办公室秘书应具备哪些品质Word文档格式.docx
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9.按照公司印信管理规定,保管使用公章,并对其负责。
10.做好公司食堂费用支出、流水帐登记,并对餐费做统计及餐费的收纳、保管。
11.每月环保报表的邮寄及社保的打表。
12.管理好员工人事档案材料,建立、完善员工人事档案的管理,严格借档手续。
13社会保险的投保、申领。
14统计每月考勤并交财务做帐,留底。
15管理办公各种财产,合理使用并提高财产的使用效率,提倡节俭。
16.接受其他临时工作.
直属部门:
店内各部门
直属上级:
各部门经理或主管
适用范围:
店内各部门文员、一般工作人员
工作职责:
1.打字处理工作
2.信息的上传下达
3.文件归档、保管
4.工作记录
5.来访客人通报及接待
6.本工作区域清洁
主要工作:
1.完成公司、部门交办的事项,追踪结果及时汇报
2.完成日常的正常管辖范围内的工作
3.接听电话做留言记录、讯息处理
4.工作资料的保存、分类、归档、保管
辅助工作:
1.顾客服务:
解答顾客咨询,在不影响本职工作的情况下,带顾客到其要求的地点。
对顾客询问不知的内容,主动帮助咨询相关的其它工作人员,直到问题解决
2.节假日协助销售服务
3.协助库存盘点工作
4.与内外联络部门维持友好联系
3作为办公室行政秘书应该具备的能力
实话,做到让别人喜欢,性别的魅力是决定性的,在这一点上,男人和女人当然不同,工作场合和其他场合也当然不同,古龙曾经写过一本小说,叫《七种武器》,那好,现在让我们来看看办公室的男人、女人要让办公室同仁喜欢你,都需要什么武器?
■男人的武器
第一是温柔。
在办公室里,除非你是可以无法无天的老板,那么你就要学学女孩子的温柔。
温柔的含义有很多,比如你说话的语气的温柔要表现得有张有弛、轻柔、声音不能太大,哪怕在你发火的时候,都要切记先露出你的笑容;
你走路的时候别大刀阔斧,慢一些,让别人都觉得你不急不躁;
面对异性更要有一种体贴的成分。
至少有九成以上的女人会欣赏男人的温柔,她们会因此获得对于你而言的安全感。
温柔要用得恰当,用过了就会女里女气,性别反调,更有甚者,还会给异性错误的暗示:
他爱上我了?
第二是心细。
你需要记住昨天和今天上级交给你的任务,要记住你的同事托你办的事情,要记住你的同事(尤其是女同事)的生日和他们喜欢吃的食物,要记住同事们什么时候加的班,要记住他们是什么时候成为你的同事的……心细注意别表现在嘴上,那样会让人以为你碎嘴唠叨,你只需要默默地记录,默默地在适当的时候表示一下,就行啦!
第三是仔细。
你工作越做得仔细,就越能帮助其他同事减少负担,你的任务也完成得越完美。
领导同事都挑不出你的错儿来,他们能不喜欢你吗?
第四是果断。
果断的男人不同于武断的男人,武断说明你不听取别人的意见,果断说明你能够勇于担责任,有及时处理问题的能力,也说明你是块好的担当领导的料。
第五是主动。
主动干活、主动工作的男人,从来都是女人心目中的好男人,也从来都是领导眼里可以放心任用的好职工。
第六是诚实。
真正诚实的男人不是很多,因为男人好打赌好吹牛,打赌和吹牛的时候,诚实的程度就不值得相信了。
你要想让你的同事喜欢你,你最好先做个好男人。
第七是大方和大度。
别在意偶尔的请客,更别记着三年前谁曾经骂过你一句。
不计较金钱和宽容的人非常容易引起同事的好感,他们会觉得和你在一起不累、塌实、很轻松,不会觉得你死板、不通世故。
■女人的武器
第一是漂亮。
真的倾国倾城、艳惊四座的女人到底还是稀有动物,所以懂得这个道理的女人也当然懂得怎么改变自己、弥补自己的先天不足,变得天生丽质。
用服装、用发型、用化妆品……当一切能用的家伙儿都齐全了之后,哪个女人不让男人目瞪口呆呢?
漂亮不分年龄,每个阶段的女性都有她美丽的地方,知道自己的漂亮,学会使用自己的漂亮,天下便无坚不摧,无往不利---谁又喜欢邋遢的黄脸婆呢?
第二是关心。
女人的关心是世界上最容易让人感动的事情之一,甭管她来自母亲、妻子、情人还是同事。
你轻柔的一句关怀话,有时候能让被你关心的人记一辈子,信不信由你!
