时间如何管理培训Word格式.docx
- 文档编号:20538839
- 上传时间:2023-01-23
- 格式:DOCX
- 页数:32
- 大小:49.90KB
时间如何管理培训Word格式.docx
《时间如何管理培训Word格式.docx》由会员分享,可在线阅读,更多相关《时间如何管理培训Word格式.docx(32页珍藏版)》请在冰豆网上搜索。
這一句話是︰珍惜時間,不要拋棄學問。
以前的功課也許有一大部分是為了這張文憑,不得已而做的。
從今以後,你們可以依自己的心愿去自由研究了。
趁現下年富力強的時候,努力做一種專門學問。
少年是一去不複返的,等到精力衰竭的時候,要做學問也來不及了。
有人說︰出去做事之後,生活問題急需解決,哪有功夫去讀書?
即使要做學問,既沒有圖書館,有沒有實驗室,哪能做學問?
我要對你們說︰凡是要等到有了圖書館才讀書的,有了圖書館也不肯讀書;
凡是要等到有了實驗室方才做研究的,有了實驗室也不肯做研究。
你有了決心要研究一個問題,自然會節衣縮食去買書,自然會想出法子來設定儀器。
至於時間,更不成問題。
達爾文一生多病,不能多做工,每天只能做1點鐘的工作。
你們看他的成績﹗每天花1點種看10頁有用的書,每年可看3600多頁書;
30年讀11萬頁書。
諸位,11萬頁書可以使你成為一個學人了。
可是每天看3種小報也得費你1點鐘的功夫;
四圈麻將也得費你1點半鐘的光陰。
看小報呢?
還是打麻將呢?
還是努力做一個學人呢?
全靠你們自己選擇﹗
易卜生說︰你的最大責任就是把你這快材料鑄造成器。
學問就是鑄器的工具。
拋棄了學問便是毀了你自己。
再會了,你們的母校眼睜睜地要看你們10年之後成什麼器。
看到胡適先生的這一番語重心長的話語,你有何感受?
“時間就是效率”、“時間就是金錢”、“時間就是生命”、“一寸光陰一寸金,寸金難買寸光陰”,諸如此類的描述我們每個人都可以脫口而出,但是我們做得究竟怎樣呢?
我們常常聽到──
“我要是在大學多學點東西就好啦﹗”
“我應該少看些電視,好好地約束自己,多讀點書﹗”
“時間根本不夠用,公司股價節節下降,董事會和股東像一群蜜蜂一樣叮得我滿頭包;
同事間爭權奪利,我總是擔任和事佬的角色;
家人總也見不到我,幾乎把我登報作廢﹗”
世界幾乎全面地在進步,但我們一天還是只有24小時。
最成功和最不成功的人一樣,一天都只有24小時,但區別就在於他們如何利用這所擁有的24小時。
那麼時間究竟是什麼呢?
我們哲學家這樣說︰“時間是物質運動的順序性和持續性,其特點是一維性,是一種特殊的資源。
”
要想能夠真正地了解時間並且管理“時間”,我們有必要對時間的本質有深刻的認識。
首先讓我們先了解時間的四項獨特性︰
(1)供給毫無彈性︰時間的供給量是固定不變的,在任何情況下不會增加、也不會減少,每天都是24小時,所以我們無法開源。
(2)無法蓄積︰時間不象人力、財力、物力和技術那樣被積蓄儲藏。
不論愿不願意,我們都必須消費時間,所以我們無法節流。
(3)無法取代︰任何一項活動都有賴於時間的堆砌,這就是說,時間是任何活動所不可缺少的基本資源。
因此,時間是無法取代的。
(4)無法失而複得︰時間無法象失物一樣失而複得。
它一但喪失,則會永遠喪失。
花費了金錢,尚可賺回,但倘若揮霍了時間,任何人都無力挽回。
小案例︰
如果銀行每天早晨向你的帳號撥款8.64萬元。
你在這一天可以隨心所欲,想用多少就用多少,用途也沒有任何的規定。
條件只有一個︰用剩的錢不能留到第二天再用,也不能節余歸自己。
前一天的錢你用光也好,分文不花也好,第二天你又有8.64萬元。
請問︰你如何用這筆錢?
