进销存操作手册Word格式文档下载.docx

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1.6初始还原

点击左边菜单栏——系统管理设置——初始还原，如图1-11所示：

图1-11

数据备份:

数据备份是将当前企业使用的所有资料和数据导出到ACCESS报表中，并可以下载到本地保存备份。

1、导出的ACCESS数据可以重新导入还原到客户本地的单机安装版本中（使用数据还原功能），这样可以除了在SAAS平台上使用软件，也可以在本地同步使用。

2、为了您的数据安全起见，请在导出下载完Access备份数据后，一定要删除Access数据在服务器上的备份，以免被盗用。

3、数据备份操作占用大量的服务器资源，所以数据备份只提供给正式用户，而且每一个正式用户，一周只能进行一次数据备份操作。

数据清空：

此操作主要提供给客户在正式使用的时候，清空还原基本资料的。

初始还原功能可将系统初始化此功能请慎用，初始化后，系统将对其选中项数据删除。

注：

初始还原操作将清空所有的订单、凭证等记录，请务必在初始还原之前做好数据备份工作。

数据还备：

数据还原是将之前导出备份的数据重新还原到同系列同版本的单机软件，使本地使用的单机版软件数据内容在某一程度上与SAAS平台版本的同步。

（注意：

还原的备份数据必须使之前从SAAS平台上导出备份的bak文件，数据还原只能在同系列同版本的本地单机软件上，SAAS平台软件不能进行数据还原操作。

）

1.7数据导入

点击左边菜单栏——系统管理设置——数据导入，如图1-12所示：

图1-12

此功能可以将用户先有资料按要求格式将其数据批量导入，节约用户资料录入的时间；

提高工效率云开进销存系统支持数据格式为：

MicrosoftExcel工作表格式。

具体操作如下：

从资料导入页面下载导入格式表，如导入产品型号表，点击“产品资料表”按钮，如图1-13所示：

图1-13

保存产品型号表格式到本地，将原有的产品型号数据按默认格式填入到下载下来的“产品型号表”如图1-14所示：

图1-14

每次导入数据不要超过500条，否则可能会出现缓冲过久导致数据导入失败。

导入数据填写后，将“产品资料表.xls”保存为EXCEL工作表格式，点保存，如图1-15所示：

图1-15

单击“否”，使用Excel工作表格式保存当前“产品资料表.xls”文件。

在资料导入页面的产品资料导入行，点“浏览”，找到输入产品数据的“产品资料表.xls”文件开始导入。

1.8登陆限制

1.8.1IP段限制设置

点击系统管理设置－限制登陆－IP段设置，显示如图1-16所示：

图1-16

请注意上叙的提示，仅允许以上IP段用户访问，管理员和特殊用户不受此限制。

设置好此IP段号后，点击员工资料管理－员工资料，将需要设置为受限的帐号，进行受限操作，如图1-17所示：

图1-17

选择好相应的帐号，点击限制，选择限制登录即可，显示如图1-18所示：

图1-18

将受限制的帐号进行登陆，显示如图1-19所示：

图1-19

1.8.2时间段的限制

点击系统管理设置－限制登陆－时间范围，显示如图1-20所示：

图1-20

时间是24小时制，点击+号，即可新添时间段的操作。

将需要受限的员工帐号进行操作，还请查看上述解说。

受限帐号登陆如图1-21所示：

图2-21

如有疑问，还请与专业的服务人员联系。

二、员工资料管理

设置完企业信息后我们需进行企业员工资料的管理，左边菜单栏——员工资料管理，如图2-1所示：

图2-1

在此管理模块内，可以进行公司部门设置，工作组别设置，新添员工，同时也可以浏览修改员工资料。

2.1公司部门设置

左边菜单栏——员工资料管理——部门设置，如图2-2所示：

图2-2

在此图中我们可以进行公司部门的的添加、修改、删除操作

2.2添加部门

在新添部门右边空白处输入部门名称，然后单击添加按钮即可添加成功

图2-3

2.3修改部门

2.3.1单个修改

在部门名称列表中直接修改你要修改的部门，然后点击当前行右边的修改按钮即可修改成功。

图2-4

2.3.2批量修改

在部门名称列表中把所有要修改的部门直接修改后，点当前页面下方的全部修改按钮即可全部修改成功！

图2-5

2.3.3删除部门

在选列表中直接选择要删除的部门，然后点击当前页面下方的选择删除按钮即可删除成功！

图2-6

2.3.4工作组别设置

左边菜单栏——员工资料管理——工作组别，如图2-7所示：

图2-7

在此图中我们可以进行工作组别的的添加、修改、删除操作；

默认工作组已经可满足大多数用户需求；

并绑定了相应的操作权限，为用户设定相应的工作组即可绑定相关权限；

如用户有特殊工作组别；

可按下列操作进行添加或修改。

2.3.5添加工作组

在新添工作组右边空白处输入工作组名称，然后单击添加按钮即可添加成功。

图2-8

2.3.6修改工作组

跟修改公司部门设置一样的操作

2.3.7单个修改

在工作组名称列表中直接修改你要修改的工作组，然后点击当前行右边的修改按钮即可修改成功；

如果是本系统默认工作组，用户无法修改或删除默认工作组。

批量修改

在工作组列表中把要修改的工作组全部修改后，点击当前页面下方的"

全部修改"

