接待手册范本Word格式.docx
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内容
责任人(领导)
参加人(执行人)
拟定接待方案及接待细则
XXX
2.
落实客人名单及联系方式
3.
落实客人航班信息,编制接机方案
4.
落实接待酒店、用餐地点
5.
全程接待陪同
6.
落实活动地点及费用结算
7.
烟酒准备
8.
住房手续办理
9.
车辆准备
10.
……
3.日程安排
日程安排主要回答时间、地点、人物、事件(做什么)、怎么做等几个内容,需要提前发给接待相关各方,告知各方提前做好准备。
日程安排(范本)
XX国XX公司一行三人,将于XX日来我司开展XX项目/XX领域参观及洽谈工作。
来访人员分别是:
Mr.XX—shareholder,Wrobel-GMofXX,Hofmann—TechnicalDirector。
预计X日搭乘CAXXXX航班,XX:
XX到广州。
具体行程安排如下:
日期
具体时间
工作安排
备注
XX日
18:
30-19:
15
接机(CAXXXX18:
15到)
车辆:
司机电话:
19:
20-20:
30
晚餐(XX酒楼)
陪同人员:
司机电话:
20:
30-21:
00
入住XX宾馆
30日
8:
00—8:
酒店自助早餐
8:
30—10:
参观XX公司基地1
10:
00—12:
参观XX公司基地2
陪同人员:
12:
00—13:
午餐(XX餐厅)
13:
00—14:
返回公司
14:
00-17:
技术交流
会议室:
18:
00-20:
晚宴(XX酒楼)
31日
00—8:
30-9:
送往XX公司调研
车辆:
注:
1.日程安排列好后,接待人员应提前将日程安排发给接待各方做好相应准备。
通过该表,相应人员即可知道什么时间、在哪里、做什么了。
2.如有需要,建议提前拟定英文版,发外方人员确认日程。
接待细则(为使接待工作更加系统、高效,建议接待人员提前制定接待细则,将每一项工作细化、责任化,每项工作列明限办时间,并且只落实到1个人,避免多头负责变成没人负责)
时间
活动内容
负责人
(日期)
(具体时间)
接机
与客人级别对等的领导前往机场接机
接待人员提前致电机场航班信息咨询系统,确认航班到达情况,在航班到达前抵达机场迎接;
根据客人重要程度,确定是否需要使用机场贵宾厅;
车辆、酒水、用餐地点应提前落实好。
办理入住手续
接待员
如果是接待上级机关领导,建议提前拿到领导身份证,接待人员在酒店前台办理好入住手续后,引领领导回房间,并将身份证还给领导;
(如果是会议,建议提前办理好领导房卡。
)
用餐
接待负责人陪同;
接待员协助
接待员负责点菜、准备酒水、结账等.建议根据客人喜好点菜并准备酒水,例如四川、贵州、湖南人喜辣,北方人口味偏咸,上海人喜甜,沿海一带喜欢海鲜等。
另外,如果有女士,建议备一点红酒.
活动
接待员提前做好活动计划,如需购买景点门票,请提前准备好。
可以选择市内的短途景点游览,或根据客人喜好安排相应活动。
送客人回酒店
接待负责人或接待员
由对等级别领导送客人回酒店,或由接待人员送客人回酒店,记住与客人约定第二天见面的时间和地点。
早餐
建议在入住酒店吃早餐,视客人重要程度确定是否需要陪同客人一起用餐。
接客人赴……
提前5分钟到达约定地点接客人。
(出发前将这一天需要用的酒水、礼品等准备好,提前放在车上)
座谈
接待负责人
接待员到达会场前,提前通知接待负责人到达会场的预计时间,以便负责人做好迎客准备.如果为客人准备了礼品,建议在座谈会后赠送或交换礼品。
重要客人需要安排照相或者摄影留念
参观
接待员至少提前一天确定好接待路线,有条件的建议提前走一遍,对参观路线做到心中有数。
照顾好每一位客人,不要冷落了某一位,同时确保客人不要掉队。
午餐
接待负责人陪同;
中餐一般不喝烈酒,建议备一点红酒。
可以选择市内的短途景点游览,或根据客人喜好安排相应活动.
