如何做好公文处理Word文件下载.docx
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8、工作的细致性。
因为公文及公文处理有鲜明的政治性,所以我们的工作来不得半点马虎;
因为公文及公文处理具有明显的功效性,所以我们的工作不能有丝毫的懈怠;
因为公文及公文处理具有明显的广泛性,所以我们的工作就不能有任何的偏差和漏洞;
因为公文及公文处理具有主体的权威性,所以我们的工作更要严格要求,慎言慎行。
四、公文的种类
公文的分类:
按行文方向分,有下行文、上行文、平行文。
按阅知范围分,有秘密公文、内部公文和周知性公文。
按缓急时限划分,有紧急公文和常规公文两类。
按用途分,党的机关公文种类主要有14种:
决议、决定、指示、意见、通知、通报、报告、公报、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。
国家行政机关公文主要有13种,与党的机关公文种类也不尽相同。
如决议、指示、公报、条例、规定是党委部门才有的公文种类,而命令、公告、通告、议案是国家行政机关才有的文种。
比如区委办、区政府办联合下发了一个《关于进一步精简会议和文件的规定》,以区委办为主办单位,“规定”这一文种是适用的,但如果政府办下发文件,那就用错了文种。
(一)决议用于经会议讨论通过的重要决策事项。
(二)决定用于对重要事项作出决策和安排。
或奖励有重大贡献的单位和人员。
(三)指示用于对下级机关布置工作,提出开展工作的原则和要求。
(四)意见用于对重要问题提出见解和处理办法。
作为上行文,应按请示性公文的程序和要求办理,作为下行文,下级机关应遵照执行,作为平行文,供对方参考。
(五)通知用于发布党内法规、任免干部、传达上级机关的指示、转发上级机关和不相隶属机关的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或者周知的事项。
(六)通报用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。
(七)公报用于公开发布重要决定或者重大事件。
(八)报告用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议,答复上级机关的询问。
(九)请示用于向上级机关请求指示、批准。
(十)批复用于答复下级机关的请示。
(十一)条例用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度。
(十二)规定用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。
(十三)函用于机关之间商洽工作、询问和答复问题,向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。
(十四)会议纪要用于记载会议主要精神和议定事项。
五、发文办理
发文办理包括公文的草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发、传递等程序。
主要把好“两关”,即文稿草拟关和公文审核关。
一是把好文稿草拟关。
重要文件应由领导人亲自撰写,一般日常文件由秘书部门或业务部门拟稿,通常是“谁主管、谁起草”。
草拟公文应当做到:
1.确保公文符合党的路线方针政策和国家的法律、法规、规章和上级机关的有关规定。
公文内容不能与国家的法律、法规相冲突,必须符合全局利益。
2.公文的语言表达要准确体现发文机关的意图,确保语言规范。
一是要避免采用比喻、借代、拟人、夸张等修辞手法,防止产生语言歧义。
二是标点符号、计量单位、数字等用法必须符合国家有关规定,如标点符号必须规范,计量单位必须采用公制,数字除部分结构层次序数和在词、词组、成语、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,一般采用阿拉伯数字。
三是人名、地名、单位名称等专用名词必须符合规范要求,如人口和计划生育局,不能简称“计生局”或“人计局”,只能简称为“人口计生局”等。
文内使用非规范化简称,应当先用全称并注明简称。
使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
引用公文应当先引标题,后引发文字号。
四是名词概念表述必须保持一致性,同一概念前后文尽量使用同一表述。
