计算机办公软件培训讲义Word文档格式.docx

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初识Word　2003

第二节：

文档输入与编辑

第三节：

文档排版

第四节：

Word表格

第五节：

文档的打印

第六节：

Word的自动保存和密码保护

第一节:

初识Word2003（启动与退出

Word2003的启动：

1.从开始菜单启动：

点击MicrosoftOffice\MicrosoftOfficeWord2003

2.用已有的文档启动：

双击一个已有的Word文档即可启动Word。

3．用桌面图标启动：

双击桌面上的Word2003图标，就可以启动Word2003了。

Word2003的退出：

单击Word窗口右上角的红×

按钮或单击“文件”菜单，选择“退出”命令。

在退出Word时，如果文档没有保存，会出现下面的提示对话框。

Word窗口的组成

定义工具栏：

Word的默认工具栏非常杂乱，可以根据自己的操作习惯自定义添加或删减工具按纽。

点击工具\自定义，打开自定义窗口（下图），在命令项选择需要添加的工具，左键按住拖到上面的工具栏就行了，在自定义窗口打开的情况下，按住工具栏不需要的工具拖下来就没有了。

第二节:

文档的输入和编辑

文档操作

1．创建新文档

单击【文件】菜单中的【新建】命令，也可直接点击工具栏中的【新建空白文档】按钮，新建一个空白文档。

一般使用Word2003打开后的默认设置。

2．保存文档

选择“文件”菜单中的“保存”命令，也可以单击工具栏中的“保存”按钮，打开“另存为”对话框。

如果保存修改后的文件又不想删除原来的文件，可以点击文件\另存为，为文件另取个其他文件名。

3．关闭文档

选择“文件”菜单中的“关闭”命令。

如果从上次保存文档之后进行了修改，Word2003会询问是否要保存所做的修改。

文本输入

1．中英文输入

选择输入法及中英文输入已在文字录入里讲过。

2．标点符号的输入

为了输入方便，可以在工具栏右键选择符号栏，就会在状态栏上面出现下图

特殊符号可以在“插入”菜单中选择“符号”命令，从“符号”对话框中选择（下图）。

文本修改

1．文档的修改

在需要修改的地方插入光标，删除错误的文字，重新输入

2、选定文本

在需要选择的文字或段落的开头处按住左键不放，拖动到结尾处松开鼠标，使之变成黑色（下图）

方法二：

先用鼠标在待选文本开始处点击一下，按住“Shift”键不放，再将鼠标点击待选文本结束处即可。

方法三：

将鼠标放在待选行的左侧空白区，当鼠标变成向右的空箭头时点击一下，即可选定该行；

按住左键不放，上下移动可以选定多行；

点击编辑\全选，就可选择全文。

文本选定的应用

文本选定后可以根据需要，点击工具栏或右键复制、剪切到别处去粘贴，或按Delete键删除，如果删除错误，可以点击工具栏撤消或恢复。

【撤消】可将上一步操作取消，使文档还原到误操作前状态，【恢复】与【撤消】正好相反，可以将文档还原到【撤消】操作前的状态。

　　剪切与复制的区别是：

剪切后原文不见了，而复制不改变原文。

插入日期、时间和页码

1．日期和时间的插入

点击插入\日期和时间，在下图对话框中选择，或者直接在编辑区输入

2．插入页码

点击插入\页码，选择位置：

页面底部,对齐方式:

