行政办工作手册oldWord文档格式.docx
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15.完成直接上司完办的其他工作。
素质要求:
1.基本素质:
具有良好的职业道德和敬业精神,有感召力,有信任感,有凝聚力,有责任心,有协调能力。
2.自然条件:
年龄26岁以上,身体健康,仪表端庄。
3.文化程度:
大专以上学历,有较丰富的社会学、秘书学和管理学知识。
4.语言能力:
普通话流利,有较强的文字处理能力和语言表达能力。
5.工作经验:
三年以上三星级酒店管理经验,熟悉办公自动化。
二、电脑维护员
电脑维护员
1.直接行政办主任负责,全面开展酒店电脑管理工作行政办主任临时交给的其它任务。
2.负责酒店电脑系统,确保系统正常运行。
3.协调好与其他部门之间的工作。
4.负责及时解决电脑系统中出现的故障和问题。
5.负责财务部及其它电脑使用部门相关电脑知识的培训及辅导,使之达到系统管理的要求。
6.检查酒店电脑系统数据备份,确保数据的安全和有效保存。
7.协助行政办主任设立酒店电脑系统的档案,并负责档案的管理。
8.了解和掌握电脑业的发展动态,为酒店电脑系统的管理提出有效的建议。
9.根据各部门实际情况,负责开发办公自动化应用模块,并在应用过程中逐步修改完善。
10.负责酒店电脑方面的保密工作。
基本条件:
有管理能力、有较强的责任心。
自然条件:
身体健康、五官端正、品德优良;
文化程度:
大学专科计算机相关专业,有计算机等级考试证书。
工作经验:
具有2年以上电脑维护工作经验,熟悉电脑业务规范.
三、美工
美工
无
1.负责各种广告、招牌、招贴、装璜、工艺美术品的加工制作及设计;
2.负责酒店内各类告示或标语,横幅的设计和制作;
3.负责各类广告宣传册子或传单的设计并监督印刷质量;
4.在行政办主任的领导下,做好广告及宣传促销活动的相关工作;
5.负责酒店重大活动的摄影摄像;
6.收集中国及有关客源国的旅游景点照片和资料;
7.根据客人的要求,提供摄影服务;
8.负责保养所用各项设备;
9.完成行政办主任交办的其他工作;
10.节约使用美工用品,每月检查美工用品消耗情况,统计每月领用及申购物品情况;
熟悉工艺美术,装潢设计等专业知识。
具有绘画、装潢布置的审美及设计能力,会使用各种型号照相机和摄影机及录像设备,具备一般维修和保养上述设备的知识,美术字写得好。
25岁以上,男女不限。
大专以上学历,美术或摄影专业。
一般英语能力。
3年以上专业技术经验,在同等酒店中担任过美工3年以上。
第三节工作程序及标准
一、公文收发程序及标准
1.公文收发由专人负责,处理要准确及时,手续简便、完善。
2.来文要签收,注明收到的月、日,急件注明收到的月、日、时、分,以备查考。
3.来文折封时应保持原封完好,可将原封附在文件或信件后一并处理。
4.来文封缄标明公文者,由被受权的专人折封。
5.收文后严格登记,机要文件、外来业务文件、内部文件应分别登记。
登记的项目包括收发日期、收发文号、来文机关、来文字号、页数、文件标题、承办部门等。
6.收文登记后,及时呈送酒店领导,机要文件、简报、资料等按照有关规定或传阅。
7.对需要批办的文件,酒店领导要及时对文件的处理做出具体指示,批示的内容包括处理问题的原则,要求完成期限以及承办部门及承办人。
8.需酒店领导及时指示的文件如超过三天,总办人员应催批,并将结果向呈报部门说明。
9.酒店领导批复后,在完成期限达到时,要向承报部门催办并将结果向酒店领导汇报。
10.公文处理完毕后,按《文件管理制度》执行。
二、内部行文程序及标准
1.酒店有关领导下达指示、各部门请示报告及部门之间的信息传递均属内部行文范畴。
2.内容行文要标明发文者、致达者、抄报者、发文时间、发文编号、事由等项目。
3.发文者、致达者必须是总经理、部门经理,标明姓名、职务,不得越级行文。
行文必须由发文者签字生效。
4.呈送酒店有关领导的公文一律以打印形式,不许有涂改、污迹、否则重新打印。
5.要将核稿、打字、校对者和批准者的姓名一一打印在公文末页下端,以明确责任。
三、接待来访总经理的客人的工作程序和要求
(一)客人到前厅通过服务人员(或迎宾员)要求
1.服务人员(或迎宾员)先将客人介绍给大堂副理或前厅部经理。
2.大堂副理或前厅经理应有礼貌地请客人就座,然后询问客人所在单位及找总经理有何事宜,使客人感到对其关心并愿意提供帮助。
在证实客人身份情况下,大堂副理可以在自己权限范围内代表总经理处理有关事宜。
3.如客人执意要见总经理,应请客人稍候,然后用电话与总经理或行政办联系。
4.总经理或行政办根据情况决定是否可以让该客人会见总经理,并通知前厅。