五是尽量使用规范的书面语言,少用或不用口头语言,做到不粗俗、不做作、不生造,保证公文表达客观真实、严谨准确。
3.要切实精简文字篇幅,要努力做到“文简事明”、“文约事丰”,即用最简练的文字把事情说明白,用最简短的语言传递更丰富的信息。
4.要正确使用公文的文种,公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的关系确定。
一是必须与机关的职能相一致,不能越权使用。
如条例属于中央组织使用,地方各级组织都无权使用;
决议必须是有决策权的会议如党代会、党委全会、党委常委会等才能使用,其它的则不能使用;
决定是具有决策权的组织和会议如地方党委或党委全会等才能使用,办公室及各职能部门对外行文不能随意使用。
二是必须与行文关系相一致,不能逆向使用。
向上级机关报送的公文,必须使用请示、报告等上行文;
向下级机关发文,必须使用通知、通报、指示、决定、批复、意见等下行文,向平行机关(或不相隶属机关)行文则要使用函。
三是必须与行文目的和内容相一致,不能随意使用。
如目的是请求上级指示、帮助和支持的,应当使用请示;
目的是向上级汇报工作、反映情况的,使用报告;
目的是明确办事程序、规范相关行为,就要使用规定、办法。
等等。
5.要正确使用公文的格式。
等会我们还要专题讲。
部门代区委、区政府或“两办”草拟的公文文稿或要求区委、区政府或“两办”批转的公文文稿,应注明行文理由并由部门主要负责人签字同意或加盖部门印章。
对文稿中涉及其他部门职权范围的事项,主办部门应主动与有关部门协商一致;
如有分歧,主办部门主要负责人应出面协调,仍不能取得一致时,主办部门可以列明各方理据,提出建设性意见,并与有关部门会签后报区委、区政府协调或裁定。
二是把好公文审核关。
公文文稿送机关负责人签发前,应当由办公室进行审核。
核文要做到“四看”一看党委会议是否研究并明确要求行文。
要求行文的,应认真与会议纪要或会议记录进行核对,严格按照会议精神办理;
二看上级党政机关是否提出行文要求。
有要求的,必须认真与上级相关文件核对,切实贯彻上级要求;
三看是否有领导批示。
有领导批示的应按批示精神办理。
如领导同志意见与上级规定和党委会议精神相冲突的,应提请领导同志重新审示;
四看起草单位要求行文的理由是否充分、报送程序是否规范、要件是否齐全。
理由不充分、报送不规范、要件不全的应予退回。
文稿如需作较大修改,应当与起草部门协商或请其修改。
核文还要做好“四要”。
一是头脑要实,善于学习,勤于积累,不断用多方面的理论和知识充实自己;
二是心里要静,坐得住,沉得下,甘于寂寞,专心致志,默默无闻;
三是眼睛要尖,盯得住,看得紧,不跳过任何细小的错误,保持一丝不苟、坚忍不拔的精神状态;
四是嘴巴要紧,严守纪律,保守秘密,不能随意透露领导批示和内部协调讨论情况。
核文最后还要做到“八不发”。
一是与中央方针政策和法律法规相抵触的不发;
二是对上级精神照抄照转的不发;
三是纯属政府工作范围的不以两家名义发;
四是属部门职能范围的不以区委或区委办公室名义发;
五是部门之间未协商一致的不发;
六是可通过口头请示、汇报、协商等形式解决的不发;
七是能用其他形式发的不用正式文件发;
八是时机不成熟或时效已过的不发。
这时可以看出,核文是一项非常重要又很关键的程序,应该认真做好,但从全区文书、保密、档案抽查来看,很多单位的办公室在制发文件时,对其他业务科室的文稿放弃了核稿,有的把关形同虚设。
有的因为相关科室先找领导直接把字签好了,碍于情况面,有的是自己图省事,发了算了,反正领导已经签字了。
签发公文。
文稿审核后,应将草拟原稿、修改稿和有关背景材料一并送相关领导审核,最后送单位负责人或机关负责人审定签发。
未经办公室审核的文稿,相关负责人可不予签发。
区委办公室发文程序:
承办科室——分管副主任——文书科——分管机关副主任——主任——相关副书记或书记。
各单位也应比照区委办公室确定发文程序,但必须要注意,文件一定要经单位分管领导审核把关,不能直接由单位主要负责人签发。
还有的单位办公室将文件起草后不经领导签发,就直接印发了。
这是很不规范的,也是不合法的。
万一出了什么事,那就要办公室自己承担责任了。
以本机关名义制发的上行文,必须由主要负责人或主持工作的负责人签发;
以本机关名义制发的下行文或平行文,由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。
机关负责人签发公文,应当写明具体意见,并署上姓名和签发日期。
复核公文。