按钮即可全部修改成功！

删除工作组

在选列表中直接选择要删除的工作组，然后点击当前页面下方的选择删除按钮即可删除成功。

用户无法删除系统默认工作组。

工作组权限绑定

设定各个工作组的权限，那么在将员工设定为相应工作组时，此员工就有此工作组已设好的相关权限。

图2-9

设定好当前工作组默认的操作权限，点击权限设定，提交。

员工管理

左边菜单栏——员工资料管理——员工资料，即可显示之前所录入的员工信息。

可以浏览员工基本信息查询、新添、审核、停用、删除员工；

修改员工资料、员工密码、员工权限、操作权限

新添员工

左边菜单栏——员工资料管理——新添员工，如图2-10所示：

图2-10

按以上提示输入员工资料点添加即可。

注意：

如果所在部门和工作组中无下拉选择项，就说明没有添加部门与工作组。

需添加部门和工作组后再添加员工！

员工查询

员工查询可以根据员工名称或者其他信息进行组合查询，点击页面右上方查询，即可。

图2-11

审核员工

此功能可以启用状态为停用的员工。

选择所要启用的员工；

然后单击审核按钮即可启用此员工状态栏中被停用的员工状态由停用变为正常。

图2-12

停用员工

此功能可以停用需登录系统的员工。

选择所要停用的员工；

然后单击停用按钮即可停用此员工。

状态栏中正常的员工状态由正常变为停用。

删除员工

此功能可以删除员工。

选择所要删除的员工然后单击删除按钮，弹出下图所示提示对话框。

图2-13

点击确定即可删除员工。

修改员工资料

此功能可以对员工资料进行修改包括出生日期、学历、入职时间、联系方式等等都可在此进行详细设置。

在所要修改的员工名称上单击鼠标左键，如图2-14所示：

图2-14

单击修改员工资料项，弹出以下如图2-15所示：

图2-15

在此页面中我们可以进行员工资料的详细设置，输入对应栏目的内容后点击提交按钮即可完成设置！

修改员工密码

此功能可以对员工的密码进行修改。

在所要修改的员工名称上单击鼠标左键，弹出如下图2-16所示：

图2-16

单击修改员工激活用户密码项，如图2-17所示：

图2-17

点击提交，成功修改员工密码

2.3.8设置员工权限

此功能可以对员工的权限进行修改。

在所要设置权限的员工名称上单击鼠标左键，如图2-18所示：

图2-18

单击设置员工权限项，如下图2-19所示：

图219

在此页面中我们可以对此员工进行详细的权限分配，勾选上所要分配的权限，点击权限设定按钮出现如图2-20所示：

图2-20

点确定，成功更新员工权限。

该员工重新登录即生效

2.3.8打印、导出员工报表

点击页面右上方的报表按钮，如图2-21所示：

在以上弹出的内容框中选择打印预览即可生成人事明细报表下图，点击打印按钮即可打印出报表。

在员工资料管理查询选择导出EXCEL即可导出EXCEL，如图2-22所示：

图2-22

单击保存，选择保存路径即可导出EXCEL报表。

输入完员工资料后，我们下一步将进行客户资料管理系统设置。

三、客户资料管理系统 

点击菜单栏中客户资料管理系统，如图3-1所示：

图3-1

在此页面中可以进行供应商管理与客户管理。

3.1供应商分类

左边菜单栏——客户管理系统——供应商分类，如图3-2所示：

图3-2

如果供应商分类名称前有+号，刚说明此分类有下一级分类，点击+号图标即可显示下级分类；

