好客CRM采购管理解决方案Word文档格式.docx

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采购过程不透明，难以加强对采购过程的控制和监督；

所以，通过建立采购业务信息收集、流转、共享的支持平台，实现信息流驱动业务流，是采购创新和取得采购绩效改善的一项最基础的工作。

一、建立统一、完善的编码体系

建立采购信息系统的一项基础工作是整理、优化整个仕通化工的物资编码。

编码统一、合理化不仅涉及采购业务，还涉及生产、质量、销售、库存管理等方方面面，要在整个实施过程中把物资编码的编制工作作为一项首要的、重点工作来作。

二、建立和完善面向流程的控制体系

在现行的运行过程中，由于缺乏技术手段的支持和传统职能管理模式的种种弊端，造成控制和决策机制僵化，效率低。

上述问题产生的重要原因之一是在传统科层制职能模式下，对业务流程横向没有统一控制和协调，部门和员工只对局部职能负责，没有人对整个流程的效率和效益负责，效率较低。

建立和完善面向流程的控制体系，增强对横向流程的控制和协调，设立流程过程绩效指标和流程结果绩效指标相结合的采购绩效体系，能够有效提高流程的运作效率，提高采购业务对市场和客户的反映速度，在控制和效率之间取得最佳的平衡。

三、提高供应商管理水平

供应商管理是采购业务中的最重要内容之一。

传统的供应商管理观念侧重于对供应商的选择、评价、监控等，将供应商关系视作简单的买卖关系，将供应商视作交易对手。

基于战略采购理念的供应商关系管理则包含更多的内容，如根据不同的采购执行策略确定不同的供应商关系特点和合作程度等。

提高供应商管理水平不仅要提高供应商信息管理的水平，更重要的是建立和完善适应采购执行策略的供应商管理策略。

具体而言，就是改变过去与供应商简单的供求关系，根据需要与供应商建立程度不同的合作关系，建立配套的研发、计划、供应、生产、运输、服务体系，与供应商展开全面合作。

在保障供应、降低成本和长期合作方面与供应商取得双赢的结果。

采购管理涉及采购策略、采购组织、采购流程、采购绩效、物资管理、供应商管理、计划、交易、结算、供应等等，采购管理创新可以从多方面入手，但应有一个整体思路和计划。

利用信息系统的手段，简化和透明化采购流程，控制风险，提高效率和效益；

通过对采购的整合和优化，降低整体采购成本；

通过战略联盟和战略供应商管理，确保关键物资的供应；

通过与关键供应商的协同设计/生产/仓储/供应，提升市场竞争力；

采购创新可以通过分析采购物资品类特点、分析供应商和市场状况、制定采购策略、执行采购流程、分析采购绩效和优化采购策略的循环过程不断改进。

四、通过采购支出分析确定物料分类，执行不同采购策略

采购支出分析是一种被广泛应用的采购策略分析方法。

在国际国内各行业企业的采购实践中有很多成功的案例。

根据采购物资合计金额与物资复杂程度的组合分析，将采购物资分为四类，在每类物资的采购业务中采用差异化的策略，包括重点关注绩效指标、供应商管理方式、组织方式、交易方式、决策分权等；

新的采购执行策略针对价值和复杂度的组合，对于不同特点的采购物资，分别重点关注保障供应、降低成本、合并采购量、战略联盟等不同的绩效重点，使得采购业务绩效得以有效提升。

