公文校核语言文字的基本原则Word文件下载.docx
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同时,它对受文单位又有一种特有的约束力。
甲单位对乙单位行了文,乙单位就必须认真对待,恰当处理。
比如,上级向下级下达指示、决定、命令、通知等,下级必须坚决照办,不能打折扣,更不允许违抗;
下级向上级报告情况、请示问题,上级也要认真受理,该作出答复的必须答复,该反馈意见的要反馈意见,不能置之不理,将它束之高阁;
不相隶属的单位之间互相行文,受文单位也要作出反应,给予回答,不能来而无往,失利于人。
一般报刊文章对读者就没有这种约束力,不能强制读者接受它的意志。
由于公文有这种权威性和约束力,制发公文就要特别审慎,质量要绝对可靠,每句话每个字都要反复斟酌,力求把行文者的意图表达得准确无误。
公文的质量要求这么高,当然对它的制作也就要求特别细、特别严。
所以,文稿在送领导签发之前,必须有专人对它进行审核,把初稿存在的毛病检验审查出来,并且加以修改完善。
二、有利于领导集中精力抓大事。
公文校核是一件比较繁杂、具体的工作。
它涉及的范围广、要做的事情很多。
一个文稿送到你手里,怎样把它校核好,不是一件容易的事,需要考虑和处理的问题很多。
公文中的那些重要问题,如思想观点、政治方向、政策措施等,领导在审阅时无疑会严格把关,但是还有许多事务性、技术性的工作,如协调有关部门的意见、文字的修改、引文的核对、格式1
的审查、发布范围的确定等等,他们在审阅文稿时就未必有精力顾及,而这些工作对于确保公文的质量和效用是必不可少的。
这些任务由谁来承担,否则,当然主要靠秘书人员,不可能也不应该由审批文件的领导来承担,否则,就会使他们成天陷在文件堆里,给他们带来很大的负担,不可能有足够的时间和精力去调查研究,去想大事、抓大事,解决重大问题。
文稿在送领导审批之前交给科书部门先行校核,为领导审批签发做好基础性工作,这样,就可以大大减轻领导审阅文稿的负担。
三、有利于发挥秘书部门的综合协调作用。
秘书部门是沟通上下、联系左右的枢纽。
由秘书部门来承担公文校核工作,较之其他部门更为合适。
第一,秘书部门担负上传下达的任务,信息来源相对较广,掌担的情况相对较全,秘书部门具有的这个有利条件,对它做好公文校核工作,克服公文中的片面性很有作用;
第二,秘书部门接触领导的机会相对较多,对领导的工作思路、工作要求等了解相对较多,这有利于在校核公文时更准确地反映领导的意图。
第三,秘书部门是综合办事部门,它必须站在全局的高度来思考问题,代表领导机关的意志来处理问题,因而在考虑条条块块的利益关系方面比其他部门更超脱一些,在校核公文时,做统一各方认识、协调各方关系的工作也就更加方便一些。
第二节公文校核的任务及要点
前面已经说过,全文校核就是公文报关。
那么,公文校核的任务究竟是什么?
要在哪些方面对公文进行把关?
一、公文校核的任务。
公文校核的任务,概括起来说,就是对公文的内容和形式以及公文印制、传递、利用、管理的有关问题进行把关?
