《公文写作》课件大纲Word文档格式.docx

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（四）复核 

即印制前对公文文稿再次核查由文秘部门完成

（五）缮印一般由专人打印并到指定印刷单位印制。

（六）用印是公文生效的重要标志特定位置发文机关印章

（七）登记 

目的在于以备核查。

登记内容包括编发文号、发文事由、发文范围、印制份数、发出方法等。

（八）分发 

分发同时将归档范围的正本连同定稿一并立卷存档。

二、公文的行文规则

（一）行文规则的含义 

行文规则是指公文运行过程中应当遵守的规矩、要求和原则。

（二）行文规则的主要内容1、注重实效，坚持少而精 

2、明确行文关系不越级行文一定注意机关间的隶属关系

（三）行文规则的具体要求

1、下行文

（1）选准下行文种 

（2）一般只发直属下级，也可以扩大到所属各级

（3）经批准在报刊上全文发布的行政法规和规章应视为正式公文依照执行，可不再行文，同时由发文机关印刷少量文本，仅供备查

（4）上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送另一上级机关；

（5）同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；

（6）向下级机关的重要行文，应当抄送直接上级机关；

（7）部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。

2、上行文

（1）选准文种

（2）一般不得越级请示，因特殊情况必须越级时，要抄送被越过的上级机关

（3）请示应当一文一事，一般只写一个主送机关

（4）报告中不得夹带请示事项

（5）受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复；

（6）党政不能交叉行请示、报告性公文

3.平行文

要选准文种；

写法上态度要谦和,多用商量口吻,避免指示性词语。

第三节公文的文面格式

一、公文格式

（一）行政公文的格式的概念

行政公文的格式就是指行政公文的文面格式、用纸规范和印制规范的总和。

（二）行政公文的格式的内容

2001年1月1日施行的《国家行政机关公文处理办法》第三章第十条对行政公文的格式做出了规范性的规定：

公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。

现行的行政公文（除命令、公告、通告、会议纪要等以外）的格式一般由文面格式、用纸格式和印装格式三部分组成。

二、行政公文的文面格式行政公文的书面格式划分为眉首、主体、版记三部分。

置于公文首页红色反线（又称¡

°

间隔横线¡

±

）以上的各要素统称眉首；

置于红色反线（不含红色反线）以下的各要素统称主体；

置于主题词（包含主题词）以下的各要素统称版记。

（一）眉首

眉首又称文件头，位于公文首页上部，用套红印刷，占首页的三分之一或五分之二；

一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、红色反线等部分组成。

1、秘密等级和保密期限

为了有效保证公文在传递、处理过程中的国家秘密的安全，涉及国家秘密的公文应标明密级和保密期限。

秘密公文分为绝密、机密、秘密三级，其中¡

绝密¡

、¡

机密¡

级公文还应标明份数序号。

2、紧急程度

紧急公文应当根据紧急程度分别标明特急，急件如需同时标识秘密等级，则紧急程度在下，秘密等级在上。

3、发文机关标识

发文机关又称版头，用红色标识居文件头部分正中，一般有两种形式：

一种是由发文机关名称和文件二部分组成，如北京市人民政府文件

另一种是只标明发文机关名称（适用于信函式格式），如xx省人民政府。

发文机关名称要用全称或规范化简称，如果是几个单位联合行文，主办机关排列在前。

4、发文字号

由发文机关代字、年份和序号三部分组成。

联合行文一般只标明主办机关的发文字号。

5、签发人

签发人是指代表发文机关核准、制发该公文的负责人，是公文生效的具体责任者。

上行文（包括上报的请示意见报告）应当在首页注明签发人、会签人姓名。

6、红色反线

又称间隔横线。

红色反线是一条较粗的通栏红线，位于发文字号与文件主体部分的标题之间，把文件头部分和正文部分分开

一般政府机关公文用一条通栏红线，党的机关文件在通栏红线正中加一颗红五星做标志。

二、主体是文件的主要部分，包括标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件八个部分。