5.对于总经理预定接待的重要客人,由大堂副理或所指派服务人员引领至总经理接待室。
6.对于总经理暂不能接待的客人,由大堂副理或前厅经理婉转地告知客人,然后根据客人情况,必要时将其介绍到相应的部门,之后由该部门经理接待并将情况反馈给总经理。
(二)客人直接到行政办要求拜见总经理时:
1.如客人系政府或有关部门的重要客人或总经理非常熟悉的客人,总办主任、接待文员应首先请其在总办接待室等候,然后通报总经理。
2.对于执意要会见总经理的客人,应先请客人在接待室稍候(茶水服务),问明情况后报告总经理,再决定如何处理。
如总经理同意接待,就将客人介绍给总经理(一般在接待室或会议室);
总经理不同意接待时,可安排部门经理出面接待。
3.一般公务性客人,要求会见总经理,在问明客人来由后,由办公室人员直接处理或介绍到相应的部门接待(应在总经理接待室或部门办公室),然后将情况反馈给总经理。
4.总经理接待准则:
①计划安排接待的客人。
②临时性、重大的接待(如政府有关部门、特殊事项)。
③其他客人由有关部门经理负责接待(如需总经理接待,可另行安排时间)。
第四节管理制度
一、文件管理制度
□总则
第一条为减少发文数量,提高办文速度和发文质量,充分发挥文件在各项工作中的指导作用,结合本酒店的实际情况,特制订本制度。
第二条文件管理内容主要包括:
上级函、电、来文,本酒店上报下发的各种文件、资料。
第三条酒店各类文件由行政办公室(以下简称行政办)归口管理。
□收文的管理
第四条公文的签收
1.凡来酒店公启文件(除酒店领导订启的外)均由总办文员登记签收(由上级或邮电局、机关通讯员直送的机要文件除外)。
第五条公文的编号保管
1.行政办对上级来文拆封后应及时附上“文件处理单”,并分类登记编号、保管。
须由酒店承办或归档的酒店领导亲启文件,酒店领导启封后,也应交总办办理正常手续。
2.本酒店外出人员开会带回的文件及资料应及时送交行政办进行登记编号保管,不得个人保存。
第六条公文的阅批与分转
1.凡正式文件均需由行政办主任根据文件内容和性质阅签后,分送承办部门阅办,重要文件应呈送酒店领导亲自阅批后分送承办部门阅办。
为避免文件积压误事,一般应在当天阅签完,紧急文件要即阅即办。
2.一般函、电、单据等,分别由行政办主任直接分转处理。
如涉及几个单位会办的文件,应同主办单位联系后再分转处理。
3.为加速文件运转,应在当天或第二天将文件送到酒店领导和承办部门,如关系到两个以上业务部门,应按批示次序依次传阅,最迟不得超过两天(特殊情况例外)。
第七条文件的传阅与催办。
1.传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定,不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所,也不得将文件转借其他人阅看。
对尚未传达的文件不得向外泄露内容。
2.阅读文件应抓紧时间,当天阅完后应在下班前将文件交总办,阅批文件一般不得超过两天,阅后应签名以示负责。
如有领导“批示”总办应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。
3.阅文时不得抄录全文,不得任意取走文件夹内任何文件及附件,如确系工作需要,要办理借阅手续,以防止丢失泄密。
4.文件阅完后,应送交行政办,切忌乱传。
5.行政办主任对文件负有催办检查督促的责任,承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。
不得将文件压放分散,如需备查,应按照有关保密规定,并征得总办同意后,予以复印或摘抄,原件应及时归档。
□发文的管理
第八条发文的规定
1.全酒店下发正式文件的权力集中在领导总经理,各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。
2.各部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作,发文应向酒店提出发文申请,并将文件底稿交行政办审核。
3.对全酒店影响较大,涉及酒店总经理范围的文件。
发文的范围:
1.凡是以酒店名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报,均属发文的范围。
2.酒店下发文件主要用于:
①公布全酒店规章制度;
②转发上级文件或根据上级文件精神制订的酒店文件;
③公布酒店体制机构变动或干部任免事项;
④公布全酒店性的重大经营管理、政治工作、生活福利等工作的决定;
⑤发布有关奖惩决定和通报;
⑥其他有关全酒店的重大事项;
□文件的借阅和清退
