外贸函电文档格式.docx
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外贸函电文档格式.docx
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Inarobotcontestatthenationallevelheldsometimeinthefirsthalfofthisyear,wewitnessed(noticed)goodperformancefromsomeoftheteamswhoadoptedyourproductsinthecontest(wenoticedthatsomeoftheteamswhoadoptedyourproductsinthecontestrankedamongthetops).Andwesubsequentlygottoknowthecontactinformationofyourcompany.
Productswithinyourcompletelinesaresuperiorinqualitywithfineworkmanshipandpowerfuldrivingforces,someofwhicharewellsuitedtotheneedsofcontestsinChinaforelementaryandmiddleschoolstudents.
Weareasubsidiary(affiliated)totheZhengzhouEducationCommissionwithmorethan20yearsexperienceinthisarea.Wehaveahistoryofcooperationwithmanyfirmsinyourcountry.WereferyoutothelocalHSBCforourintegrityandability(pleasecheckwiththelocalHSBCatyourendforourcredit).
Fortheprospectofcooperationbetweenourtwoconcerns,wefirmlybelievethatonthestrengthofyourproductsandtheexperienceatoursideaswellasthemassivemarketbroughtaboutbytheburgeoningrobotcontest,itsurelywillbeproductiveandfruitful.
Wearelookingforwardtoyourearlyreply.
2.Enquiry
兹确认收到你公司1月1日编号为xyz的来信,并且非常高兴地得知,贵公司有意和我公司建立合作关系。
我们非常荣幸能有这样的机会与你们相互交流。
目前,我们想要购买贵公司A系列产品。
请报一般购买量情况下最优惠价格,同时说明你方付款条件。
如果可能,请寄任一型号样机一份,以便我们测试机器性能。
为使我公司对你们的产品有全面的了解,请寄产品目录等相关说明性文字材料。
此地市场对于高品质产品的需求非常大,如果你方价格合适,其它条件我方也可以接受,我们随后会大量订购。
同时因为急需,报盘时请说明最早交货期。
WeconfirmourreceiptofyourletterofJan.1stwiththereferencenumberofxyz(yourletterNo.xyz),andarepleasedtolearnthatyouareinterestedinenteringintobusinessrelationswithus.Itisagreathonorforustohavetheopportunitytocommunicatewithyou.
Atpresent,weareinterestedinpurchasingfromyouAseriesrobots.Pleasequoteusyourmostfavorablepriceonusualpurchasequantities,statingyourpaymentterms.Ifitispossible,pleasesendusasamplefromanyofthetypes,sothatwecanhavetestsontheperformanceoftheproducts.Toacquituswithyourproducts,pleasealsoforwardcatalogueandotherrelativedescriptiveliteratures.
Thereisalargedemandforhighqualityproductsinthelocalmarket.Ifyourpricesareinlineandothertermsacceptable,wewillplaceorderswithyouinlargequantities.
3.Quotation
非常高兴收到贵公司1月10日来信,在信中你方要求我方对机器人产品进行报价。
希望我们双方之间的信件往来能带来我们成功的合作。
A系列产品现有两种型号,即灭火机器人A-1和足球机器人A-2,两种产品价格目前为同样价格,详细情况请参见随信寄出的产品目录。
每种产品购货量不低于10台,我们会在价目表价格基础上给予5%的折扣,即每台上海到岸价400美元。
对于付款方式,我方要求不可撤销的即期信用证。
我公司不提供免费的样品,敬请理解。
如有需要,可按所报价格5折向你方提供。
在各公司提供的同类产品中,我公司产品的质量无疑是最好的。
对于这点请尽管放心。
希望很快收到你方订单。
WearepleasedtoreceivedyourletterdatedJan.10th,inwhichyouaskedforourquotationforourrobotproducts.Wehopecorrespondencebetweenuswillbringaboutthesuccessofourcooperation.
TherearetwotypesinseriesA,namelyFire-fightingRobotA-1andSoccerRobotA-2withthesameprice,pleaserefertotheenclosedcataloguefordetailedinformation.Wewillallowa5%discountonthepriceinthepricelist,i.e.US$400CIFShanghai,foranorderof10setsormoreforeachindividualitems.
Asforpaymentterms,werequireirrevocablesightL/C.