1、标题

公文标题的三要素：

完整的公文标题由发文机关、事由、文种三部分组成。

公文标题的核心要素：

“文种”是公文标题的核心要素，同时也是不能省略的要素。

公文标题除了采用三要素齐备的完整式标题形式外，还可以采用省略式标题形式。

省略式标题包括以下三种情况：

一是省略发文机关的标题，如《关于严厉打击传销和变相传销等非法经营活动的意见》，通常有文件版头的公文（主要指上行文），标题不必再重复发文机关；

二是省略事由只由发文机关和文种组成的标题，如《中华人民共和国主席令》、《中国人民银行通告》等；

三是省略发文机关和事由，只有文种一个要素的标题，如《通告》、《公告》，这类标题一般适用于内容较单一的公布性、知照性公文。

注意：

公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

对于转发文，除批转法规性文件加书名号外，均不对原标题加书名号。

转发上级机关的文件，如果标题过长，可以自拟事由摘要转发；

如果是层层转发的文件，可以只转发首发机关的名称。

例题：

国家税务总局转发了国务院题为“关于做好税制改革工作的通知”这一文件，自治区地税局再转发给各盟市地税局，盟市地税局再进行转发时，写成了《通辽市地方税务局关于转发内蒙古自治区地方税务局关于转发国家税务总局关于转发国务院关于做好税制改革工作的通知的通知的通知》，如何修改。

2、标题过长或中间需停顿的，可用空格或换行的方式表述。

如：

国务院关于依靠科技振兴农业加强农业科技成果推广工作的决定

2、主送机关

是指负责办理和答复该份公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

下级向上级机关发出的请示或报告，一般只写一个主送机关，受双重领导的下级机关向上级请示时，也要确定一个主送机关，其他用抄送形式，不能多头主送，避免出现责任不明，误时误事的现象；

上级对下级机关的发文，主送机关应按法定或约定俗成的惯例排序，

如通辽市人民政府下发的普发性文件，主送机关可以是各旗、县、市、区人民政府，市政府各委、办、局；

凡是直接向社会或群众公布的公文及法规章程等，一般不写主送机关，如通告、公告等。

3、正文是行政公文的核心部分，是用来表达具体的思想内容的。

正文应根据文种和写作意图选择恰当的表达方式和结构，在公文格式规范、行文关系正确的前提下，一篇公文的水平与效果关键取决于正文的拟定。

正文中的人名、地名、数字、引文应当准确。

引用公文应当先引标题，后引发文字号；

引用外文应当标明其中文含义。

正文写作的要求：

第一，符合国家法律、法规，符合党和政府的方针、政策以及上级机关的有关规定。

第二，要有针对性，即以事实为根据，分析问题，做到有的放矢。

第三，一般应一文一事，事由要集中、明确、重点突出。

第四，行文逻辑缜密，层次清晰，条理清楚

第五，具体措施或意见要符合实际，明确具体，可操作性强。

第六，语言要准确、简洁、规范。

公文中的数字

公文中的数字，除成文日期、部分结构层次数和在词、词组、成语、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字

4、附件说明公文如有附件，应在正文之后注明附件说明。

附件说明写在正文下空一行，左空二字用3号仿宋体字标识附件，后标冒号，然后说明附件顺序和名称。

附件序号用阿拉伯数码，附件名称后不加标点符号。

5、成文日期指公文完成并定稿的时间，是公文生效的标志。

成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。

决定、会议纪要等会议讨论通过的公文，以通过日期为准。

电报以发出日期为准。

成文日期标注在正文右下方，右空四字，用汉字将年、月、日标全，“零”写为“O”，如“二OO二年十月一日”。

6、印章

是公文合法生效的标志之一。

公文除会议纪要和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。

联合上报的公文，由主办机关加盖印章；

联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。

单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期，加盖印章应上距正文一行之内，下压日期，端正，印章用红色；

联合行文并需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空七个字格，主办机关印章在前，两个印章均压成文日期，不相交或相切；