第九条各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件,需经本部门负责人签写便条,对有密级的文件须总办主任同意后方可借阅。
第一十条借阅文件应严格履行借阅登记手续,就地阅看,按时归还。
任何人不得将文件带走或全文抄录,不允许拆卷和在文件上勾划等。
第一十一条行政办对承办的公文应抓紧催办,应定期对事情已经办妥的本酒店文件和上级要求限期清退的文件,进行收缴清退工作。
(一般为月底一小清,季末一中清、年终一总清)。
如发现文件丢失,必须及时查明原因和责任者,并如实向领导报告。
第一十二条各部门应指定一位责任心强的同志负责文件收交、保管、催办检查工作。
□文件的立卷与归档
第一十三条文件的归档范围:
1.凡下列文件统一由行政办负责归档:
①上级机关来文,包括上级对酒店报告、申请的批复;
②酒店发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生产经营工作的各类计划统计、季度、年度报表等;
③酒店总经理办公会议、中层干部会以及各种专业例会记录;
④酒店职代会,工会委员会、团代会等酒店一级的党群组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等;
⑤参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本酒店在会上汇报发言材料等;
⑥上级机关领导同志来酒店检查视察工作的报告、批示记录,以及本酒店向上级进行汇报的提纲和材料;
⑦反映本酒店生产、经营活动、先进人物事迹及酒店领导工作等的音、像制品;
⑧酒店日志和大事记;
⑨酒店向上级请示批复的文件及上报的有关材料。
第一十四条立卷要求
1.文件立卷应按照年度、期限、机构顺序,分门别类地进行整理归档。
2.立卷时,要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全,保持文件、材料的完整性。
3.要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。
重要工作、重要会议形成的文件材料,要及时立卷归档。
□文件的销毁
第一十五条对于多余、重复和无保存价值的文件,总办应定期清理造册,并按上级有关规定,办理申请销毁手续。
二、印章、介绍信的管理规定
第一条
1.各部门的印章,由各部门经理保管,酒店印章由总经理自行保管。
2.未经批准,印章保管人员不得委托他人代为保管、使用印章。
不得将印章携出办公室。
第二条
印章必须妥善保管、随用随取,用后立即存放原处,并及时上锁。
第三条
下列情况可以使用酒店印章:
1.以酒店名义对外发出的公文;
2.以酒店名义对外联系、商洽业务工作的介绍信、证明信等;
3.以酒店名义与有关单位签署的合同、协议等;
4.本单位职工办理私事,确需酒店出具的证明信等;
5.经总经理批准其他需要使用印章者。
第四条
使用酒店印章必须经酒店领导书面批准,使用部门印章必须经部门领导书面批准。
并作好登记工作。
第五条
1.开具印制好的介绍信,必须将存根所列项目填写清楚;
视情况如需领导签字则请总经理在“批准人”一栏签名后,再加盖公章;
2.使用信笺开介绍信,应按底稿抄清后再盖公章;
3.介绍信存根和底稿,必须妥善保管,以备核查。
第六条
印章保管人员发现不符合上述规定的,应拒绝用酒店印章并及时报告上级。
第七条
1.各部门印章应按有关部门规定的式样、尺寸统一刻制,在使用前,根据工作需要向有关单位发送启用通知。
2.酒店印章,要留印模存查。
作废的印章要及时上交存查。
三、保密制度
1.凡在各项工作和活动中形成的、已办理完毕的、有保存价值的档案材料,是酒店工作的起初历史记录,是今后工作考查的主要依据。
按国家规定,酒店的保密文件均由总经理行政办公室派专人专柜保管,任何人不得据为已有。
2.各级管理人员调动时,应将保密文件(含保密记录本)整理移交,凡参加会议带回的文件,应及时送行政办登记保管。
3.没有存查必要的公文,经过鉴别和主管领导批准,由酒店总经理审定销毁。
销毁秘密公文,要进行登记,有专人监督,保证不丢失、不漏销,秘密级以上文件,不准作废品出售。
4.阅读文件规定范围,秘密级以上文件须到总经理办公室阅读,因工作需要借阅需办理手续,用完后及时退还,秘密级以上文件,各级领导及有关人员均不得携离办公室。
5.保密文件任何人未经许可不得使用及随意翻动。
6.严格遵守保密守则,严守保密纪律。
做到:
不该说的不说、不该看的不看、不该问的不问、不在公共场合谈论文件内容、不私自拆看密封文件,对于各种“秘密”等级以上密级文件,应严格按照保密规定妥善处理。
7.财务人员不准向外界透露酒店财务情况,不准向员工透露其他员工的工资情况。