晚餐
辛苦了一天,客人也比较乏了,建议用餐时间不要太久,以6:
00为宜,餐后送客人回酒店休息。
返回酒店
如果第二天要接客人,建议提前约定见面时间和地点。
同上
送机
提前确认航班信息,至少提前45分钟到达机场,如有行李需要托运,建议至少提前1小时到达机场。
根据客人重要程度,确定是否需要使用机场贵宾厅。
注:
1、接待过程中涉及的接待车辆、住房、用餐安排、酒水准备、会议室、参观路线、礼品、景点门票等,建议接待员提前联系好,减少中间环节,每项工作只落实1个完成人(避免出现以下情况:
接待员A安排B订好住房,B找到C,让C安排好后告知B,B再告知A.这种情况建议接待员A直接将这项工作交给C负责,C安排好住房后直接告知A即可)在接待任务开始前进行穿行测试,确保后勤保障到位。
2、以上表格中蓝色部分为一个循环,小型接待可能只涉及到一部分内容(如仅涉及座谈、午饭可送客),大型接待可能有以上几个循环(客人停留时间较久时)组成,建议接待人员根据接待任务的不同,提前做好接待计划.
车辆安排-接机
客人名单
职务
航班号
车辆安排
接机人安排
X月X日
南京-广州
HU7114
15:
05-17:
10
车辆1
车牌:
司机:
司机电话:
车辆2
此时,车辆2为备用车,避免两个航班中有一个晚点。
如果有备用车,出现晚点情况后,可安排一部车先送第一批客人回酒店,留一部车接第二批客人。
接机人提前确定两个航班的联系人,提前发信息与联系人确定航班起飞、降落情况。
重要客人,由接待方对等领导前往机场接机.
北京—广州
CA1327
11.
12.
13.
14.
15.
北京—广州
CA1351
00-11:
车辆3
车牌:
以上描述的是一个接待任务中有三批客人不同时间到达的接机安排,接待员在接待开始前要对客人的航班信息、到达时间,接待车辆等安排应提前落实好,做到心中有数.
车辆安排-送机
X月X日
广州—北京
CA1316
15:
30—18:
司机电话:
车辆2(备用)
根据客人重要程度,安排对等送机人员。
广州-杭州
CZ3501
16:
15—18:
20
CA1340
30—19:
21日15:
00航班
接待过程中用车比较多,比较频繁,建议统一制成一张用车安排表,交车辆调度部门安排车辆,如果车辆使用比较少,填写车辆申请单即可。
7.用车安排表
出发时间
出发地点
到达地点
用车人及联系电话
人数
车型
司机及联系电话
到达地点不容易找的,建议提前告知司机地点,让司机先做好功课。
车辆安排确定之后,接待员要将出车时间、出发地点、车牌、司机、司机电话等信息提前告知相关人员,以便相关人员不会提前做好乘车准备.
8.车辆申请单
用车部门
申请车类
出车日期
2012年月日00:
用车人
请详细填写主要用车人姓名
手机号码
申请人电话
申请事由
用车部门领导审批
使用车类
车管调度
驾驶员
行驶里程
计费
路桥、保险
(航班号、起飞降落时间等)
接待组工作人员联系方式
姓名
联系方式
10.客人名单及房间号码表
姓名及职务
联系电话
房间类型
X月X日(第一天)
X月X日(第二天)
X月X日(第三天)
1.房间合计X间,其中XX房X间,XX房X间;
2.住宿安排好排好后可提前发给酒店,酒店将按照客人姓名及预订房间类型等为客人办理入住手续;
3.房间号与酒店确认好后,需要的时候可以帮助客人安排早晨叫醒服务。
11.用餐安排
X日用餐人员名单:
客人(共X人):
陪同人员(共X人):
用餐地点:
XX酒店XX房间
酒水准备:
陪同人员(共X人):
用餐地点:
XX酒店XX房间
客人信息
对于重要客人,建议提前在互联网上下载客人简介、照片等,接到客人后,马上能够分辨出谁主谁次,方便后续接待安排.
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