第三是镇定。
女人天生不是镇定的动物,遇见什么都会大呼小叫。
下回再想发出尖叫的时候,你就马上给自己一个巴掌,习惯了你就长记性了,时间再长了,镇定自然就产生了。
到那时候,哪怕你吓得喘不过气来,别人也只当你胜似闲庭信步,都佩服你临危不惧的胆略,而觉得你本就是个与众不同的领袖人才。
第四是文静。
你要像个假小子一样,成天在办公室里摔门撞桌子,谁能放心交代给你什么事?
你当然也不能像旧社会的无聊妇女那样东家长西家短地传话,你要做得起码像半个淑女,学会用微笑来回答或中断你认为会影响集体团结的问题和话题。
第五是正统。
你多爱笑不要紧,但你必须要做个正统的不叛逆的女性,在所有人的心目中,受过正统教育的女性不轻浮,不会让办公室成为风月场,大家知道你会规规矩矩地做事做人,不会担心你把办公室的小青年带"
坏"
了。
第六是自信。
你应该懂得办公室不是男人的天下,你也应该知道你的权利和男同事是平等的,你更应该了解自己的能力不次于任何人,所以,你完全可以用充满自信的目光看待每一件事每一个人。
第七是健康。
现在谁还喜欢像林黛玉那样的病美人?
再说了,在工作场合,你成天一副痛苦相,别人看着也难受,还觉得你矫情,你不是给自己为难吗?
其实,还有一种公用的最美丽的武器,那就是:
快乐!
快乐的含义无须多说,因为你明白,快乐是你从事所有事业的基础。
4行政助理的职责:
不同行业的行政助理有不同的职责,工业企业的行政助理的主要职责是:
1、负责员工的考勤,于次月第一个工作日提供考勤报表并存档;
2、负责员工档案管理,包括原始档案的收集、整理、归档、电子档案的建立;
3、对一般文件的起草和行政人事文的管理;
4、依据人力资源要求计划,组织各种形式的招聘工作、收集招聘信息,协助招聘工作;
5、处理人事日常管理工作,负责请假、招聘、录用、保险、合同等人事手续的办理;
6、及时办理相关证件的注册、登记、变更、年检等手续;
协助做好公司人力工作的管理、培训与指导;
7、组织公司各种活动的策划;
8、负责办公用品采购计划制定及物品领取管理。
行政助理的能力要求:
·
行政助理必须能够熟练地准备统计报表、书面报告以及做管理方面的演说。
要求熟练掌握个人电脑技术、MSWord、Excel和PowerPoint,以及创建多种专业文件的经验。
·
分析性思维很重要,因为他们经常需要对自己的工作进行轻重缓急的判断,并且要对公司的发展和表现进行逐步地监控。
行政助理们需要有非常好的组织能力,传播公司的正面形象并很好地反映在组织工作中,熟悉如何进行控制。
编辑本段行政助理的教育
初级职位的最低要求一般是高中文凭和熟悉基本办公技能。
很多职业技术机构和社区学院都提供一到二年的能对申请人有利的办公管理课程。
公司可能提供现场培训,尤其针对那些医学或法学领域的专业职位。
编辑本段行政助理的前景
该职业的就业前景预计会以中等增长速度持续增长过2010年。
1、协助行政经理完成公司行政事务管理;
2、参与公司绩效管理、考勤等工作;
3、参与公司行政、采购事务管理.
