正方协同办公系统Word文档格式.docx
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5、模板设置:
用于管理人员配置发文的套红模板。
6、系统设置:
用于对办公系统的一些基本设置或系统开关进行设置,方便系统灵活应用。
Logo管理:
管理员可以定义登录界面图片、首页界面等窗口图片。
7、日志管理:
用于对办公系统各用户操作日志进行查询,管理,方便管理员对办公系统进行系统管理。
8、系统初始化:
用于管理员对办公系统一些表数据进行初始化,方便系统初始化。
9、菜单维护:
定义新增功能菜单、对各类菜单在各列表灵活拖动。
10、磁盘管理:
磁盘管理控制着前台的网络存储,用于设置网络存储空间大小、磁盘目录。
11、系统备份恢复
系统管理员在远程备份数据,并且支持备份数据定时、指定目录备份。
一.1.5流程管理
包括流程类型管理、流程定义、环节设定、权限控制等。
1、流程类型管理:
用于对办公系统流程类型进行管理。
2、流程定义:
主要对办公系统中所有流程进行管理,设定合理的流程,以便实现灵活,高校的网上办公。
3、环节定义:
主要是对流程各个环节的设定,设置环节的操作人,实现权限的控制。
一.1.6表单管理
包括数据字典管理、表单类型管理、表单定义、控件管理、表单验证设置、表单设计等。
1、数据字典:
用于对系统常的数据集合进行维护,用于表单方便的调用数据字典。
2、表单类型管理:
用户对办公系统中表单类型进行管理。
3、表单定义:
用于对办公系统中自定义表单信息进行维护,包括表单项的管理。
4:
控件管理:
用户对自定义表单的字段信息表现在页面上的HTML控件,包括控件的类型,控件的验证等信息。
5、表单设计:
用于自定表单的布局设计,使办公系统可以设计出个性化的用户表单。
一.1.7公文管理
系统应满足国务院等部门相关办理方法的规定,并与所需要的各种指定公文类型相吻合。
应提供完备和开放的开发接口,与上级相关部门实现文件传送与接收。
系统应能处理各种格式的公文,实现公文流转、审批、催办、授权、查询统计、打印、公文导入导出、实时监控、督办等功能。
学校文件:
文件在审批流转过程中应支持保留修改痕迹,电子签名,自动套红头。
一.1.7.1收文管理
主要对接收公文的登记、流转、监控、办理进行管理。
包括收文登记、收文编号、收文查询、收文归档、收文信息编辑、收文激活等功能。
v收文流程
收文流程一般为:
签收-〉登记-〉拟办-〉批办-〉承办-〉传阅。
系统中可以自定义这个流程。
让发文流程流转自由。
功能设计:
数据字典可以对收文的数据字典进行管理,例如收文属于什么文种,紧急程度和密级程度如何,类似于发文管理的数据字典功能。
签收对文件进行签收,签收好文件后,对收来的文进行登记。
然后对收文进行拟办、批办、承办、传阅等工作。
此工作通过流程来实现,可以在流程里设置相应的执行人来执行这个流程。
正文可附加附件;
每一步操作按实际流程进行;
流程中根据实际情况有跳转和回退功能;
办理过程中有暂停续办的功能;
办理过程中有督办和催办功能,并可更改受理人;
显示每一步流程的办理意见;
每一个办理步骤中都能进行《收文传阅单》、《收文处理单》的打印。
v收文登记
1)收文包括阅办公文、会议通知、传阅公文。
2)纸质文件通过扫描仪输入原文后,以不可修改和可检索两种格式存入收文库。
3)收文登记单包括:
来文单位、发文字号(如无发文字号,则显示“无”)、收文日期、来文日期、公开与否、来文密级、紧急程度、办文号(办文类型可选)、来文标题、来文摘要等字段。
v收文编号
收文自编号就是办文编号,可以系统自动记录,并且不同的分类有不同的编号。
