应收账款管理制度文档格式.docx

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第二章组织机构

第五条公司主管营销副总负责应收账款的监督与审查日常工作，职责如下：

1.确定公司年度应收账款计划与工作指导方案。

2.监督各销售部应收账款的运行情况。

3.制订公司应收账款的奖励与处罚方案。

4.签定或审批的赊销协议。

第六条销售部部长（销售片区负责人）负责应收账款管理与控制的日常业务，职责如下：

1.制订公司年度应收账款回收工作方案与实施细则。

2.监督各区域应收账款的运行情况。

3.负责执行公司应收账款的奖励与处罚方案。

4.代表公司签定或审批权限内的赊销协议。

第七条公司财务部门负责应收账款的审查和督促相关部门收回货款工作，具体负责下列日常业务：

1.审查应收账款单据建立情况。

2.定期以文字通知方式提醒有关部门（销售部、法务部）催缴应收账款。

3.向上级领导汇报应收账款执行和运作情况。

第八条公司可根据实际情况聘请有资格会计师按公司审计制度，负责应收账款例行审计和不定期审计。

公司法务部负责应收账款相关法律事务的制度制定、督促指导和法律诉讼等，对应收账款进行强制性回收。

第三章管理实施

第九条各部门必须在自己的审批权限范围进行赊销，先由销售人员提出赊销申请，然后由销售部部长、分管副总经理审批后予以赊销。

第十条凡发生下列情况之一者，在财务部门的监督下，各级领导（包括公司高管人员）均不得新增应收账款：

1.客户有逾期应收账款未付者。

2.未鉴定购销合同者。

3.客户未出具欠据或有关证明者。

4.公司或销售部有关的其它规定。

第十一条是否开具出库通知单是财务部门对应收账款的监督权利，财务部门签发出库单需审核下列单据：

1.相关领导签署的购销合同。

2.客户资信评定通知。

3.客户的欠据以及付款日期承诺。

4.有关领导签署的权限内赊销审批单据。

第十二条公司各销售组织和个人产生的应收账款分为以下5个种类：

1.正常应收账款：

在信用账期内的应收账款。

2.逾期应收账款：

正常应收账款未收回而延期超过信用账期的，均视为逾期应收账款。

3.风险应收账款：

凡应收账款逾期未收回超过7个月的，均视为风险应收账款。

4.准呆坏账：

凡应收账款逾期未收回超过12个月的，视为准呆坏账。

5.呆坏账：

凡应收账款逾期未收回超过2年的，该应收款视为呆坏账。

第十三条应收账款一经产生，各级销售组织必须实行严格的应收账款跟踪管理，内容如下：

1.货物一经发出，就将应收账款列入信用管理档案，进行监控。

2.按时与客户取得直接联系，询问和沟通货物接受、票据、付款准备情况以及提醒和督促客户及时付款，减少产生纠纷的可能性。

3.在出现逾期账款的早期，及时进行追讨，给具有拖欠习惯的客户施加压力，从而大大提高收回欠款的可能性，并使客户感到公司是管理严格的。

4.在一定期限内，如果客户仍未付款，采取进一步的追讨行动，通过追讨，及时发现信誉不良和恶意拖欠的客户以及客户经营困难、法律问题、资产转移等。

第十四条应收账款一经产生，各销售部必须及时跟踪，步骤如下：

1.货物一经发出，销售部必须建立客户信用档案，并在发货后当天，以电话、手机信息、电子邮件或传真的方式与客户联系，通知客户发货情况，显示良好服务态度，观察客户是否有异常反应。

2.估计客户收到货物当天，再次与客户联系，与客户确认是否收到货物、件数与发货单是否一致、包装是否损坏，接货是否顺利等，注意客户态度，并记录到货日期。

3.确认客户收到货物2日内，销售部与客户取得联系，询问客户货物查收情况，了解是否有意外事故发生，客户对货物质量是否有异议，如果出现异常，应及时备案并通知有关部门。

4.在货款到期前1—2周，业务人员要再一次与客户联系，可视客户情况，选择录音电话、传真、电报、快递以及登门拜访等形式，了解客户对交易是否满意，并提醒客户货款的到期日，了解客户的支付能力，同时，暗示客户按期付款的必要性。

