财务部S运行管理制度.docx
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财务部S运行管理制度
文件名称:
华银国际大酒店-财务部5S运行管理制度
主责部门:
财务部
版本:
1.0版
关联部门:
财务部各岗位
信息化管理编号:
优化记录:
0次优化
密级:
A
生效日期:
2014年8月
为给公司员工创造一个干净、整洁、舒适的工作场所和空间环境,营造华银国际大酒店-财务部特有的工作氛围,达到提高员工素养、财务部整体形象和管理水平的目的,特制定本制度。
本制度适用于财务部全体员工。
一、5S活动实施:
整理
1、每月对文件(包括电子文档)作盘点,把文件分为必要(有效)和不要(过期无效)的,不要的全部销毁。
2、每月对表单记录(包括电子文档)作盘点,盘点后的有效表单记录统一交相关会计负责。
3、对所辖区域的物品、设备、空间做盘点,并区分其“要”和“不要”
具体分类如下:
4、设备:
电脑、打印机、复印机等;
5、空间:
柜架、桌椅、储物箱等;
6、物品:
个人用品、装饰品、文具、书籍等;
7、依据《必要品的使用频率和常用程度基准表》决定物品的“要”与“不要”;
8、“不要”物品经财务部负责人判定后,集中报废或处理‘
必要品的使用频率和常用程度基准表
使用频率
常用频率
处理方法
低
过去一年都没有使用过的物品,而且不能再用
丢弃
中
在过去的6个月中只使用过一次的物品,一个月使用一次的物品
集中存放(例如归档或存放在库房中)
高
一周使用一次的物品、每天都使用的物品、每小时都要使用的物品
保存在办公桌或随身携带
整顿
1、办公桌:
桌面除文件、电脑、水杯、电话、文具外,不允许放其他物品;文具必须竖放。
办公用品一般的常用品:
笔、订书机、涂改液、即时贴、便条纸、橡皮、计算器,可以集中放在办公桌的一定区域内,电脑线、网线、电话线有序放置;人离开半小时以上应将桌面收拾干净。
2、抽屉:
抽屉里应保持整洁,私人物品与公司物品分类存放。
3、座椅:
靠背、座椅一律不能放任何物品,人离开时椅子调正,离开半小时以上,椅子应放回桌洞内;
4、电脑:
电脑置办公桌相应位置,竖式主机置桌面下;
5、垃圾篓:
罩塑料袋,放置于制定位置;桌子下不得堆积杂物;
6、报刊:
必须上报架,或阅完后放入办公桌内;
7、饮水机:
放指定地点,不得随意移动;
8、外衣、手袋:
请置挂于衣帽间或抽屉内,严禁随意放置办公桌椅上。
9、文件、资料管理整顿:
(1)将文件按照待处理、处理中和已处理分类放置,此外还有机密类文件。
根据应用情况应将分为每日必用、常用和常不用三种,常不用的文件要尽快处置;
(2)硬盘里的电子文档、资料分类必须条例清晰,电子文件需要永久、长期保存的,应形成纸质和办公软件等双套介质材料归档保存;
(3)存储公用信息的U盘、移动硬盘采取保护措施,使大家都自觉地小心使用。
清扫
公共区域(如楼道、楼梯、卫生间)、办公室及办公室走廊由本部门安排值班人员清扫,员工负责清扫个人办公区域:
抽屉、文件架;办公设备:
电脑、传真机、复印机、打印机等等。
清扫基准
对象
清扫标准要求
周期
清扫时间
部门区域
部门办公区域干净整洁,无灰尘蛛网,各类物资定置摆放
每天
每天上班前/下班后
个人区域
桌面物品摆放有序、干净整洁,抽屉内无垃圾、杂物遗落
每天
每天下班后
办公设备
主机和重点部位的正面、背面、送风口无污垢
每周一次
每月15号大扫除
文档
桌面上、电脑中不能有失效文件,不可轻易看到机密文件;超过保管期限的表单装订归档;无用的手稿与工作无关的文件等应及时处理,不得有破旧的卡片、册子、档案、报刊
每月一次
月末
素养
财务部所有员工应自觉遵守公司各项规章制度及《华银国际大酒店员工手册》等有关规定。
1、5S活动每日坚持且效果明显。
2、仪容仪表依华银国际酒店规定,并感觉有活力。
3、遵守华银国际酒店管理规定,发扬主动精神和团队精神。
4、时间观念强,下达的任务能够在约定时间前做好。
5S检查和考核:
部门为有效推行5S管理,特成立5S检查小组。
5S检查小组组长由部门经理担任,副组长由财务主管(2人)担任,成员为当日值班人员。
部门定期展开自查,在自查过程中查出问题由岗位当事人立即予以纠正。
二次以上检查未改的,对岗位当事人进行处罚扣绩效2分/次,并在财务部门例会上予以公布,并以此作为奖金奖励对连续两个月排名第一的个人。
个人得分最高者评为“5S先进个人”,并给予精神、物质奖励。
对于不主动配合或阻碍5S活动的员工给予警告,情节严重者给予50元以上的罚款。
附件:
《办公室5S要点》
《5S管理检查表》
办公室5S要点
月
每天
每周
每月
不定期
◎正确穿着工作服,保持整洁
◎进行一次文件柜和个人物品柜、抽屉整理,清理不要物
◎根据工作任务调整文件/物品的定位与标识
◎整理新产生的文件资料
◎桌面物品随手归位,摆放整齐
◎对办公室暂放物进行处置,办公桌椅整齐
◎提出改进工作效率和质量的方法