五、建立不同层次的供应商合作关系

为配合差异化的采购执行策略，必须建立差异化的供应商管理策略。

具体而言，就是针对不同的采购物资和绩效重点，确立与供应商的合作关系层次、管理模式、流程和采购运作方式。

1．对于总价值不高、技术复杂程度不高、对生产重要程度一般的采购物资，应与供应商建立一般层次的供应合作关系：

2．对于总价值较高、或技术复杂程度较高、或对生产重要程度较高的采购物资，应与供应商建立较高层次的供应合作伙伴关系：

3．对于总价值很高、且技术复杂程度高、或对生产重要程度高的采购物资，应与供应商建立长期稳固的战略合作伙伴关系：

企业应根据不同的需求建立不同层次的合作关系，不适宜的合作关系层次可能会浪费资源或损失价值。

六、优化采购执行流程

优化采购执行流程，包括计划、审批、询报价、招投标、发货、接收、质检、入库、结算、付款等流程，在采购操作层面提高执行效率，降低管理成本。

减少过度控制

去除不增值环节

消除重叠环节

加速信息流转

增强数据透明

增强部门协调

七、完善采购绩效体系

完善的采购绩效体系是采购策略得以执行、业务流程得以高效运转的保障，在项目实施过程中，可以从库存资金占用、采购计划兑现率、船运比等多个指标进行绩效评审。

采购过程的绩效评价体系仅仅是公司综合绩效的一个部分，可以通过采购流程的指标提高去带动和提高其他流程的指标，从而使公司整体平衡的发展和运作。

附一：

供应商管理

采购管理系统的供应商管理系统应用的主要目标就是为了使企业能够更好得与供应商进行合作，优化供应环节，降低采购费用。

下图为供应商管理系统的总体框架：

供应商管理系统框架

根据以上框架，软件系统在供应商管理主要从以下几个方面实现：

供应商基础信息的管理

采购管理系统应提供比较全面的供应商信息档案管理，能够记录供应商的基本信息（名称，编码，联系人，电话，地址等）、付款信息（付款方式，开户行，银行帐户等），供应商的规模大小，生产能力等其他信息，同时针对一个供应商有多个业务地点的情况，系统应提供分层信息的管理，也即在地点层也能同时记录这些信息，较好的支持同一个供应商下的多个实体同时发生业务往来的需求。

同时还提供了多个供应商相互关联，供应商合并等其他一些特殊功能。

供应商的分类管理

对于仕通化工来说，可以根据供应商供货的不同类型，所处的不同行业，供货量的大小等方面对供应商进行分类管理，系统应提供这方面的支持，通过在系统中对供应商进行分类，采购人员可以很方便的完成对分类供应商信息的查询，汇总等日常业务，这为以后的分析创造条件。

供应商的评估和考核

采购管理系统可以通过对一段时间内对供应商订单执行，交货情况等信息的分析汇总，以查询或报表的形式向采购人员反映供应商交货期的准确率，送货的合格率、退货率、总的采购量、金额、产品、价格等信息，并以此对供应商的绩效进行评估和考核，例如：

供应商供货质量分析报表

供应商交货情况分析报表

供应商供货量分析报表

供应商的控制

在系统中应可以根据供应商评估的结果来对供应商进行控制。

供应商的状态控制和已审核的供应商列表就是其中的两种主要的方法。

系统可以针对仕通化工管理的需要定义供应商的不同状态，同时规定不同状态下对供应商各项业务的限制，通过这种方法就可以根据对供应商评估的情况，来控制供应商的各项活动，防止同未通过评估的供应商发生业务往来等情况出现。

供应商列表可以建立某种采购物资同供应商的关系，也即通过已审核供应商列表的建立来限定某种物料的供应只限于供应商列表中的这几家供应商，这样在发生实际采购业务时就可以控制物资的供应来源。

供货来源的优化配置

对于仕通化工这种企业来说，对于某些战略物资的采购一般宜采用多家同时供应，设定分配比例进行配额制采购的方法，这样就能防止因为不可预见的市场风险，某一家的供货中断而导致的战略物资短缺，影响生产的正常开展，所以就需对供货来源根据设定的规则进行优化配置。

系统应通过已审核供应商列表，供货来源规则等多种有效机制的综合运用保证了这一需求的较好实现，通过对某些物资供货来源，不同来源的分配比例等规则的定义，可以在发生实际采购业务时，自动根据这些规则对供货来源进行优化配置，而无需人为的进一步干预。

附二：

采购业务流程

对于采购业务管理来说，最核心的便是采购业务流程的优化与控制，这里指的采购业务流程是从采购计划的生成，采购申请的处理，采购订单的创建，审核和下达，一直至采购物料的接收，检验，入库，财务的发票处理，应付帐款的结算这一完整的采购业务流程。

目前，原辅料的采购都是由车间部门根据月度生产计划进行提报，结合仓库现有量进行采购计划平衡处理，然后由采购部根据平衡后的采购计划向供应商下达采购订单。

根据仕通化工公司的实际情况，采购业务流程优化和管理可以按以下从以下几个方面进行考虑：

1、采购计划的生成

对于采购计划的制订，主要需要考虑如何生成采购计划,如何提高计划制定的准确性和相对最优。

首先，结合采购系统对采购和库存业务进行分析，然后通过在系统动态的维护采购提前期，安全库存、采购批量等，保证基础数据的准确性。

其次，对采购物资进行分类，根据不同的分类，采用不同的方式建立采购计划：

对生产性物资，如大宗原燃料，一般由物料需求计划的运算来驱动采购计划，根据最终产品的生产量（或销售预测的数量），对物料的需求进行分解，在形成采购建议的过程中，考虑预先定义的安全库存，经济采购批量、采购提前期、已建立的采购计划、在途库存和当前库存等，当系统运算得出生产基本需量后，还可考虑市场等各类因素对采购计划进行调整。