v收文查询
v可按收文日期、来文日期、发文字号、办文号、文件标题、来文机关、公文处理状态等字段进行查询,检索出符合条件的收文。
v可以查看收文的详细流程信息、可以根据公文类别进行分类打印收文登记册。
v收文归档
对已处理完成收文流程的,可以对该文件进行归档。
v收文信息编辑
有权限的人对正在流转公文进行更改办文类型、补录附件等操作。
v收文激活
当文件办结后、正式归档前,如果还需要重新拿出来流转办理,无须重新登记文件,有激活权限的人可以将文件进行激活后,重新进入流转程序。
一.1.7.2发文管理
主要对发送公文的起草、流传、监控、办理进行管理。
包括发文拟稿、查询、汇总、归档、发文维护、发文编号、文件发送。
系统提供发文模板,可对文档的改稿权限进行控制。
发文流程一般为:
拟稿-〉审核-〉签发-〉复核-〉打印-〉用印-〉登记-〉分发-〉归档。
1、发文拟稿:
草拟文件或者处理未完成的发文;
2、已办发文:
记录已经处理完成未归档发文;
3、文件归档:
对已办结未归档的发文进行归档操作,以PDF格式对该文件进行实时归档。
4、发文监控:
在公文流转过程中,对公文流转情况进行监控,必要时可以改变公文的流转;
5、待办发文:
记录等待用户办理的文件;
6、文件发送:
对办结的成文文件进行分发。
1、数据字典,对公文的密级等级、紧急程度、公文文种选项的设置。
例如:
发文密级有一般、保密、特密等。
文种有命令、通知等等。
2、书签管理:
对模板里的书签进行管理,可以添加、删除、修改。
3、模板管理:
主要维护套红时所用的套红模板。
制发文步骤可根据学校发文类型套用发文模版,生成正式文件。
正式公文的改稿痕迹全部消除。
形成正式公文后,保留草稿和正式文稿两份。
正式公文下发时,能设置下载权限、打印份数,并监控。
书签维护是对模板的书签进行维护,对应好书签以便套红的时候能够将对应的内容套好。
4、文号管理:
主要对发文的文号生成方式进行设定。
系统可以记录最后一次编的文号,也可以根据情况录入自选文号或者预留文号。
5、发文拟稿和改稿
拟稿将要发的文件,然后通过流程进行审核、签发、复核、套红、打印、用印、登记、分发等程序。
稿纸:
包括发文单位、拟稿人、核稿人、主送单位、抄送单位、主题词、标题、文号、发文日期、印刷、核对、份数、签发人、会签人等字段。
除可上传附件外,还可添加与公文起草相关联的文件,关联文件不列入正式公文的归档部分。
WORD能够嵌入在发文拟稿单中,在正文部分以WORD界面形式进行文字录入,录入格式要与目前传统方式一致。
对于流程的每个步骤都可设置改稿的权限。
文件办理过程中及办结后的存档文件均可查看每次修改的改稿记录,记录中可查询到改稿人及其改稿内容。
6、发文种类
包括上行、下行、平行等各种发文形式。
7、发文流程
每一个办理步骤中都能进行《发文稿纸》的打印。
8、发文查询
按发文字号、发文日期、标题和公文处理状态等字段,进行查询,检索出符合条件的发文。
可以查看发文的详细流程信息,并可汇总发文登记册。
一.1.7.3报告管理
报告管理用于网上起草校内签呈、请示、报告,实现学院和部门领导审批、会签、审核、签发、归档、统计查询等功能,在流程上可选择是否经校办主任审核。
包括拟稿、查询、归档等功能,系统提供报告模板,可以对有关权限进行严格管理。
v拟稿
1.稿纸:
包括申请/请示人、时间等字段。
2.功能:
实现学校和部门领导审批、会签、审核、签发、归档、统计查询等功能,在流程上可选择是否经校办主任审核。
流转过程中,显示每一步流程的办理意见;
每一个办理步骤中都能进行《学院报告稿纸》的打印;
3.附件:
可提交相应报告/请示附件;
4.报告/请示内容:
简单内容可直接填写在报告内容,如内容较多编写正文,word或其他格式;
5.包括校内签呈、请示、报告等各种发文形式。
v查询
1.按起草人、起草日期、标题等字段,进行查询,检索出符合条件的报告/请示。
2.可以查看报告/请示的详细流程信息。
v模板
按照学校正规格式定制报告/请示模板,模板可打印和归档。
v权限管理
文件办理过程中及办结后的存档文件均可查看每次修改的改稿记录,记录中可查询到改稿人及其改稿内容,领导在审核过程根据需要可修改内容和批示。
一.1.7.4流程监控
可自定义的流程监控模块贯穿于办公自动化系统各个功能模块中。
功能包括流程监控、流程权限控制、办理时间控制、流程角色定义、处理过程控制、个人公文管理。
v流程监控
系统列出所有的流程列表,并显示所有流程目前的实时状态,可以进行实时跟踪;
管理员可以改变执行人或强行中止流程。
v流程权限控制
通过权限控制,可以设置哪些人可以监控哪个流程。
v办理时间控制
1.默认的办理时限设定。
对于不同紧急程度的文件有默认办理时限。
2.手工设定文件办理时限,并启动倒计时提醒。
3.超出办理时限的,要有超期文件提醒功能。
4.对于定期需办理的文件(如某个公文需在每月30日前办理),提供定期循环提醒功能。
5.收文可根据办理时限紧急程度进行排序。
v流程角色定义
根据公文管理工作规则制定相对固定的以角色为中心的主流程。
v处理过程控制
1.有相应权限的人员可根据实际情况在主流程中定义以人员为中心的子流程。
2.如果设置并行流程,只有并行流程的所有人员处理完后,才能到下一步。
设置流程“A、B、C→D→E”,A、B、C三个人是同时处理一个文件,即并行处理,只有当A、B、C都全部处理结束后,才能到D,D处理结束后,就直接到E。
v个人公文管理
个人公文管理可以直接在首页上查看文件处理的情况和流转情况以及正文情况。
一.1.7.5督查督办
督查督办实现对文件、领导批示、建议提案的督查管理,实现督查督办件的登记、督办、反馈、归档和查询统计,以及文件催办、转办、撤办等流程控制和办理过程监控等功能。
督查督办包括督查登记、督查处理、查询检索、汇总统计和模块管理等功能项目。
v督办登记
重要文件督办登记,审批是否立项。
v督办立项
审批确立立项。
v督办管理
督办文件管理,答复承办、催办、延期管理功能。
v承办管理
承办部门对督办文件办理过程管理。
v办结件
督办文件办结查看、查询。
一.1.7.6印章管理
对单位使用印章、法人登记证和机构代码证进行申请、审批、登记,实行规范化的管理。
用印用证单位填写申请单,然后根据申请的范围,选择发送给本部门的领导或者直接发送给部门的分管校领导进行审批签字。
领导签字后,发送给校办主任进行审批,审批通过以后,发送给办公室管理人员,同时通知申请部门申请已经通过,可以直接到办公室用印用证。
一.1.7.7电子印章
利用数字签名,实现电子公文呈批、签发、分发与纸质公文具有相同的效力。
在网络文件、电子公文传输中,采用电子印章、数字签名系统,使收件人能够验证发件人的身份、印章和签名,验证出文件在传输过程中有无变动。
一.1.8信息交流
一.1.8.1邮件系统
可对内对外使用的邮件系统,对内可用中文名收发邮件,支持基本的POP3、SMTP、WEB访问。
实现各类重要事件邮件提醒,其它各系统信息推送到各相关用户。
内部邮箱:
内部用户直接发送接收邮件,可直接通过个人通讯录查找用户,并且直接发送邮件
外部邮件:
功能类似outlook功能,可直接设置个人网络信箱设置,并且在OA系统内部接收邮件。
提供重要事件邮件提醒功能,可以配置需要提醒的事件。
提供主动消息推送功能,通过配置,将指定的消息或指定类型的消息通过邮件的方式推送给相关用户。
