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(四)通告
适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。
此类文种行业内较少使用。
(五)通知
适用于转发上级机关和不相隶属机关的公文,批转下级机关的公文,传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项,任免人员。
通知是行业内使用频率最高的文种。
(六)通报
适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。
(七)报告
适用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问。
(八)请示
适用于向上级机关请求指示、批准。
(九)批复
适用于答复下级机关的请示事项。
(十)意见
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
(十一)函
适用于不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。
(十二)会议纪要
适用于记载、传达会议情况和议定事项。
三、几种重要公文的区别与用途
(一)公告、通告和通报的区别
仅从字面意思来判断,三者之间的区别似乎难以说清。
从行业实际情况看,极少使用公告和通告,且公告和通告常常面向社会、面向行业外。
通报主要面向行业内,常见的有三种:
表扬性通报用于表彰先进、发扬正气;
批评性通报用于批评错误、抵制歪风;
情况通报用于交流情况、互通信息。
通报告知的内容侧重在教育性方面,目的是树立榜样或提出鉴戒,以希望、号召的形式提出要求,使下级机关和有关人员提高思想认识。
通报一般以不超过两千字为宜。
(二)决定与通报的区别。
决定也具有表扬和批评的功能,这一点和通报有点类似。
但是决定的表扬批评更加侧重于实质性奖惩,在行业内部,一般是对具有突出贡献的单位和个人,比如先进集体、先进人员采用表彰决定;
对犯有严重过错的单位、人员或者重大事故的责任者进行批评处理、处分时,采用批评性决定。
因此,决定和通报相比,具有较高的权威性、法规性和强制性,而通报更侧重于教育性。
上级一旦决定,下级就必须执行。
比如,为了鼓励各单位在大灾之年做好烟叶收购调拨工作,我们可以采用某个收购做得比较好的单位的例子和做法,进行表彰通报,号召鼓励大家学习这个单位。
在整个烟叶收购工作结束后,可以下发表彰决定,对其中工作做得很好的单位进行表彰。
(三)通知的种类。
通知是使用频率最高的文种,常见种类有7种。
1.指示性通知。
也就是用来布置工作的通知,主要用于传达上级机关的决定或指示,布置需要执行与办理的一般性工作或具体事项;
上级主管业务部门向下级主管业务部门对口指导业务事项。
撰写这种通知,要求明确阐述制定通知的政策依据、法规依据与行文目的,具体交代工作任务与执行要求。
2.交流信息的通知。
用于告诉有关单位需要周知而不需要直接执行或办理的事项。
撰写这种通知,应将要说明的事项简要而周密地交代清楚,不必给予评论或评价,也不需要阐发意义或者目的。
例如,有关启用新印章的通知,只需要说明启用的时间、公章规格式样并付上公章印模就可以了。
3.转发公文的通知。
为了有效地贯彻执行上级机关的指示和规定,也为了学习和借鉴同级机关或其他不相隶属机关的工作经验或规定,需要将上述机关的公文用通知的形式向所属下级机关或部门转发。
转发的特点是原汁原味地传达文件精神,同时,可以明确被转发公文在本系统内贯彻实施的重要性和必要性,并结合实际提出执行要求。
4.批转公文的通知。
当上级机关对下级机关报来的公文认为具有广泛印发的必要性的时候,可以加上批语,以通知的形式向下转发。
批转公文的通知连同被批转的公文,反映了批转机关的意志与权威,对于收文机关具有领导和指导的作用。
撰写这种通知,一种是对所批转的公文表示“批准”或“同意”的态度,或作出评价和简要指示,要求收文单位研究执行。
另一种是在表明态度之后,还要对所批转的公文内容作进一步的阐述和论证,指明意义和执行要求与注意事项,借以强化所批转公文的指导作用。
5.发布规章制度的通知。
上级机关以通知的形式向所属的下级机关发布所制定的规章制度,说明意义,提出要求,以增强其权威性和执行效用。
撰写这种通知,一般要说明印发的意义和施行的要求,或者只说明施行要求即可,用以履行发布生效的程序。
6.会议/培训通知。
格式详见例文。
一般分成四个部分:
会议/培训内容、参加人员、时间地点和其他注意事项。