1.2什麼是“時間管理”?
“時間管理”所探索的是如何減少時間浪費,以便有效地完成既定目標。
由於時間所具備的四個獨特性,所以時間管理的對象不是“時間”,它是指面對時間而進行的“自管理者的管理”。
請注意︰
(1)所謂“時間的浪費”,是指對目標毫無貢獻的時間消耗。
(2)所謂“自管理者的管理”──你必須拋棄陋習,引進新的工作模式和生活習慣,包括要訂立目標、妥善計畫、分發時間、權衡輕重和權力下放,加上自我約束、持之以恆才可提升效率,事半功倍。
大凡能夠在事業上做出卓越成績的人都是時間管理的專家,格裡在威格利南方聯營公司當了20多年的總經理,該公司是美國最成功的超級市場之一,他獲得了許多值得引證的榮譽。
第一,他的工作歷程記錄幾乎為所有的總經理所羨慕,這個記錄中包括連年不斷的銷售記錄和利潤記錄。
第二,他毫不鬆懈地連續應用計畫、組織、授權、激勵、評價和控制等項目基本原則,顯示了他專業管理的精神。
第三,他獻身時間管理原則的事跡已經得到大量文章的讚揚。
在格裡看來,正確的管理的基礎是良好的時間管理。
在訊息爆炸的今天,咨訊的空間在無限地擴展,面臨競爭的壓力、客戶高品性的需求,您是否又有些無所適從呢?
由於時間所具有的獨特性,時間在各種資源中又往往容易被我們忽略。
在上面的“銀行撥款”案例中,我們不難發現︰每天我們有24小時,每小時由60分鐘組成,每分鐘由60秒組成,總計就是8.64萬秒。
擁有這樣的一筆財富,我們怎么可以視而不見?
又怎么可以隨意處之?
這個問題恐怕需要我們花點時間來考慮。
有人曾粗略地統計過一個活到72歲的美國人對時間是怎么花的︰
睡覺︰21年
工作︰14年
個人衛生︰7年
吃飯︰6年
旅行︰6年
排隊︰6年
學習︰4年
開會︰3年
打電話︰2年
找東西︰1年
其它︰3年
看了上面的這一組數據,您有何感受?
“時間管理”一直是個重要的問題,但從來沒像今天這么重要過,為什麼?
原因如下︰
*尋求事業、家庭與社會生活平衡的需要
*訊息爆炸
*競爭的壓力
*你的客戶對品性的要求
看來我們要成為一個高效的時間管理者和頭班人,減少時間浪費的現象,確非易事。
那麼,我們的問題究竟在那裡呢?
第二章、時間管理的誤區
我們探索克服時間浪費的途徑便是“培養克服時間管理誤區的技能”。
所謂時間管理的誤區,是指導致時間浪費的各種原素。
以下列出時間管理的五個誤區,請大家仔細閱讀並分析,看看自已是否存在同樣的問題︰
誤區之一︰工作缺乏計畫
查理斯‧史瓦在半世紀前擔任伯利恆鋼鐵公司總裁期間,曾經向管理顧問李愛菲提出這樣一個不尋常的挑戰︰“請告訴我如何能在辦公時間內做妥更多的事,我將支付給你任意的顧問費。
”李愛菲於是遞了一張紙給他,並向他說“寫下你明天必須做的最重要的各項工作,先從最重要的那一項工作做起,並持續地做下去,直到完成該項工作為止。
重新檢查你的辦事次序,然後著手進行第二項重要的工作。
倘若任何一項著手進行的工作花掉你整天的時間,也不用擔心。
只要手中的工作是最重要的,則堅持做下去。
假如按這種方法你無法完成全部的重要工作,那麼即使運用任何其它方法,你也同樣無法完成它們,而且倘若不借助某一件事的優先次序,你可能甚至連哪一種工作最為重要都不清楚。
將上述的一切變成你每一個工作日裡的習慣。
當這個建議對你生效時,把它提供給你的部屬採用”。
數星期後,史瓦寄了一張面額兩萬伍仟美元的支票給李愛菲,並附言她確實已為他上了十分珍貴的一課,伯利恆瓮後來之所以能夠躍升為世界最大的獨立鋼鐵製造者,據說可能是導因於李愛菲的那數句真言。
儘管計畫的擬定能給我們帶來諸多的好處,但我們有的同事從來不做或是不重視做計畫,原因不外乎如下幾條︰
1、因過分強調“知難行易”而認為沒有必要在行動之前多做思考;
2、不做計畫也能獲得實效;
3、不了解做計畫的好處;
4、計畫與事實之間極難趨於一致,故對計畫喪失信心;
5、不知如何做計畫。
我們作為一個高新科技企業的員工,要步上頭班化的道路,成為一個強調實效性的頭班人士,不應該把以上原因當做工作中的藉口,為什麼呢?
