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(3)水平沟通。
下图中,GM代表总经理,他底下有三个部门经理,分别是销售部经理SM、生产部经理PM、财务部经理FM。
销售部经理底下有甲、乙两个人,生产部经理底下也有丙、丁两个人。
那么,所谓往上沟通,甲对他的经理没有胆。
往下沟通呢?
总经理对生产部经理没有那个心。
什么叫做水平沟通呢?
生产部经理对财务部经理没有那个肺。
可见,没胆、没心、没肺,这是不良沟通的三个主要症状。
◇往上沟通
这是发生在美国的一个故事:
一个替人割草的男孩出价5美元,请他的朋友为他给一位老太太打电话。
电话拨通后,男孩的朋友问道:
“您需不需要割草?
”
老太太回答说:
“不需要了,我已经有了割草工。
男孩的朋友又说:
“我会帮您拔掉花丛中的杂草。
老太太回答:
“我的割草工已经做了。
男孩的朋友再说:
“我会帮您把走道四周的草割齐。
“我请的那个割草工也已经做了,他做得很好。
谢谢你,我不需要新的割草工。
男孩的朋友便挂了电话,接着不解地问割草的男孩:
“你不是就在老太太那儿割草打工吗?
为什么还要打这个电话?
割草男孩说:
“我只是想知道老太太对我工作的评价。
这个故事的寓意是:
只有勤与老板或上级领导沟通,你才有可能知道自己的长处与短处,才能够了解自己的处境。
但现实是,很多人因为怕领导打官腔,很少人愿意去跟领导沟通,但是永远不沟通也不是办法。
每个人都有一个上级,都有一个领导,都有一个管着你的人在上面。
你总得要跟他沟通的,畏缩或逃避不能解决问题,所以还是以积极的心态应对为好。
如何往上沟通呢?
有如下三个建议:
建议1:
尽量不要给上司出问答题,尽量给他选择题
遇到事情需要解决时,你千万不要跟你的领导说是不是开个会这样的话,因为领导会撂下一句:
“再说好了。
”——“再说”就永远没有结果了。
所以对上司讲话不要出问答题,要出选择题。
——领导你看明天下午开个会怎么样?
——明天下午我没空,我有客户。
——那么后天上午呢?
——后天上午我要打个电话。
——那么后天上午十点半以后呢?
——好吧。
十点半以后。
——谢谢你领导。
我明天下午下班前会再提醒你一下,后天上午十点半我们开个会。
答案很快就出来了。
不要对领导出问答题,而应该出选择题。
出问答题,领导常常是三心二意,心不在焉,这不能怪他,他太忙了!
建议2:
任何地点
与领导沟通不一定非要在他的房间,更不是非要到会议室去。
相反,在领导的房间和会议室与他沟通效果最差,因为那里气氛太严肃了。
这里有一个经验值得借鉴:
领导很忙,但再忙总得下班回家吧。
有些只需要简单回答“YES”或“NO”的,就可以采取这种方法。
到公司停车场等候领导,这时他一定会看到你,他就说:
“好吧,就这么办。
”这些只需要领导讲一句话的沟通,需要到领导的房间去搞个半天,或是一屁股做在会议室讲半个钟头吗?
有一次我们董事长要去打球,中午他拎着球杆,我就知道他要去打球了。
我就跟他说:
“董事长打球啊。
”他说:
“哎。
“我跟你一起去。
“你也打球啊?
“不,见习见习。
你以为我真的想见习啊?
跳上车以后,我就把笔记本打开了,我说:
“反正坐车子闲着也是闲着,董事长,上次您说那个加薪的案子,原则上同意,但是您一直没有确定百分比,您看百分之五怎么样?
”他说多了一点,“那百分之四点五呢?
“好吧,加薪百分之四点五。
“董事长,你说我们的车床应该换新的,那么有日本的、德国的、美国的,根据我的调查,德国的最贵但是性能最好,美国的最差但是价格最便宜,你看我们干脆买一个不上不下的日本的,还是买一个德国的呢?
“就德国的好了。
好,德国的。
“董事长,我还有一个问题,我们打算派五个人出国考察。
你看这五个人是我来决定呢,还是你告诉我名单?
“好吧,你决定!
“那董事长要不要告诉你呢?
“跟我讲一下好了。
“那董事长我明天早上把名单给你。
我一共与他沟通了七件事情,车子就到了高尔夫球场门口了。
“董事长,祝你打球愉快!
“你不是要见习吗?
“董事长,我今天突然有别的事情,改天见习。
祝你打球愉快!
董事长可能这辈子都没有看到该下属见习,下属真的想去见习自己不会去,非得跟他去不可?
问题是要跟他沟通,坐在车子里面也能沟通。
所以在任何地点都可以沟通,只要能够有机会跟领导讲话,就叫做沟通。
问题是时间地点要统统自己设计,不是等他下命令,等领导下命令永远都不会有机会。
建议3:
一定要准备答案
一定要把答案准备好。
没有准备好答案,只有两个后果:
第一,领导会在心里说,我要你这个脓包干吗?