公文文稿签发后统一由文秘部门进行复核编发文字号。
复核的重点是:
审批、签发手续是否完备,附件材料是否齐全,格式是否统一、规范等。
经复核需要对文稿内容进行实质性修改的,应按程序复审。
签发后的文件应进行登记编号。
每份文件应按发文字号进行登记,以便于进行管理和查找。
登记的项目主要有发文日期、发文字号、文件标题、密级、份数、发往机关、签收、归入卷号、备注等。
加盖印章应当符合有关规定,做到端正、清晰。
分发公文应当进行登记。
“三密”公文应当标明秘密等级,由机要通信部门传递或指定专人传递。
六、收文办理
收文办理包括公文的签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。
签收。
公文应由办公室的专门人员统一负责签收,按程序办理。
签收公文应当逐件清点,如发现问题,应及时向发文机关查询,并采取相应的处理措施。
急件应当注明签收的具体时间。
登记。
收文登记是管理收入文件的“帐目”可以用它记录收入文件及其处理情况,控制文件的运转,明确交接责任,避免紊乱。
具体要求是:
首先要做到“登记一本帐”,即凡文秘部门经管的外来文件要逐件登记,不论是直接发来的还是参加会议的人员捎带回来的,是纸质红头文件还是通过商密网收取的电子公文,是重要文件、机密文件还是一般、普通文件等,都要一件不漏地予以登记入帐,这就叫“登记一本帐”。
其次,登记要分门别类,坚持“四个分开”,即收文与发文要分开,涉密文件与普通文件要分开,正式文件与电话记录要分开,信访文书与一般文件要分开。
最后要对文件的传阅、借用、催办等登记尽量与收文登记合在一起,做到一帐多用。
审核。
收到下级机关上报的需要办理的公文,应当进行审核。
审核的重点是:
是否应由本机关办理;
是否符合行文规则;
内容是否符合法律、法规、规章及其他有关规定;
涉及其他部门或地区职权的事项是否已经协商、会签;
文种使用、公文格式是否规范。
对不符合《中国共产党机关公文处理条例》和《湖北省国家行政机关公文处理实施细则》规定的公文,可以退回呈报单位并说明理由。
拟办。
拟办是办文人员对需要本机关办理的公文,在领导人批办之前,提出参考性初步处理意见的工作环节。
这是收文处理进入实质性阶段的第一步。
办文人员应及时附上公文传阅单,提出办理意见送负责人批示或交有关部门办理。
拟办意见力求准确,把握不准时应先主动向有关方面了解情况。
对只要求机关单位领导阅读知道,无需办理的,就可以写上“请**领导阅”字样。
对需要传达贯彻或具体办理,文秘人员无需提出参考性意见,只注明哪位领导阅示即可,有的请一位主管的领导阅后提出批办意见,再由有关部门、人员执行即可,可用“请***领导阅示”之类字样。
有的可提出建议,如“请***领导阅示,拟由***单位办理”字样。
对紧急公文应明确办理时限;
对需要几个部门承办的公文,应明确主办部门。
主办部门应主动同有关部门协商办理。
很多单位对来文一律呈单位主要领导阅或班子成员阅,这样就没有发挥办公室参谋助手作用,加重了领导的负担,耗费了领导的精力,同时也影响了办文的效率。
批办。
审批公文时,对有具体请示事项的,主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期,其他审批人圈阅视为同意;
没有请求事项的,圈阅表示已阅知。
对机关负责人审批过的公文,文秘部门登记后应及时转有关部门办理。
拟办和批办时,都应使用符合存档要求的书写材料,象圆珠笔、红笔、铅笔都不符合条件,需要送领导阅批的传真件,应当复印后办理,因为一般的传真纸是不能保存的。
承办。
承办部门收到交办的公文后应当及时办理,不得延误、推诿。
紧急公文应当按时限要求办理,确有困难的,应当及时予以说明。
对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的,应当及时退回交办的文秘部门并说明理由。
催办。
送负责人批示或者交有关部门办理的公文,文秘部门要负责催办,对紧急公文跟踪催办,重要公文重点催办,一般公文定期催办。
各单位在公文办理中应避免出现以下情况:
1.不按隶属关系和职权范围行文。
一是要按隶属关系行文。
即上级机关对下级机关可以作指示、布置工作、提出要求;
下级机关可以向直接的上级机关报告工作、提出请示,上级机关对请示事项应予研究答复。
如果没有这种直接的领导与被领导关系,党和国家的方针、政策就难以层层贯彻落实。
二是要按机关的职权范围行文。
行文的内容应是本机关职责范围内的事项,而不能超出,超出了即为越权。