◎文件处理后及时归档,处理中的文书叠放整齐
◎将待处理文件和临时性的参考资料处理或废弃
◎及时更新信息栏的内容,去掉过期的多余张贴物
◎经常清扫地面,不随地掉纸屑和扔烟头
◎更新破损/脱落/卷角/模糊/过期的标识
◎经常使用礼貌用语,待人有礼
◎清洁用具摆整齐,及时倒垃圾,并保持垃圾篓本身的清洁
◎清洁窗户、墙角、物品架等不常触及的部位
◎擦拭桌面、文件柜、窗台和照明开关,保持清洁
◎对电脑、文件夹和文档进行整理,删除“垃圾”文件
◎及时清理电脑台、传真桌和茶几上临时摆放的文件、纸张和物品
◎及时清理茶几上的一次性水杯和其他物品
◎接打电话使用电话礼仪
◎下班前关窗锁门断电停水,个人桌面清理干净
5S检查表
部门:
年月日
整理得分:
项次
查检项目
查检标准(每项10分)
成绩
责任人
备注
1
办公桌上、下及抽屉
D
不适用的物品杂乱。
C
半个月才用一次的也有。
B
一周内要用,但过量。
A
每日使用,但杂乱。
A+
桌面及抽屉内均最低限度,且整齐。
整顿得分:
项次
查检项目
查检标准(每项10分)
成绩
责任人
备注
1
图纸、资料
D
过期与使用中的杂在一块。
C
不是最新的,但随意摆放。
B
是最新的,但随意摆放。
A
有卷宗夹保管,但无次序。
A+
有目录,有次序,且整齐,很快能使用
2
文件、档案
D
零乱放置,使用时没法找。
C
虽显零乱,但可以找的着。
B
共同文件被定位,集中保管。
A
以电子方式处理而容易检索。
A+
明确定位,使用人能随时使用。
清扫得分:
项次
查检项目
查检标准(每项10分)
成绩
责任人
备注
1
办公桌
D
文件、工具很脏乱。
C
桌面满布灰尘。
B
桌面虽干净,但破损未修理。
A
桌面很干净整齐。
A+
桌面、椅子及四周均干净亮丽。
清洁得分:
项次
查检项目
查检标准(每项10分)
成绩
责任人
备注
1
办公桌、椅子、架子、会议室
D
很脏乱。
C
偶尔清洁。
B
虽有清理,但还是显得脏乱。
A
自己感觉很好。
A+
任何人都会觉得很舒服。
素养得分:
项次
查检项目
查检标准(每项10分)
成绩
责任人
备注
1
日常5S活动
D
没有活动。
C
虽有清洁清扫工作,但未坚持执行。
B
开会有对5S宣导。
A
平常能够做得到的。
A+
每日坚持且效果明显。
2
服装
D
穿着脏,破损未修补。
C
不整洁。
B
纽扣或鞋带未弄好。
A
工作服依规定要求。
A+
穿着依规定,并感觉有活力。
3
仪容
D
员工衣服太脏。
C
男员工头发、胡须过长,女员工浓妆艳抹。
B
有按规定整理,但没保持。
A
均依规定整理,保持良好。
A+
依规定整理,并感觉精神有活力。
4
行为规范
D
举止粗暴,口出脏言。
C
衣衫不整,不守卫生。
公共场所吸烟。
B
自己的事可做好,但缺乏公德心。
A
公司规定均能遵守。
A+
有良好的主动精神,团队精神。
5
时间观念
D
很多事缺乏时间观念。
C
稍有时间观念。
B
不愿时间约束,但会尽力去做。
A
约定时间内会全力去完成。
A+
约定的时间内会提早去做好。
注:
D:
-5—0分;C:
1—2分;B:
3—5分;A:
6—8分;A+:
9—10分
爱情的美妙,就在于人的多情和心甘情愿,在甜蜜的热恋阶段,全身心的投入和付出都无怨无悔。
男人深情缱绻地对女人说:
“我负责赚钱养家,你负责貌美如花。
”那时那刻的话语,相信他是真心的,出自于肺腑之言。
随着感情在烟火生活中的磨砺,渐渐淡化或者冷却,他对她越来越没有之前的殷勤,越来越没有之前的心甘情愿。
工作的压力,生活的琐碎,让他感觉身边的女人为何不能自食其力,为何像寄生虫一般依附着他,让他感到压抑和逃避。
电视剧《我的前半生》里的罗子君就是最好的例子。
貌美如花的她,嫁给深爱她的陈俊生,听了他的情话“我负责赚钱养家,你负责貌美如花”之后,立刻辞掉工作,专心在家做一个少奶奶,养尊处优,每天把自己打扮的美美哒,只为了保持“貌美如花”给老公看。
最后的结局不想而知,她的老公出轨了,理由是他太累了,他每天累死累活地工作,回家却跟罗子君没有共同语言,心里的苦闷无处安放,只能找一个灵魂知己。
对于罗子君和陈俊生两个人的婚姻,不能说孰是孰非,最根本的症结在于这句情话“我负责赚钱养家,你负责貌美如花”.
两个人的婚姻在于共同成长,共同支持,而不是把自己的一生寄托在另一个人的身上。
不管是女人,还是男人,独立的人格和独立的经济是必须的,只有自己独立了,你才能获得别人的尊重和爱护。
好的婚姻,一定是三观相同,家境匹配的两个人在悠长的岁月里,一起经营,一起成长,相互陪伴,相互支持,才能携手走得更远,共度一生。
如果在婚姻里一方在进步,而另一方在退步,或者停滞不前,久而久之,两个人的三观就会产生不同,理念和思想就会渐行渐远,变成两条平行线,永远不能交集。
不要相信“我负责赚钱养家,你负责貌美如花”这样的情话。
随着岁月的磨砺,人心会随着时间和环境而改变。
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