3补料

（1）车间产生物资报废后需要仓库补料，由车间材料员填写补料备料计划，打印出来由车间主任审核后报供应处，由供应处计划员根据所报计划审核系统中的补料备料计划后生效。

（2）车间根据生效的补料备料计划要求仓库发料。

（3）仓库在材料出库单上填写实发数量并签字，生成存货的成本出库单。

7.4.3生产假退料

生产部门从仓库领用材料后，至月末所领用材料尚未用完。

为真实反映生