在此页面中我们可以进行新添供应商分类，修改，转移，删除分类等操作。

3.1.1转移供应商分类

在要转移的分类中单击当前行右边的转移，如图3-3所示：

图3-3

在父级分类中选择所要转移到的上级分类，点击修改按钮即可完成供应商分类转移。

3.1.2新添供应商分类

新添供应商分类可分为添加一级分类和添加下级分类。

添加一级分类：

图3-4

在作为一级分类下拉框中选择作为一级分类，然后在分类名称框中输入分类名称；

单击添加即可完成添加一级分类。

添加下级分类：

在作为一级分类下拉框中选择；

作为要作上级分类的选项，然后在分类名称框中输入分类名称，单击添加即可完成添加下级分类。

3.1.3修改、删除供应商分类

修改，删除供应商分类的操作可以参考公司部门设置中修改、删除操作。

3.2供应商管理

3.2.1新添供应商

左边菜单栏——客户管理系统——新添供应商，如图3-5所示：

图3-5

在添加供应商中按提示输入相应内容，点击添加即可完成添加供应商操作。

3.2.2供应商列表

左边菜单栏——客户管理系统——供应商列表，录入相应的信息，点击右上角查询，如图3-6所示：

图3-6

3.2.3修改供应商资料

在供应商列表中点击要修改的供应商名称，点击如下图3-7所示：

图3-7

填写好相应供应商信息后点击提交按钮即可完成对供应商的修改。

3.2.4供应商查询

查询供应商的详细操作方法参考员工查询的操作方法。

3.2.5供应商删除

勾选需要删除的供应商名称，点击右上角删除按扭，如图3-8所示：

图3-8

点击确定，即可删除相应的供应商信息。

3.2.6供应商转移

左边菜单栏——客户管理系统——供应商列表，选择需要转移的供应商点转移，如图3-9所示：

图3-9

选择好转移的分类，提交。

转移供应商分类完成。

3.2.7打印、导出供应商报表

点击供应商信息－点击页面右上方报表－可根据提示来进行报表的导出或者打印查看等操作，如图3-10所示：

图3-10

3.3客户分类管理

左边菜单栏——客户管理系统——客户分类，如图3-11所示

图3-11

在此图中可以新添客户分类、修改、删除、转移客户分类等操作

3.3.1新添客户分类

在分类名称中输入相应的分类名称，点击添加即可，如图3-12所示：

图3-12

3.3.2修改客户分类

修改客户分类的详细操作方法参考新添供应商分类的操作方法。

3.3.3删除客户分类

点击分类后面的“－”号，根据系统提示是否删除，如需删除分类，点击确定即可，如图3-13所示：

图3-13

3.4客户资料管理

3.4.1新添客户

点击客户管理系统－新添客户，在显示的页面中录入客户的信息，点击添加即可，如图3-14所示：

图3-14

3.4.2查询客户资料

点击客户管理系统——客户列表，在显示的页面中输入相应的关键字，点击“查询”即可，如图3-15所示：

图3-15

如果您没有新添客户资料，在此页面显示为空哦。

需要您进行客户的新添才可以操作。

3.4.3修改客户资料

点击客户管理系统——客户列表——在显示的页面中，点击需要修改的客户名称，如图3-16所示：

图3-16

在显示的页面中，输入相应客户信息，点击提交即可。

客户详细资料的修改，如图3-17所示：

图3-17

在显示的页面中，输入客户相关的信息，并进行提交。

3.4.4分配客户的操作

点击客户管理系统——客户列表选中相应的客户，点击“跟单"