一.1.8.2短信服务
提供重要事件短信提醒功能,可以配置需要提醒的事件,提供主动消息推送功能,通过配置,将指定的消息或指定类型的消息通过短信的方式推送给相关用户。
如会议通知、值班提醒、重要文件审批、重要事项待办等。
一.1.9档案管理
档案管理主要包括档案室管理、档案录入、档案管理、档案陈列、档案借阅、借阅反馈等功能,可与学校现有档案系统集成,提供各类文档自动归档,档案查询等功能。
同时,可与学校各单位都有关联,提供查阅过刊公告通知、过刊学校文件、过刊刊物等功能。
一.1.9.1档案室管理
系统管理员设置档案室名称以及该档案室所对应的操作人。
一.1.9.2档案录入
档案室的负责人可录入相关的档案信息。
一.1.9.3档案归档
列表中的文件信息记录是从走流程时进行归档任务时归档过来的文件,选择一条信息进行预归档文档归档处理。
下发文时,可根据公文的发送权限的设定,自动设置归档权限。
一.1.9.4档案查询
提供方便的的档案查询功能,支持快速模糊查询、多条件检索、全文检索等。
一.1.9.5档案借阅
进行借阅申请及审核。
一.1.9.6借阅反馈
查看档案的信息及借阅状态,待审批是不可预览的,通过状态未到期是可预览的,通过状态到期是不可预览的。
一.1.10接待安排管理
管理校内外接待事务,对接待的来访人员的信息登记在册(包括:
来访人姓名,来访人单位,被访人姓名,被访人部门,来访时间,来访事由,备注等信息)。
对于接待管理中的接待方案,可以用附件的形式保存在接待单中。
一.1.11会议管理
会议管理主要包括会议级别管理、会议类型、会议室资源管理、会议室查询、会议申请、会议审核、会议通知、会议记录、记录审核、会议纪要、纪要审核、我的会议、会议通知情况、会议反馈等的管理。
有关会议的信息与校领导的日程安排实现联动。
v会议室资源管理
会议室资源管理主要是对会议室的管理和相关设备以及服务设施的管理。
会议室维护主要为了维护会议室的基本信息,如会议室的容纳人数、会议室的设备等。
v会议室查询
会议室查询面向OA用户,查询当前各个会议室的状态。
会议室的状态分别分为空闲、被申请、被占用三种。
用户可以到模块中查询空闲的会议室并进会议室申请。
v会议申请
用户填写会议基本信息。
包括参会人员、会议标题、会议类型、主管领导、主管部门、记录人、纪要人、会议时间、预计人数等。
v议题征集
向相关的职能部门征集会议提案。
v会议审核
领导进入会议待办审核列表,查看申请信息,如果符合规定,领导就会根据预计人数指定一个会议室(包括会议详细地址),审核通过;
否则不通过。
v会议通知
会议通过审核之后将会把登陆的当前用户需要参加的会议列出来以便察看。
点击查看可以查看相关会议的信息,以确认参加。
v会议请假
个人提交请假申请(目前主要针对中层干部会议请假),由主持会议的校领导审核确认并反馈,要求所有请假事务可分阶段统计汇总。
v会议纪要
用于会议纪要的编写和查询,包括会议时间、地点、参会人员、会议主题、会议议程、会议内容、会议决议等内容,支持断点续写。
v纪要审核
领导进入纪要待审列表,查看会议内容,若没有问题,审核通过
v我的会议
列出我的会议及其会议时间、会议状态,有个人会议和学校会议。
个人会议是自己要参加的会议,学校会议是自己不需要参加的和需要参加的会议。
v会议通知情况
查看会议人员中的确认者和未确认者。
v会议反馈
主要是对结束的会议里提出的精神进行贯彻落实。
一.1.12车辆管理
一.1.12.1车辆基本信息管理
车辆的基本信息的管理,车辆信息的主要内容有:
车辆名称、型号、车牌号、车架号、购车时间、司机等信息。
各车辆住处录入后生成全校的所有车辆信息汇总表以供查询。