Wedonotofferfreesamples,forwhichwebegyourunderstanding.Ifitisneeded,youcangetthesamplesat50%ofthepricewequotedabove.
Pleaserestassuredthatqualityofourproducts,withnodoubt,isthebestamongsimilarproductsfromdifferentcompanies.
Weareanticipatingyourorderssoon.
4.Offer
灭火机器人A-1,足球机器人A-2
我们已及时收到贵公司询价信,感谢对我公司产品的信任。
应你方要求,现向你方报主题商品如下,以你方回复在2月1日前到达我方为有效:
1.商品名称:
灭火机器人A-1,足球机器人A-2
2.规格:
参见附寄表格
3.数量:
各20件
4.价格:
每件上海到岸价400美元,或横滨FOB价350美元
5.包装:
纸箱包装,每箱4件
6.发货期:
2008年11月/12月
7.付款条件:
我方要求经过保兑的、不可撤销的信用证,凭即期汇票支付。
信用证应在发货期前30天开出
考虑到你方订货量,目前所格已是最优惠价格。
如对其它产品感兴趣,请随时告诉我们。
Fire-extinguishing(fire-fighting)RobotA-1,SoccerRobotA-2
Wedulyreceivedyouletterofenquiry,andthankyoufortheconfidenceyouplacedinourproducts.
Complyingwithyourrequest,weofferyouthecaptionedarticles,subjecttoyourreplyreachingusonorbeforeFeb.2nd:
1.Commodity:
Fire-extinguishingRobotA-1,SoccerRobotA-2
2.Specifications:
asperattachedlist
3.Quantity:
20pieces
4.Price:
$400CIFShanghai,or$350FOBYokohamaperpiece
5.Packing:
incartonsof4pieceseach
6.Shipment:
Nov./Dec.2008
7.Paymentterms:
werequireconfirmedandirrevocablecreditpayablebydraftatsight,tobeopened30daysbeforethetimeofshipment
Consideringthequantityyouordered,thisisthemostfavorablepricewecanoffer.
Ifyouareinterestedinanyotheritems,pleasfeelfreetoletusknow.
外贸函电第二批作业
5.Counter-offer
确认收到你方1月20日来信,在信中你方应我要求报20件机器人。
感谢你方及时回复。
经仔细审阅你方报价,我们感觉所报之价格实在太高,业务无法进行。
日前中国国内生产竞赛用机器人的厂家很多,品质、功能相似的机器人在国内的售价要比你们所报价格低80%-100%左右。
我们非常清楚,你们在机器人生产方面有着多年的经验,所产机器人在品质与功能上都要稍优于中国国内产品。
但价格方面的差异无论如何也不能大到100%。
为促成本次交易,我方还盘如下,以你方回复在3月1日前到达我方为有效:
20件灭火机器人A-1,足球机器人A-2价格每件上海到岸价300美元,或横滨FOB价250美元,其它条件依据你方上次报盘。
目前市场我可供我方选择的品种很多,而且各个国家新的生产厂家不断出现,因此,希望你们能够早日复信,接受我方所还盘之价格。
WeacknowledgereceiptofyourletterdatedJan.20th,inwhichyouofferedus20robotproductsatourrequest.Thankyouforyourtimelyreply.
Onperusalofyouroffer,wefindyourpricestoohightoworkon.
InChina,manymanufacturersareengagingintheproductionofrobotsforcontests,productssimilarinqualityandfunctionarebeingsoldinthelocalmarketatpricesabout80%to100%lowerthanyours.Wearefullyawareofyouryearsofexperienceinthisarea,andthefactthatyourrobotsaresuperiorinbothqualityandfunctiontothosemadeinChina.Butthedifferenceinpriceshould,innocase,beasbigas100%.
Toputthedealthrough,wecounterofferasfollows,subjecttoyourreplyreachingusbeforeMarch1st:
20piecesofFire-extinguishingRobotsA-1,SoccerRobotsA-2at$300CIFShanghaiperpiece,or$250FOBYokohama,othertermsasperyourpreviousoffer.
Thepresentmarketoffersusmanychoices,andnewmanufacturesareemerging,asaresult,wehopeyougiveusanearlyreplytoacceptthecounter-offeredprices.
