总办职责.docx
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总办职责.docx
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总办职责
总经理岗位职责
1、主持制定酒店的经营计划(月、季、年)、发展规划及经营方针,主持制定酒店经营管理目标,并指挥实施。
2、主持和制定酒店各项规章制度,建立健全内部组织系统,协调各部门关系,建立内部合理而有效的运行机制。
3、研究并掌握市场的变化和发展情况,主持制定市场拓展计划和价格体系,适时提出阶段性工作重点,并指挥实施。
4、全面负责酒店人力资源部、计划财务部、采购部工作。
5、负责重要客人的接待工作,保持与社会各界的广泛联系,塑造企业良好的内、外部形象。
6、负责中层以上的管理人员的聘用、培养、督导工作。
7、发动广大员工群策群力、搞好民主管理工作;关心员工生活,不断改善员工的工作条件。
8、加强酒店的安全管理工作,加强酒店的维修保养工作。
9、有重点地定期巡视公众场所及各部门工作情况,检查服务质量,及时发现问题,解决问题,并将巡视结果传达至有关部门。
10、主持召开高级管理人员工作例会或部门经理会议及职工大会。
11、每月向上级公司汇报工作,完成上级公司及董事会交给的各项任务。
12、酒店总经理职务空缺时,上述职责由常务副总经理担当。
副总经理岗位职责
1、服从总经理的指令,协助总经理执行董事会、管理公司做出的各项决议,完成经营计划。
2、完成总经理分配安排的各项具体工作。
3、督导检查酒店制订的各项管理制度,岗位职责,服务程序与标准执行情况。
4、根据总经理的安排,负责分管具体业务部门的管理和督导,按服务程序与标准严格考核,确保向客人提供第一流的服务。
5、审阅酒店每日经营情况报表,掌握酒店的具体经营情况汇报,发现问题及时上报总经理,采取措施解决。
6、按总经理的安排,主持召开每周、每月的专项业务会议,对各项业务工作进行协调、检查、督导。
7、根据旅游市场的情况及酒店经营情况,提出合理建议供总经理参考。
总经理办公室主任岗位职责
1、根据酒店营销情况和接待服务工作实际,按照总经理的要求,负责起草综合性业务、行政工作规划、报告、总结、请示、通告等公文函件并审核待签发的文稿。
2、负责安排企业行政会议和总经理办公会议,编写会议纪要和决议,并检查各业务部门贯彻执行情况。
3、收集市场相关信息,为总经理决策提供咨询,当好参谋。
4、负责组织有关人员做好公文收发、打字、文印、通讯以及文书档案管理和印章的使用。
5、负责总经理及总经理办公室所控制车辆的调配使用。
6、负责做好信访接待工作和处理客人向总经理室的投诉。
7、注意开展调查研究,分析经营管理情况,做好企业信息管理方面的有关工作,努力提高本企业竞争能力、经营效益和社会效益。
8、加强本部门自身建设,提高工作效率。
9、完成总经理授权范围内的其他各项工作。
总经理秘书岗位职责
1、根据总经理要求,协助总经理、办公室主任起草本企业综合性的经营管理报告、总结、计划、决议等公文函件。
2、组织安排总经理办公会议和行政例会,做好会议记录,并检查各项决议、决定的贯彻执行情况,及时了解和反馈信息。
3、负责核对外发文,做到文字通顺,符合公文规格。
4、负责有关业务资料的收集、积累、分析、研究、掌握市场和本企业营销管理管理状况及动向,组织专题调研,为领导当好参谋。
5、协助总经理和总经理办公室主任做好日常接待来信、来访等有关事宜,督促贯彻总经理的决定。
6、完成总经理交办的日常业务及行政事务工作。
接待文员岗位职责
1、重点做好来店重要领导、贵宾的接待工作。
2、协助做好酒店日常行政接待工作。
3、打印、复印酒店领导的有关文件。
4、负责做好总经理来访客人的接待工作。
5、完成酒店总经理办公室主任交付的其他任务。
车辆管理制度
第一条适用范围
本制度适用于公司所有行政公用车辆的申请、使用、维护、维修及保养等方面的管理。
第二条职责
本公司行政公用车辆由总办负责统一安排、调度、保管及日常管理,对违反本规定者,总办室有权进行批评、处罚或取消用车申请,有权拒报不合理的或违反本规定的车辆使用费或维修费等。
同样,总办如有玩忽职守、管理不严、不按规定执行、造成公司不必要的损失等错误,则需承担相应责任。
第三条车辆保管