如果干涉了别的机关事务,不仅在实践中行不能,而且会造成政令混乱。
2.不得越级行文。
不越级行文体现了一级抓一级、一级对一级负责的原则。
一般情况下不能破坏这种原则,破坏了,就会造成混乱,也影响机关办事效率。
如遇有特殊情况,如发生重大的事故、防汛救灾等突发事件或上级领导在现场办公中特别交待的问题,可越能行文,特事特办,但要抄送被越过的上级机关。
否则,受文机关对越级公文,可退回原呈报单位,亦可作为阅件处理,不予办理和答复。
七、公文的传阅
传阅是指在文件只有一份或很少几份的情况下,而需要阅知的人又较多,故在他们中间传递阅知。
办文人员在处理公文时,都免不了要将公文进行传阅。
传阅文件的要求是:
一是传阅的次序。
上级来文是阅办件的,坚持先主要领导,次主管领导,后承办部门的顺序阅办;
是阅知件的,按领导的排序传阅。
下级来文或本级制作的文件,按领导排序逆向传阅,主要领导最后阅,便于综合各位领导意见,最后拍板定夺。
二是对投入传阅的文件,办公室文书人员要填好《文件传阅单》或《文书处理笺》,单上写明文件的标题、编号,交由分管机关领导排列好阅知人员的姓名。
阅知人阅后在单上签注批示或处理意见、姓名及阅文时间。
三是机要文件传阅不得横向传阅,即阅件人接交文件只对文书人员,阅件人之间不能自行传递文件。
这是文件传阅中避免发生差错的一种重要经验,过去管这种做法叫“传阅一个点”。
有条件的单位,可以采取设阅文室的方式,进行文件传阅。
八、几种近似公文文种的辨别
撰写公文,必须弄清各种公文的用途,正确选用文种。
多年来,错用文种的现象比较普遍,因此党、政、军公文处理办法或条例都把文种使用是否正确作为公文审核的重点之一。
而公文中有些文种的名称、性质或作用特点是非常近似的,这就给我们在文种的选择、掌握与具体运用上带来一些难度,以至于误用或滥用。
为此,要准确地使用公文文种,就不能不注意对近似文种的辨析。
这里我列举几种我们常用的文种来向大家介绍:
(一)通知与通报
这两个文种近似在一个“通”字上。
“通”字在这里是传达的意思,知和报均含知道的意思,具体方法是直陈情况与要求,所以,通知、通报均属告知性文件;
又按照理解上的习惯,传达一般是自上而下的传递,所以又都是下行文。
“通知”是机关公文中使用频率最高的一个文种。
“通知”是传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项;
批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文;
发布规章;
任免和聘用干部等使用的公文文种。
“通知”具有两个明显的特点。
第一,它是下行文的文种,平行机关、不相隶属机关之间行文时一般不得使用;
第二,性能多样,既具有指挥命令性,又具有事务知照性。
从公文处理的实践看,“通知”大体有下列几种类型,由于用途和内容不同,它们的写法也不同。
1、批示性通知。
此类通知往往是批转下级机关的“报告”、“意见”,转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文,印发本机关的工作计划、方案等。
如果是办公厅(室)转发平行机关(或不相隶属机关)的公文,则还应写上已经上级机关批准。
正文结尾一般有“请参照执行”、“请遵照执行”等惯用语。
有些批示性通知的正文很简单,特别是“印发”某些材料的通知,只表明印发这种材料的用意就可以。
2、指示性通知。
对下级机关直接下达指示,用指示性通知。
这种形式在工作中较为常见。
正文构成基本体现提出问题、分析问题、解决问题的结构方式。
“提出问题”和“分析问题”一般都写在一起,可称为“发文原由或目的”;
这段的结尾一般用“为…特通知如下(或特作如下通知)”以引起下文。
“解决问题”部分是文件的主体内容,往往是分条列项来写的。
3、机构区划调整类通知。
主要有设立新机构、机构调整、区划调整、非常设机构的设置等。
4、会议通知。
是知照会议时间、地点、参会人员和会议具体要求而发出的书面通知。
5、事务性通知。
机关单位日常例行事务的处理,如节假日放假、安排值班、安全保卫、防暑降温、作息时间变更等,通常用通知行文执行。
6、任免类通知。
这类通知最首要的是明确干部管理权限,明确任免程序。
“通报”是用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者交流情况的公文文种。
由于表彰通报、批评通报和交流情况通报的作用和目的不同,正文的写法也不同。
表彰性通报以表扬为出发点,以宣传先进典型、推广先进经验为目的。