四、办公室内部管理规定
1.严格遵守办公室作息制度,不迟到、不早退。
2.不准在办公室内大声喧哗、闲聊、吃东西、做私事、打私人电话、睡觉。
3.不准在办公室接待亲戚朋友。
4.非公事,不准到其他部门闲聊。
5.要随时保持办公室的清洁卫生,下班时办公室必须保持清洁状态。
6.办公室设备、用品要定期进行保养,确保完好。
7.办公室的设备、摆设不许随便移动或添置。
8.重要文件、档案一定要放在档案柜里,妥善保存,不能随意放在桌面上。
9.爱护酒店财物,如有遗失或损坏照价赔偿,并予以记录。
10.上班时间必须穿着工作服,并保持干净整洁,以维护酒店形象。
11.任何人不得无故请假,如有特殊情况需请假者严格按照酒店的请假规定办理。
12.严格遵守酒店保密制度,不得向外界透露酒店机密,违者严肃处理。
五、内务整理规定
为了加强内部管理,保持良好的工作环境,特制定此管理规定:
1.每部办公室门前必须有该部指示牌予以引导,办公台显眼处须设有人员的姓名、职位的指示牌。
2.办公室地面保持干净,无杂物,无堆积物,室内花卉布置合理。
3.除指定挂放资料的位置外,墙面应保持干净,无划痕;
墙角、天花无积尘、无挂网。
4.办公台面清洁,无积尘。
5.已处理的文件要及时归档,未处理的文件下班后要锁进抽屉,不得随意乱放。
6.电话、电脑、复印机等办公设备摆放合理,机面无尘渍,光亮如新。
7.灯具完好,亮度适中,开关旁有明显标识。
8.设备设施安装符合要求,无乱拉乱接现象。
9.空调风口无积尘,无异声,温度调试适中。
10.窗帘清洁、无破损,帘钩帘绳稳固,悬挂美观。
六、领导、经理值班制度
为了更好地进行服务督导、处理客人投拆、建立资讯中心,确保夜间和节假日酒店管理、营业的正常运行,特制定本制度。
1.值日时间为全天,即18:
00---次日8:
00。
2.值日由总经理行政办公室安排部门经理轮流负责,每月编排一次,在月底前两天将下月值班安排发给各相关人员;
值日经理处理日常事务,处理不了的报总经理处理。
3.值日经理全面巡查酒店区域(营业区、办公区、各重点消防点)不少于三次,值班地点为大堂或自己办公室;
0:
00—8:
00在经理值班室,遇紧急情况,2分钟之内赶赴现场,同时做相应妥善处理,酌情及时汇报上级。
4.当值人员必须坚守岗位、做好交接班,无特殊情况不得请假,如确需请假必须提前通知行政办公室,由总经理审批,行政办公室统筹安排。
5.值班过程中值班人员要忠于职守,保持通讯畅通,发现问题及时处理,积极处理传递各种突发事件和上级机关的紧急电话,遇到紧急重大不能自行处理的事件应及时向总经理请示并跟踪处理。
6.按时定点对酒店各区域进行巡查,会同保安部值班人员做好值班期间的安全消防工作,将事故隐患消灭在萌芽状态。
7.严守外事纪律,对工作中了解到的一些有关国家、酒店经营的秘密要严格保守。
8.值日经理负责将值日期间发生事宜在晨会上汇报。
七、经理晨会制度
为强化纪律观念,加快办事节奏,提高工作效率,保证上情下达、下情上报的及时准确,特对部门经理晨会作出如下规定:
1.晨会时间:
每周星期一、四上午10时开会。
2.晨会地点:
金湖楼三楼小会议室。
3.晨会主持:
由总经理主持。
4.晨会记录:
由行政办负责,并于次日整理成文,记录内容完整无漏,保持原意,呈报总经理,分发各部门。
5.与会对象:
各部门正副经理(经理不在时,可由副经理代理,如部门经理不能出席,指定一名主管参加)。
6.会前准备:
凡参加晨会者,必须事先列出当日晨会要陈述和汇报的内容,包括工作小结和工作安排。
7.晨会程序:
①会议主持宣布会议开始;
②值日经理通报值班情况;
③各部汇报工作指示的落实情况、工作总结、安排及请示;
④行政办对各部门对领导指示进行逐一跟踪询问;
⑤会议主持者就各部门的工作汇报作总结,并答复各部有关请示;
⑥会议主持者作出工作安排及指示。
8.晨会纪律:
①准时、不迟到、不早退,每迟到、早退超过5分钟者,一次罚款20元。
超过10分钟以上者罚款30元/次。
②晨会原则上不允许请假,如有特殊原因不能到会者,须提前1小时向行政办请假,如有未请假者,每缺席一次罚50元;
③违反《晨会制度》者,总办可在全无通知的情况下开具罚单,财务部在其当月工资中扣出。
④不交头接耳、不开小会;
违者,会议主持者将给予口头警告。
⑤请示汇报时,要言简意赅、不拖泥带水,涉及部门之间的沟通,不得在晨会上占用时间,在会前或会后沟通处理不了的问题交由总经理处理。
⑥会议内容要做到及时上情下达,但不得有任何泄密行为,晨会内容下达时,各部要有会议记录,以备酒店领导、总办对工作跟踪及督办。
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