Office应用技巧Office+最佳实践+制作合格的Word文档Word下载.docx
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再次,添加文档目录,如果文档比较长,尤其是计划书,如果没有目录其后果可想而知,理论上超过五页的Word文档就应该添加目录;
最后,文档元素修饰,在Word中加入“水印”,使用“SmarArt图形”等元素,可以让文档显得更加专业和美观,适当的使用可以为枯燥的文档增色不少。
当然,如果不希望其它人查看我们的劳动成果,还可以对文档设置访问限制。
一、模版的使用
在Word2010中,当我们新建一份文档时,就会出现选择模版的对话框,在这里我们可以选择基本模版和在线模版,这里我们主要讲述在线版,也就是“O模版”。
首先,通过“文件”--“新建”,拖动旁边滚动条就可以看到许多模版选择,需要说明的是这些模版并不会随Office安装在本地,需要我们在第一次使用时下载,这样有效节约了微软office2010安装所占用的空间。
新建文档
O模版列表
如果在这些模版中没能找到适合自己的模版,也不用担心,我们可以选择“更多”来查看更详细的模版列表
更多版本分类
然后,当我们找到了合适的模版,选中之后,右边就会出现该模版的预览图象以及下载按钮,点击“下载”,使用模版的Word文档便新建成功了。
下载模版
应用模版的文档
最后,我们可以通过Word2010中的打印选项卡,看到整篇文档的预览效果,简化了以前版本中“打印预览”的选项设置。
文档预览
二、页眉与页脚的应用
页眉与页脚的使用可以让文档显得美观和专业,但也要充分考虑到是否符合公司风格,一般只是加上公司Logo与项目名称,不建议追求极度个性的页眉与页脚,当然也要视情况而定。
以下面这份文档为例,来介绍Word2010中“页眉与页脚”的插入与编辑
带有页眉与页脚的文档
页眉与页脚的类型很多,正规文件建议选择简洁的类型,我们只需要点击“插入”--“页眉”,即可选择合适的页眉。
操作非常简单,页脚及页码的插入与之类似,不再单独介绍。
页眉的插入
在插入页眉与页脚之后,还需要进行编辑,添加我们需要的元素与文字,“页眉与页脚”的编辑与文档正文的编辑类似,可以执行“图片编辑”、“文字编辑”等功能,有兴趣的朋友可以多做尝试,制作出更精美的页眉与页脚。
页眉编辑
页脚编辑
关于“页码”的插入比较简单,一般情况下只需要选择插入位置即可,不再详述。
三、给文档添加目录
目录是一篇文档的重要组成部分,也是一篇文档的大纲,阅读者可以通过点击目录的某一章节,自动跳转到该页面,极大方便了阅读,也为读者寻找重点节约了时间,所以对于长篇文档来说添加目录是非常必要的。
首先,告诉大家在Word中添加目录,并不是一件很麻烦的事情,主要分为两种方法,其一是手动添加,其二是自动生成。
通常情况下我们使用“自动生成”的方式添加目录,这种方式的好处是,文档被修改后,目录也会自动更新,避免了目录与正文不协调的错误出现。
插入目录
通过“索引”--“目录”来进行目录的插入,从上图中很容易选择“手动目录”与“自动目录”。
需要特别说明的是,如果你需要使用“自动目录“的话,在文档中的标题,必须为Word2010“标题”格式的文档,才可以自动生成。
目录插入对话框
如果需要对“自动目录”进行简单的样式修改的话,点“目录插入”,打开“对话框”来自定义目录样式。
我们以第一小节中介绍的模版文档为例,自动生成目录,如下图所示:
自动生成的目录
目录在整篇文档中的效果
Word文档中的目录,适用于计划书之类的长篇文档,如果只有三、四页的简单文件,添加目录就显得画蛇添足了。
四、文档元素要修饰
简单的说,元素的修饰是为了文档更为精致而做的细节上的设计,从一段文字、一张图片,一份表格,都可以通过Word2010中的工具进行美化。
下面就简单介绍几种:
1、水印
水印,即作为背景出现的文字或图案,可以用于标识文档的版权信息、业型信息等多种用途。
设置水印,也很简单,点击“页面布局”--“水印”就可以得到常见的几种水印效果了。
设置水印
水印默认效果
如果你觉得上面的效果不满意,还可以“自定义水印”,打开“自定义水印”对话框,就可以设置,“图片水印”与“文字水印”还可以自定义文字的字体、字号与颜色等各种元素设置。
自定义水印
添加了“水印”的文档,是不是有种重要文件的感觉了。
当然,我们可以在文档中加上“严禁复制”“禁止复制”等水印字样,但这仅仅是一种修饰和提醒,并不能真正起到禁止作用,如何真正禁止文档的“复制”“阅读”等权限,我将在“Word2010的安全”部分做详细介绍。
2、SmartArt图形
office2010中加入了“SmartArt图形”的支持,让我们可以做出非常华丽的图表,“SmartArt图形”主要用于流程图与关系图的绘制,下面我用一个简单的例子,来说明应用方法和编辑方法。
首先是插入“SmartArt图形”,点击“插入”--“SmartArt”,打开“SmartArt图形选项卡,在SmartArt图形中包括了列表、流程、循环、层次结构、关系、矩阵等多种分类,而且每一个图形也会有不同的颜色、质感的变化。
SmartArt图形分类对话框
SmartArt图形编辑
图形插入后,点击该图形,就可以对图形进行编辑,包括文字修改、图片插入、层次等级等选项,用户可以根据需要自由修改。
SmartArt图形的各种效果
从上图可以看出,SmartArt图形除了平面的变化外,还有立体的变化,这就给用户多出了许多选择,喜欢华丽的朋友,就选三维图形吧。
五、保证Word文档的安全
公司里有很多机密文档或是个人的私密记录,并不希望被许多人看到,这时候就要用到Word文档的加密功能。
当然,不希望被人看到的文档可能还算是少数,但是不希望被人修改的文档总还是有许多的。
无论是给文档加密,还是给文档设置成只读,或者指定用户编辑和查阅文档,都是可以在Word2010中实现的。
切换到审阅选项卡,点击“限制编辑”,可以看到:
1、格式设置
此选项用于设置对文档中样式,标题的更改权限,需要先“设置”要保护的内容,然后在“限制对选定的样式设置格式”关打勾即可。
2、编辑设置
这一选项,是设置可以编辑此文档的用户,先设置“不允许任何更改(只读)”,然后在例外项中,添加用户,这些用户将拥有编辑权限。
添加例外项
3、启动强制保护
这一项设置之后,不被允许的用户将无法打开文档,点击“是,启动强制保护”后出现对话框,让用户选择保护方法:
密码和用户验证。
可能很多用户习惯了用密码保护重要文件,其实通过提示发现,微软已经质疑了这一方法的安全性,因此,我们重点来介绍一下“用户验证”的方法,这种方式不仅可以限制用户访用,而且会对文档本身进行加密。
用户验证
注册服务
使用已有ID
LiveID登录
选择使用环境
完成配置
完成以上设置后,就可以用设置好的LiveID在26台计算机上建立受限的文档。
所有希望查看文档的用户,在打开文档时会被提示发邮件向创建人索取访问权限。
在日常办公中,注意到以上提到的内容之后,Word文档就算是基本合格了,Word2010当中还有许多功能值用户去体验应用,比如给文档加封面,给文字做特效等等,在这里不再赘述,希望大家在以后的Word文档应用中,可以给读者以整洁、专业的印象。
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