管易ECERP软件说明书.docx

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管易ECERP软件说明书

管易软件EC-ERP管理系统用户手册

一、系统简介

欢迎使用EC-ERP管理系统，该系统针对淘宝众多中小型卖家的特色产品，与淘宝无缝衔接，可以直接在系统中管理淘宝商店、淘宝订单、淘宝宝贝、以及自动处理淘宝中的发货及支付宝的对帐。

系统还提供采购、库存、会员、财务管理等众多功能，是淘宝掌柜的好助手。

该软件的主要功能及定位见图1.1

图1-1系统功能结构图

二、系统启动与登录

2.1启动EC-ERP

执行【开始】→【程序】→【GY.Products.ERP】→【GY.Products.ERP】

启动后进入登录界面，登录界面如图2-1所示

图2-1登录界面图

2.2登录

如图1-1所示，输入用户名及密码，单击【确定】按钮即可，退出请按【取消】。

登录成功后进入EC-ERP主界面，主界面如图2-2所示

图2-2EC-ERP主界面图

2.3系统锁定

该系统提供了系统锁定功能，即当用户成功登录后，为了防止他人对系统进行误操作，故可将系统锁定住，防止各种意外发生。

退出系统锁定需要输入登录用户的密码或管理员密码。

进入系统锁定可点击主界面右上部分的【锁定】选项，具体见图2-3

2.4注销与退出

注销可点击主界面右上的【注销】选项，注销成功后会返回登录界面。

退出可点击主界面右上的【退出】选项，点击后会退出EC-ERP系统。

图2-3修改密码、锁定、注销、退出、帮助

2.5修改密码

用户可以修改自己的登录密码，只要在登录后点击主界面右上的【修改密码】选项，就可以进入修改密码界面，见图2-4

图2-4修改密码

三、操作界面介绍

EC-ERP系统的操作界面分为两类，一类是主界面，另一类是子界面。

操作界面布局见图3-1

图3-1操作界面布局图

主界面中大致有导航栏、标题栏、菜单栏和子界面显示区。

导航栏：

系统中各大功能模块以及模块中各大内容的导航显示。

标题栏：

显示该系统的全名。

菜单栏：

修改密码、锁定、注销、退出、帮助等常用的系统功能。

子界面显示区：

打开的子界面都在此显示。

子界面大致可分为三个区域布局：

操作区、查询显示区、详细信息区，如图3-2

图3-2子界面布局图

操作区：

提供窗口所对应信息的新增、修改、删除等的操作。

查询显示区：

显示查询到的对应信息。

详细信息区：

显示查询到的对应信息的详细数据。

子界面可分为两种类型，一种是数据信息类，另一种是单据信息类，这两类的界面仅在操作区有区别，单据信息类子界面的操作区中不仅有新增、修改、删除等选项，还有对单据进行审核、作废等操作的选项，如图3-3所示

图3-3单据类子界面操作区

四、系统功能介绍

进入该软件的主界面就可以清楚浏览到该软件的各大功能，该软件的功能包括系统管理、档案管理、商品管理、库存管理、财务管理、淘宝管理、会员管理、订单管理、采购管理等。

详情见图4-1

图4-1系统功能图

4.1系统管理

系统管理模块中可以进行公司信息、部门信息、角色信息的创建与修改，这样可以方便地对使用该系统的公司员工进行管理，包括权限设置、员工分类等。

4.1.1公司信息

公司信息用于登记公司的详细信息。

例如图4-2

图4-2公司信息图

点击左上修改按钮可以对公司信息进行修改。

修改完毕单击【确定】即可完成修改。

4.1.2部门信息

部门信息是对公司部门进行管理，部门信息与员工信息是相对应的，点击各部门可浏览到部门内员工信息，如图4-3所示

图4-3部门信息图

单击【新增】按钮可以增加部门信息，部门信息内的数据都是不可重复的，具体含义如下：

【部门编号】:

每个部门所对应的代号，为了方便操作，建议输入有规律的部门代号。

【部门名称】：

部门的具体名称，如IT部门、客服部门等等

【部门描述】：

对该部门的一些信息进行描述，可以对部门的功能进行描述，也可对部门的特色进行描述。

4.1.3系统参数

可以自定义会员的各项属性，将需要了解的会员各类属性名称保存下来，例如年龄、性别等等，这样可以有针对性地了解会员各方面的数据。

例如图4-4所示

图4-4会员属性控制图

输入完毕按【保存】即可保存需要控制的会员各项属性。

4.1.4角色管理

对使用该系统的员工进行分类，通过设置权限来限制各类员工的操作权限。

点击某角色行会显示该属于角色的所有员工。

如图4-5所示

图4-5角色管理图

角色中的各类属性含义如下：

【角色编号】：

为各个角色定义的角色代号。

【角色名称】：

为各个角色定义的名称

【角色描述】：

描述该角色的一些功能、特色等。

【权限】：

决定了每个角色所拥有的功能、是角色中最重要的一个属性。

选中某一角色并单击操作区的“权限”按钮可对该角色进行权限查看及修改，如图2-6所示

图4-6角色权限图

为该角色增加某个权限只需在该权限前的方框内打钩即可，删除权限则把钩去掉。

添加完毕后按【保存】即可完成更改。

4.1.5用户管理

管理公司员工、对员工进行添加、删除、修改、角色关联等操作，如图2-7所示

图4-7员工信息图

员工信息的各个属性的含义如下：

【员工编号】：

为员工定义的代号

【员工名称】：

该员工的名字

【创建时间】：

在系统中创建该员工的时间

员工表中可以为员工添加拥有的角色，选中某员工并单击操作区的【修改】按钮进入修改员工信息界面，如图4-8所示

图4-8修改员工信息图

单击员工信息修改界面左下的新增按钮可进入增加员工角色界面，如图2-9所示

↓

图4-9增加员工角色过程图

选择角色并且单击【确定】即可为该员工添加新的角色，该员工就拥有了该角色所拥有的所有权限。

4.2档案管理

档案管理中对系统中需要使用到的数据进行定义及分类，系统中的大部分功能需要用到档案管理中定义的数据，因此档案管理是整个系统的基础数据提供处。

档案管理中包括基础档案、仓库档案、商品档案、供应商档案、会员档案、其他档案。

4.2.1基础档案

提供一些最基础的分类信息的定义，包括区域信息、省、市、区信息

图4-10区域信息图

图4-11省信息图

省、市、区信息是相互关联的，某省包含哪些市，某个市包含哪些区都在这里可以查看到，市信息、区信息图与省信息类似，在此不作演示。

4.2.2仓库档案

仓库档案中可以为仓库类型、库位信息、采购类型、盘点类型、移仓类型、采购退货类型、库存调整类型等进行定义，这些信息在进行采购、入库、发货等功能处都需要使用，建议用户先对这些信息进行定义。

【仓库类型】：

对仓库的类别信息进行定义，如图4-12所示

图4-12仓库类别信息图

【仓库信息】：

可以添加仓库信息，用户可以将企业中的仓库信息添加到这里以便管理企业仓库，如图4-13所示

图4-13仓库信息图

每个仓库都拥有一个或多个库位，因此仓库信息中拥有与库位信息关联的信息，该信息是在库位信息中定义及添加的。

【库位信息】：

定义仓库中的库位类型，如图4-14所示

图4-14库位信息图

库位信息中可以添加与仓库信息的关联关系，也就是说可以为每个仓库添加不同库位，选中某个库位并点击【修改】，进入库位信息修改界面（如图4-15），点击“所属仓库”行右侧按钮进行选择，选择完毕按【确定】即可将该库位信息添加至所选仓库中，如图4-16所示