联合行文并需加盖三个以上印章时，应将各发文机关名称（可用简称）按加盖印章顺序排列则在相应位置，并使印章加盖其上。

当公文排版所剩空白不能空下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决。

务必使印章与正文在同一版面，不得采用标识¡

此页无正文¡

的方式解决。

7、附注

指需要说明的其他事项，包括说明传达范围（如此件发至县团级）、使用方法（如此件可以翻印、正文中出现的名词术语的解释等，或在使用请示文种时注明联系人的姓名和电话。

附注标识在成文日期下一行，居左空二字，应当加圆括号标注。

8、附件

是附在正文之后用于补充、说明正文的文字材料或图表材料，是公文的重要组成部分。

有的公文因内容需要，又不便于写入正文的材料才用附件的形式表达，并不是每份公文都有附件。

常见的附件有两种：

一是随文所颁布、批转（转发）、报送的文字材料，

实际是公文的主要内容，而主件只起批准颁布、批转转发、报送或按语作用，这类附件与公文正件具有同等效力。

二是补充、说明、解释正文内容的材料，如代表名单、数字报表、图文资料等，其作用是为正确理解和执行公文正件提供参考。

附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第一行顶格标识¡

附件¡

，有序号时标识序号；

如不能一起装订，应在附件左上角第一行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件.

（三）版记

版记也称文尾，位于公文末页最下部，包括主题词、抄送机关、印发机关和印发日期三个要素。

版记的最后一个要素置于最后一行。

1、主题词

主题词是确切表达公文主题和归属类别的规范化名词或名词性词组，是文件信息输入计算机的一种信息符号。

系统内部行文不再标注主题词，但向系统外行文仍然要标注。

一份文件的标引，一般不超过6个主题词。

2、抄送机关

指除主送机关外需要执行或知晓公文的机关。

抄送上级机关的用抄报；

抄送平级和下级机关的用抄送。

抄送机关应使用全称或者规范化简称、统称，位置在主题词下一行，左空一字标识抄送，后加冒号；

抄送机关间用顿号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；

在最后一个抄送机关后标句号。

3、印发机关和印发日期

印发机关多数不以行文机关名称出现，而只用该机关办公室（厅）名称。

印发机关位于抄送机关之下，占一行位置。

印发机关左空一字，印发日期右空一字。

印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。

指挥性公指挥性公文是以各级领导机关或领导人名义制发的、用以施行领导和指导的下行文

命令（令）、决定、批复、意见等。

（一）决定的含义和作用

决定适用于对重大事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或撤销下级机关不适当的决定事项。

具有很强的强制性和行政约束力。

决定的应用范围很广

第一，用于宣布在某一时期、某一方面将要采取的重大行动或部署，对某一领域或某一方面工作做出政策性或法规性的规定；

第二，用于宣告重要事项及其处理结果；

第三，用于贯彻上级指示精神，安排重要工作，调整行政区划，设置、撤消或调整重要机构，作出重要的人事安排；

第四，表彰奖励或处分、变更、撤销下级机关不适当的决定事项。

1、决定的特点 

（1）指挥性 

（2）说理性 

（3）稳定性

2、决定的种类

（1）指挥性决定 

（2）事项性决定 

（3）奖惩性决定（4）指挥性决定

■新华网2009年9月27日受权全文播发:

《中共中央关于加强和改进新形势下党的建设若干重大问题的决定》

事项性决定

《国务院关于成立国务院振兴东北地区等老工业基地领导小组的决定》

奖惩性决定

《国务院关于授予巴金人民作家¡

荣誉称号的决定》

1、决定的结构 

一般由标题、主送机关、正文、落款和成文日期几部分构成。

（1）标题

发文机关+事由+文种如：

《国务院关于授予巴金人民作家荣誉称号的决定》

事由+文种

（2）正文

基本型：

缘由+事项+号召

简化型：

缘由+事项

直叙型：

直奔主题，既不阐述缘由，也不替希望和号召

2、决定的写作要求

（1）认真学习领会相关的政策法规精神；

（2）理由充分，依据准确，事实清楚；

（3）结构清晰严谨，语言庄重准确。

二、意见

（一）意见的含义和作用

意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。

意见具有指导作用、建议作用和参考作用。

1、意见的特点 

（1）使用的广泛性 

（2）行文的多向性 

（3）作用的多样性

2、意见的种类

按照行文方式分：

（1）直发意见

（2）转发意见

按性质、内容来分：

（1）指导性意见 

（2）建议性意见 

（3）实施性意见

1、意见的结构 

（1）标题 

（2）主送机关 

（3）正文 

（4）落款和成文日期

（1）标题发文机关+事由+文种

《上海市人民政府关于加快本市民政事业发展的若干意见》

事由+文种如：

《关于本市宣传贯彻<

国家通用语言文字法>

的意见》

（2）主送机关

经上级批转下发的意见，因主送机关已经标注在批转通知中，所以无须再标注主送机关；

直接下发的意见，需要标注单位较多，主送机关也可能是多个的。

2、意见的写作要素

（1）选准行文角度 

（2）符合有关政策法规 

（3）语言得体严谨

（一）批复的含义和作用

批复适用于答复下级的请示事项。

是与请示相对应的文种。

批复的作用：

一是下级开展工作和处理问题的依据;

二是指导和帮助下级处理公务.