对于一些稳定消耗的生产性物资也可考虑采用重新定货点和最小-最大库存计划的方式来形成采购计划。

对于一些不经常需求，不定期消耗，不需要进行储备（如特定设备，储备金额高，需严格按需求采购）或只需要小量储备的物资，一般通过人为干涉，直接在系统中提交采购申请。

对于非生产性的常用物资，可建立安全库存或最大-最小库存量，通过库存计划驱动采购计划。

建议取消用料单位自备库存，库存集中管理和集中计划，保证计划流程的通畅，去除不必要的环节。

2、采购申请的处理

根据以上采购计划的处理原则，主要原材料的采购计划通过根据物料需求计划的运行来生成，出于采购人员对某些相关因素的考虑，例如供应商的供货能力，物流运输能力等，可以在下达计划订单时进行修改，或者直接在采购申请单中对原料的采购数量、要求到货期等进行一定修改。

一般对于这部分采购申请，没有必要设立过多的审批层次进行在线审批，因为这个结果是根据产品需求计划、生产计划、能力计划、物料需求计划整个计划体系综合平衡计算后，并考虑其它相关因素的一个较为准确的结果，所以设立过多的审批层次对提升整个采购流程的效率并没有什么益处和帮助。

这部分采购申请的审批通过后，可以直接生成采购订单，进入下一部的业务处理。

对于某些供货来源相对比较固定，彼此合作相对较稳定的大宗原料的供应来说，完全可以根据我们先前所提到对供货来源的控制和优化配置的方法通过系统直接生成针对不同供应商的，不同配比的采购申请，同时通过采购系统中对一段时间内供应商相关采购价格的查询和绩效评估，完全可以减少一些供应商选择，询价，报价，比价的相关商务环节。

对于设备、备件或辅料这种消耗量相对不固定，供货来源相对较广的物资来说，一般可以根据库存计划（如最大最小，再订货点）自动生成采购申请，或直接在系统中录入采购申请，对于这类采购申请的审批，同样建议没有必要设立过多的审批层次，一般到申请部门的主管领导这一层次即可，对于这一点的考虑主要是因为在下一环节的采购订单中，又可以通过相应的审批层次，实现对采购行为的控制。

对于这部分物资的采购申请，采购人员也可以自行选择是在系统中完整的处理询价，报价，比价这一典型的商务流程，还是直接根据供应商选择和商务谈判的结果，直接在采购申请单中选定供应商。

总体原则还是取决于海科采购业务的控制需求。

3、采购订单的创建、审批和下达

采购申请经过审批后，就可以直接创建生成采购订单。

对采购订单而言，由于采购什么，采购多少，什么时候要，向谁采购这些信息都可以直接从采购申请单的处理中就已经确立并取得，所以在创建采购订单只需录入最终确认的单价，具体的交货日期，数量等其它少量信息后，就可以提交审批。

系统中的采购订单其实类似于同供应商确认后的一个正式的采购合同（或者也可称为一个确认书）。

采购系统的订单审批控制采用工作流和文档流转的机制来实现企业较为复杂的审批层次控制，通过采购订单审批层次，审批人审批权限，文档流转控制规则等系统参数的定义，可以很方便的做到多层次的审批控制。

例如：

可以定义某类采购订单必须先通过甲领导再经乙领导的两层审批后，才能下达给供应商，在甲领导不在时可以由丁和丙代为处理，对于10万元以下的小订单，甲可以直接审批通过，而无需转交给乙领导，对于10万元以上的订单，则必须再通过乙领导的审批。

这只是一个较为简单的例子，实际中比这个例子更复杂的情况采购系统都可以加以实现。

在采购订单的审批中，可能还要一些附属文件共同流转，例如某些采购物料的技术规范，实物照片等，只要通过将这些文件电子化，并作为文档附件附加到采购订单上，就可以在审批过程中随采购订单一起流转，实现完全电子化的审批处理。