图4-15修改库位信息图

图4-16选择仓库信息图

【采购类型】：

定义采购的类型，如图4-17所示

图4-17采购类型图

【盘点类型】：

定义仓库内货物盘点的类型，如图4-18所示

图4-18盘点类型图

【移仓类型】：

定义移仓类型，如图4-19所示

图4-19移仓类型图

【采购退货类型】：

定义采购退货的类型，以便分析统计采购退货的原因，如图4-20所示

图4-20采购退货类型图

【库存调整类型】：

定义库存调整的类型，以便记录库存调整的原因，如图4-21所示

图4-21库存调整类型图

4.2.3商品档案

可以对商品上下架类型进行定义

【上架类型】：

定义商品上架的类型

图4-22上架类型图

【下架类型】：

与上架类型相似，在此不展开。

4.2.4供应商档案

提供供应商的信息，可定义供应商类别信息以及添加供应商数据。

【供应商类型】：

对供应商进行分类，如图4-23所示

图4-23供应商类型图

【供应商信息】：

可添加供应商的具体信息，包括供应商联系方式等，如图4-24所示

图4-24供应商信息图

供应商信息中的供应商类别是在添加供应商信息时要求选择的，如图4-25所示

图4-25新增供应商信息图

4.2.5会员档案

会员档案中除了会员级别之外，其他都是之前在【系统管理】【系统参数】中定义的会员属性名，在此为这些会员属性定义分类信息。

例如，如果之前定义过会员属性“性别”，那么在这里就可以为这个会员属性添加类别如：

“男”、“女”两类，详细信息如下所示

【系统管理】【系统参数】中定义的会员属性：

↓

【档案管理】【会员档案】内的会员属性

单击属性名可以为该属性添加类型，以性别为例，如图4-26所示

图4-26会员属性分类图

【会员级别】：

定义会员的级别类型，对会员进行分类，如图4-27所示

图4-27会员级别图

【积分调整类型】：

定义积分调整的类型，对积分调整的原因进行分类，如图4-28所示

图4-28积分调整类型图

4.2.6其他档案

提供物流公司以及支付方式的类型档案

【物流公司】：

可浏览和添加物流公司的信息，添加物流公司信息的步骤如下：

图4-29新增物流公司图

单击左下【新增】按钮可为新增的物流公司添加费用标准，如图4-30所示

图4-30新增物流公司费用标准图

单击左下【选取】按钮可以为费用标准提供地区费用，如图4-31所示

图4-31地区费用选择图

添加完毕后单击【确定】即可完成。

【支付方式】：

定义支付费用的方式，系统提供了2类支付方式，可以修改，但不能新增和删除，如下图所示

图4-32支付方式图

4.3商品管理

商品管理中提供了商品的资料录入、商品上架单、下架单信息以及淘宝上传商品的功能。

4.3.1商品模板

为了方便商品资料的添加而提供的商品资料模板，用户可以先添加商品模板，再利用商品模板快速添加商品，商品模板如图4-33所示

图4-33商品模板图

商品模板中可以提供非常详细的商品信息，不仅有商品的基本信息，还包括商品的各个详细属性、商品描述、商品图片以及淘宝销售，用户只需要在新增商品模板时一一输入即可，在此以商品详细属性为例进行演示