公文内容的把关,是公文校核中工作量最大、涉及的范围最广的任务。
大到题材的选取、主题思想的表达、政策措施可行检的认定,小到字、词、句直到标点符号的使用,从标题到文尾,凡是与内容有关的,都在校核的范围之列。
公文形式上的把关,包括三个方面。
一是公文内在结构的处理,即将公文的各个部分如何组织成一个有机的整体。
如正文分几个部分,各部分要不要冠以小标题;
是写成段落式,几个层次之间的衔接是否紧凑,上下文是否连贯,文中的逻辑关系是否顺当等等。
二是公文附属部分的标注,如成文日期写在哪里,紧急程度、签发人、附件名称等标注是否规范,等等。
三是公文体式的确定。
如以谁的名义行文,选择什么版头和文种,是直接行文还是批转、转发等。
与公文的印制、传送有关的事项是确定发文的范围和发文方式。
校核时,要对发文范围2
和发文方式认真分析,看原稿定得是否恰当,如主送单位有哪些,要不要抄送有关单位,印多少份;
是印“红头文件”发出还是用电报传输或者在报刊上公开发表。
与公文的利用、管理有关的事项是标引主题词和密级。
校核时,要检测主题词和密级的标注准不准,这关系到公文今后的检索查阅和保管。
此外,公文校核还涉及到公文使用方面的一些问题,如明确传达方式,规定开始执行的日期和由谁负责解释等。
总之,公文校核要做的事情很多,不仅仅要对公文的拟制质量全面负责,还要考虑怎样才有利于公文的印制、传递、利用和管理。
二、公文校核的要点。
《中国共产党机关公文处理条例》对公文校核的内容规定了六个要点:
(1)报批程序是否符合规定;
(2)是否确需行文;
(3)内容是否符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及上级机关的指示精神,是否完整、准确地体现发文机关的意图,并同现行有关公文相衔接;
(4)涉及有关部门业务的事项是否经过协调并取得一致意见;
(5)所提措施和办法是否切实可行。
(6)人名、地名、时间、数字、引文和文字表述、密级、印发传达范围、主题词是否准确、恰当,汉字、标点符号、计量单位、数年的用法及文种使用公文格式是否符合公文处理《条例》的规定。
以上六个要点,是公文校核工作必经的六道关口,因此,我们把它简称为“六关”。
1.“报批关”。
公文必须经过审批、签发才有效。
公文的报批程序是否符合规定,主要看是否做到了以下四点:
一是必须先经过秘书部门校核,再报领导审阅、签批;
二是实质性问题涉及到的单位,要一个不漏地会签,征得他们的认可;
三是分管该方面工作的领导要审阅;
四是最后的审阅者必须是能够“拍板”的领导。
文稿最终能否成为具有效力的文件。
就看它过不过得了“报批关”。
2.“行文关”。
就是对拟发文件的文稿,通过审核,作出是发文还是不发文的抉择,并报请领导定夺。
对确需发文的,便进行核稿并办理审签、付印等手续;
对不需发文的,中止核稿等工作,并向起草单位说明输况和理由。
“行文关”是精简文件,控制发文数量的关键环节。
3.“政策法律关’。
政策和策略是党生命。
公文作为一个机关或单位领导决策的产物,其思想内容是否符合党的方针政策、国家的法律法令,思想性、政治性是否对头,至关重要,是公文校核中必须牢牢把握的核心问题。
公文处理人员对此必须格外审慎,不能有丝毫疏忽。
文稿在政策法律上出了偏差,就会给工作带来被动,甚至造成损失。
审核文稿是否完整、准确地体现了发文机关的意图领导同样极其重要。
公文如果与发文机关的意图相悻,它就不可能有生命力。
4.“协调关”。
办公室(厅)是一个机关或单位的综合办事部门,它所校核的公文大多是以机关或单位的名义行文或根据授权以办公室(厅)的名义行文。
因此,机核的公文中往往有许多内容涉及到若干部门和单位,需要各方共同协商、统一意见。
在核文过程中做好协调工3
作,消除各方的分歧,不仅是克服公文的片面性,提高决策的民主化水平的需要,同时,也有利于防止文件在执行过程中出现推诿、扯皮现象,减少文件贯彻落实的阻力。
5.“可行性关”。
公文的可行性,主要是指公文中提出的需要受文单位执行和办到的措施、办法、要求等,是否具有针对性、适用性和可操作性。
如果提出的措施、办法、要求等脱离实际。
违背群众意愿,即使再好也行不通。
把握好公文的“可行性关”,是克服决策中的官僚主义、形式主义,确保决策有效实施的一项重要措施。