剖析如下︰
1、固然有些事情是易行而難料的,但若過分地強調這一點,則有可能養成一種“做了再說”或“船到橋頭自然直﹗”的僥倖心理。
試問︰房子燃燒的緊要關頭,消防隊員是否應立刻拿起水龍頭或滅火筒進行搶救,還是應花費少許時間判別風向、尋找火源、分派工作,然後再進行搶救?
2、不做計畫的人只是消極地應付工作,他將處於受擺佈的地位;
做計畫的則是有意識地支配工作,處於主動的地位、並提升工作效率。
3、由於目標中擬定假設的客觀環境發生變動,計畫與事實常常難以趨於一致,所以我們必須定期審察我們的目標與計畫,做出必要的修正,尋找最佳途徑。
但如果是處於無計畫的引導,則一切行動將雜亂無章,最終走進死胡同。
綜上所述,由於我們的工作缺乏計畫,將導致如下惡果︰
1、目標不明確
2、沒有進行工作歸類的習慣
3、缺乏做事輕重緩急的順序
4、沒有時間分發的原則
誤區之二︰組織工作不當
組織工作不當的主要體現下以下幾個方面︰
*職責權限不清,工作內容重複
*“事必躬親,親力而為”
*溝通不良
*工作時斷時續
首先,學會如何接受請托︰
對於我們每一個人來說,所面臨的請托可能來自部屬、上司、其它同級管理者、或是組織以外的人士。
在很多請托中,有一類是職務所系而責無旁貸的;
另一類雖然也是職務所系,但請托本身卻是不合時宜或是不合情理的;
尚有一類請托則屬無義務予履行的請托,經常引起我們困擾的是後兩類請托。
倘若我們為了想做廣受愛戴的好人而有求必應,則各色各類的請托將四面八方地源源涌來。
一旦他辦不妥委托的事項,則不僅他所企求的愛戴將化為烏有,而且他將喪失請托者尊敬。
“明智地接受請托”的重要性在於︰第一︰“拒絕”是一種“量力”的表現。
有的請托若由他人承受可能比你承受更為恰當,你不妨對請托者提出適時的建議。
第二,拒絕是保障自己行事優先次序的最有效手段。
倘若因勉強接受他人的請托而擾亂自己的步伐,是不合理的、不明智的。
所以在我們接受請托之前不妨先先問問自己︰這種請托是屬於我的職責範圍內嗎?
對實現我的目標有幫助嗎?
如果接受它,將付出什麼代價?
如果不接受他,則需承擔什麼後果?