一般由缘由、决定、要求三部分组成。
缘由部分写明表扬的原因、根据和目的。
写作时以叙述事迹为主。
要抓住表彰对象的思想品质和精神境界的本质之处,作为叙述的重点。
可以按人物、时间、地点、事迹或过程、影响和结果的顺序写作。
决定部分虽然文字很少,往往只有一两句话,却是表扬性通报的关键所在,特别要注意写得准确规范,即哪一级给予什么规格的表彰奖励,或授予什么规格的荣誉称号等。
最后,应提出希望要求。
提出的要求要切合实际,避免空洞说教,冗长无力;
或结合当前形势发出一个简短有力的号召。
批评通报以批评为出发点,以教育和警戒为目的。
首先要准确地叙述事实,包括事件发生的时间、地点、责任、后果等主要情况。
然后指出错误的性质和危害。
决定部分,准确地写明给予什么处理意见。
最后对通报批评的单位或受文机关提出希望,以达到吸取教训的目的。
通报和通知都是具有沟通情况交流信息作用的告知性公文。
二者的区别在于:
(1)从内容上看,通知的“通”字是用“知”作补充,知的本意是知道,这里又引申为知道办理。
严格地讲,通知是知照性文种,内容是发布、转发和批转文件、安排部署工作的,侧重于直接提要求,明确界限;
而通报的通字是用报作补充,报在这里的含义是陈述情况,严格地讲,它是陈述性公文,它的内容侧重于说明、介绍某一事物或问题的情况,是具体的正反典型事例或客观实际情况。
通报既可以提出下一步工作要求(如指导性通报),也可以不提任何要求(如情况性通报),而通知是必须有下一步工作的意见与要求的,否则,就失出了作为通知文种存在的本色。
(2)从制作时间来看,通知是在事前发文;
通报则是事后发文。
即事前通知,事后通报。
(二)公告、布告、通告
1.含义
公告是国家人大、行政机关在各自的公文处理法规中明确规定的主要文种之一;
布告是中国人民解放军机关使用的主要公文文种;
通告是国家行政机关和人民解放军机关使用的公文主要文种之一。
2.适用范围分别是:
公告是人大机关和国家行政机关向国内外宣布重要事项或者法定事项时使用的告知性文种;
布告是人民解放军机关公布应当遵守或周知事项时使用的告知性文种;
通告是国家行政机关和军队机关在一定范围内,公布应当遵守或周知事项时使用的告知性文种。
3.特点
这三个文种近似在“告”字上,即均属告知性的文种,它们的相同点:
一是公开。
主要采用公开张贴或报纸刊登、电台电视广播的形式予以公开发布,只有个别通告是使用内部行文的方式。
这与其他公文文种基本上使用内部行文的形式大不相同。
二是广泛。
在发布范围上,一般是知晓的人越多越好,最好是家喻户晓。
而其他文种并非如此,多数是在特定的范围内运行,有的甚至划定一个限制阅读的界限。
如密件。
三是庄重。
公告是党和国家机关使用的,布告是各级人民政府和人民解放军机关使用的,通告的使用者虽较前面两告广泛,但一般也是具有权威的机关及管理部门。
在内容上除一部分是为了周知用的,较多的是用以规范人们的社会行为,要求人们不但要知晓,而且要严格遵守与服从,这在某种程度上与法规很近似。
不同点:
一是从所宣布告知事项的性质来看,公告重于布告更重于通告,它是用来宣布党和国家重要事项和法定事项的。
这里的一个重要、一个法定,显然是布告、通告的内容所不能相提并论的,因为布告、通告主要用于发布应当遵守和周知的事项。
二是从所公布的范围看,公告是面向国内外的,范围最广;
布告是面向国内社会的;
通告则是针对社会的某一方面,用于局部范围。
三是从所发布的机关看,公告的发布机关级别高,一般只有党和国家的高级机关才使用;
布告除人民解放军机关外,在地方上必须是一级人民政府方可使用,也就是说,各级人民政府所属的部门不可使用布告来告知事项;
至于通告文种,上至中央机关,下至基层部门则均可使用。
(三)请示、报告、函
请示是向上级机关请求指示、批准时使用的频率极高的一个上行文种。
请示这一文种,在党政机关的公务活动中使用得比较广泛。
如对党和国家的有关方针、政策、法律、法令不甚了解,有待上级明确批示的问题;
工作中发生了重大问题,或原无规定、无依据、难以处理,希望上级给予指示的问题;
工作或生产中遇到了困难,需要上级帮助解决的问题;
因本地区、本系统、本单位由于情况特殊而难以执行统一规定,需要变通处理、请求批准的问题;
本单位职权范围内不能决定或解决不了,有待上级批准的问题;
本单位意见分歧,无法统一,要求上级裁决的问题;
以及建立机构、增加编
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