公司所有行政公用车辆由总经理办公室统一管理,每位司机保管一台相对固定的车辆,各司机对分管车辆负有保管、保洁、维修保养、各种税费、保险到期前的申报责任,必须保证所管车辆安全停放、安全行驶。
第四条用车范围
一般有以下几种情况才能出车:
1、领导视察、客户考察参观、来宾业务交流、技术植入、项目拜访考察等;
2、财务人员上银行提现或汇款;
3、采购人员因购买的物品较多或较重,无法自行运回;
4、办理紧急业务或处理突发事件;
5、其他公司认为可以出车的情形。
第五条用车申请
1、省内出车申请:
(1)申请人须至少提前一天将经本部门负责人同意的《用车申请单》交总办室,经审核同意后交相应车辆司机,司机有责任完成申请送达地点。
(2)由司机负责召集申请用车人员,合理经济安排行车路线,再行出车。
(3)如申请用车人未按上述时间提前申请或未申请,延误工作责任由当事人自行负责,特殊情况(办理紧急业务或处理突发事件)除外。
2、省外出车申请:
省外出车必须填写《用车申请单》,经部门经理、主管领导、总经理批准同意后,方可安排出车。
第六条因公出车一般情况由专职司机驾驶,特殊情况经批准后,才可由其他持证人员驾驶。
第七条车辆维护
1、司机及乘车人员有责任爱护车辆,爱护车辆中所有公物,不得损坏,否则照价赔偿。
2、不准擅自私用或借用他人,非因公用车而造成车辆损坏或造成交通事故的,后果自负。
3、必须到公司指定的专门维修站进行维修,如需修理车辆需经总经理同意后,方能送去维修。
4、所有送修车辆,经专门维修站检查后,须先将维修报价回传公司总办室,经公司领导同意后方可维修。
第八条司机职责
1、司机应保持车辆清洁,爱护车辆,出车前要检查车况,做到机油、刹车油、冷却水、轮胎气压、制动转向、喇叭、灯光均安全、准确、可靠,保证车辆处于良好状态。
2、定期对车辆进行维护、保养,主动检查车辆状况,提高车辆使用寿命;定期向总办室提出车辆维修、保养、年审及大修申请,或根据车况提出申请,经公司核实批准后统一进行。
3、定期对所管理车辆进行检查,及时进行保养及解决小问题,对于需维修的车辆,提出申请计划报总经理审批。
4、严格遵守交通规则,注意交通安全,切忌疲劳驾驶、酒后驾驶、超速行驶等危险行为。
第九条奖罚规定
1、司机需遵守车辆管理制度,服从部门统一调派,凡不按调派出车及不遵守本规则者,视具体情况扣减当月绩效。
2、为保证行车安全,强化司机安全意识,自_____年____月____日开始,凡行车违章罚款,由责任司机承担50%的罚款费用。
3、司机全年无出车事故及无违章罚款,年终可获得奖励_______元。
档案管理制度
1、目的
为规范公司档案管理工作,确保公司档案的有效利用,加强公司档案的科学管理、科学存放,特制定本制度。
2、适用范围
本制度适用于公司档案管理的一般要求。
3、管理职责
3.1档案管理人员,对档案管理各项环节要尽全责。
3.2有维护档案安全的责任,档案保管相关事项,严格根据《中华人民共和国档案法》进行实施。
3.3负责档案管理的保密工作。
3.4有提供档案信息,负责档案的收集、整理、鉴定、提供利用、统计、销毁的职责,保证服务质量。
3.5对二级单位的档案管理有指导的职责。
3.6有对归档不及时或归档材料不符合规定的部门进行督促、指导的职责。
3.7有权根据公司发展需要,积极提出适应档案事业发展的建议和意见。
4、工作内容
4.1档案管理工作的基本内容是贯彻执行档案法规,集中科学管理公司档案,充分发挥档案的作用,从而为公司各项工作做好服务。
4.2档案的接收与分类归档
4.2.1公司所属各单位及全体员工在公务活动中形成的对公司和社会具有保存价值的各种文字、图表、数据、声像等档案材料,必须依照有关规定,由本单位相关部门收集齐全,整理立卷,及时交由档案部门实行集中统一管理。
移交时,必须办理移交手续,由移交单位填写移交清单,经公司档案管理室管理人员核实验收,交接双方签字后各存一份备查。
4.2.2公司档案实行分类管理的方式进行接收、保管与利用。
公司各对口部门移交档案类别包括:
科技档案、人事档案、文书档案、财务档案。
4.2.3公司人事档案、科技档案由对口部门根据实际情况,随时交送材料,由档案人员进行归档。
财务档案,允许对口单位自行保管一年后归档,文书档案分为上下半年两次,由档案室管理人员进行归档。
公司中层以上领导干部(包括主任工程师)的人事档案,由人力资源部自行归档保存。