6.“文字格式关”。
公文的语言文字校核也相当重要不可小看。
公文的语言文字出了毛病,有的会直接给工作造成损失甚至误事,即使工作不受影响,也会有损行文单位的形象。
因而对公文中的字字句句都要深思熟虑,反复推敲。
公文格式是公文的有机组成部分,直接关系到公文效用的发挥。
《中国共产党机关公文处理条例》第三章对公文的格式列出了19个项目,并对其中多数项目的标注作了具体规定。
这些规定必须认真照办,不能各行其是。
第三节未核文稿常见的毛病
由于受各种立客观条件的限制,未经秘书部门校核的文稿。
往往或多或少存在一些与公文处理《条例》和《办法》不相符的毛病。
这些毛病归纳起来,大致有以下几类。
一、行文理由不充分或不当。
所谓行文理由不充分,主要是指这三种情况:
行文的必须性不突出、行文的价值不大或者可以采用更简单更便捷的方式替代行文。
比如,上级就某件事已经发了一个文件,而且内容比较具体,本级又没有多少新的贯彻意见下达,还要发个文件,把上级文件照抄照搬一通,就大可不必;
又如,有的工作已经开会作了部署,而且发了会议材料,还发文件下去便是多此一举;
再如,有些问题比较简单,本来挂个电话几分钟就可以解决,又快又省事,而电话不挂偏要行文,这就有点小题大作。
所谓行文理由不当,主要有两种情况。
一是有的行文理由表面看似正当,实际上站不住脚。
比如,有些工作本来是职能部门职权范围内的事情,用部门名义行文完全可以解决问题,却硬要以党委或政府的名义行文,还美其名曰这是“加强领导”。
这种做法混淆了党委、政府与部门在职责的区别,实际上降低了党委、政府的权威,也削弱了部门自己的职权。
一些不必要的党政联合行文,也属这种情况。
二是有些行文的理由偏颇,单从某方面讲,确有必要。
但从另一方面看,副作用很大,公文发出之后会得不偿失。
比如有的地方党委为了加强对台工作。
想制定一些涉台方针政策发到所辖地区执行,以此推动对台工作深入开展。
这类公文就不宜行文,因为对台方针政策必须由中央统一制定,不能政出多门。
二、行文条件不成熟。
某项工作不是不应该行文,而是暂时还不具备条件,需要继续做一些工作或者等待时机。
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行文条件不成熟的文稿,主要有三类:
一是文稿中提出的一些政策、措施、办法等涉及到有关部门的业务,还没有征求相关部门的意见。
这类文稿暂时不能行文,必须先把协调工作做好,与相关部门达成共识之后,才能制发文件。
如果与有关部门的意见还未取得一致就草率行文,文件在执行过程中就会出现扯皮、推诿等现象,落实起来困难重重。
二是有些行文单位想在工作上有新突破或者取得更大的成效,在文稿中提出一些高指标和不切实际的措施、办法;
有的新工作未经调查研究就盲目发文部署;
有的试点经验没有普遍意义也急于发文推广。
这些文稿都暂时不宜行文。
如果不进一步做好调查研究和论证等工作就匆忙行文,往往会造成一些意想不到的严重后果。
三是有些文稿行文的时机还不成熟。
比如,某项工作上级领导机关已经在研究实施方案,本级机关的相应方案就要暂缓一步出台。
如果将自己的方案提前出台,难免今后会出现与上级的方案不一致的地方。
而一旦出现这种情况,工作反而被动。
三、基础工作不到位。
有些送秘书部门校核的文稿,由于前期工作不扎实、不到位,存在着一些缺陷和谬误,需要修改完善之后才能送审报批。
其中有的离送审稿的要求差距很大,需下大工夫修改;
还有的根本不成形,需推倒重来。
这类文稿之所以质量差,主要有这几方面的原因:
一是起草时间仓促,来不及过细地修改;
二是起草人员缺乏公文写作常识;
三是有关人员责任心不强,工作马虎草率、虚与应付。
基础工作没有做到位,这种情况绝大多数文稿都存在,其中比较典型的有以下几种:
(1)文稿内容可取的部分少,而残缺和无用的部分多,需作大篇幅增删;
(2)语体与所用文种的要求不相符合,需换相应的语体重新改写;
(3〕篇章结构布局不当,需作出调整;
(4)标题和观点不准确,需重新提炼;
(5)引用的材料出处、内容有误,需重新核对。
四,格式不合《条例》和《办法》的规定。
这类毛病在文稿中比较普遍,这田只列举几种主要的:
(1)公文标题中未出现发文机关名称。
(2)文种使用不当,尤其是将请示与报告混用。
(3)行文方式不当,该间接行文的直接行文。
该直接与报告行文时间接行文、在门菜行文中,金不对哪些该用“批转”.哪些该用“印发”,哪些该用“转发”。
(4)行文关系不顺,行文单位与受文单位之间的关系党政不分,是否有隶属关系、相关关系不清。
(5)在党委办公厅(室)向下级党委的行文中,没有用恰当的语言将党委授权办公厅(室)行文的意思表达出来。
(6)在指示、决定、规定、意见等公文中,正文前标注有主送单位,正文后有发文机关署名和成文日期。
(7)在有附件的公文中,正文之后、发文机关署名之前不标注附件名称。
(8)在有附件的公文中,主题词和版记不是标注在附件之后,而是标注在主件的成文日期之后。
五、概念不清楚,逻辑不严密,表达不准确。
这些属语言文字上的毛病,在文稿中相当普遍,数不胜数。
这里列出若干类型举例说明如下:
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篇三:
公文校核把关六法
公文校核把关六法
公文制发过程中的校核工作,是保证公文质量的重要环节。
如何做好这一工作?
笔者以为下述“六法”较为奏效:
一、入“境”盘查,看发文是否必要。
公文作为一种载体,是传达命令、颁布政策、指导工作、传递信息、办理公务、记载事务的重要工具、公文中大部分属于法规性文件,具有规范和准绳作用。
因此,制发文件必须慎重行事,绝不可随意滥发。
有些部门、有些同志总以为遇事发个红头文件,就体现出权威性,就表示对工作的重视,就表明工作取得了成绩。
其实不然,无节制地乱发文件,一方面导致“文山”高垒,同时既影响文件及发文单位的权威,又给执行和实际工作带来混乱。
因此,秘书部门进行文稿校核的第一关就是要严守大门,对每一文稿进行入“境”盘查,看其够不够资格形成为一个文件。
我们的做法是“堵住倒流”、“采取旁流”。
所谓“堵住倒流”,就是规定在公文制发过程中坚持初稿必须先经秘书部门校核,再送交领导签发。
这样,可以最大限度地防止一些“冒牌货”的混入。
所谓“采取旁流”,就是针对那些并非一定要用文件形式告知而又有一定影响的事项所采取的一种处理方式。
例如,一般性通知,临时性、非全局性工作安排等,就改用广播、电话、口头告知,或用“白头”形式打印送达。
二、对号入座,看体式是否准确。
文稿入了“门”,还不能任其随意乱坐。
《国家行政机关公文处理工作条例》对公文的文种、格式和行文规则都提出了一系列具体的要求。
作为秘书部门,必须十分熟练地掌握这些公文体式、标准,对每一文稿实行严格的规范化校核、例如,有些文稿将请示、报告、通告、通知等文种及上行文、平行文、下行文规格相互混淆,这样影响了公文的严肃性和操作效果,有时甚至造成混乱和引起不必要的矛盾纠纷。
这就要求秘书人员明确国家规定的15种文种的定义,使用范围及基本格式,熟知每一文种的特定含意与内容间的关系,以至一接触到内容就能较准确地对号入座,防止“张冠李戴”的现象。
三、纵横比较,看政策是否一致。
从某种意义上讲.政策是文件的生命。
每一个文件都不同程度地体现出党和国家的方针政策。
搞好公文校核,必须抓住政策校核这个重点。
我们所采取的办法是“上下一致”、“前后看齐”。
即看撰制的文稿中所涉及、制定的政策与党中央、国务院的路线、方针、政策是否保持了一致性,与国家法律、法规及党内法规是否保持了一致性,与以往政策规定是否保持了连贯性,使之上下一致,前后统一,防止执行上面的政策走样和出现单位内部规定“朝定夕改”。
要把(公文校核语言文字的基本原则)好政策校核关,首先要求文秘人员必须具有较高的政策水平,对上级的政策和本单位的规定有足够的了解。
二是要求文秘人员具有高度的责任感和原则性,能站稳立场,握住笔杆。
三是文秘人员“置己于中”,假设此事与已相关,探讨文中政策的合理性。
四是虚心请教内行,向一些熟悉政策的专业人员咨询,协助对文稿中的政策进行校核。
四、刨根问底,看措施是否可行。
文件制发的目的,最终在于贯彻执行。
如果说,文件中只有所定事项,所定政策,而无保证任务完成、保证政策落实的具体有效措施,那文件便失去其作用和丧失其权威,制发后只能成为一纸空文。
如何使行文的愿望与实际效果相统一?