编辑本段具体工作
在各种行政事务方面帮助和服务于公司员工,例如负责订机(车)票,联系各种培训事宜,联系和管理公司交通班车服务,食堂餐饮服务馆管理,与外部物业管理联络督促其更好的服务于公司,联系和协调各种集体活动例如集体外出旅游,受训,公司运动会,年会,晚会等。
还包括管理和组织办公室文具供应,办公设施的管理等。
具体工作如下:
1,记载员工出勤情况;
2,记载工作时间和加班时间;
3,考核计算扣假工资和加班工资等;
4、处理和维护主管日程,准备和完成各类文件报表;
5、阅读和分析各类信息,制定工作计划,做好时间分配;
6、协助审核、修订行政管理规章制度,执行日常行政工作;
7、传达通知、分发文件;
8、安排公司各种会务和组织员工各种活动;
9、接待访客并决定是否让主管或其他工作人员与之会谈;
10、对公司各种文件和档案进行整理、归档;
11、履行办公日常职责,如办公用品采买、管理和分发,维护记录管理系统和执行基本的簿记工作等;
12、办理各种行政事务和手续,比如填报报表、公司年检、复印打印等。
5市场助理 所谓的市场助理就是集营销、推销、为一体的市场管理协助者:
主要职责可分为:
分析市场信息、推广总区方案和制度执行、检查区域内各项销售工作和执行情况(并总结描述)、市场资源物源管理以及所需费用的预算和申请。
市场助理工作内容:
1.负责公司销售合同及其他营销文件资料的管理、归类、整理、建档和保管工作。
2.负责各类销售指标的月度、季度、年度统计报表和报告的制作、编写,并随时答复领导对销售动态情况的质询。
3.负责收集、整理、归纳市场行情、价格,以及新产品、替代品、客源等信息资料,提出分析报告,为部门业务人员、领导决策提供参考。
4.协助销售人员做好上门客户的接待和电话来访工作;
在销售人员缺席时,及时转告客户信息,妥善处理。
5.负责客户、顾客的投诉记录,协助有关部门妥善处理。
6.协助部长做好部内内务、各种部内会议的记录等工作。
7.逐步推广使用电脑信息系统处理营销资料,妥善保管电脑资料,不泄露销售秘密。
8.完成营销部部长临时交办的其他任务。
6什么是销售助理
你需要做的是对他们每个人都一样好、一样热情。
销售助理有时很像营销部的一个打杂的文员,诸如客户订单的处理、单品和销售业绩的统计、促销方案、客户投诉、客户退换货等工作都与自己有关。
因此,熟悉公司的产品是一个虽然有点枯燥但又不可或缺的工作。
有些人不是很愿意花时间去了解公司的产品,特别是站在销售角度去比较深层次地了解,却总是希望获取什么工作的技巧或心得,这是“本末倒置”的求解方法。
销售助理不仅要跟客户(老板)联系,而且要跟客户的业务员、促销小姐、仓管等都有亲密联系。
编辑本段职务责任
1、销售相关文档管理 2、订单处理 3、与客户、各代理店的沟通协调等工作
编辑本段职务特点
1、负责公司销售合同及其他营销文件资料的管理、归类、整理、建档和保管工作。
2、负责各类销售指标的月度、季度、年度统计报表和报告的制作、编写,并随时答复领导对销售动态情况的质询。
3、负责收集、整理、归纳市场行情、价格,以及新产品、替代品、客源等信息资料,提出分析报告,为部门业务人员、领导决策提供参考。
4、协助销售人员做好上门客户的接待和电话来访工作;
5、负责客户、顾客的投诉记录,协助有关部门妥善处理。
6、协助部长做好部内内务、各种部内会议的记录等工作。
7、逐步推广使用电脑信息系统处理营销资料,妥善保管电脑资料,不泄露销售秘密。
8、完成营销部部长临时交办的其他任务。
编辑本段职务技巧
[1]销售助理的工作技巧 技巧是什么?
就是方法,而且销售技巧自始至终贯穿整个过程之中。
我们所面对的客户形形色色,我们都要坚持有一个原则:
一是投其所好;
二是围魏救赵;
三是软磨硬泡。
与客户交往过程中主要有三个阶段:
一、拜访前:
1.要做好访前计划。
(1)好处是:
有了计划,才会有面谈时的应对策略,因为有时在临场的即兴策略成功性很小。
(2)事先想好可能遇到的障碍,事先准备好排除方案,才能减少沟通障碍。
(3)事先考虑周全,就可以在临场变化时伸缩自如,不至于慌乱。
(4)有了充分的准备,自信心就会增强,心理比较稳定。
2.前计划的内容。
(1)确定最佳拜访时间。
如果你准备请客户吃饭,最好在快下班前半小时左右赶到,如果不想请吃饭最好早去早回。
(2)设定此次拜访的目标。
通过这次拜访你想达到一个什么样的目的,是实现增进感情交流,还是促进客户进货。
(3)预测可能提出的问题及处理办法。
