备用金管理制度.docx
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备用金管理制度
备用金管理制度
关于备用金管理制度
为了加强公司备用金的管理,进一步规范备用金的使用,提高资金利用效率,确保资金安全,根据《现金管理暂行条例》和《现金管理暂行条例实施细则》等相关规定,结合公司实际情况,特制定本制度。
一、本制度适用于家和公司全体员工;
二、本制度所称备用金是指用于单位零星开支的周转金,分为定额备用金、临时备用金、出纳备用金;
三、备用金使用范围:
1、采购商品结算起点在5000元以下的零星采购支出;支付起点在5000元以上的采购商品和与其他单位正常往来的经济业务,应采用转帐方式支付,不得以备用金支付;
2、个人因公出差随身携带的差旅费;因公出差须携带现金的,应当填写借据,经单位主管财务领导审批后从备用金中借取,出差返回后,应在7个工作日内报帐,不得长期拖欠;如因单据不全或其它原因不能及时报帐的,应先将余款交回出纳人员,待手续完备后随即报帐。
3、总金额1000元以下的个人劳务报酬;
4、其他需要现金支出的;
四、公司单位出纳人员负责保管本单位备用金,办理备用金的领取、核销手续;职能部门如需存放备用金,要指定专人负责保管;单位负责人对本单位备用金的安全和使用负责。
单位出纳人员和备用金保管人员应当完整、真实地记录备用金的收支和核销情况,所属财务部门会计依法进行会计核算,实行会计监督,必须做到专款专用,不得挪用、转借他人或用于其他用途,一经发现,将严肃处理。
五、备用金实行限额管理,根据单位日常业务3—5日内零星开支所需要的现金量(具体由公司计划财务部核定)核定,具体申领程程如下:
1、工作人员需临时借用备用金时,先到财务部索取“借款单”,财务人员根据实际需要向借款人发放“借款单”,一式两联,借款人按规定的格式内容填写借款单,并按流程办理签字手续。
财务人员审核签字后的“借款单”各项内容是否正确和完整,经审核无误后才能办理付款手续。
2、对因业务需要需配发备用金卡(银行借记卡)的部门必须报经公司计划财务部同意,并将有关开户、保管人资料报公司财务部备案。
3、借款遵循“前款未清后款不借”的原则,支出发生后须及时报账,最迟不得超过工资发放时间,否则工资暂扣。
4、未转正人员不得办理借款手续,如需借款必须由其部门负责人给予担保方可。
六、出纳人员应当定期与所属财务部门办理备用金的核销手续。
财务部门定期进行对帐,确保帐实相符,具体核销流程如下:
1、借款人员完成业务后应在三日内到财务部索取“报销单”,填写好“报销单”的各项规定内容,并经主管领导审批后,再将“报销单”返回财务部,财务人员根据财务制度规定认真审核无误后,办理报销手续。
2、借款人办理报销手续时,财务人员应查阅“备用金”台账,查明报销人员原借款金额,对报销的超支款项应及时付现退还本人,对报销后低于备用金金额款项的,应让其退回余额以结清原借款单所借账款。
3、财务部门会计等财务人员应当根据国家有关法律、法规和财会制度、单位内部财务管理办法以及预算科目和资金使用计划,审核已支付备用金的原始凭证。
对不真实、不符合法律、法规和规章制度的原始凭证以及超预算的支出不予受理;对弄虚作假、严重违法的原始凭证,在不予受理的同时,应予扣留,并及时向本级单位负责人报告,请求查明原因,追究当事人责任。
对不准确、不完整的原始凭证予以退回,并按国家统一的会计制度更正、补充。
4、每年12月31日前,出纳人员必须与所属财务部门结清本年度的备用金,不允许跨年度使用,对因特殊原因必须跨年度使用备用金时,年底必须重新办理借款手续,并冲销当年借款。
借款(备用金)流程图
填写清楚同意同意
注:
1、借款人需在一周内将所借的备用金拿到在财务处报销。
2、若两周内还没有发生费用,应将备用金返还财务,并缴给出纳。
报销流程图
有备用金
同意同意
无备用金
注:
1、发票必须是正规发票,并在发票后面签字。
2、单据粘贴整齐。
3、报销金额大余备用金的,出纳支付剩余款项;报销金额小余备用金的,应返现金给出纳。
七、备用金监督和检查
1、各级会计有权对所属各单位备用金的管理和使用情况进行检查,定期对单位备用金进行盘库;
2、单位有下列行为之一的,由有关部门责令限期改正,追究直接负责的主管和其他直接负责人的责任,各级会计不予报帐。
1)超范围、限额使用备用金的;
2)以白条抵顶备用金的;
3)未按规定程序使用备用金的。
3、单位或个人有下列行为之一的,由有关部门责令限期改正,追回损失;对其直接负责的主管人员和其他直接责任人,由其所在单位或者有关单位依法给予处分;构成犯罪的,依法追究刑事责任:
1)公款私存的;
2)坐支单位现金收入、私设小金库、保留帐外帐的;
3)贪污或者挪用备用金的;
4)因私事借用备用金的;
5)单位间互相调剂借用备用金的;
八、本制度由公司财务部负责解释和修订。
九、本制度自下发之日起实施。
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