这种通知必须提前发出,以保证与会者足够的准备时间。
会议通知发出之后,还要跟踪了解落实情况,比如是否接到通知、有没有人请假,等等,以便及时发现问题并解决,保证会议/培训按计划举行。
7.任免与聘用干部的通知。
用来向干部职工传达任免事项,以履行规定的任免程序。
要写明任免与聘用干部的机关名称、日期与被任免、聘用人员的姓名与职务。
(四)报告、请示与批复之间的关系
1.报告
报告是专门向上级机关使用的文种,它是一种陈述性公文,用来向领导机关反馈本单位的工作信息,总结经验教训,提出意见与建议,为领导机关制定决策和指导工作提供依据。
报告中需要对有关情况进行分析,提出看法,但是不能有过多的议论。
因为上级机关要了解的是下级客观情况,报告中的分析主要作为上级机关的参考。
报告主要有工作报告、总结报告和答复询问三种类型。
工作报告适用于向上级机关汇报工作,反映情况,提出意见和建议。
正文内容一般包括四个部分,即工作进度与成绩;
工作的措施与经验、体会;
工作中的不足之处;
今后的工作安排,其中前两个部分是重点。
正文结束要以“特此报告”结尾。
工作报告中对于重点问题、本地区的特殊情况、上级机关关注的事情,要写深写透。
要实事求是地反映成绩与缺点,凡是有数据的,要确保数据真实。
总结报告和一般的工作报告不同。
工作报告侧重于汇报工作和反映情况,总结报告则是侧重于提炼成功的经验或者探讨失败的教训,用以指导今后的工作。
答复询问的报告,顾名思义就是下级机关答复上级机关询问时使用的文种。
正文首先要写明所针对的来文名称和来文所咨询的内容,然后再写答复的内容。
注意:
报告中不得夹带请示事项。
2.请示
请示属于下级机关向上级机关请求指示或批准的呈请性公文。
主要用于:
1.属于上级机关明确必须请示批准才能办理的。
2.对国家的有关方针、政策、法律、法规或上级机关的有关规定、决定、意见等不甚了解,需要上级机关解释的;
3.工作中出现了新情况、新问题,又无章可循,或者有了处理办法,但是不知道是否可行,有待上级机关批示。
4.本机关职权范围内无权解决的问题,需要上级机关指示的。
5.工作中遇到自己不能解决的困难,需要上级机关帮助的。
不能越权请示不属于本机关职权范围内的事项,也不要请示本机关经过努力能够解决也有条件解决的问题。
正文中可以对所请示的情况提出处理的具体意见,供上级参考。
一件请示只允许申请解决一个问题。
请示的正文一般包括请示缘由、请示事项、请示要求三个部分。
请示缘由在请示中占有重要地位。
理由不说清楚,上级是不会轻易对请示事项进行批示的。
所以,请示缘由是请示事项能否成立的前提条件,必须合情合理、具体充分、清楚明白。
请示一般只能主送一个主管机关,不要多头主送。
烟草行业受双重领导,在报送请示时应该根据请示的具体内容确定主送机关和抄送机关,由主送机关负责答复请示事项。
除了领导交办的事项外,请示不得直接保送领导者个人,也不能同时抄送下级机关。
请示要按照机关的隶属关系逐级报送,一般不能越级请示。
请示具有强制回复的性质,接受请示的上级机关应对请示事项表明是否批准的意见或给予明确的指示。
请示必须由“一把手”签发。
请示必须附上联系人与联系方式。
紧急公文也要如此。
3.批复
批复专门用来答复下级机关的请示,而不是下级的报告。
也就是说,有请示才有批复,这是一一对应的因果关系。
批复的内容要针对请示的具体事项做出答复,不涉及与请示内容无关的其他问题。
批复中提出的批准或指示的意见,反应了上级机关的行政决策,下级机关必须遵守和执行。
如果下级的请示内容属于之前已经处理的问题,要查阅之前处理的相关材料,以保持对问题处理的连续性。
如果请示的内容涉及其他单位、部门的职权范围,在批复时要与有关单位、部门进行协商并取得一致意见,避免相互矛盾。
(五)意见的特点。
意见可以用于上行文、下行文和平行文。
意见常用的有三种:
一是指导性意见,用于上级机关布置工作,主要是阐明工作的原则、要求,提出见解和处理办法,做出工作安排。
这种意见侧重指导性,带有一定的弹性,常常是在出现了新情况、新问题而经验尚不足、条件尚不成熟的情况下使用,所以内容带有指导性、选择性和灵活性。
相比之下,决定和通知的强制性就比意见来得高。
常见的是下行文。
二是建议性意见。
下级单位为了推动工作,根据有关方针政策,向上级机关提出某方面工作的建议。
可用于上行文。
三是评估性意见。
比如审计结果鉴定。
这种意见相对少用。
(六)函的多样性。
函是使用范围最为广泛的文种。
上下级之间、不相隶属的单位之间的商洽商务、询问和答复问题、以及请求批准的事项都可以使用函,特别是不相隶属的机关之间不同性质的文种,例如请示、通知、答复、批准等内容都可以用函的形式来体现。
