行政作业指导书.docx
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行政作业指导书.docx
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行政作业指导书
行政作业指导书
受控状态:
文件编号:
QI-AD-01
版本/修改号:
V1.0
批准:
生效日期:
分发号:
1目的
2范围
3部门职责
4部门管理规定与说明
办公用品管理流程
计算机管理流程
证照管理流程
5人员编制与架构
6输入/输出信息表
7职位职责及任职资格8部门文档管理一览表
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1目的
本文件的目的在于规范公司行政部门各项工作,以确保部门的工作质量。
2范围
适用于行政后勤各项工作。
3部门职责
3(1行政事务管理
1)负责公司办公设备、办公用品的发放与管理;
2)负责公司固定资产的管理;
3)负责公司文件及档案的管理;
4)负责公司证照的管理及各种证件的办理;
5)负责公司员工宿舍的管理;
6)负责公司通讯系统的管理;
7)负责公司安全的管理。
8)负责公司车辆的使用和保养管理;
(2企业文化的建设3
1)负责企业文化的宣贯;
2)公司文化活动、会议的组织工作;
3(3部门体系文件管理
1)按照公司的ISO9001体系负责本部门管理工作;可根据实际运行情况按照相关程序
完善本部门的ISO9001文件;
2)负责本部门HSE体系的管理工作。
设备公司9000版文件出版、发放,整理归档。
3(4其他
负责落实总经理及副总临时交办的工作。
4工作流程及说明
4.1宿舍水电计费流程
4.1.1行政助理负责于每月10日前将上月宿舍费统计等附表提交至负责薪酬核算的人事助
理。
4.2办公用品管理流程
4.2.1公司行政部门办公用品的管理部门,负责公司办公用品的采购计划及预算,主要把握
正常情况下每月平均消耗量及其市场价格最佳采购日期。
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4.2.2每月月底制定出月度办公用品采购计划,报南山财务实施采购。
如有特殊、临时急用办公用品的采购由行政部购买并入库。
4.2.3办公用品的领用须填写《办公用品领用登记表》,如是消耗品,依据历史领用记录结合实际需要确定领用管理基数;如是管理品,则列入移交,如有故障或损坏,应以旧换新品。
4.3证照管理流程
4.3.1行政专员随时查看证照的有效期,并建表列明,提前做出计划规划,提前对证照进行更新、年检
5人员编制与架构
行政后勤总编制12人
行政经理
(1)
保安(5)清洁工
(2)司机
(2)行政前台行政助理
(1)
(1)
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6输入输出信息报表
输入输出序号内容相关部门序号内容相关部门1来访接待统计表手机费用明细2信件收发登记统计表餐费扣款明细前台
1人事3快递账单统计报表住宿扣款明细4保安值班表住宿人员名单
行政专员5巡逻签到表每月行政费用报销明细
6清洁卫生检查表住宿接待费用报销明细
财务、总经办7车辆行驶统计表2办公用品采购明细8车辆加油费用统计表司机每月外部派车统计表9车辆保养统计表外租收款明细10名片制作统计表3办公人员短号使用明细财务11生活用品发放统计表4前台、司机、保安考核表人事
行政专员
12每月派车统计报表5行政通知各部门13每月办公用品发放统计表6固定资产管理明细财务、总经办
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7岗位职责与任职资格
前台文员岗位职责
岗位名称:
前台文员所在部门:
行政部岗位编号:
直接上级:
行政专员直接下属部门/岗位:
岗位定员:
1所辖人员数目:
1工资级别范围:
职系:
晋升方向:
版本/版次:
V1.0本职概述:
负责前台电话及来访人员接待、后勤保障、行政管理等工作,为公司内部员工及外部客户提供支持和服务。
职责与工作任务:
职责描述:
前台电话接听、信件及周边卫生管理工作时间百分比:
50%
1、前台电话转接
电话铃响三声内必须接起话筒,并首先主动使用普通话自报公司名称:
您好,领
先康体~请问找哪位,请问贵姓找,有什么可以帮到您,遇到外语来电时前台应
回复:
Holdonplease!