經過這一番“成本──效益分析”之後,你就可以決定取舍了。
其次,學會利用資源︰
對於基層人員而言,要善於利用資源,學會從相關的部門或人員手中獲取所需的資料,既節約了時間,又保證了訊息的正確性。
比如你想了解本月度部門考勤訊息,不妨去問問部門秘書;
想了解公司的考勤訊息,不妨去問問公司的考勤管理員;
等等。
對於管理者而言,他們經常容易犯下面的錯誤︰
1、擔心部屬做錯事;
2、擔心下屬表現太好;
3、擔心喪失對下屬的控制;
4、不願意放棄得心應手的工作;
5、找不到合適的下屬授權。
其實每個人的精力都是有限的,尤其是管理者應當學會授權,將主要的精力和時間放在更重要的事情上。
誤區三︰時間控制不夠
在前面的“小張的故事”中,小張在時間管理上最大的惡習就是拖延時間,以致到頭來一事無成。
我們提供了一個拖延商數的測驗,請你先做一下自我評核。
拖延商數測驗
請據實選擇以下每一個陳述最切合你的答案︰
(1)為了避免對棘手的難題採取行動,我於是尋找理由和藉口。
A非常同意B略表同意C略表不同意D極不同意
(2)為使困難的工作能被執行,對執行者下壓力是必要的。
(3)我經常採取折衷辦法以避免或延緩不愉快的事是困難的工作。
(4)我遭遇了太多足以妨礙完成重大任務的干擾與危機。
(5)當被迫從事一項不愉快的決策時,我避免直截了當的答覆。
(6)我對重要的行動計畫的追蹤工作一般不予理會。
(7)試圖令他人為管理者執行不愉快的工作。
(8)我經常將重要工作安排在下午處理,或者攜回家裡,以便在夜晚或週末處理它。
(9)我在過分疲勞(或過分緊張、或過分洩氣、或太受抑制)時,以致無法處理所面對的困難任務。
(10)在著手處理一件艱難的任務之前,我喜歡清除桌上的每一個對象。
評分標準︰
每一個“非常同意”評4分,“略表同意”評3分,“略表不同意”評2分,“極不同意”評1分。
總分小於20分,表示你不是拖延者,你也許偶爾有拖延的習慣。
總分在21至30分之間,表示你有拖延的毛病,但不太嚴重。
總分多於30分,表示你或許已患上嚴重的拖延毛病。
我們通常在時間控制容易陷入下面的陷井︰
1、習慣拖延時間,前面案例“小張的故事”中的小張就是一個典型的拖延時間的人。
2、不擅處理不速之客的打擾。
3、不擅處理無端電話的打擾。
4、泛濫的“會議病”困擾。
不少中、上層管理者曾經指出,會議竟佔去他們日常工作的時間的四分之一,甚至三分之一﹗然而更令他們感慨莫名的是,在這么多的會議時間之中,幾乎有一半是徒勞無功的浪費﹗
誤區四︰整理整頓不足
辦公桌的雜亂無章與辦公桌的大小無關,因為雜亂是人為的。
“雜亂的辦公桌顯示雜亂的心思”是有道理的。
讓一個不富條理的人使用一個小型的辦公桌,這個辦公桌會變得雜亂無章,即使給他換一個大型的辦公桌,不出幾日,這個辦公桌又會遭遇同樣的命運。
套用“帕金森定律”──“工作將被擴展,以便填滿可供完成工作的時間”,我們也可以匯出“檔案堆積定律”──“檔案的堆積將被擴展,以便填滿可供堆積的空間。
當你的上司向你索取一份技術資料,你是否能在第一時間從容不迫地遞給他?
當你需要一份訊息時,是否滿檔案夾地翻個底朝天?
下面是一份“檔案處置測驗”,看看你的檔案處置系統是否完善。
檔案處置測驗
請快速地解答以下十二個問題。
如你無法即刻對某些題目提供確切的答案,則請在題目前打問號“?
”。
1、訂購文具後所取得的帳單。
2、收到一本管理雜誌,其中可能具有值得閱讀的文章,但目前你無暇閱讀。
3、來自上司的會議通知(下周一舉行會議)。
4、某大學企管系學生寄來的問卷。
5、部屬交來的(或是你個人的)一份用於準備下一個月業務報告的有關資料。
6、一封需要盡快回複的信,但你必須先打數次電話才能回複。
7、一位你經常接觸的人告知新位址及新電話號碼的E-mail。
8、組織內其它平行部門的來函,要求取得你的部門的市場(或其它)調查報告。
9、某管理顧問公司中寄來的出版物宣傳單,你認為其中一、兩本書也許值得訂購,但你無法確定是否真正值得訂購。
10、客戶寄來的一封投訴信。
11、人事部門發出的有關員工考核程式的函件。
12、提醒自己明年及早準備財務預算的備忘錄。
假如你在以上十二個問題的前面寫上了兩個或兩個以上的“?