居中

插入图片和艺术字

1、插入图片：

单击【插入】\【图片】，在子菜单中选择【剪贴画】或【来自文件】命令选项，或者直接复制图片粘贴到Word窗口中。

2、插入艺术字：

单击【插入】\【图片】\【艺术字】，在下图中选择一种样式，点击确定，然后对艺术字进行编辑。

文档的排版

设置字符格式

1．设置字体

（1）点击工具栏字体列表框设置字体、字号、顏色、加粗等

（2）点击格式\字体进行字体、间距等设置，还可以将设置好的样式作为默认，下次打开就不用再重新设置了。

设置段落格式

添加边框底纹、页眉页脚

1、添加边框和底纹

点击【格式】\【边框和底纹】，在出现的下图中设置

2．添加页眉页脚

单击【视图】中的【页眉和页脚】，可以给文档添加页眉和页脚,页眉和页脚都是出现在Word文档正文版面之外，页眉在上面，页脚在下面（图a、图b）。

（图a）

（图b）

Word表格

创建表格

利用“插入表格”按钮或点击表格\插入\表格

编辑表格

1．插入行：

点击表格\插入\行

2．插入列：

点击表格\插入\列

3．插入单元格

4．右键删除单元格

5．右键拆分单元格

6．选定后右键合并单元格

7．选定后右键删除行或列

8、选定后点击工具栏水平居中和垂直居中

9、绘制斜线表头

点击表格\绘制斜线表头

打开插入斜线表头对话框，给出了五种表头样式，可以在此填写行标题和列标题

确定后在Word表格中就会插入斜线表头

但最好将行标题和列标题留在Word表格中填写，否则要想调整斜线表头文字的位置很困难（下图是未填文字的样式二）

将光标放在表头处，用回车分别折行输入三行：

学科、分数、姓名，见下图

调整斜线表头文字大小和表头单元格大小,使文字大小与表头大小相一致，然后将光标放在要调整的表头文字前，点击“空格键”使文字向右移，用“退格键”使文字向左移，直至文字在表头中的位置合适为止

也可用拖动水平标尺上“首行缩进”滑标来进行调整（下图的虚线）

表格的选定

1．选定列：

将鼠标放在待选列的顶端，当鼠标变为向下的黑箭头时，单击左键可以选定该列。

2．选定行：

将鼠标放在待选行的左端，当鼠标变为向右的空箭头时，单击左键可以选定该行。

3．选定单元格：

将鼠标放在待选单元格左下角，当鼠标变为向右上方的黑箭头时，单击左键选定该单元格。

4．选定整个表格：

将鼠标放在待选表格的左上角，当鼠标变为双向十字箭头时，单击左键选定整个表格。

表格中的数值计算

求和单击【表格】\【公式】，在【公式】栏输入：

=SUM（LEFT），或者点击求和工具按纽，也可得到相同结果。

李平下面的人可以点击：

编辑\重复（R）公式，不用再输入公式；

求平均数单击【表格】\【公式】,在【公式】栏输入：

=AVERAGE（B2:

B5）,AVERAGE是平均数公式，B是包括标题栏的列数，2和5是包括标题栏的行数，B2:

B5是指运算的范围是B列的第2行到第5行，数字格式输入0.0表示取小数点后一位,不能用重复公式来求平均数。

1、如果打印一份,直接点击工具栏的打印按纽就行了.

2、点击文件\打印,打开打印对话框，可以设置打印页码范围、份数或只打印当前页，如果选定文档中的一部分，在页面设置中选择“所选内容”，可以只打印选定的那几行。

3、打开文件\页面设置，可以设置页面的纵向或横向

一、Word上的自动保存设置

为了防止在突然停电等意外情况下造成编辑的文档丢失，Word提供了自动保存功能。

打开Word窗口，点击上面的工具\选项按纽，打开选项对话框如下图1，点击保存，在自动保存时间间隔中改写间隔时间，比如是2分（默认是10分），Word就会每2分钟对编辑的文档自动保存一次；

二、设置密码保护

为了防止别人修改，Word文档允许设置密码保护，甚至可以设置打开密码，使别人无法打开看到。

点击工具\选项按纽，在“安全性”中设置密码，在打开文件时的密码和修改文件时的密码栏填上你的密码，简单吧！

不过，千万别把密码给忘了。

Excel2003培训教程

一、建立与使用电子报表

　　中文Office2000软件包中提供了一个名为中文Excel2000软件，这是一个用于建立与使用电子报表的实用程序，也是一种数据库软件，用于按表格的形式来应用数据记录。

专业数据库管理系统软件VisualFoxPro也能建立电子报表，但中文Excel2000却是一个电子报表的专业软件，也常用于处理大量的数据信息，特别适用于数字统计，而且能快速制定好表格。

　　开始语：

中文Excel2000是MicrosoftOffice2000软件包中文版的组成部分。

按启动Windows应用的方法运行它后，屏幕上就会显示其操作窗口，并且打开一张名为Book1（工作薄1）的电子报表，但没有任何内容，而是等待着您来建立它，本教程将从此开始讲述。