，选中相应的员工，提交即可，如图3-18所示：

图3-18

此”跟单“是指此客户是由哪位客服人员进行电话跟进或是进行后期维护。

如果您点击员工时显示为空，则说明您还没有新添员工，在员工资料管理－员工资料，进行新添员工操作即可。

3.4.5更新客户跟进记录

点击客户管理系统——客户列表

点击页面显示的”客户跟进情况“可直接进行客户跟进记录页面

点击相应的客户名称，在显示的页点击”跟进处理“，也可进行客户跟进记录页面，如图3-19所示：

图3-19

点击页面中的”跟进“按扭，在显示的页面中点击”回复“并在相应的对话框中输入相应的信息，提交。

每一次与客户交流的情况都可以简要的录入，一来方便自己的跟进，也方便领导视查，对后期公司员工变动工作交接非常重要。

词语解释：

A：

状态—系统默认为企业用户提供了新添、跟踪、签单、服务、取消、再跟踪此六状态，依据与客户沟通的实际情况进行选取，更方便的分别客户的状态。

B：

提醒时间—为了更好更合理的进行客户下一次的跟进或是回访，由客户设置时间，系统自动提醒，这样一来，就避免了客户多而漏跟进的情况了。

C：

跟进情况—此跟进表况大多注明与客户最后一次沟通的简要情况，输入好后提交，在客户列表中可直接显示，方便查看，提高工作效率。

3.4.6设置客户状态

点击客户管理系统——客户列表在显示的页面中，选择的需要修改的客户<

可单选，也可批量选择>

点击页面下方的”状态“，选择相应的状态提交即可，如图3-20所示：

图3-20

3.4.7删除客户操作

点击客户管理系统——客户列表在显示的页面中，选取需要删除客户名称，点击页面右上方的”删除“按扭，如图3-21所示：

图3-21

点击”确定“，即可删除相应的客户信息。

3.4.8导出客户资料表

点击客户管理系统——客户列表——点击页面右上方报表——导出EXCEL报表，如图3-22所示：

图3-22

2、点击”下载打开“，即可导出在桌面查看相应的客户资料表。

3.5查询服务

3.5.1查询客户信息

点击左边菜单栏客户管理系统——查询服务，在显示的页面中输入关键字，进行客户查询，如图3-23所示：

图3-23

也可以通过此方式，为客户生成相应的销售单据。

当客户来电咨询，发现系统中没有此客户的信息时，可通过查询服务，快捷的建议客户信息，如图所示3-24所示：

图3-24

通过此查询服务，可为客户生成询价单、销售单。

通过此查询服务，可快捷的录入客户信息，也可为系统中没有的客户信息新添单据。

通过此查询服务，可以为以已有的客户快速生成相关单据。

四、销售、采购、仓库管理。

我们要采购、销售、，仓库产品必须要有此产品的相关信息后才能继续进行采购、销售产品。

因此，我们必须先输入仓库产品信息后才能进行采购、销售、等关联操作。

左边菜单栏——仓库产品管理，如图4-1所示：

图4-1

在此模块管理中我们可以进行产品分类、产品品牌、仓库区域、新添、删除、修改产品信息、库存产品；

入库单管理、出库单管理、调拨单管理、产品汇总、月度盘点等等相关仓库的操作。

4.1产品分类管理

左边菜单栏——仓库产品管理——产品分类，如图4-2所示：

图4-2

在分类名称处输入产品的分类如：

遥控类、添加即可添加产品分类。

若需修改，在原“遥控类”字样上进行修改，点击修改即成功修改产品分类信息。

如想删除此分类，点击此分类，直接进行删除。

如果此分类下面有产品；

需要到产品型号处将产品进行删除才能删除分类。

4.1.1转移产品分类

若要将产品型号中的产品进行产品分类的转移，点击页面右上方的“转移”按钮，如图4-3所示：

图4-3

4.2产品品牌维护

左边菜单栏——仓管产品管理——产品品牌，如图4-4所示：

图4-4

修改产品品牌与跟删除产品品牌参考“产品分类”中的操作。

4.3新添、修改、删除仓库设置

左边菜单栏——仓库产品管理——仓库区域——在仓库区域名称处录入相应的信息，点击添加即可，如图4-5所示：

图4-5

修改与删除仓库区域与“产品分类”中的修改、删除“产品分类”中的操作一样。

同样也是需要注意，若需要删除此仓库区域，需先将此仓库区域下的产品先进行删除，才能操作成功。

4.4产品型号查询

左边菜单栏——仓库产品管理——产品型号－录入相应需要查询的信息，如图4-6所示：

图4-6

点击查询即可。