图4-34商品详细属性图

4.3.2商品资料

可添加、修改、删除商品资料，并且可以将商品资料上传至淘宝进行销售。

图4-35商品资料图

商品资料不仅可以直接添加，而且可以根据之前创建的商品模板进行添加，只要点击操作区中的【从模板新增商品】并且选中要添加的商品模板即可，如图4-36所示

图4-36从模板新增商品资料图

商品资料中还可以进行淘宝上传，点击操作区中的【淘宝上传】按钮并且选择店铺以及商品分类信息并点击【确定】，等待上传完毕即可。

如图4-37所示

图4-37淘宝上传图

4.3.3商品上架单

商品上架时可在此添加商品上架信息以便记录商品上架的详细信息，商品上架单需要审核，审核完毕后该上架单不可修改及删除，表示所上架的商品正确无误。

图4-39商品上架单

新增上架单时，需要选择上架类型和店铺，并却需要选择上架的商品，这些信息都在之前需要定义好的，详情见下图：

4.3.4商品下架单

商品下架单与商品上架单类似，在此不再展开。

4.3.5淘宝宝贝批量上传

将宝贝批量上传至淘宝进行销售，只要选择好店铺、商品分类和商品，就可以点击【上传】进行上传，如图4-40所示

图4-40淘宝批量上传图

4.4会员管理

提供会员信息的管理、会员积分的调整

4.4.1会员信息

可添加、修改、删除会员信息，我们提供详细的会员信息功能，包括之前在【系统管理】【系统参数】中设定的会员属性，如下图所示

图4-41会员信息图

新增会员信息时，“所属级别”属性是在【档案管理】【会员档案】【会员级别】内定义的，如图4-42所示

图4-42会员级别选择图

4.4.2积分调整单

对会员积分进行调整时记录调整信息的调整单，积分调整单需要用户审核，审核后表示积分调整正确无误。

添加积分调整单的流程如下：

↓

↓

4.5采购管理

对采购和退货进行管理，记录采购或退货的详细信息，采购及退货都会对库存数量产生影响。

4.5.1采购入库单

记录采购入库的详细信息，采购入库单需要验收或作废，验收表示采购信息正确无误、作废则表示此采购入库单无效。

新增采购入库单如图4-43所示

图4-43采购入库单图

其中的供应商、仓库、库位、采购类型都必须在之前定义好

添加商品明细需点击左下【新增】按钮，如图所示

图4-44商品明细图

4.5.2退货出库单

与采购入库单相对应，操作与采购入库单类似，在次不作展开。

4.6订单管理

订单管理中包含了订单的生成与下载、发货单的建立、退货单的建立三大功能，有效记录了从客户购买订单生成发货有问题则退货的这一买卖过程。

4.6.1订单

当用户确认购买商品时，需要制定订单来确认用户的一些购买信息，包括购买的商品、收获人、支付方式、运费承担方等信息。

订单分为普通订单和淘宝订单两类。

普通订单需要自己添加，添加订单需要的一些数据如下图：

左下商品明细、支付明细、收货信息必须全部填写，详细信息如下：

图4-45添加商品明细信息图

图4-46添加支付明细信息图

图4-47添加收货信息图

淘宝订单只需要点击【淘宝下载】并且填写店铺及日期信息就可以从淘宝下载客户订单了，如图4-48所示

图2-48淘宝下载订单

订单需要通过客审、财审才能生成发货单，取消订单可以通过【作废】进行。

4.6.2发货单

当订单审核完毕后，发货单中即可看到发货单，卖方可在此进行报表生成、打印物流单等操作，卖方可通过发货单查看发货详细信息并进行发货。

卖方只需选中发货单并点击左上【发货】按钮即可进入发货页面，如图4-49所示

图2-49发货页面

在左上填写物流单号并点击下一步进入淘宝发货页面，如图4-50所示

图4-50淘宝发货页面

卖方只需在淘宝页面进行发货，发货完毕后点击【完成】

当卖方发货完毕后，选中的发货单中的发货状态显示“已发货”。

4.6.3退货单

当买方收到货物时，如果买方不满意，提出退货要求，并且卖方确认愿意退货，则卖方进行退货，退货时在退货单中记录退货详细信息。

添加退货单时需要从销售订单中选择对应的订单，如图4-51所示

图4-51销售订单选择

选择好订单后点击左下【获取商品】即可获取该订单内的商品信息，保证退货信息的正确性。

