公务电子邮件归档与管理规则文档格式.docx

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63归档范围

631凡是反映本单位工作活动且具有查考利用价值的公务电子邮件均属归档范围。

载有相同信息的纸质文件属于归档范围的，则该份电子邮件也应归档。

632公务电子邮件归档时，应包括以下部分：

a）邮件发送人、接收人的具体情况（包括姓名、职务、所属部门和公务电子邮箱）；

b）发送、接收邮件的时间；

c）邮件密级；

d）邮件的题名；

e）邮件正文、附件；

f）邮件收发日志；

g）发送、接收邮件的软件名和版本号。

64归档要求

641办理完毕且具有保存价值的公务电子邮件应及时从原有邮箱中迁移出来，进行逻辑归档，保存到专门的电子文件管理系统中。

需归档的电子邮件不可长期保存在公共邮箱内。

642发送或接收具有保存价值的公务电子邮件后应立即将电子邮件打印成纸质文件，将打印输出存档到纸质文件管理系统中。

643采用物理归档的公务电子邮件应采用或转换为本标准规定的标准格式（公务电子邮件存储格式参见附录B），如无法完整、准确地转换，应将相关的应用程序一并归档。

644一般情况下电子邮件和附件作为整体进行归档。

645经加密的公务电子邮件应解密后明文归档。

7归档公务电子邮件的整理

71归档公务电子邮件的整理按DA／T22–2000规定的要求进行。

72归档公务电子邮件以件为单位整理。

同一全宗可按类别、保管期限、机构（问题）等进行分类整理，公务电子邮件编号规则应与电子文件编号规则保持一致，有对应其他版本的，应通过档号建立两者之间的联系。

73将已整理好的公务电子邮件按顺序存入规范化载体（公务电子邮件存储载体参见附录C），不同保管期限的公务电子邮件应分别存储在不同的载体上，务必保证电子邮件的真实与完整。

74公务电子邮件的著录参照国家有关规定进行。

存储公务电子邮件的载体著录内容包括：

a）说明文件，对存储载体内文件及软硬件环境进行描述。

b）类目表文件，说明载体内文件分类信息。

c）著录文件，存放有关文件的目录信息。

d）公务电子邮件夹，存放已归档的各种公务电子邮件。

75存储公务电子邮件的载体或包装盒上应贴有标签，标明以下信息：

a）载体编号；

b）立档单位名称；

c）类别（或主题）；

d）邮件起止日期；

e）转存日期；

f）密级；

g）文本（正本或备份）；

h）操作环境（硬件或软件）；

i）存储介质的生产日期；

j）保管期限。

8公务电子邮件的移交与接收

81各单位文件管理人员应按时向档案保管部门移交已归档的公务电子邮件，移交时应履行规定的程序，并做好移交登记（移交登记表参见附录D），完全合格后方可移交。

登记表一式两份，移交单位和档案管理部门各保存一份。

82移交单位和档案保管部门应对归档的载体及其技术环境进行检验，检验结果分别由移交单位、接收单位填入《公务电子邮件移交检验登记表》（参见附录E）。

83归档公务电子邮件移交可以采用逻辑方式或物理方式。

涉密的公务电子邮件采用物理方式移交。

84无论采用逻辑方式还是物理方式移交，对于需永久或长期保存的公务电子邮件，均应当将电子形式转换成纸质形式或者缩微形式一并保存后移交。

9公务电子邮件的保管

91档案保管部门应对各单位移交的公务电子邮件制作备份，一式三套，一套封存保管，一套提供利用，一套异地保存。

92归档公务电子邮件的保管要求应符合GB／T18894–2002中9-4的相关规定。

93档案部门应定期对公务电子邮件进行检查。

公务电子邮件应当定期转移到适宜长期保存的介质上存储。

公务电子邮件的删除和销毁应符合GB／T18894–2002中98的相关规定。

附录A

（规范性附录）

公务电子邮件收发文登记表

表A1公务电子邮件发文登记表

序号 

主题 

邮件题名 

附件名 

发送者 

接收者 

抄送 

密送 

发送时间 

接收时间 

密级 

邮件大小 

备注

表A2公务电子邮件收文登记表

转发 

附录B

公务电子邮件存储格式

数据类型 

推荐数据格式 

可参考的数据格式 

存储格式 

传输格式

文本 

PDF、XML、RTF 

DOC、WPS、PPT

及其他字处理格式 

TXT、XML 

PDF、XML

图像、照片 

FIFF、

GIFB、PDF 

BMP、XBM、JPEG

及其他格式 

TIFF、

JPEG、SVG 

JPEG、SVG格式，

近期可采用GIFB、

PDF格式

音频 

MP3、WAV 

WMA、AU格式、

RAM/RM

（RealAudio流式音

频式）、MIDI/MODs 

MP3、

WAV、WMA 

MP3、WAV、WMA、

ASF、RM、RA

视频 

MPEG-2、

MPEG-4、AVI 

QuickTime、

RealVideo

MPEG、AVI、

SWVF 

MPEG、ASF、

RM和RA

数据库与

光盘数据表 

DBF、XML 

XLS、MDB、EXCEL 

DBF 

DBF

图形 

DXF、

SVG、DWF 

DWG、DGN 

SVG、

DWG、DWF 

DWF、

SVG、DWG

网页 

HTML、XML 

SGML 

HTML 

附录C

公务电子邮件存储载体

载体名称（介质） 

用途 

载体质量要求

一次性写入磁带WORM 

数据备份、脱机保存 

只读光盘CD-ROM 

数据利用、备分、脱机保存 

缩微胶片 

存储珍贵档案

一次性写入光盘CD-R 

数据利用、备份发、脱机保存 

径为120mm、厚

度为12mm（或更薄）

一次性写入光盘DVD-R 

数据存储、备份 

硬盘 

数据处理、交换、利用 

软磁盘、闪存盘 

数据处理、交换

（不能作为长期存储介质）

附录D

公务电邮件移交登记表

公务电子邮件移交登记表（首页）

档号 

载体类型 

保管期限 

公务电子邮件移交登记表（续页）

文件

特征 

载体描述 

载体数量 

邮件份数 

记录结构

（物理、逻辑） 

记录类型 

□定长

□可变长

□其他 

记录总数 

总字节数 

记录字符、图形、

音频、视频文件

格式 

设备

环境

硬件环境

（主机、网络服务器

型号、制造厂商等）

软件环境

（型号、版本等） 

操作系统 

数据库系统 

相关软件

（文字处理工具、浏览器、

压缩或解密软件等） 

制表

审核 

填表人（签名）

年月日审核人（签名）

年月日

附录E

公务电子邮件移交检验登记表

检验项目 

单位名称移交单位：

接收单位：

载体外观检验

病毒检验

真实性检验

完整性检验

有效性检验

技术方法与相关软件说明登记表、软件、说明资料检查

填表人（签名） 

年月日 

年月日

审核人（签名） 

单位（印章） 

中华人民共和国国家档案局2005-04-30发布2005-09-01实施