图1　　进入中文Excel2000的操作窗口

　　注：

“工作簿”在MicrosoftExcel中是处理和存储数据的文件，每一个工作簿都可以包含多张工作表，因此可在一份文件中管理多种类型的相关信息；

“工作表”就是显示在屏幕上的，由表格组成的一个区域，参见图1。

此区域称为“工作表区”各种数据将通过它来输入显示。

　　中文Excel2000也使用“字段”、“记录”等VisualFoxPro中的对象，但应用方法却大不一样，下面将以建立一张员工工资表的操作来说明这一点。

　　步骤一、参见图2，单击A1单元格。

　　中文Excel2000操作窗口仍然由标题栏、下拉菜单、工具栏、状态栏等组成。

位于工具栏下方的就是建立电子表格的“工作表区”，它提供了一系列的单元格，各单元格也各有一个名称，将光标移至单元格内后，其状态将变成一个十字形，参见图2。

工具栏下方标记的A、B、C、D...分别用于标明表格中的各列，表格左边缘的数字则标明各行，“列标”与“行号”用于确定一个单元格的位置，如A1表示A列中的第一行单元格，C3，就表示C列中的第三行单元格。

在中文Excel2000操作窗口中，所提供的单元格数目非常大，但全部被应用的情况将是罕见的，通常只用到其中的一部分，甚至只是一小部分。

图2　单击A1单元格

　　注意：

“工作表区”由工作表，及其单元格、网格线、行号列标、滚动条和工作表标签构成。

“列标”就是各列上方的灰色字母，“行号”就是位于各行左侧的灰色编号区。

图3

　　在这里输入“姓名”步骤二、输入“姓名”，参见图3。

在电子表格中，“列”与数据库中的“字段”相当，“行”与“记录”相当，这里输入的“姓名”就将成为一个新的字段。

图4

　　第一行各列中的内容步骤三、按一下键盘上的右方向键，然后输入“年龄”，接着在位于右旁的两列中分别输入“职务”、“工资额”，参阅图4。

　　使用键盘上的左、右、上、下方向键可以将光标移至各单元格上，这就选定了当前单元格，从而让您在各单元格中输入文字信息。

　　步骤四、参见图5，移动鼠标单击A2单元格，然后参照上面的内容，输入其它单元格中的内容，结果参见图6。

图5单击A2单元格

图6　编制也这份“员工工资表”

　　完成上述操作后，“员工工资表”就编制好了，如图6所示。

在这一份电子表格中，所包含的员工数目有限，但说明了基本的操作方法。

如果您是一位公司老板，现在就能这样制定好“员工工资表”，但这还不够，您也能得到更多，如统计货物出入量、库存量、每日收益，等等。

顺便说一句，若要将此软件用于财务工作，也不会有任何问题。

中文Excel2000与中文VisualFoxPro6不同，关闭当前操作窗口时不会自动保存操作结果，因此必须先执行“文件”下拉菜单中的“保存”命令后，才可以关闭。

中文Excel2000速成教程——建立与使用电子报表

第二讲建立第二张工作表

　　在同一本中文Excel2000工作薄中，可以同时建立三份工作表，而且这些表中的内容与结构还可以完全不同，甚至还能使用复制的方法引用数据，下列操作就将说明这个问题：

中文Excel2000的其它工作，如打印、建立图表等，都将基于“工作表”来开展。

　　步骤一、使用拖动的方法，选定第一行中的所有内容，参见图7。

　　这一步操作与在MicrosoftWord中选定文字的操作相类似，选定的结果也将突出显示在屏幕上，参见图7。

顺便说一句，操作时若单击某一个列标可选定整列单元格，单击某一个行号可选定整行单元格，但只有这里的拖动操作才可以选定指定部分的单元格。

图7选定第一行中的所有内容

　　步骤二、按下键盘上的CtrlC组合键。

　　这是您已经熟悉的了操作，用于将选定的内容复制在Windows剪切板中。

与之相应的CtrlX（剪切）、CtrlV（粘贴）组合键也可以在中文Excel2000工作表中应用。

注：

若用鼠标右击选定的内容，屏幕上将显示相应的快捷菜单，从中可以选择到复制、剪切、粘贴等命令。

图8单击Sheet2标签

　　步骤三、单击左下方的Sheet2标签，参见图8所示。

　　Sheet2是另一张工作表（WorkSheet）的标签，也是位于工作簿窗口底端的三张标签之一。

“工作表标签”用于显示工作表的名称。

单击某一张工作表的标签将激活相应的工作表,当前处于活动状态的工作表将接受当前操作。

位于工作表标签下方的区域称为“状态栏”，它能提供有关选定命令或操作进程的信息，您可据此了解当前可做的操作。

在此信息的右侧将显示CapsLock、ScrollLock、NumLock等键盘按键的当前状态。

若这些键处于打开状态，那么它们的名称就会在此显示出来。

　　步骤四、进入表格2后按下键盘上CtrlV组合键，结果参见图9。

图9　在第二张表中粘贴内容

　　完成上述操作后，刚才复制的内容就将粘贴在第二份工作表中，如图9所示。

　　此后，您可以参照前面的内容制定该表中的内容。

　　步骤五、参照前面的操作，输入第二张表中的内容，结果参见图10。

　　上述通过复制、粘贴的方法来制定第二张电子报表中第一行的内容，是一种常用操作技巧，能快速建立那行栏目类似而数据不同新报表。

若第二张表中的栏目，即首行中的内容与第一张表中的栏目有区别，粘贴后可以进行修改，其操作方法与MicrosoftWord中的编辑操作相同，也可使用拖动的方法移动内容。