什么答案都要我来想?
第二,领导没有什么了不得的答案,因为他的智商跟我们也差不多,他怎么会有更精彩的答案给你呢?
与其让他想半天也想不出来,还不如干脆给他答案,所以,无论向董事长、总经理还是厂长报告,千万不要只会说:
“总经理,对于这个事情的裁示,您还有什么意见吗?
值得注意的是,给老板的答案最少一个以上,因为只给老板一个答案,就是“将军”,好像你非同意不可,这样做是不负责任的。
给老板两个以上的答案,最好是三四个。
做领导的永远有一个特权,就是在下属呈交的答案里面选一个。
还要注意的是,你自己在上面注明一下,我个人倾向于第二个方案,否则你又会落下一个把柄在领导手中:
你当一个专业主管,当一个职业经理人,你难道没有意见、没有想法吗?
作为下属,与上司沟通,如能做到不但提两三个方案,而且还能对每个方案的优缺点和可能的后果都为上司分析出来,这才是真正负责任的优秀下属。
◇往下沟通
一位成功的老板这样说过:
“我的下属的确在适应我,但我为了适应他们而作出的努力要多得多。
”被称为日本“经营之神”的松下幸之助,他的管理思想里倾听和沟通占有重要的地位,他经常询问下属:
“说说看,你对这件事是怎么考虑的?
”他还经常到工厂里去走走,一方面便于发现问题,另一方面有利于听取工人的意见和建议。
所谓所见略同指的就是这个道理。
韦尔奇也是沟通理论的忠实执行者,为了充分了解下情,他喜欢进行“深潜”。
可见,掌握与下属员工沟通的技巧和艺术,对领导者无疑有着举足轻重的意义。
那么,怎么做才能使往下沟通有成果呢?
有三个建议供大家参考。
多了解状况
与下属沟通时,如果你是一个“空降兵”,自己以前并不是做这一行的,给你一个建议:
多学习,多了解,多询问,多做功课。
上海有一个有名的百年老店,可是它的经营始终不好,这就是权力都是从上面下来的后果。
为什么这样说?
因为上面派了一个总经理去管,他这一辈子没有干过酒店,不具备管理的经验,怎么可能搞好经营呢?
记住,不了解状况就发表言论会显得外行,只有了解状况后,你才可以掌握主动权。
可以这样对他说:
“你说呢?
我现在听听你的意见。
”不了解的事情你跟他说做得不好,下属就会“将你军”地反问你:
“领导,如果你觉得我做得不好,那么你做给我看。
”你马上就很尴尬。
当然,下属可能不敢公开对你这样讲,但是在他的心里肯定会这样说,你有这个本事你做给我看。
所以,与下属沟通多了解他,多了解状况是一件非常重要的事情。
真的不了解就回去做功课,把功课做好了,再把你的手下叫过来面对面地谈,这样你言之有理,人家才会心甘情愿听你的话。
很多领导都说底下的人不听话,其实他不想听是因为你说不出什么。
自检
1是否会利用下属升职、生日等大好时机,主动与下属推心置腹,从其感激的语言中获取自己需要的信息?
2是否会利用下属工作汇报完后,突然谈一些汇报外的话题,观测下属的实际想法与该方面的能力?
不要只会责骂
哪个孩子不是在尝试中长大的?
如果你的孩子在吃饭的时候——他只有三岁,饭碗掉到地上摔烂了,你“啪”一个耳光就打上去,那么,你家孩子以后拿碗手都会发抖。
其实,正确的做法是,他的碗摔碎之后,你用很快的速度把它收走,然后再给他一个新碗,说:
“小宝啊,再拿拿看,刚才那个碗是怎么掉下去的?
”你很快就会发现,他自己会发现那个碗是怎么掉下去的,这就叫做尝试。
用一个碗的代价,让一个孩子知道如何端碗是值得的。
所以换句话说,花点学费,让属下去体会是值得的。
很多领导不愿意犯任何错,也不愿意让下属做任何实验,这听起来很安全,其实他就成了一个永远长不大的业务员。
提供方法,紧盯过程
与下属沟通,重要的是提供方法和紧盯过程。
如果你做过业务,就告诉他合约是怎么签的;
如果你管过仓库,就告诉他存货是怎么浪费的;
如果你当过财务,就告诉他回款为什么常常有问题。
总之,做人家的领导,就是要给人家方法。
沟通就是为了要获得方法,你既然比他有经验,就把你的方法提供出来。
但是人总有一种惰性,为了防止有人偷懒,方法提供出来后,还要紧盯过程。
◇水平沟通
什么是水平沟通?