然后将来电转接到海外部指定人员;如来电符合转接需求
(如来电不是推销或者无业务往来的)的可安排转接,转接过程中和对方说请稍
候~当当事人接听电话后前台需马上将电话挂断呈待机状态,以便接听下次来电,
如当事人不在位置时可将来电信息(来电方单位名称,姓名,联系方式及来电内
容)及时发送给当事人并作登记。
如需离开岗位时应先进行电话交接,让下一位职责一工作电话接听者帮忙转接所有来电。
前台离开岗位时电话属于无人接听状态,电话响
任务三声后自动转到国内业务销售指定专人接听;
2、公司信件发放与接收
负责公司快递、信件、包裹的收发工作,公司各部门将外发的快递送到前台时,
前台应专设登记本,由发件人首先登记清楚哪个部门哪位同事寄的、寄往哪里,
收件人是谁等详细资料,前台签收。
并在五分钟内将物料归位,及时通知相关物
流公司,物流公司收件后应将单号及时知会相关人员,快件不得放在前台桌面,
收到快递后十五分钟内知会同事并作好登记工作,快递发放登记表,。
所有快递
文件或样品须按要求进行登记在册,避免遗失,且所有件统一放在指定区域。
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3、前台及周边卫生
保持前台清洁卫生,上班前对前台周边的环境进行清洁及整理,地面须做到无纸
屑、果皮及杂物,前台桌面及前台摆放的绿植叶面必须无灰尘,并摆放整齐,工
作当中随时检查整理,要求前台的花草每周三浇水一次;对电梯右手边的会客桌
椅与前台左手边的沙发区进行维护,如会客后桌椅未按四角对等放置的、桌椅放
置歪斜的,桌上有烟灰的、水瓶的、纸屑等杂物的,客户离开后做到即时清理干
净,桌椅摆放整齐;
对一楼前台区域的杂物进行清理与管理,区域内禁止乱摆放物品(,如确实有需
要摆放的,只可临时放置在前台后面,但要明确取走的时间,对未经行政部同意
就乱摆放物品的,必须劝阻。
职责描述:
来访人员接待工作工作时间百分比:
50%
1、对来访客人做好接待、登记、引导,并安排洽谈地点。
业务部门将客户来访单
递交到前台,前台应在客户到来前30分钟先将来访公司名称或来访人员的姓名显
示在欢迎牌上,在客户来到大厅时应起立微笑并问好:
欢迎光临~离开时应起立微笑打招呼,其他人员来访时应及时通知被访人员,如有预约可先将来访人员带
到电梯旁或右侧沙发上等候,让其稍坐休息并及时通知被访人员,由被访人员带
往三楼。
当客人来到前台时应微笑询问:
您好~请问找哪位或有什么可以帮到您,
得到对方的回复后需及时作出适当的处理;
2、如有上门推销,无理取闹等无关人员应拒之门外;如自行处理不了时可立即通职责二工作
知保安或上级协助处理。
任务
3、遵守公司相关的各项规章制度;
4、负责上级交办的其他临时性事项
相关权限:
对来电、来访者具有监督、决策权对直接下属考核评估权;
汇报关系:
以上职责,向行政专员汇报,必要时向部门经理汇报
工作协作关系:
内部协作部门:
全公司各部门;
外部协作单位:
其它必要单位。
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工作环境:
一般办公环境
使用工具设备:
一般办公自动化设备
工作时间特征:
正常工作时间,偶尔加班
婚姻状况:
?
已婚?
未婚?
婚姻不限性别:
?
男?
女?
男女不限
籍贯:
?
城镇户口优先?
非城镇户口优先?
深户?