在此页面中可以查看产品信息，同时还可以查询产品，新添、转移、删除产品；

更新产品参考成本、销售价、各种折扣价、同时还配备报表打印导出功能。

4.5新添产品信息

左边菜单栏——仓库产品管理——产品型号——新添产品，如图4-7所示：

图4-7

在新添产品型号图中输入栏目对应的产品信息,点击“添加”按钮即可成功添加产品信息！

也可点击批量导入，批量录入产品信息。

如果在产品分类或产品品牌的下拉框中没有下拉选项时，则说明你还没有添加产品分类信息或产品品牌信息；

请先设置产品分类或产品品牌。

4.6删除产品信息

在产品型号页面选择所要删除的产品，点击“删除”按钮，在弹出的提示对话框中点确定，即可完成删除产品操作，如图4-8所示：

图4-8

如果此产品有进行相应的出入库等操作，即不能进行删除，只能取消此产品。

4.7更新产品参考成本、销售价

在产品型号列表中，点击产品名称或型号，在显示的页面中点击产品标价，如图4-9所示：

图4-9

修改产品标价和产品各参数点击“提交”即可设置完成该产品

4.8汇总产品信息查询

左边菜单栏——仓库产品管理——汇总产品－根据页面信息，录入相关的字段，点击查询即可查询相关的产品，如图4-10所示：

图4-10

在此页面中可以查看所有产品的库存量，价格等详细信息。

4.9仓库产品信息查询

左边菜单栏——仓库产品管理——仓库产品－已入库的产品即会显示，录入相应的信息，点击查询即可，如图4-11所示：

图4-11

在仓库产品里我们可以查看各仓库的库存产品信息，同时还可以进行各仓库的库存产品的查询；

打印、导出入、出库产品报表等操作。

4.10入库单管理

查询入库单：

在列表标题栏输入要查询的关键字进行查询。

4.11入库单新添、查询

4.11.1查询入库单状态

在入库清单显示的页面中，可进行关键字的查询操作，如图4-12所示：

图4-12

输入相应关键字，点击查询即可。

点击高级，可进行组合查询。

如您点击入库单，页面显示为空，则说明您还没有进行入库单的新添操作。

4.11.2新添入库单

左边菜单栏——仓库产品管理——入库单。

在入库单查询管理中点新添，如图4-13所示：

图4-13

在入库单中填写好供应商的资料，然后点击“新添入库单”，录加入好相应的产品提交，如图4-14所示：

负责人下拉框默认是当前登陆系统的操作员，可以选择其他负责人；

如果没有其它员工选项，则说明你还没有创建员工或未将员工分配到该工作组。

图4-14

在入库单中选中需要入库的产品，点击下方的“绑定仓库”按钮，在弹出提示对话框中选择仓库点确定。

然后在数量栏输入相应产品的数量，点击“保存”。

确认此单无误，点击“审批入库”。

图4-15

此时入库单等待上级“审核入库”，审核入库后，产品入库成功。

4.12采购入库应付款

入库完成后会相对的应付帐款如图4-16所示：

图4-16

上图所款为采购入库应付记帐页面，用户可根据实际情况填入相当的预付采购款、返款额。

以及采购的费用支出等。

应付款在应收应付管理中的应付报表可查看到。

4.13入库单打印

如需打印入库单，点击左边菜单栏——仓库产品管理——入库单，选中需要打印的入库单；

点击“入库单打印”如图4-17所示：

图4-17

即可打印相应的入库单据，点击设置，可进行表单格式的调整。

4.14已入库产品退库

点击已入库单据后面的退库按扭，点击“退库”，如图4-18所示：

图4-18

确定要退库的产品后，点击“保存操作”再进行“退库审核”即可退库成功。

如图4-19：

图4-19

退库成功。

产品状态栏显示为已退。

4.15入库退货单打印

如需要打印退货单，点击菜单栏仓库产品管理中的入库单，点击“退库产品”字样，点击“退库单打印”如图4-20所示：

图4-20

4.16删除入库单

如果你的入库单的状态为初始，则此入库单可以删除，否则是不能删除的，选择好需要删除的单据；

点击删除即可，与删除“产品分类”操作一样。

4.17查看已入库产品

左边菜单栏——仓库产品管理——入库单点击左上方入库产品，如图4-21所示：

图4-21

在入库产品清单中可以查看到所有已经入库的产品信息、入库产品的查询、打印导入报表等操作。

4.18查看已退库产品

左边菜单栏——仓库产品管理——入库单，点击左上方“退货产品”，如图4-22所示：

4-22

在退库产品清单中可以查看到所有已