一.1.12.2车辆维护
维护的主要信息有:
车辆名称、维护时间、维护地点、维护原因、维护费用、经办人、维护情况等,由车辆管理员统一录入,授权给相关人员查询。
一.1.12.3车辆维修
维修信息的主要内容包括车辆名称、维修时间、维修地点、维修原因、维修费用、经办人、维修情况等,由车辆管理员统一录入,授权给相关负责人。
一.1.12.4车辆费用的管理
车辆的费用信息包括车辆名称、产生费用时间、养路费、燃油费、保险费、低耗费、日常维护费等,由车辆管理员统一录入,授权给相关人员查询。
一.1.12.5车辆申请
用车人填写派车单,主要信息有:
用车部门、乘车人数、用车时间、用车理由等。
一.1.12.6用车审批
审核过程通过工作流实现,领导和部门审核意见在表单上实现。
一.1.12.7派车
派车单至党政办公室车队队长处,车队队长签署派车意见,若车辆调度不开,则在队长意见栏说明原因;
若可以派车,则在队长意见栏签名同意,并填写所派车辆、司机等信息栏,系统自动将上述三项信息链接至经办人电脑派车单中,并弹出桌面提醒用车人。
一.1.12.8车辆统计
根据派车记录统计车辆运行公里数,批量导出用车记录。
一.1.13值班管理
发布校领导、中层干部值班、学生处干部等安排,提供统计、查询值班信息的功能,并能即时短信通知到个人。
一.1.14休假出差管理
对学校教职工出差、休假信息进行申请、审批管理。
一.1.15用章管理
使用流程管理功能定义用章审批流程。
一.1.16个人办公
一.1.16.1工作管理
工作管理指的是个人日常工作的管理,包括新建工作、待办工作、在办工作、委托工作、工作监控以及设置个人群组和委托工作类型进行分类。
v新建工作
新建一个工作事件,用于记录工作信息,开始跟踪工作的进程。
v待办工作
可查看和签收别人送来的工作,将所有的待办工作全部汇总到一起,方便用户集中办理。
v在办工作
用户可逐项办理已签收的工作,办理完转发到下一环节;
办理方式和办理权限由所办工作使用的流程中相应环节定义。
v已办工作
显示已经办结的工作列表。
v拟办工作
使用人可根据流程的使用权限选择相应的流程来创建一项新工作,并根据流程的设定发送到下一环节。
v委托办理
系统具有委托办理功能,在外出时可将需要将某些工作委托他人办理。
回来后还可及时收回办理权限。
v工作监控
对办公事务状况的查看和跟踪。
一.1.16.2领导日程
提供领导活动安排从记录、送领导审批、定稿、发布过程的电子化管理。
实现领导活动的汇总、审批、安排、分发功能。
具有提示、跟踪、反馈并形成日志等功能:
日程审核:
领导针对秘书安排的日程审核,审核过程领导可以修改个人日程。
日程汇总:
根据需要办公室可以汇总领导日程,汇总过程可选择需要汇总的领导并排序,汇总的日程可提供共享使用。
日程发布:
根据学校需求,日程可以设置发布界面,在相应显示界面有权限范围人员可以查阅。
一.1.16.3个人日程
个人日程主要功能:
记录个人日程安排,并且可以针对日程进行共享处理。
一.1.16.4文档管理
对个人的各类电子文档进行录入、分类整理和共享管理。
一.1.16.5个人会议
显示用户个人要参加的会议列表,点击后查看详情。
一.1.17移动办公
移动办公的技术实现见《无线互联服务平台方案》章节。
构建移动办公平台,学校工作人员直接在移动终端设备上登陆移动办公平台即可和远端的应用系统服务器进行通讯,实现事务处理、信息搜索、联络沟通、电子邮件同步等多种功能,应用系统也能给手持终端设备发送消息和通知,提供高效、便捷、灵活的办公体验。
通知公告:
待办事宜:
邮件:
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