一般也是一函一事。
(七)会议纪要。
会议纪要用于传达贯彻会议主要精神与议定事项,同时也据此检查会议议定事项的执行情况。
它是对会议情况和议定事项的完整而系统的报道,一般制作于会后。
纪要中所记载与传达的会议议定事项,反映了主持单位与与会单位(人员)的共同意志和法定的权威性,对于下属单位具有约束力和指导性。
如果认为有必要,可以印发,要求有关与会单位或下属单位予以遵守和执行。
会议纪要不需要加盖公章。
会议纪要要写明会议基本情况。
一般要写召开会议的根据、目的、会议名称、时间、地点、与会人员、议题、结果等。
最后要有主持人、参加人、列席人和记录人。
四、公文格式
公文一般由秘密等级、保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送(报)机关、印发机关、印发日期、印刷份数和打字、校对人等部分组成。
省局(公司)发文包括“中共福建省烟草专卖局党组文件”、“福建省烟草专卖局文件”、“福建省烟草公司文件”、“福建省烟草专卖局办公室文件”。
这个俗称文头。
根据需要,可印发“福建省烟草专卖局、福建省烟草公司文件”。
公文分为上行文、平行文和下行文三种格式。
上行文就是对上级机关发文,平行文是对于不相隶属的机关发文,下行文就是对下级机关发文。
(一)涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限。
其中“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号;
涉及国家秘密的公文如有具体保密期限应当明确标法,否则按照《国家秘密保密期限的规定》(国家保密局1990年第2号令)第九条执行,即“凡未标明或者未通知保密期限的国家秘密事项,其保密期限按照绝密级事项三十年、机密级事项二十年、秘密级事项十年认定”。
(二)紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。
其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。
(三)发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称;
行政机关之间联合行文,主办机关排列在前。
与同级或相应的党政机关、军队机关、人民团体联合行文,按照党、政、军、群的顺序排列。
(四)发文字号应当包括机关代字、年份、序号。
行政机关之间联合行文,只标明主办机关的发文字号;
与其他机关联合行文原则上应使用排列在前机关的发文字号,也可以协商确定,但只能标注一个机关的发文字号。
凡以中共福建省烟草专卖局党组、福建省烟草专卖局、福建省烟草公司名义的发文,均由办公室统一编号。
(五)上行文应当注明签发人、会签人姓名。
其中,“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。
(六)公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类,一般应当标明发文机关。
公文标题中除了法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。
公文标题不管有多长,首页都必须显示正文,这是原则。
(七)主送、抄报、抄送、分送的区别:
1.主送机关指公文的主要受理机关,应当使用全称或者规范化简称、统称。
2.抄送(报)机关指除主送机关外的需要执行或知晓公文的其他机关,应当使用全称或者规范化简称、统称。
抄报一般是报给上级机关,抄送是送给不相隶属(不论是否平级)的机关和本系统下属机关。
3.分送是送给省局(公司)领导和自身的各部门、各单位。
(八)公文如有附件,应当注明附件顺序和名称。
被批转、转发、印发、发布、上报和报送的公文,不作为附件,无需附件标注。
(九)公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外,应当加盖印章。
行政机关联合上报的公文,由主办机关加盖印章;
联合下发的公文,发文机关都应当加盖印章。
(十)成文日期以负责人签发的日期为准,联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。
电报以发出日期为准。
(十一)公文不得出现空白印章,不得使用“此页无正文”的标示方法。
(十二)公文如有附注(需要说明的其他事项),应当加括号标注。
“附注”的位置在成文日期和印章之下,版记之上。
(十三)公文应当标注主题词。
上行文按照上级机关的要求标注主题词。