订单类型有标准采购订单、计划采购订单、一揽子采购协议、合同采购协议，可以根据系统的实际情况，采用不同的订单类型进行操作。

4、采购物料的接受、检验和入库

采购系统和库存系统应完全集成，对仓库人员来说，每天都可以方便的通过系统查询某个时间段预计的到货，从而做好仓库接收的准备。

物料接收时，仓库人员根据到货情况录入收料单，记录到货的品种，数量，批号，车皮号，车皮数量等到货信息，同时将收料单同采购订单相关联，这样采购订单的到货情况自动更新，对采购人员而言，也无需不时向仓库询问到货情况，而只需在系统中查询一下订单的到货记录即可。

在物料接收后，一般必须经过质检部门检验，检验通过后才能办理入库。

在系统中，质量系统同采购和库存系统完全集成，质检部门根据收料单的到货批次，进行取样，抽检，并录入检验结果，打印质检报告，完成质量检验工作。

在质检部门完成检验工作后，检验结果立即反映的收料单上，通过检验的可以根据规定立即办理相应的入库手续，如对检验质量合格的办理正常接收入库，对检验质量不合格的做让步接收或者退货，同时在系统中进行对应的入库事务处理操作。

整个接收，检验，入库流程非常标准化，可以适应绝大部分企业的需求。

对于具体情况来说，由于不同物料以不同的运输方式进厂时候，根据业务范围，计量过磅、质检等环节可能略微复杂一点，例如涉及到汽运以质量部称重为准、火运的入库重量以厂内检斤为准，结算数量以轨道衡为准，入库数量以厂内检斤为准，这些都要分别处理。

系统本身要有较好的可扩展性，同时考虑到接收，检验，入库流程还是具有相当的灵活性，可以通过灵活的调整，实现整个接收过程的自动化。

5、采购与应付帐款业务的集成

仕通化工从信息化角度来看，还没有达到业务财务一体化的程度，导致在一些关键的节点上信息传输不流畅、信息传输过程中信息失真、财务人员工作重复等问题。

系统应是财务业务一体化的系统，能将企业业务与财务通过接口进行无缝集成。

主要是通过选取采购订单、收料单、检验报告、发票之间的交叉匹配校验，进行物料、数量、金额的核对，从而对入库验收、发票校验、付款等各个环节进行有效的控制，加强付款的准确性和可控性。

同时对采购员来说，可以方便的通过系统查询，了解采购订单的付款，发票和所欠供应商的余额等信息，方便对采购业务的全面管理。

采购系统与库存系统、应付系统等集成，通过采购模块的实施，能够做到：

进一步优化组织架构和管理模式，提高整体运行效率；

建立完善的供应商管理体系，加强对供应商的管理和合作；

建立透明、通畅、高效率的采购流程，变“单据驱动”为“信息驱动”；

采购、计量、质量各个环节紧密相连，环环相扣；

业务流、财务流和信息流的全面集成；

附三：

采购价格管理

采购价格管理是采购和财务管理的一项重要内容，采购价格是构成生产成本的最重要的元素之一。

在采购管理系统中采购订单价格会对暂估金额、成本差异等造成影响。

目前仕通化工采用了不同的价格控制办法，如采用三方比价，价格确定后审批，一单一议的方式；

采用变动审批；

主原料以外进行比价招标进行；

备品备件、设备材料采用询价和报价的方式管理。

在未来的管理中，可以通过系统从以下几个方面进行采购申请、采购订单下达以及采购结算上的价格控制：

采购申请价格管理：

由于采购价格在不同的时间会发生变化，对于采购申请部门对采购价格的变化可能没有采购部门反映及时，因此在采购申请时可以通过物料属性中的列表价去控制采购价格，在系统中为每一个采购件指定一个列表价，当创建采购订单时系统自动引入该物料的列表价作为当前物料的采购价，此采购价可以修改为实际的采购价格。

采购询报价及报价分析管理：

为了及时掌握采购价格的变化，尤其是对市场价格多变的物料，现行日常业务中采购员可以每天对市场报价情况进行跟踪并记录，可以将每日收集到的原料报价信息输入到系统中进行保存。

将来可以据此在系统中进行原材料价格分析。

采购计划/合同的价格管理：

采购计划中的价格并不作为与采购执行的最终价格,仅作为内部审批\采购询价等过程中的参考。

在下达实际采购订单时，可以参考采购计划的价格，实际的采购价格仍然以采购订单的价格为准。

采购结算的价格管理：

采购结算时，可以从系统打印“结算单据”，结算单据上会体现采购物料、接收数量与质量异常情况，采购员根据具体情况结合异常处理单据进行匹配后与供应商完成结算和开票。

结算单据上体现合同价格、实发数量、实收数量、净重等信息。