采办管理办法文档格式.docx

采办管理办法文档格式.docx

《采办管理办法文档格式.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《采办管理办法文档格式.docx（11页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

4.2公司过渡解读我国以及当地政府法规及要求造成公司采办管理制度无法落实的风险。

4.3公司采办管理内控制度体系不健全带来的程序性缺失、程序性缺陷风险。

4.4采办管理组织不健全给采办决策的合理性、公正性带来的风险。

4.5技术与商务不分离带来的监督机制缺失的风险。

4.6决策与操作不分离造成采办活动不合规、干扰采办活动的风险。

4.7技术要求、技术文件质量差给采办工作质量、效率、成本控制、合规性带来的根本性风险。

4.8确定中标人之后工作范围、数量增减、付款条款的变更带来的舞弊、公正性、公司利益损失、信誉损害、法律风险。

4.9确定中标人之后，合同价格与中标人标书价格不一致带来的舞弊、公正性、公司利益损失、信誉损失、法律风险。

4.10不严格按照合同约定履行带来的舞弊、公正性、公司利益损失、信誉损害、法律风险。

4.11技术人员不专业给采办工作质量带来的根本性风险。

4.12技术人员渎职、舞弊带来的采办工作合规性、公司利益损失的风险。

4.13采办人员不足两名带来的舞弊、采办质量低下等风险。

4.14采办队伍建设不到位造成公司采办管理制度执行不到位、专业性不强造成采办活动不规范、质量低下甚至跨越红线的风险。

4.15不规范的采办行为给公司利益、合规运营管理带来的风险。

4.16上报的审批材料在公司无责任部门负责跟踪、履行审批手续给项目及时推进带来的效率与进度风险。

5释义

5.1总公司

指中国海洋石油总公司机关，包括总公司管理层和总公司机关各业务管理部门。

5.2公司

指中海油海西宁德工业区开发有限公司。

5.3所属单位

指中海油海西宁德工业区开发有限公司设立的全资或控股子公司、分公司、项目组、项目筹备组。

控股公司指公司直接或间接持有超过50%股权或在董事会（或类似管理机构）享有多数表决权的有限责任公司、股份有限公司、合资企业、合作企业、合伙企业等。

5.4采办

指以购买、租赁、委托或雇佣等方式获取物资、工程和服务的行为。

包括物资采办、工程采办、服务采办。

5.5物资

指各种物品，包括原材料、产品、设备、电力，以及货物供应的附带服务。

5.6工程

指各类土木工程、设备安装、管道敷设、装饰装修等建设及附带的服务；

基地更改项目；

设备或设施建造、更改项目。

5.7服务

指工程、货物以外的其他采购对象，如勘察、设计、维修、维护、物流、咨询、顾问、监理、研究、评价等服务。

5.8限上项目

指根据总公司采办管理规定，超过公司审批权限的采办项目。

5.9限下项目

指根据总公司采办管理规定，公司具有审批权限的采办项目。

5.10采办人员

指负责具体执行采办工作的采办岗位人员。

5.11供应商和承包商

指经总公司、公司或各项目（公司）审查认定，具备向公司或各项目（公司）提供货物及工程和服务能力的法人、其他组织或者自然人，以下统称“供应商”。

6采办管理组织机构及职责分工

6.1采办委员会

6.1.1采办委员会主任由公司总经理担任，固定成员为公司总经理、法规商务部主管领导和法规商务部总经理，其他成员视具体项目的业务性质由业务主管领导及业务主管部门总经理等人员组成。

采办委员会秘书由公司法规商务部总经理担任。

6.1.2采办委员会主要职责如下：

a）审议、批准开发公司年度采办策略与计划；

b）审议、批准采办管理权限内采办申请、评标小组名单、定标策略；

c）组织总公司委托的限上项目的招标工作；

d）审核上报总公司的其他采办事项；

e）审议、批准对所属单位重大采办问题的处理意见；

f）研究制订公司供应商管理目标规划；

g）批准进入、退出公司供应商库的供应商评估、考核标准；

h）批准进入、退出公司供应商库的供应商名单；

i）协调处理供应商管理过程中出现的重大问题；

j）批准、监督、检查供应商的准入、考评、处罚工作。

6.2评标小组

6.2.1公司法规商务部会同业务部门共同协商组建公司评标小组。

一般地，评标小组由商务组和技术组组成，由采办需求部门/单位技术代表和商务代表（如有）、招标机构代表（如适用）和专家组成，各评标小组成员人数总数为三人（含三人）以上单数，视采办项目重要程度再增加评标成员。