6.AcceptingCounterOffers
非常高兴收到你方4月1来信及内附的订购20件机器人的订单。
感谢对我公司产品的信任。
此复,我们想告知你方,你方还价脱离了市场行情,我方歉难接受。
报盘中的价格是我方最优惠价格,只此一次。
(此处意思上好像说不通,只是让大家练习使用)
但鉴于双方长期的友好关系以及过去你们所给予的支持,我们此次破例接受你们的还价。
希望这次的通融(accommodation)能使你们为我们获得更多的订单。
销售确认书我方正在起草,一旦准备完毕,会邮寄你方。
收到后请检查,并及时会签。
WearepleasedtoreceiveyouletterofApril1standtheenclosedorderfor20robots.Thankyoufortheconfidenceyouplacedinourproducts.
Inreply,we’dliketoinformyouthatyourcounter-offerisoutoflinewiththeprevailingmarketlevel,weregretthatweareunabletoaccept.Thepriceinourofferisthemostfavorablepriceandwillnotberepeated.
However,inviewofthelong-standingbusinessrelationsandthesupportyouhaveextendedusinthepast,weacceptyourcounter-offerasanexceptionalcase.
Wehopethisaccommodationwillenableyoutoobtainmoreordersforus.
Thesalesconfirmationisbeingmadeup,wewillsendittoyouonceitisready,uponreceiptofwhich,pleasecheckanddulycounter-sign.
7.DecliningOrders
此复,我们不得不遗憾地通知你方,由于近期对我公司产品的需求突然激增,导致我库存急剧减少,你所需两种型号已无存货。
加之我们承约太多,10月底前发货的产品已全部售罄。
我们想要告知你方的是(Foryourinformation),我们新近开发出了两人种新产品,型号C-1、C-2,经过配置、组装后(configuration,setup)完全可以适应竞赛需要,可以作为你们所需产品的近似替代品,而且在价格方面低10%左右。
当然,这种方案要经过你方的批准。
另外,如果贵公司不特别强调发货期的话,我们会记住你方订单,一旦有新的供货,我们会尽速安装执行你方订单。
为使你方熟悉我公司经营的全部产品,现随信寄出产品目录一份供参考。
Inreply,weregrettoinformyouthatowingtoasurgeofdemandforourproductslately,ourstockappreciablydiminished,andthe2typesyourequiredareoutofstock.Inaddition,productstobedeliveredbytheendofOct.havebeensoldoutduetoheavycommitments.
Foryourinformation,typeC-1andC-2,twoproductswenewlydeveloped,willwellfitfortheneedsofcontestsafterproperconfigurationandsetupandcanbeusedasclosesubstitutesfortherequiredtypes.Andfurthermore,theyarepricedabout10%lower.Surely,thisarrangementissubjecttoyourapproval.
Besides,ifdeliveryisnotapriorityforyou,wewillkeepyourorderbeforeandmakearrangementstoexecuteyourorderonfreshsupplycomesup.
Toacquaintyouwiththecompleteproductlineswehandle,weareattachingacatalogtothisletterforyourreference.
8.Confirmingatransaction
我们非常高兴,经过最近一段时间的信件往来,我们终于达成了20件机器人产品的交易。
随信寄出有关这次交易的正本合同一式两份,审查无误后请及时会签,然后将其中一份返还我方,供我方存档。
不言而喻,在合同及时签署后,你们会立即开立以我方为受益人的信用证。
为避免随后可能出现的信用证的修改,耽搁发货,请确保信用证中的条款要严格与销售合同中的相关一致。
同时请告知我方你们详细的装船须知(装船指示),我们会在收到信用证后,立即准备货物,安装装运。
Wetakegreatpleasureinconfirmingtherecentexchangeofletters,whichleadstothetransactionof20robotproducts.
Weareenclosingthecontractcoveringthistransactionintwooriginals,ifnoerrorisfound,pleasecountersignandreturnonecopytousforourfile.
Itisunderstoodthatyouwillopenacreditinourfavorafteryoudulycountersignedthecontract.Toavoidsubsequentamendmenttothecreditandthepossibledelayinshipment,pleaseseetoitthatstipulationsinthecreditsshouldinexactaccordancewiththoseinthesalescontract.Meanwhi
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