(4)准备好相关资料。
记清是否有以前遗留的问题,此次予以解决。
二、拜访中:
1.要从客户角度去看待我们的销售行为。
如从推销人员的立场去看,我们拜访的目的就是推销产品,而换一个立场从客户的角度来看,就是把客户当成“攻打对象”。
2.拜访的目的重点放在与客户沟通利益上。
不要只介绍产品本身,而应把给客户带来的利益作为沟通的重点。
这样,客户在心理上将大幅度增加接受性,这样我们可以在买卖双方互惠的状况下顺利沟通。
3.不同的客户需求是不一样的。
每个客户的情况都不同,他们的需求和期待自然也就不一样,所以我们在拜访前就要搜集资料,调查、了解他们的需求,然后对症下药。
下面给大家介绍在沟通中的“FAB”法则。
F---Feature(产品的特征) A---Advantage(产品的功效) B---Bentfit(产品的利益) 在使用本法则时,请记住:
只有明确指出利益,才能打动客户的心。
从销售产品的立场来说,我们很容易认为客户一定关心产品的特征,一直是想尽办法把产品的特征一一讲出来去说服客户,其实不然,产品的利益才是客户关心的,所以大家记住,在应用本法则时,可以省略F、A,但绝不能省略B,否则无法打动客户的心。
三、拜访后:
1.一定要做访后分析。
(1)花一点时间做,把拜访后的结果和访前计划对比一下,看看哪些目的达成了,哪些目的没达成。
(2)分析没达成目标的原因是什么,如何才能达成。
(3)从客户的立场重新想一想拜访时的感受,哪些地方做的不够好。
(4)分析自己在拜访过程中的态度和行为是否对客户有所贡献。
(5)进一步想一想,为了做得更为有效,在什么地方需要更好的改善。
2.采取改进措施。
(1)只做分析不行,应积极采取改进措施,并且改善自己的缺陷和弱点,才能更好的提高。
(2)“天下只怕有心人”,对于拒绝与排斥的客户,要多研究方法,找出最佳方案,反复尝试,一定能带来好的业绩。
8内勤工作职责
1、对合同执行情况进行跟踪、督促,建立每个合同的《合同履行一览表》,编制每个月、季、年度合同履行情况的统计表。
将结果报销售公司经理、销售经理,及通报给销售工程师。
根据需要,合同执行情况可反馈给顾客。
2、编制年度及月度工作计划及资金回笼使用计划;
汇总及总结各片区的年、月资金回笼及资金使用情况;
督促业务员的资金回笼。
监督其业务费用按规定使用 3、根据公司的营销政策建立核算总帐及明细帐目,按时登记明细帐目;
4、接、发、处理、保管一切商务来电来函及文件。
对客户反馈的意见进行及时传递、处理。
建立用户档案。
5、依据公司营销管理制度准确有效开展业务人员销售费用的会计核算、管理、服务,如出差费用的结算、报销、工资奖金的核算等工作。
6、每个月度对合同履行,资金回笼,业务费支出情况进行统计和上报;
7、按合同要求给制造商做好衔接工作;
8、根据合同编制应收帐款明细,并对应收帐款实施管理;
9、协助业务人员回款;
提供应收帐款及其相关信息;
10、协助销售人员编写商务文档,编制投标文件。
11、按要求进行市场信息收集并每天提供信息简报,以邮件方式报销售公司经理 12、完成领导交给的其他任务。
编辑本段内勤人员要具有业务能力
1、拓展能力;
2、分析问题的能力;
3、人际交往能力。
内勤工作是一门艺术,要做好内勤工作,首先要具备作为内勤的一些基本素质,如语言表达能力、文电处理能力、会务接待能力等,注意处理好一些工作上的矛盾。
内勤工作没有盲区,只要领导工作有可能涉及的领域,内勤就必须积极配合、认真完成领导所交办的各项工作。
有点类似于文秘的性质.
编辑本段内勤主要工作
一、协助领导草拟工作计划、总结和各类报告。
二、按要求汇总、统计、上报敌情、政情和治安情况。
三、即使准确统计有关数据,上报各种报表,做好日常考勤登记和出勤统计。
四、搞好文书材料收发、登记、阅办和分类管理工作。
五、做好资料、文档、印章管理和文印工作。
六、负责全处财务报帐,会同户籍管理员搞好分管工作及办公室日常接待、管理工作。
七、按月拟造临时工工资表,送领导审批后,及时发放。
八、完成领导交办的其他工作任务。
九、根据工作需要,如果调整工作岗位,则应履行相应岗位工作职责。
9总经理助理职责
[1]1、在总经理领导下负责办公室的全面工作,努力作好总经理的参谋助手,起到承上启下的作用,认真做到全方位服务。
2、在总经理领导下负责企业具体管理工作的布置、实施、检查、督促、落实执行情况。
3、协助总经理作好经营服务各项管理并督促、检查落实贯彻执行情况。