”,則表示你仍欠缺一套完整的檔案處置系統。
你最好盡快設計這樣的一套系統(包括你的紙面檔案夾和電腦檔案夾)﹗
誤區五︰進取意識不強
我們經常說到︰“人最大的敵人就是自己”。
有些人之所以能夠讓時間白白流逝而毫無悔痛之意,就象前面我們提到的“小張”,最根本的原因就是他個人缺乏進取意識,缺乏對工作和生活的責任感和認真態度。
主要表現下以下幾個方面︰
*個人的消極態度
*做事拖拉,找藉口不干工作
*唏噓不已,做白日夢
*工作中閑聊
如果我們一直處於遲鈍的時間感覺中,換句話說,當你覺得時間可有可無,不願面對工作中的具體事務,沈溺於“天上隨時掉下大餡餅”的美夢,那就需要好好反省自己了,因為你隨時在喪失寶貴的機會,隨時可能被社會所淘汰﹗
好了,前面我們談到了五個時間管理的誤區,不管以前我們做得怎樣,要記住︰世界上所有的成就都是“現下”所塑造的。
因此,我們要記取“過去”,把握“現下”,放眼“未來”。
送給大家一句話︰
昨天是一張已被註銷的支票,
明天是一張尚未到期的本票,
今天則是隨時可運用的現金。
請善用它﹗
3.1時間管理的六項基本原則
透過前面的學習,我們對時間管理的概念和誤區已經有了一個基本的認識,現下我們一起來探討時間管理的基本原則,只有對原則有了一個認識後,才有可能很好地運用時間管理的技巧與方法。
時間管理的六項基本原則︰
1、明確目標
2、有計畫、有組織地進行工作
3、釐清工作的輕重緩急
4、合理地分發時間
5、與別人的時間取得協作
6、製定規則、遵守紀律
下面我們就時間管理的六項基本原則分別進行闡述。
2.1原則之一︰明確目標
2.1.1目標刺激我們奮勇向上
在人生的旅途上,沒有目標就好像走在黑漆漆的路上,不知往何處去。
美國的一份統計結果顯示,一個人退休後,特別是那些獨居老人,假若生活沒有任何目標,每天只是刻板地吃飯和睡覺,雖然生活無憂,但他們後來的壽命一般不會超過七年。
雖說目標能夠刺激我們奮勇向上,但是,對許多人來說,擬定目標實在不是一件容易的事,原因是我們每天單是忙在日常工作上就已透不過氣,還哪來時間好好想想自己的將來。
但這正是問題的症結,就是因為沒有目標,每天才弄得沒頭沒腦、蓬頭垢面,這只是一個惡性循環罷了﹗
另外有些人沒有目標,則是因為他們不敢接受改變,與其說安於現狀,不如坦白一點,那便是沒有勇氣面對新環境可能帶來的挫折與挑戰,這些人最終只會是一事無成﹗
事實上,隨波逐流,缺乏目標的人,永遠沒有淋漓盡致發揮自己的潛能。
因此,我們一定要做一個目標明確的人,生活才有意義。
然而不幸的是,多數人對自己的願望,僅有一點模糊的概念,而只有少數人會貫徹這模糊的概念。
許多人在公司五年,卻沒有五年的經驗,只能說有五年一次的經驗。
許多年前,某報做過300條鯨魚突然死亡的報道。
這些鯨魚在追逐沙丁魚時,不知不覺被困在一個海灣裡,報道上說︰“這些小魚把海上巨人引向死亡。
鯨魚因為追逐小利而暴死,為了微不足道的目標而空耗了巨大力量。
美國作家福斯狄克說得好︰“蒸汽或瓦斯只是在壓縮狀態下,才能產生動力;
尼亞拉加瀑布也要在巨流之後才能轉化成電力。
而生命唯有在專心一意、勤奮不懈時,才可獲得成長。
”下面不妨讓我們一起看看“賴嘉的故事”。
賴嘉承隨父母遷到亞特蘭大市時,年僅四歲。
他的父母只有國小五年級的學歷,因此當賴嘉表示要上大學時,他的親友大多不表示支援,但賴嘉心意已決,最後果真成為家中唯一進大學的人。