1、批复的特点 

（1）针对性 

（2）指挥性 

（3）简明性 

（4）单一性

2、批复的种类

（1）按内容的表达形式：

表态式批复阐发式批复解答式批复

（2）按批复的意见：

肯定性批复否定性批复

（3）按请求的类型：

对请求指示的批复对请求批准的批复

1、批复的结构 

（1）标题完全式标题：

由发文机关名称+事由+文种构成

由发文机关名称+事由+请示机关名称+文种构成

（2）主送机关批复的主送机关即请示的发文机关

有的批复，因其内容具有一定的普遍性或涉及相关单位，需要其他机关遵守，也可将其列为主送机关

（3）正文一般包括开头、主体和结尾三部分。

开头往往用一句话说明适应什么机关的什么请示而批复的，即引据。

主体主要内容是针对下级的请示事项给予明确答复或具体指示，有的还简要陈述批复的原因和依据。

答复的内容一般包括：

批复态度批复意见

批复态度要简洁、鲜明，或完全同意，或部分同意，或不同意；

批复意见要具体、明确，以便与下级机关开展工作。

结尾以简洁的语言提出执行要求，也可以不单独安排结尾，应视具体内容而定。

（4）落款和成文日期如同其他公文

2、批复的写作要素

（1）认真研究请示的内容

（2）态度鲜明，意见准确（3）语言精炼，准确得体（4）行文及时

知照性公文通告通知通报会议纪要

一、通告

（一）通告的含义和作用

通告适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事情。

通告除了具有法规约束作用外，还具有传达和告知作用。

1、通告的特点 

（1）作者较广泛 

（2）发布形式较灵活 

（3）适用性较广

2、通告的种类 

（1）法规性通告 

（2）周知性通告

1、通告的结构 

（1）标题由发文机关名称+事由+文种构成如：

《郑州市人民政府关于河南省广播电视发射塔项目建设用地问题的通告》

不能省略发文机关名称通告标题要醒目，尤其是事由的概括要准确，让人一目了然

（2）正文不必写受文机关或读者对象

通告正文应完整，一般由发文理由或根据、具体事项两部分组成。

结束语可根据情况写上特此通告

（3）落款和成文日期落款如其他公文

2、通告的写作要素 

（1）事项要完整，要求要具体 

（2）内容要合法，层次应分明

（四）通告与公告的区别 

1、使用权限不同 

2、内容不同 

3、范围不同

二、通知

（一）通知的含义和作用

通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

通知是现代公文中使用频率最高、应用范围最广的文种之一。

1、通知的特点 

（1）执行性 

（2）知照性

2、通知的种类

（1）正式公文类通知

指示型通知、批转型通知、转发型通知、印发型通知、事项通知、会议通知和任免通知

（2）非正式公文类通知启示型通知凭证型通知

（三）通知的结构和写作要求

1、通知的结构

（1）标题

（2）主送机关（3）正文 

发文缘由、通知事项、执行要求

（4）落款和成文日期 

加盖印章

（1）标题 

凡作为正式通知，都要拟定正式的标题并标注文号

凡不属于正式文件的普通通知，标题用通知二字，不标文号

在一定范围内公布的普发性通知，不写受文对象，其他通知均需著名

受文对象包括：

特定的机关单位特定范围的人员特定个人

（3）正文

通知正文的写作比较灵活包括发文缘由、通知事项、执行要求三部分

标题中已经注明发文机关的，可以不写落款，只在落款处署发文年月，加盖机关印章

作为正式文件下发的通知，可将发文时间置于标题之下

2、通知的写作要求 

（1）内容要有针对

（2）事项要具体明确（3）注意不同标题的拟制

三、通报

（一）通报的含义和作用

通报适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况。

通报的作用在于：

以典型事例教育广大干部职工扬善抑恶、推广经验、总结教训，或者是传播信息、沟通情况、推动工作。

1、通报的特点 

（1）典型性 

（3）时效性和周知性

2、批复的种类 

（1）表彰性通报 

（2）批评性通报 

（3）告知性通报

（三）通报的结构和写作要求

1、通报的结构 

完全式标题：

发文机关+事由+文种

事由+文种发文机关名称+文种

只写通报二字

（2）主送机关根据情况确定其有无

（3）正文表彰性通报和批评性通报的正文都有四个要素：

即：

倾向性导语、通报的事实（事件）、对事实（事件）的认定和分析、处理意见等。

情况通报的正文包括三个部分：

叙述有关情况，要对事实（事件）的发生发展作客观叙述

对有关情况进行分析，通过分析阐明事实包含的意义或事件发展的趋势

针对通报情况，结合今后工作提出具体要求

写作要求与其他正式公文相同

2、通报的写作要求典型选取要新情况叙述要准 

态度要鲜明分析要到位篇幅要简短

四、会议纪要

（一）会议纪要的含义和作用

会议纪要是一种常用公文，是在会议记录的基础上整理加工而成的、记载传达会议决定事项和主要精神，

要求与会单位共同遵守、执行的，具有纪实性和指导性的公文。

1、会议纪要的特点纪实性纪要性指导性行文方式独特

2、会议纪要的分类会议纪要一般分为：

办公会议纪要专题会议纪要

（三）会议纪要的结构会议纪要一般分为标题、日期、签发人、正文、落款五个部分。

多由“会议名称+文种”组成，与常用的简报报头非常相似，因此又叫简报式会议纪要。

目前常见的构成形式有四种：

（1）会议名称加文种，如《全国水利建设现场经验交流会议纪要》、《高等院校后勤管理体制改革会议纪要》

（2）发文机关、会议名称加文种构成，如《财政部中专学校校长会议纪要》

（3）与会单位加会议内容加文种，如《环渤海地区商讨对外开放工作会议纪要》

（4）由主标题和副标题构成，主标题提示会议的主旨，副标题标明会议名称和文种

如《以三个代表为指针，进行教育改革济南市部分教育工作者学习三个代表的座谈会纪要》。

2、编号一般加括号写于标题下方正中位置

3、日期会议纪要的成文时间即会议通过的时间或领导人签发的时间

4、签发由会议召集人签名

5、正文会议纪要的正文分为前言、主体、结尾三部分。

前言

简要介绍会议的基本情况，会议召开的目的，会议的起止时间、地点、参加人员，会议的基本议程、主要活动和会议结果；

主体

具体阐述会议讨论的问题和意见、结论和决定，以及对今后工作提出的要求；

“与会代表一致认为”

“代表们指出”

“会议指出”

“会议决定”

“会议希望”

结尾一般不单独写

6、落款会议纪要不加盖印章。

在正文后分别注明主持人、出席人和发送单位。

四、会议纪要的写作要求

全面掌握会议情况忠实于会议内容，抓住要点表达简洁明快

五、会议记录的写法会议记录是在开会过程中，由专门人员把会议的组织情况和具体内容如实记录下来的文字材料。

会议记录一般由记录头、记录主体、审阅签名三部分组成。

1、记录头会议名称、会议时间、会议地点、会议主持人、会议出席列席和缺席情况、会议记录人员签名等。

2、记录主体

会议中心议题、会议讨论焦点及主要意见、主要领导权威人士或代表人物的言论、定调性言论和总结性言论、会议决议或议而未决事项。

会议记录两条最基本的写作原则：

真实性完整性

六、会议纪要和会议记录的区别