4.3档案的保存
4.3.1贯彻国家有关档案保管工作法律、法规和方针政策,根据本企业实际情况制定档案保管工作责任制。
4.3.2根据交送档案的密级和保管期限,做好涉密档案的保管工作。
4.3.3档案入库前,对一些不利于档案保护包装物应去除,底图应存放在底图柜中,不宜折叠。
及时补救或修复受损的档案。
4.3.4进行日常的库房管理,确保档案的存放安全和存放质量。
4.4档案的借阅
4.4.1档案的借出和归还,双方应当面点清卷、册和页数。
借出登记,归还销账。
4.4.2借阅人要严肃对待档案,不得擅自进行涂改、勾划、加字、折卷、污染、损坏、复制或转借他人,不得增添和损坏档案内容,不得丢失档案。
4.4.3借阅人如工作调离、离职或公出等暂离工作岗位,离岗前必须将所借档案如数归还后,其调转(离)手续要经过档案室签字,方可办理。
4.5档案的销毁
4.5.1档案部门根据档案管理要求,结合企业实际,定期与相关部门联系,共同对已超过保管期限的档案进行审查鉴定,并提出销毁意见。
4.5.2档案的鉴定工作必须在公司档案鉴定领导小组的主持下,由档案人员和相关专业人员共同进行,对确无保存价值的档案要逐卷(件)登记造册并提出鉴定工作报告,经公司经理或上级主管单位批准后销毁。
4.5.3销毁档案时应指派两人以上负责监销,不得丢失或失密,监销人员要在销毁清册上签字。
5、管理要求
5.1任何单位或个人不得以任何理由将应归档的文件资料据为己有。
5.2任何单位或个人不得危及档案的完整与安全。
6、记录
6.1档案借阅登记簿
6.2档案借阅登记申请表
6.3档案室安全管理记录
印信管理人员职责
一、公司公章、合同专用章、公司法定代表人印章、介绍信、法定代表人证明书、授权委托书由办公室指派专人保管、严格按照流程使用。
二、印信管理人员必须妥善保管印章,不得将印章转借他人。
、
三、印章原则上不许带出公司,确因工作需要将印章带出使用的,应事先向总经理提出书面请示,获签名批准后由两人以上共同携带使用。
使用公章审批权限
一、以公司名义发放的红头文件,须由公司董事会签发。
二、开具法定代表人证明书、授权委托书前应取得公司法定代表人或授权人签名同意。
三、凡属必须由总经理签名的经济合同及协议、财务报表、资金划拨、人员调配等,在使用公章前,须由公司总经理批准签名。
四、凡属公司财务、审计等业务需要使用公章的,须由财务负责人审核签名,总经理核准签名。
五、凡属行政后勤、劳动人事、法律事务等业务需要使用公章的,须由总办主任核准签名。
六、凡属销售业务需要使用公章的,金额在销售总监审核权限内,须由销售总监核准签名;金额超出销售总监审核权限的,由销售总监审核签名,总经理核准签名。
七、凡属生产、物料供应等业务需要使用公章的,金额在财务总监权限内,须由财务总监核准签名,金额超出财务总监权限的,须由财务总监审核签名,总经理核准签名。
八、开具介绍信需要使用公章的,由总办主任核准签名。
九、凡属日常业务往来的公函及员工个人事务需要使用公章的,须由相关部门负责人审核签名,总办主任核准签名。
十、严禁在任何空白纸上加盖印章和出具空白介绍信。
使用印章流程
一、申请使用公司公章人员严格填写《使用印章审批表》,与所需加盖印章的文件一并上报公司相关人员。
二、经有关人员审核,并最终由具有该印章使用决定权的人员批准后,方可交由印章管理人员盖章。
三、因急件需要使用公司印章而用印审批人又已外出,可由印章管理人员电话请示用印审批人,获批准后先予盖章再补办手续。
四、印章使用完毕后,印章管理人员因将其及时放回保险柜锁好,不得随意将印章放在桌面或抽屉里。
五、印章管理人员妥善保管已批复的《使用印章审批表》。
六、印章管理专员及时登记印章使用日期、内容、用印类别、份数、批准人、经办人及盖印人。
各部门印章管理规定
一、公司各部门印章由各部门负责人到办公室办理手续签领,并指定专人管理、使用。
二、部门印章由部门负责人批准后方可盖章。
三、公司财务印章的管理使用,由财务负责人对公司负责,必须按规定妥善保管印鉴。
四、各部门应妥善保管印章,并严格按照用印审批规定办理用印手续,因使用不当造成的后果,公司将追究该部门主管及有关人员的法律责任。
五、印章管理人员离职时,须办理归还印章手续后方可办理离职手续。
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