(十四)人名、地名、数字、引文准确。
引用公文应当先引标题,后引发文字号。
引用外文应当注明中文含义。
日期应当写明具体的年、月、日。
(十五)结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为“
(一)”,第三层为“1.”,第四层为“
(1)”。
(十六)根据《福建省人民政府公文格式细则》(闽政办〔2001〕72号),公文排版规格中,正文使用3号仿宋字体,文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字。
一般每面排22行,每行排28个字。
(十七)应当使用国家法定计量单位。
(十八)文内使用非规范简称,应当先用全称并注明简称。
使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
(十九)公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语,具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。
(二十)在发文稿纸首页附注位置标明“可公开”或“不公开”字样。
(二十一)内容涉及国家秘密或者行业敏感信息事项的,必须使用涉密计算机或者工作专用计算机进行处理。
五、行文规则
(一)行文关系根据隶属关系和职权范围确定,一般不得越级请示和报告。
向国家烟草专卖局(总公司)和福建省人民政府、福建省人民政府办公厅、福建省人民政府有关厅局的行文和主送各设区市烟草专卖局(分公司)、烟叶复烤企业,进出口公司,福建海晟集团等单位的文件,应以福建省烟草专卖局或中国烟草总公司福建省公司的名义。
(二)省局(公司)内设机构除办公室外不得对外正式行文,即:
不得向本机关外的其他机关(包括本系统)制发政策性和规范性文件,不得代替省局(公司)审批下达应当由省局(公司)审批下达的事项;
与相应的其他机关进行工作联系确需行文时,只能以函的形式行文。
(三)省局(公司)可以与福建省人民政府各厅局和各市级人民政府,同级党组织和军队机关,同级人民团体和具有行政职能的事业单位联合行文,但除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外,一般不得向上述单位正式行文。
(四)联合行文应当明确主办单位。
向下级机关的重要行文,应当同时抄报直接上级机关。
(五)除上级机关负责人直接交办的事项外,不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。
(六)受双重领导的机关向上级机关行文,应当写明主送机关和抄报机关。
上级机关向受双重领导的下级机关行文,必要时应当抄送其另一上级机关。
(例如,领导干部任免)
(七)在报刊上发布及张贴的行政规章和公告的事项,应当视为正式文件,依照执行,可不再发文。
同时,由发文机关印制少量文本,供存档备查。
(八)拟制公文,对涉及其他部门职权范围内的事项,主办部门应当主动与有关部门协商,取得一致意见并会签后方可行文;
如有分歧,主办部门的主要负责人应当出面协调,仍不能取得一致时,主办部门可以列明各方理据,提出建议性意见,并与有关部门会签后报请省局(公司)领导协调或裁定。
(九)公文被撤销,视作自始不产生效力;
公文被废止,视作自废止之日起不产生效力。
六、公文的发文流程(OA的发文流程)
OA是办公自动化系统的简称。
(一)省局(公司)的流程
拟稿(拟稿人)—>
部门核稿(部门负责人)—>
其他部门会签(其他部门负责人)—>
办公室审核(秘书)—>
领导签发(主管领导)—>
编号(编号人员)—>
排版(打字员)—>
校对(拟稿人)—>
办公室复核(秘书)—>
打印(打字员)—>
用印(印章管理员)—>
下发—>
归档(档案室)。
(二)流程中重点步骤的意义
部门会签是为了取得一致意见,意见不一致不得发文;
办公室初次审核的重点:
是否需要行文,行文的方式是否妥当,是否符合行文规则和拟制公文的有关要求,公文格式是否妥当,公文的语气、错别字,等等。
领导签发:
最关键的步骤,公文生命之所系。
一般主送分管公文内容所反映的工作的领导签发。
领导可以提出公文的修改意见。
编号:
方便公文检索。
校对:
拟稿人检查经过一系列程序后,公文的内容是否符合拟稿的初衷,以及了解公文所经历的修改。
办公室复核的重点:
审批、签发手续是否完备,附件材料是否齐全,格式是否规范统一。
用印:
公文生效的依据。
七、烟草行业公文格式标准
详见文件
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