5.在货款到期日后5日内，区域经理必须与客户直接联系，对已经按期付款的客户给予感谢，以进一步加强与客户的良好关系。

未付款者，区域经理需向客户送达客户签字确认的《催款通知书》和《欠款确认书》，并列为本工作范围内的逾期应收账款。

第十五条对于逾期的应收账款，区域经理必须每月催缴两次以上逾期款，应收账款每升级一个种类，必须于升级日后的5日以内向客户送达《催款通知书》和《欠款确认书》。

各级领导必须按下列规定当作专案处理：

1.逾期一至三个月仍未收到货款，各区域经理必须当作专案处理。

2.逾期四至六个月仍未收到货款的逾期应收账款，销售部部长必须当作专案处理。

3.逾期七至十二个月仍未收到货款的风险应收账款，营销副总和财务副总经理必须当作专案处理。

4.逾期十三个月以上仍未收到货款的，提请行政副总经理用法律手段进行追讨。

专案处理的主要内容有：

月度例会专题汇报、向上级领导随时汇报进展、组织相关人员召开专题会议、登门拜访等措施。

第十六条各销售部必须建立健全应收账款风险管理制度以及制订防范措施，主要采取控制发货、监督检查、额度审核、贸易暂停、巡访客户、置留所有权等。

具体细则或措施由各销售部另行制订。

同时，上一级领导要重点监督下一级组织和个人产生的以下应收账款风险隐患：

1.风险意识差造成对客户资信不客观评估者。

2.管理无章，放任自流产生的有章不依、无章可依、财务不核、审计不审、账龄老化、问题不露者。

3.内部激励机制不健全导致只顾销售额，不顾应收账款管理者。

4.对账不及时造成应收账款债权债务不清、权利义务不清者。

5.组织内出现责任不清，推委扯皮者。

第十七条公司法律组织必须制订应收账款法律协议、单证、票据、承诺等手续完备制度，为应收账款的法律诉讼提供证据制订相关制度或规定。

第四章奖励及承担责任

第十八条同一销售年度之内，如果应收账款为零应收，则公司按销售额的一定比例计提予以奖励相关部门全体员工。

由销售部部长制定分配方案，业务、人力、财务副总审核，总经理审批，人力资源部备案。

第十九条凡发生下列行为而产生的应收账款不能按期收回者，均已给公司造成财产损失行为对有关责任人予以处罚，处罚办法依据应收账款的额度按公司财产损失管理办法的有关规定执行：

1.不评定客户信用等级而产生的应收账款。

2.超越额度权限和账龄权限审批的应收账款。

3.法律手续不完备使公司败诉而产生的应收账款。

4.到期不诉讼导致错失诉讼机会而产生的应收账款。

第二十条正常程序审批而产生的应收账款不能收回者，按下列办法停发有关责任人提成，直到收回为止：

500万元以上

100—500万元

5—100万元

5万元以下

风险应收账款

区域经理

销售人员

准呆坏账

销售部部长

呆坏账

相关副总经理

第二十一条同一销售年度内，凡本部门或本销售人员累计应收账款超过5%，该部门或销售人员将按无销售业绩处理。

除非收回应收账款而控制在5%以内，否则，该部门或销售人员将不享有提成兑现权。

第二十二条凡构成逾期应收账款者，各销售部必须制订相关处罚措施对区域经理予以1000元以内罚款或扣减绩效考核分数。

第二十三条除易货贸易之外，任何部门或销售人员不得折价收回应收账款，确因折价收回应收账款者，除经主管营销的副总经理以上领导批准外，将折价损失部分视为给公司造成损失论处，并按公司员工奖惩办法处理。

第二十四条任何因应收账款而发生的欺报、瞒报或弄虚作假行为者，都将以不道德行为受到指责，并没收一切所得收入，同时处以将所得收入的5倍罚款。

情节恶劣者，将对有关责任人予以免职或解除劳动合同关系。

第五章附则

第二十五条本细则收回的“应收账款”包括收回的现金或有价货物或法院收回的资产。

第二十六条因应收账款所形成的债权与公司相应客户形成的债务相抵为负数者，该应收账款视同收回，但需相关部门或人员说明详细情况并经有关副总经理以上领导签字认可方才有效，并继续办理相关财务票据、对账等后续事务。

第二十七条因业务人员的变动（包括升迁、调离、辞职、解职或其它意外事件）而未完的应收账款回收工作，新接替的人员从接手之日起开始计算账龄。

第二十八条本制度经总经理办公会议讨论通过。

第二十九条本制度由总经理负责解释修订。

第三十条本制度自颁布之日起执行。

欠条

（购货单位）：

年月日欠【】有限公司款共计（大写）百拾万千百拾元角分，并承诺年月日前归还所欠款项，此据。

购货单位经办人（签字）：

地址：

邮编：

开户银行及账号：

电话：

注：

如为代办人员，需持有购货单位有效证明（授权委托书）方可办理有关手续并作为欠条附件。

催款通知书

：

贵单位于年月日欠我公司货款共计（大写）百拾万千百拾元角分，请贵单位按双方有关约定尽快归还所欠款项，谢谢合作！

【】有限公司

年月日

欠款确认书

【】有限公司：

我单位于年月日尚欠贵公司货款共计（大写）百拾万千百拾元角分，特立此据予以确认，并因此给贵单位业务带来不便表示歉意！

欠款单位（盖章）：

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