这里指的是没有上下级关系的部门之间的沟通。
因部门和平级之间沟通经常缺乏真心,没有肺腑之言,没有服务及积极配合意识,所以水平沟通存在很多障碍,最常见的就是“踢皮球”了。
在全球企业视野内,这样的障碍无处不在。
正因如此,水平沟通对双方的沟通能力提出了很高的要求。
1主动
在单位,王经理与同级领导的关系非常紧张,他为此感到很苦恼。
这一天,他向朋友诉说心中的苦闷,朋友给他讲了一个“让地三尺”的故事:
古时候,一个丞相的管家准备修一座后花园,希望花园外留一条三尺之巷,可邻居是一名员外,他说那是他的地盘,坚决反对修巷。
管家立即修书京城,看到丞相回信后的管家放弃了原计划,员外颇感意外,执意要看丞相的回信。
原来丞相写的是一首诗:
千里家书只为墙,
让他三尺又何妨。
万里长城今犹在,
不见当年秦始皇。
员外深受感动,主动让地三尺,最后三尺之巷变成了六尺之巷。
王经理听了很受启发,现在,他和同级领导相处得非常融洽,且配合默契,工作效率也大大提高了。
水平沟通第一个要求是主动。
案例中王经理前后的变化,道出了一个永不磨灭的真理:
只要主动与同级部门沟通,自然就会拥有博大的胸怀。
2谦让
在企业里,凡是比你先进来的人,都是你的前辈。
日本人遇到这种情况,他们有一句话叫:
“先进。
”无论谁进入企业工作,面对其他部门的同事要谦虚,多称他们为“先进”,多称他们为前辈,这对你没有任何坏处。
你为什么要人家记得你是大学高才生?
这种高傲的态度很难让人家帮助你。
一个人只有学会了谦虚,在需要帮助的时候才会容易得到别人对你的支持。
3体谅
一个业务经理跟厂长说:
“厂长,这个订单你给插个单吧!
”插单,就是在生产计划中,临时来了一个订单把它插进去。
厂长不能够接受,说:
“这样插来插去,乱七八糟的,这个工厂还能干什么?
业务经理:
“厂长你不想插,我也无所谓,公司都不在乎,我也不在乎,反正你看着办。
”说罢,就走了。
厂长心想:
“跟我来这套,我就不插!
这时,另一个业务经理也要插单,他去找厂长时完全不是刚才那位那样的态度。
他说:
“厂长,我刚刚坐上这个职位,好不容易抢了一个订单,看起来是个小订单,但对我来讲是拼了半条老命才拿到的。
厂长,我知道您的工作很满,但是我已经查了一下,下个礼拜二、礼拜三、礼拜四,您分别各有两个小时的空档,我这张小单四个钟头就可以做完了,您看,下个礼拜二到礼拜四,我能不能用你其中四个钟头,比如说礼拜二两个钟头,礼拜三两个钟头?
厂长还在犹豫。
业务经理又说道:
“厂长,我的兄弟我会叫他过来帮忙,你看是搬材料还是搬机器?
还有,厂长,我手上有一点点预算,两万块钱,我打算拨个五千给你的兄弟们,加加菜,喝喝汽水,你看怎么样?
厂长一听,笑了笑说:
“好吧,你的兄弟不用过来。
当然不用过去,去了也是白去,他们又不懂工厂生产,但是那五千块不要忘记。
为什么前一个业务经理插单不成,后一个业务经理就成功了呢?
一个人跟别的部门沟通的时候,不但要主动地帮别人把事情分析好,还要想方法让人家只说:
“是”、“可以”,这叫做体谅。
而不是说:
“厂长,你不在乎,我也不在乎,公司无所谓,我也无所谓。
”这招叫做烂招,人家根本不怕,有本事去状告董事长好了。
何必要弄成这样呢?
所以一个人要多体谅别人,从他的角度去替他着想,替他排时间,替他去找预算,这才叫做真正解决问题。
4协作
人都是先帮助别人,才能有资格叫人家来帮助你,这就叫做自己先提供协作,然后再要求人家配合。
我们不妨借用团队管理的例子,来说明这一道理。
令人欣羡的高绩效团队是一支常胜军,他们不断破纪录,不断改造历史,创造未来。
作为伟大团队的一分子,每个人都会骄傲地告诉周围的人说:
“我喜欢这个团队!
我觉得自己活得意义非凡,我永远不会忘记和那些人心手相连、共创未来的体验。
有一次,我到马来西亚出差,在机场看到一个很漂亮的高尔夫纪念品,我就把它买回来了,其实我不打高尔夫。
但我们那个财务经理很喜欢打高尔夫球,我要把那个纪念品送给他。
后来我发现税法修改,我就马上买了两套最新修改的税法,也送给了他。
我当然知道,他要叫公司买公司也会买,但是我买了两套送给他,那个感觉就不一样了。
结果有一次我的原料商跟我说,我们公司每次给他们开票时间太长,他们都不想把好的材料给我们了。
没有好的材料哪能做出好东西?
我只好去跟财务经理说:
“财务经理,对方说我们每次开票,开三个月的久了一点,那个好的铁砂可能不想卖给我们了,你看开两个月怎么样?
他愣了一下说:
“当然。
只要董事长没有意见,我就没有意见。
“太好了,财务经理,我刚才跟董事长汇报过,他说只要你没有意见他就没有意见,既然你们两个都没有意见,那么就开两个月的吧。
你看怎么样?
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