图10　输入第二张表中的内容

第三讲设置单元格的格式

　　与MicrosoftWord一样，在中文Excel2000中也能设置文字的格式，而且此格式将表现在最终的电子表格中。

此外，还可以设置其它与数据信息相关的属性，下面的操作将结合“员工工资表”的特点来进行说明，请先单击左下方的Sheet1标签，返回“员工工资表”。

图11单击行号1

在初始状态下，中文Excel2000操作窗口中只有三张标签，除了可以使用这种方法选择激活一张标签外，还可以通过位于标签左旁的“标签滚动按钮”进行操作。

这些按钮的外观是就是滚动箭头，从外型上即可了解到各自的作用。

如果要滚动显示其他工作表标签，请在所需方向上单击滚动箭头；

如果要选定某个工作表，请单击其标签；

如果要一次滚动多张工作表，请按住键盘上的Shift键，然后再单击中间的标签滚动箭头；

如果要显示当前工作簿中所有工作表列表，请右击标签滚动箭头。

　　步骤一、参见图11，单击行号1，选定此行中的文字内容。

然后右击鼠标器，进入图12所示的快捷菜单，并从中选择“设置单元格格式”命令。

图12选择“单元格快捷菜单”

图13单击“字体”选项卡

　　步骤二、进入图13所示的“单元格格式”对话框后，单击“字体”选项卡。

图14从“字体”窗口中选择一种新的字体

　　步骤三、参见图14从“字体”窗口中选择一种新的字体后，参见图15，从“字形”窗口中选择一种字形，接着可在“字号”窗口中设置文字的大小尺寸。

图15选择一种字形

图16上述操作的结果

　　此后，您还可以在“字体”选项卡中设置文字的颜色，以及下划线、删除线等属性,还能预览设置结果。

单击“确定”按钮后，选定文字就将按新设置的字体格式显示在电子报表中，参见图16。

图17选定此列中的所有内容　

图18选择“数字”选项卡

第四讲设置货币符号

　　述操作可用于设置了电子报表中各列标题文字属性，下面的操作将设置货币符号：

　　步骤一、单击D列号，选定此列中的所有内容，参见图17，接着右击鼠标右键，然后从快捷菜单中选择“设置单元格格式”命令。

进入“单元格格式”对话框后选择“数字”选项卡，参见图6－18。

图19在“分类”列表窗中选择“货币”项　

　　步骤二、在“分类”列表窗中选择“货币”项，参见图19。

图20设置好“小数位数”与“人民币符号”

　　步骤三、参见图20，设置好“小数位数”与“货币符号”，然后单击“确定”按钮。

图21在工资数额前加上一个人民币符号

　　上述操作选择的是一个人民币符号，此后工作表中的“工资额”数据前就会加上这个符号，如

图21所示。

　　这几步操作说明了选定某一行，或者某一列来设置格式的方法。

如果需要，还可以选择几行或者几列，甚至于选定工作表中的一部份，或者全部行与列来进行设置。

选定部分或者全部行与列，都可以使用拖动的方法进行操作；

若要选定排列不连续多行，或者多列，可参照下面建立图表的方法进行操作。

　图22选择“打印预览”

第五讲预览和调整报表外观

　　一份电子报表建立好后，就可以将它打印在报表纸上，或者通过网络传给部门主管或者下属。

在此之前，为了了解报表内容与格式是否正确，有必要预览报表外观，并且根据预览的结果作些调整。

下列操作将说明这一点：

　　步骤一、从“文件”下拉菜单中选择“打印预览”命令，参见图22。

　　此命令可将打印的结果显示在屏幕上，结果如同使用打印机在报表纸上打印的电子报表，从而让您以真实的面貌工区观察它的外观，为修改提供依据。

选择此命令后，预览的结果将如图23所示。

　　步骤二、参见图24，使用“缩放”工具单击预览窗口，结果如图25所示。

　　“缩放”工具按钮在工具栏中很容易看到。

当预览窗口打开后，它就处于选定状态，而且光标形状也如同一只放大镜，使用它单击预览窗口后，文字就能放大至建立电子报表时所设置的尺寸，如图26所示，再次单击又会还原。