这就要求文件具有较强的可操作性,也就是说文件下去后能行得通,办得到。
如何校核公文中措施的可行性?
第一,看措施是否具有客观性。
能否体现出实事求是,一切从实际出发的思想,即体察下情,依据实情。
凡不具备实施能力的不要强行写进去。
第二,看措施是否具有针对性。
有些措施从某一角度来说是可行的,对某一部门来说是可行的,但是这并非说明在全局就可行。
如果缺乏针对性地写进去,显然会使一些单位不知所措。
第三,看措施是否具有科学性。
有效、可行的措施是科学的,而不是苦干加蛮干。
第四,要掌握措施的时效性,有些措施从长远看可行,但从目前看暂时不行。
而有些暂时可行,长远不行。
这就
要求掌握其时效性,灵活运用。
总之,认真校核公文中措施的可行性,是保证文件实际效果的重要一环。
五、瞻前顾后,看相关是否协调。
有些文件往往会涉及多个部门,这就出现了一个协调与会签的问题。
为了避免文件制发后所产生的摩擦和矛盾,以至影响文件的贯彻执行,在公文校核中,务必要把好协调关。
较有效的办法是“一看”、“二问”、“三协调”、“四请示”。
即先看所送文稿封面会签栏中有无相关部门的签名。
第二,不管会签部门签名与否,结合文稿内容进行查询核实。
没签名的、告知文件所涉内容,征求对方意见;
签了名的,重复文件内容,增强对方对文稿的印象。
第三,主动上门,澄清问题。
如果遇到各持其理、相持难下的状况,便将各家请来,当面协商,以形成统一意见。
第四,对于出现实难决断的情况或有关全局的重大事项,及时报告领导决策。
六、反复推敲,看文字是否严谨。
文件中的一字一句,甚至每个标点符号,都对文件的质量产生直接的影响。
因此,在公文校核中,必须反复推敲,认真对待。
把好这一关,通常的办法是“三先三再”:
(1)先当学生,再当先生。
在文件校核时,文秘人员先以学生的姿态虚心学习文稿中的每一点滴之长,把校核好每一篇文稿都作为一次学习与提高的机会,树立当好学生的思想。
只有当好学生,文稿才能读得进去,了解得透彻,业务水平也才会有提高,这样才可能当好先生,找出文稿中的不足。
(2)先悉心学习和研究文稿,再着手动笔修改。
一篇文稿如果一见就“砍”,往往会出现砍了前文,难合后意。
因此,只有认真拜读过后,才能确定是否该砍,是否大砍,其用字用词是否合适,其标点是否准确,其层次段落是否分明。
(3)先从内容上推敲,再从语言上酌斟。
公文的内容是靠公文的语言来表达的。
认真推敲其内容,看其内容丰富与否,便确定其语言的繁简与其篇幅的长短。
一个字能表达的,不用两个字,一句话能说清的,不用两句话,只有这样,条理才清楚,逻辑才严密,文字才精练,文件的质量也才有可能获得提高。
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