4、负责各类文件的分类呈送,请集团领导阅批并转有关部门处理。
5、协助总经理调查研究、了解公司经营管理情况并提出处理意见或建议,供总经理决策。
6、做好总经理办公会议和其他会议的组织工作和会议纪录。
做好决议、决定等文件的起草、发布。
7、做好企业内外文件的发放、登记、传递、催办、立卷、归档工作。
8、负责保管使用企业图章和介绍信。
9、负责企业内外的公文办理,解决来信、来访事宜,及时处理、汇报。
10、负责上级领导机关或兄弟单位领导的接待、参观工作。
编辑本段总经理助理岗位职责
一.要认清自己,处事有原则。
找不准位置,也就找不准工作的立足点、切入点、着力点,工作起来也就找不着“感觉”。
总经理助理处于“总管家”与“不管部长”的双重位置,围绕着中心工作,上协调领导,下联系群众,事务、政务都要过问,其他部门管不了、不该管的,都要总经理助理去管。
总经理助理要把握所应扮演的角色,把握好工作分寸,管理不巨细,参谋不决断,助手不揽权,不越权,不越位,不缺位,工作要到位。
二.要耳聪目明,作好参谋工作。
从大的方面说,当助手重要的在于搞好信息、决策、督查服务。
及时地捕捉信息,准确地搞好反馈,积极地当好决策参谋。
不仅要善于发现问题,还要认真分析问题,给领导解决问题提供决策参考。
领导一旦采纳决策意见,还要制订决策备选方案。
备选方案不能只是一种,要有多种方案,以便优中选优,“拍板定案”。
决策制定后要采取得力措施抓落实,并及时搞好督促检查,搞好落实情况反馈。
三.要长袖善舞,作好各部门之间的“润滑油”。
首先要协调好上下的关系。
对上:
要尊重而不盲从,服务而不奴婢,更不能违背原则盲从领导。
陈云同志说,要“不唯书,不唯上,要唯实。
”在实际工作中,不看领导眼色是不可能的,但要有分寸,要坚持原则,按章办事,不能惟命是从。
待下:
以礼,以诚,以情。
不要盛气凌人,不搞瞎指挥、乱指挥,不欺下瞒上。
再是协调好内外关系,外求支持协作,内求团结向上。
四.要高效快捷处理有关事务。
总经理助理必须要有强烈的时效观念、意识,求真务实、雷厉风行的工作作风,运筹帷幄的领导艺术,在有限的时间里办好应办之事。
要善于“分身”,明确该干什么,不该干什么,先干什么,后干什么。
要有所为,有所不为。
为好应为之事。
该别人“代劳”之事,要分解任务到人,并明责授权,责权相等。
一旦分工、明责、授权,要少插手,多支持下级大胆工作。
不要事无巨细,事必躬亲。
不该为之事,“亲自”未必就好,还往往会挫伤员工的积极性。
工作有成绩,也会有不足,要客观地分析是非功过,更不要跟下边抢功争好。
尤其是出现过错不要推诿,对自己的过错更不要上推下卸。
工作要扎实,力求实绩、实效。
总办工作不能摆花架子,更不能弄虚作假。
要真实地反映情况,扎实地开展工作。
五.要不断提升个人素质,增加人文魅力。
自身素质强,就会产生人文“魅力”和影响力。
要当好总经理助理,要*权力的影响力,但更重要的是*非权力的影响力。
只有二者有机结合,才能更好地开展工作。
要注重发挥自身非权力因素的影响力,*德、识、才、学,*高尚的人格、丰富的知识、高超的才干、卓有成效的方法艺术来开展工作。
在提高自身素质的同时,还要学会尊重,学会理解,学会“给予”,尊重上级,理解同级,善于“给予”下级。
培养人才,帮助人展现才能,实现价值。
六.要注意自身形象,起好表率作用。
总办处在公司的第一线,一举一动都代表着公司形象。
总经理助理务必要加强自身修养,注重自我形象塑造。
同时,要引导公司全体员工强化形象意识,形成塑造形象的共识。
工作中,要重视外在形象的“包装”,全心全意地、热情细致地待人接物,为人处事。
要经常并善于“换位思考”,想一想假如自己是领导或是员工怎么办,设身处地地搞服务、办实事、办好事。
七.要制订并完善游戏规则。
一方面要根据工作需求,建立一套切实可行的工作规章制度,并不折不扣地去执行。
另一方面要在工作实践中不断地加以完善。
比如,要建立值班制度、会务制度、文秘制度、以及廉政制度等,用制度管人、管事。
根据游戏规则,奖优罚劣。
表扬、奖励好的,批评、惩罚坏的。
不能好坏不分,是非不明,不能让“会叫唤的孩子多吃糖”,更不能形成或陷入“干的不如不干的,不干的不如捣蛋的”怪圈,建立并逐步完善好人能够积极办好事,坏人不敢办坏事的良好机制,确保公司工作正常、有序、高效运转。
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