卖方可以选择退货的支付明细将货款退给买方，如图4-52所示

图4-52退货支付明细图

4.7库存管理

库存管理包括商品移仓单、库存调整单、库存盘点单、库存盈亏单、商品库存帐的管理。

对于仓库中的产品有着周全的管理，任何对于库存的操作都可以记录。

4.7.1商品移仓单

商品从某一仓库移动到另一仓库的依据单，详细记录了移出仓库、移入仓库、商品详情、日期等信息，如图4-53所示

图4-53商品移仓单

商品详情需要点击商品移仓单左下【新增】按钮来添加，单击后出现商品列表，选择商品并点击【确定】

选择好商品后还需要为商品选择颜色、尺码、数量等信息以便能细致确定是哪个商品需要移仓，点击色码明细内的【新增】进行颜色、尺码、数量的选择。

选择完毕后的商品详情如图4-54所示

图4-54商品移仓单商品明细图

4.7.2库存调整单

库存调整单是当库存的信息出现错误时用来修改库存信息的依据单，包括库存数量、商品明细等信息的调整。

库存调整单中包含信息如图4-55所示

图4-55库存调整单

4.7.3库存盘点单

对仓库内商品进行盘点后的结果单，包括盘点仓库、盘点商品、盘点日期、盘点类型等等。

库存盘点的详细信息如图4-56所示

图4-56库存盘点单

其中盘点类型需要用户注意：

若盘点类型选择全部盘点，则盘点单中的商品指的是被盘点仓库的所有商品；若盘点类型选择部分盘点，则盘点单中的商品指的是被盘点仓库中的某一类产品。

4.7.4库存盈亏单

库存盈亏单对库存盘点单进行盈亏计算以及根据盘点结果进行库存调整。

盈亏单是针对盘点单来计算盈亏的，所以新增盈亏单是盈亏单中的所有数据必须与盘点中的对应，包括业务日期、仓库、库位等。

如图4-57所示，

图4-57新增盈亏单

比较图4-57和图4-56可看出盈亏单中与盘点单中数据需要完全对应。

4.7.5商品库存帐

任何库存中的任何商品数量发生改变时都会在商品库存帐中产生数据，商品库存帐中的数据属性非常详细，可以正确定位到每一个商品。

如图4-58所示

图4-58商品库存帐信息图

其中仓库名称、库位名称、商品名称、颜色、尺码都是用来定位具体商品的，可以帮助用户查看到想要查看的商品的库存帐信息。

在库数量指的是库存中该商品存放的数量，可用数量指的是库存中该商品可以使用的数量。

4.8财务管理

财务管理中包含有费用类型、结余款调整类型、应付调整类型的定义和应付调整单、采购费用单、采购付费单、结余款调整单、供应商流水帐等信息

4.8.1费用类型

费用类型指的是在与供应商进行交易时除了采购费用、退货费用等与货物有关的实体费用外的一些额外费用，如运费。

结余款类型：

会对结余款产生变动的行为类型，如对帐户进行充值、帐户退款等等，结余款类型如图4-59所示

图4-59结余款调整类型

4.8.2结余款调整单

记录会员结余款调整的详细信息，如图4-60所示

图4-60结余款调整单

4.8.3应付款调整类型

定义应付款调整的类别，说明应付款调整的原因。

4.8.4应付款调整单

支付给供应商的费用需要调整时就需要使用应付调整单了，应付调整单为了记录应付调整的具体信息，如图4-61所示

图4-61应付调整单

4.8.5采购费用单

根据采购入库单以及退货单等信息进行采购费用的计算，如图4-62所示

图4-63采购费用单

选择好供应商后点击左下【获取数据】就会看到与采购有关的单据以及费用，系统会自动计算应该支付给该供应商的最终费用。

采购费用单需要需要审核，审核完毕后无法更改和删除。

4.8.6采购付款单

采购付款单是与采购费用单相对应的，根据采购费用单进行费用支付后对相应的采购付款单进行审核表示费用已经成功支付给供应商。

4.8.7供应商流水账

统计与供应商的费用来往，选择好时间间隔以及供应商信息后点击【统计】按钮就可以看到某段时间内与供应商的费用流水账。

如图4-63所示

图4-63供应商流水账

4.9淘宝管理

淘宝管理中提供了淘宝店铺信息的添加、删除、修改、更新等信息。

图4-64店铺信息图

淘宝管理中的店铺信息是与淘宝账号完全对应的。