户口不限年龄:
32岁以下
最低学历要求:
中专及以上学历
所需教育专业背景:
文秘、中文等专业中专及以上学历。
所需工作经验:
1年以上前台接待、文员、助理等相关工作经验。
所需培训的科目:
接受过前台接待、档案管理、商务礼仪等方面的培训。
所需知识与技能:
熟悉前台接待和商务礼仪的标准规范;
了解公司用品管理、档案管理等方面的知识;
具有良好的语言、文字表达能力;
熟悉使用办公软件及办公自动化设备;
最好了解政府相关政策和法律法规。
个人素质要求:
身高160CM以上,外貌端正、声音甜美;
性格开朗、待人诚恳;
具有良好的服务意识,沟通协调能力、口语表达能力强;
工作主动、细致、有责任心;
编制审核批准编制日期审核日期批准日期
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驾驶员岗位职责
岗位名称:
驾驶员所在部门:
行政部岗位编号:
直接上级:
行政专员直接下属部门/岗位:
岗位定员:
1所辖人员数目:
1工资级别范围:
职系:
晋升方向:
版本/版次:
V1.0本职概述:
负责公司接送任务,车辆保养以及办公外联工作。
职责与工作任务:
职责描述:
接送任务工作时间百分比:
60%
1、认真完成公司的派车任务要求,行政专员统一安排,派车遵循客户优先原则,
如当天有二拔客户需要接送的,则安排人多的客户乘坐别克,人少的客户乘坐沃
尔沃,接待客户主要分三类:
A:
与公司有来往业务的客户(海外及国内),B:
与
公司相关的渠道供应商,C:
公司内部同事;接到接待来访A类客户的任务后,首
先确认来访人员为海外还是国内、来访人数、时间、接送地点、入住酒店、来访
人员的姓氏、特征等,并做好车辆卫生,如需要到机场接机时,先在停车场停好
车后,如海外来访人员时驾驶员需要到机场二楼出站口举欢迎牌接机,如国内客
户则需要到机场三楼出站口举欢迎牌接机,如需要到汽车站或火车站接客时,应
在出站口附近停车,并在出站口举欢迎牌迎接客人,接到来访客人后,先有礼貌
的自我介绍,并主动帮忙提行李上、下车,客人上车前应主动打开车门,同时用职责一工作手挡住车门上框,避免碰伤客人,小车座位后排左侧为主宾位,后排右边为主人
任务位,驾驶员旁边的位置为助手或陪同人员位置。
如客人有自己的乘坐习惯,应按
其习惯安排座位;在行车过程中禁用不文明用语,在工作中不该听的不听,不该
看的不看,不该说的不说,不散播消息,保守机密,守口如瓶。
如无业务人员跟
随接送时,在离厂约10分钟的车程时应通知公司人员安排迎接,为树立公司良好
形象,让来访客人第一感觉有内涵、有素养,让客人觉得和蔼、舒适。
来访客人
下车时应提醒客人带齐物品,并检查车内有无遗留物品,如发现物品留在车上,
要迅速设法归还失主,并敬语道别。
接待B类客户时首先确认人数、接送时间及
地点,入住酒店,来访人员的姓氏,如需要到机场接机时,可将车停放在停车场
等待,与客人电话沟通后可到停车场等候;接待C类客户时应坚持一车多用原则,
同一方向不同目的地用车者同行,先近后远或先急后缓送达;出发前将出车时间
及出车路线通知客户,到目的地后将车停在停车场等候。
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2、坚持行车安全检查,每次行车前对车辆的刹车,前后轮胎、坐椅、仪表盘、车
内外卫生进行检查,可自己处理的自行处理,处理不了的报行政专员。
3、每次出车回来后,如实填写行车记录,包括出车的时间,回厂的时间,行车车
况异常情况、行车公里数与保养维修建议;车辆用毕后,车辆停泊在指定位置,
做好卫生清洁、锁好门窗、钥匙交到保安室;若放假超过三天(含三天)需将钥
匙交到行政专员处。
4、安全驾驶,正确驾驶,听从交通管理人员的指挥,严格遵守交通法律法规,禁
止超速行驶。
驾驶员工作日禁止喝酒、熬夜、通宵、等人身会造成不良状况的行
为。
认真填写车辆档案,对车辆事故、违章、损坏等异常情况及时汇报到行政专
员与行政经理处,有以上未上报的,在绩效上视情节扣5-20分一次。
职责描述:
车辆保养及维护工作时间百分比:
40%
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- 行政 作业 指导书