excel常用操作Word文档格式.docx
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在空白的单元格中填人数字1,然后选中这个单元格,执行“复制”命令,然后再选中所要转换的范围,选择“选择性粘贴”中的“乘”,你就会发现它们都变为数字了
多工作表同时录入
首先按住Ctrl键再用鼠标依次点击每个需要组合的工作表标签,将它们组合在一起(工作表组合支持跳跃式选择),操作完毕后,您会发现工作表的标题区中已经显示了“工作组”字样,随后在任何一个成组工作表中输入需要的数据即可。
等所有的数据输入完毕后,直接在成组工作表的标签上点击右键,选择“取消成组工作表”命令取消工作表。
自定义序列
文件标签――选项――高级――编辑自定义列表
有时我们经常需要输入一些固定数据,如单位职员名单,如果我们一次性定义好“职工姓名序列”,以后输入就快多了。
具体方法如下,打开自定义序列对话框,输入所有职员名单,单击确定完成。
以后在任一单元格中输入某一职员姓名(不一定非得是第一位职员的姓名),用“填充柄”即可将该职员后面的职员姓名快速填入后续的单元格中
为数据输入设置下拉选择列表
数据标签――数据有效性――数据有效性
先单击选择需设置的单击格,设置窗口的允许中选择序列,来源中输入数据序列,完成后单击确定。
最后鼠标按住单元格右下角填充柄向下拖动,填充其余单元格。
检查输入数据的有效性
将希望检查的单元格全部选中,在数据有效性对话框中,做相应设置,比如考试成绩是在0到100分之间的,可以设置整数介于0-100。
如果在设置过后的单元格中输入的不符合要求的内容,就会显示警告(警告内容也可以数据有效性对话框的出错警告标签中自定义)。
制作斜线表头
使用插入标签中,形状中的斜线,在表头中绘制斜线并做相应对齐(按住ALT键拖动可自动对齐四个角位置),完成后插入文本框并输入表头文字内容
小技巧
Ø
如果需要在Excel中选定超级链接文本而不跳转到目标处,可在指向该单元格时,单击并按住可选定单元格。
在一个单元格内输入多行内容的方法:
输入完一行内容后,按ALT+回车键
在执行查找操作之前,可以将查找区域确定在某个单元格区域、整个工作表(可选定此工作表内的任意一个单元格)或者工作簿里的多个工作表范围内。
在输入查找内容时,可以使用问号(?
)和星号(*)作为通配符,以方便查找操作。
问号(?
)代表一个字符,星号(*)代表一个或多个字符。
需要注意的问题是,既然问号(?
)和星号(*)作为通配符使用,那么如何查找问号(?
)和星号(*)呢?
只要在这两个字符前加上波浪号(~)就可以了。
快速选中全部数据单元格:
选中任意有数据的单元格,再同时按下CTRL+SHITF+8
如果需要在多行或多列中输入相同内容,则可先选中全部需要输入内容的单元格,接着输入内容,完成后同时按CTRL和回车键
公式与函数
输入公式
选择要输入公式的单元格,在该单元格输入“=”,输入要计算的单元格编号及运算符号,例如要计算B2~G2的数据总和,就在=后输入B2+C2+D2+E2+F2+G2,输入完成后按回车键,此时单元格中就会显示出计算结果(单元格名称也可直接用鼠标单击对应的单元格,无需键盘输入)。
如有连续的相邻单元格需要相同的计算公式,可拖动已输入公式的单元格右下角填充柄填充即可。
如需修改公式,先选择公式所在单元格,然后在上方编辑栏中修改,修改完成后按回车键
注:
输入公式时,=号和各运算符必须在英文输入状态下;
如果是文本方式的连接,需要用&
符号
函数的使用
公式标签――插入函数
所谓函数,其实就是一些定义好的公式,用户只需按一定的语法就可使用这些函数。
调用函数的语法都是相同的,基本形式为:
=函数名(参数1,参数2,参数3,……)。
括号必须成对出现,且括号前后不得有空格。
基本操作:
单击插入函数后,在出现的插入函数对话框中,单击选择类别后的下拉列表,选择需要使用的函数类型,然后在选择函数列表中单击选择函数,单击确定,然后在出现的函数参数窗口中,输入函数的相关参数,再单击确定。
自动求和中是一些常用的计算函数,使用后会直接在被选中的单元格中插入函数,这时可使用鼠标拖动的方式,选择函数参数的范围,完成后按回车键即可。
函数使用举例
通过身份证号自动计算年龄
YEAR:
从日期型数据中获取年份数据;
TODAY:
获取当前电脑日期数据;
MID:
从一串文本中取其中一段文本,函数有3个参数,分别为源文本、从第几个文本开始获取、共获取几位文本。
通过身份证号自动获取性别
IF:
判断函数,有3个参数,分别为数据表达式,结果为真或假;
如果为真时的值;
如果为假时的值;
MOD:
取余数,有2个参数,分别为被除数和除数;
MID函数,作用同上例。
VLOOKUP函数使用
有两个表,现要求将右表中车费数据自动填入左边表中,可使用VLOOKUP函数实现
该函数共有4个参数,分别为用做匹配的数据;
匹配数据的区域范围;
匹配成功后返回的数据;
是否做精确匹配
单元格引用
单元格的引用有三种,相对引用、绝对引用和混合引用
通常我们使用的称为相对引用,这种引用方式是:
当把公式复制到其它单元格中时,行或列的引用会改变。
所谓行或列的引用会改变,即指代表行的数字和代表列的字母会根据实际的偏移量相应改变。
当某些时候,我们不需要改变引用,即行和列的引用不变时,则只需在引用单元格的行和列名称前加上“$”符号(例如$A$1,则在引用时行和列都不会改变),即成为绝对引用。
此时,当把公式复制到其它单元格中时,行和列的引用不会改变,在上例VLOOKUP函数使用中,我们就使用了绝对引用。
混合引用则是指在行或列的其中一个中使用“$”符号(例如$A1,则在引用时只有行会改变)。
数据排序
数据标签――排序
单击选择任意数据单元格后,打开排序窗口,在主要关键字中选择按哪一列进行排序,如果需要多个关键字,可单击添加条件按钮添加关键字,那么最终进行排序时,会先按主要关键字进行排序,当主要关键字相同时,会按次要关键字排序,以此类推。
数据筛选
数据标签――筛选
在数据清单中单击任意一个单元格,单击筛选,此时在每个列标题出会出现一个下拉按钮,单击这些按钮会出现每列的筛选条件,如需恢复原有显示,则在下拉列表中选择“全选”。
此外,还可以自定义筛选条件,以筛选一月为例,在“一月”下拉列表中选择数字筛选――自定义筛选,然后设置筛选条件(与代表同时满足两个条件,或代表只需满足其中任一条件)。
数据透视表与数据透视图
作用是产生一个汇总表,可以转换成行和列来查看不同的汇总结果
插入标签――数据透视表
先单击任意一个数据单元格,打开数据透视表,用鼠标拖动选定数据列表范围(默认为整个工作表中有数据的区域),单击确定,在新建立的工作表中,会生成数据透视表的布局图
根据需要将相应的字段拖入布局图中,即可得到汇总结果。
例如将部门拖入行字段,工资拖入值字段,即可汇总各部门工资总和;
将部门拖入筛选字段,姓名拖入列字段,工资拖入值字段,即可汇总各部门职员工资。
数据透视图的操作跟数据透视表相同,只是在生成汇总结果的同时,生成一个数据图表
保护工作薄
文件标签――信息――保护工作薄
用密码进行加密,则打开工作薄时需要输入密码;
保护当前工作表,则修改工作表内容时需要输入密码;
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- excel 常用 操作