图23预览电子报表

图24使用“缩放”工具单击预览窗口

图25放大显示文字

　　此时，您就可以仔细看一下该电子报表的版式设计情况，并且很容易的找到需要修改的地方。

就本例而言，显然需要修改下列三点：

　　1.应加上表格标题。

　　2.“年龄”字段中的记录值应当居中。

　　3.“工资额”字段未应加入“总计”值。

　　下面的操作就将完善这些内容。

　　　图26选择“行”命令

第六讲加入标题

　　为了加入标题，首先需要在报表将插入一行，以便于书写它，其次还要合并此行中的各列，否则标题就不能存在。

完成下列操作后，您就会理解这句话的意义了。

图27插入新行　

　　步骤一、单击“关闭”按钮，结束“预览”，返回中文Excel2000的操作窗口。

然后单击行号1，然后从“插入”下拉菜单中选择“行”命令,参见图26。

图28打开“合并单元格”检测框　　

　　此后，在原“行1”前将插入新的行，而原来的“行1”将变成“行2”,如图27所示。

新行将使用已经存在列定义，您可以为每一个单元格填入内容，但由于它将用于书写工资表的标题，所以应当合并各列，使它们不在存在，而由一个单列取而代之，从而让标题可以正常出现在电子报表的开头处。

　　步骤二、单击行号1，确保选定新行，然后右击鼠标进入快捷菜单，接着从中选择“设置单元格格式”命令,然后在“单元格格式”对话框中选择“对齐”选项卡,并参见图28，打开“合并单元格”检测框,最后单击“确定”按钮。

　　完成这一步操作后，“行1”中就只有一个单元格了，这是中文Excel2000中的常用操作,初学者应当注意了。

　　步骤三、在“行1”书写好标题“员工工资表”,并参照前面的内容，设置好标题的文字字体与大小尺寸,结果应如图29所示。

　　由图29可见,标题文字与“年龄”列中的数字一样，位置都需要调整，下面的操作就将解决此问题。

图29在“行1”中书写好标题“员工工资表”

调整电子表格某些单元格中的数字或者文字的位置是一种重要的操作，因这可以使得阅读更容易，减少出错率。

第七讲调整列中的文字位置

　　由图29可见,在这一份“员工工资表”中，仅使用了当前工作表中的部分列，在调整标题文字的位置之前，有必要清除那些并没有使用的列，以便于将标题放置在报表的中央，请按下列步骤进行操作：

　　步骤一、使用拖动的方法选定那些没有使用的列，结果如图30所示。

　　在中文Excel2000中,通常是从A1开始使用各单元格的，这样那些没有使用的列就会是靠后面的列了。

在本例中操作时，应当单击列标E后进行拖动，否则就不能选择这些列中所有单元格。

也只有这样，标题行中没有使用的那些列也才会被选定。

也是说，选定的结果才会如图30所示。

　　步骤二、右击鼠标，然后从快捷菜单中选择“隐藏”命令。

这样，报表中就会隐藏（不同删除）没有使用的列，只显示那些已经使用了的列，如图31所示。

若从快捷菜单中选择“删除”命令，删除的将是单元格中的内容，而不是单元格本身。

这与上述“隐藏”是不一样的。

删除后单元格仍然存在，或者填入新的内容，隐藏后则不会出现在屏幕上。

图30选定那些没有使用的列

图31隐藏没有使用的列　

　　步骤三、选定所有行与列右击鼠标进入快捷菜单后，选择“设置单元格格式”命令。

接着选择“对齐”选项卡，并单击“水平对齐”下拉按钮和从下拉列表中选择“居中”项，参见图32。

图32选择“居中”项

　　这一个选项的功能是迫使文字在单元格中居中，而不管它的长度是否与单元的显示长度相同。

　　步骤四、检查“合并单元格”检测框是否处于关闭状态。

若处于打开状态，就关闭它，然后单击“确定”按钮。

由于前面的操作曾经打开过此检测框，而这里的操作又选定了所有填充了内容的单元格，所以这里务必检查一下，看看是否处于关闭状态，这是一个很关键的问题！

否则表格中的各单元格将合并一个单元格，表格也就不存在了。

图33让各单元格中