但是一年之後,他卻因為貪玩導致功課不及格而被迫退學。
在接下來的6年,他過著得過且過的生活,毫無人生目標。
他大半時候都在一家低功率的電台擔任導播,有是也替卡車下貨。
有一天,他拿起柯維的第一本著作《相會在巔峰》,從那時起,他對自己的看法完全改變,發現自己有不平凡的能力。
重獲新生的賴嘉,終於了解到目標的重要性。
的確,目標決定我們的將來。
賴嘉的目標是重返大學,然而他的成績實在太差了,以致連遭墨瑟大學拒絕兩次。
在遭到第二次拒絕之後的某天,賴嘉無意間撞見院長韓翠絲,他趁機向她剖明心志。
結果,院長答應了他的請求,准許他入學,但有一個附加條件︰他的平均分數要達到乙等,否則就要再度退學。
賴嘉一改過去的散漫態度,以信心堅定、目標明確、內心無畏的姿態,重新踏入校門。
他每季平均進修多個學分。
經過2年零3個月,即以優異的成績取得了學位,緊接著再邁向更高的目標。
如今,這個伐木工人的兒子已成為賴嘉博士,他還在全美發展最迅速的教會擔任牧師,教會地點就在費城特爾市,距他成長的亞特蘭大僅數分鐘車程。
從上面的例子我們可以看出,有目標才有結果,目標能夠激發我們的潛能。
那麼我們究竟如何選擇或是製定正確的目標呢?
我們認為在選擇或製定目標時應考慮兩個方面︰一是目標要符合自己的價值觀,二是要了解自己目前的狀況。
請記住︰成功完全是一種個人現象,只有你所完成的事情和你的價值觀相符,你才會覺得成功。
為什麼有的人成功之後,又會感到空虛?
為什麼有的人得到名利後,卻發現犧牲了更可貴的事物?
鄧尼斯個人設定目標可以說是一個成功的例子。
在1974年,美國著名証券經紀人鄧尼斯是一個已干了6年的証券經紀人,以社會標準來看,他是美國中產階級分子的典範︰他擁有一個美滿的婚姻、三個聰明伶俐的孩子、一棟房子、兩部車,但是患了潰瘍。
証券經紀商的收入雖然不錯,卻與他的性格格格不入。
他希望活得更扎實,但現下卻無法支配自己的命運,這使他覺得受挫。
“只有自己與上帝才能支配我的命運”驚醒了他。
於是,他開始設立自己的目標。
他從小就愛好業餘無線電,於是他決定創業,成立鄧特隆無線電公司,生產並銷售“火腿”(指業餘無線電愛好者)的設備。
1974年4月,鄧尼斯辭去工作,賣掉車子當資金,以信用狀借款,開始在他的地下室生產業餘無線電設備。
鄧特隆公司誕生了。
他的許多朋友與親戚都以憂傷和驚慌的眼光看著他,斷定他發瘋了。
1974年8月24日,鄧特隆無線電公司成交了第一筆生意。
1975年4月,公司搬到了俄亥俄州崔斯堡的廠房中。
到1975年底,鄧特隆的營業額超過了100萬元。
今天,鄧尼斯已是一家資產數百萬元的工廠的股東與總裁。
2.1.2如何製定目標
一個目標應該具備以下五個特徵才可以說是完整的︰
具體的(specific)
可衡量的(measurable)
可達到的(attainable)
相關的(relevant)
基於時間的(time-based)
1、具體的︰
有人說︰“我將來要做一個偉大的人”。
這就是一個不具體的目標。
目標一定要是具體的,比如你想把英文學好,那麼你就訂一個目標︰每天一定要背十個單字、一篇文章。
有人曾經做過一個試驗,他把人分成兩組,讓他們去跳高。
兩組人的個子差不多,先是一起跳過了1米。
他對第一組
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- 时间 如何 管理 培训