其中专家（海洋石油评审专家库内及国家评审专家库内的技术、经济等方面的专家）不得少于成员总数的三分之二。

专家的选用原则为专业相近，所属地区就近抽取。

特殊情况下集团采办部可以指派专家库中的专家参加评标小组。

6.2.2限上项目由总公司集团采办部采购/招标中心或授权公司根据相关规定组建/批准评标小组。

6.2.3评标小组的职责：

a）保守商业秘密，遵守职业道德；

b）充分理解招标文件；

c）严格执行评标程序，客观进行评价；

d）评价的资料、表格要保存完整。

6.3法规商务部

a）负责公司及所属单位的采办管理工作，根据国家法律、法规和其它规范性文件，结合公司的具体实际，制定、修改公司的各项采办管理规章制度，并上报公司采办委员会审核批准；

b）根据总公司、公司相关采办管理制度，审批所属单位的采办管理体系文件；

c）审批采办标准文件文本；

d）负责公司二级供应商库的建立、维护、管理工作，组织对供应商进行评估与考核，并对其进行分级和归类，供公司各单位统一使用；

e）组织总公司委托的限上项目的招标工作；

f）监督、检查、指导公司各所属单位的采办制度、程序的建立和完善，及时纠正采办工作中的违规行为；

g）负责按照总公司、公司相关要求组织公司各部门及所属单位完成所需的统计、信息上报等工作；

i）代表公司，统一归口与总公司及国家各相关政府部门的上报、沟通、协调工作。

6.4公司业务部门是指提出具体采办需求的职能部门。

具体职责如下：

a）提出采办申请，附上清晰的采办必要性说明及采办内容简述；

b）随采办申请提交由部门负责人审批过的技术附件，技术附件应包括但不限于详细的规格、型号、参数、到货日期、推荐供应商等；

c）会同商务组进行投标供应商资格审查；

d）组织编写招标文件及合同中相关的技术部分；

e）负责采办项目技术方面的答疑、澄清、评审及合同技术条款谈判、审核。

f）根据公司批准的年度生产建设计划，结合业务实际开展情况，及时提出相应的部门年度、月度采办计划并进行滚动更新；

g）参与供应商的推荐、资格审查及考核等管理工作；

h）参与采办项目的验收工作。

6.5公司所属单位。

公司各所属单位全面负责权限内招标的具体操作和上报工作，其主要职责是：

a）根据国家相关法律、法规、法令和总公司《采办管理规定》及公司采办管理规定之要求，结合本单位（或项目组）实际工作情况，制定切实可行的采办制度、操作细则及流程，报公司采办委员会审核批准；

b）贯彻、执行国家及政府部门、总公司及公司的采办工作的政策和要求；

c）负责各所属单位与公司法规商务部关于采办工作的有效衔接；

d）上报集中和报批采办项目，同时负责集中和报批采办项目的业务和技术审核及把关；

e）参与集中采办项目的评标活动，执行集中采办协议；

f）负责本单位采办工作的统计、总结，按统一要求上报公司法规商务部，并协助法规商务部统计相关数据，统一上报集团采办部。

7采办原则、模式和方式

7.1采办原则

7.1.1统一行为规范原则

公司及所属各单位统一采办行为规范，坚持采办管理制度与政策的一致性、采办操作的规范性，维护公司形象。

7.1.2技术与商务分离原则

一般地，在所有采办活动中，技术与商务分别由不同的部门/人员负责，不得由同一人员/部门同时负责技术与商务工作，以期形成互相监督、互相制约机制，杜绝一言堂，流程上杜绝风险、维护公司利益。

7.1.3竞争原则

除单一来源采办、竞争性谈判外，采办项目应向三家以上（含）供应商招标或询价，以期形成竞争机制，有利于公司利益最大化。

7.1.4公平原则

应给具备资格、并意愿参与竞争的供应商提供公平竞争环境。

7.1.5获取最大价值的原则

价格虽是关键因素，但在定标时必须综合考虑服务、业绩、质量、工期、运行收入、全生命周期运行成本、风险、检验费用和售后服务等，确保公司获取最大价值。

7.1.6保密原则

在采办活动中，对采办相关信息应予以保密，严禁泄漏给不相关人员（包括公司内部人员、技术与商务人员之间）。

7.1.7廉洁高效原则

参与采办活动人员（包括但不限于技术与商务人员、操作与决策人员）必须以公司利益为重，排除利益的干扰或关系的影响，严禁一切徇私舞弊行为；

同时，应高效率工作，按批准的采办工作计划完成工作，确保工作进度满足公司业务进度要求。

7.1.8文件完整性原则

每个采办操作全过程每个操作环节应形成签署和审批手续齐全的文件，技术组的纪要、报告等文件应交商务组汇总，形成完整的项目文件，同时应将文件由采办经办人完整存档。

7.1.9所有采办活动必须由两人或两人以上进行。

7.2采办模式。

采办按照模式可划分为委托招标中心采办和自行采办二种模式。

7.2.1委托招标中心采办模式

7.2.1.1需要总公司批准决策的采办项目属于委托招标中心采办项目。

委托招标中心采办项目采取具体操作与审批流程分离的方式，以邀请招标或本制度要求的其它方式进行。

公司负责技术、商务评标和技术认定及随后的合同谈判与签订工作；

评标小组出具评标报告。

发标名单、采办方式、评标结果按本规定要求上报总公司主管机关审核批准。

7.2.1.2对于委托招标中心采办的发标名单、采办方式及评标结果，须经公司采办委员会批准、报总公司主管机关审批后方可执行。

在开展工作前必须先申报或申请，获得批准后才能进行相应的招标或采办工作。

7.2.1.3委托招标中心采办项目由集团采办部采购/招标中心组织或操作，经集团采办部委托，可以由公司组织。

委托方式为公司提出申请，集团采办部根据情况将公司的全部或部分采购招标项目委托给公司。

7.2.2自行采办模式

除集中采办及委托招标中心采办模式外，由公司/公司所属单位自行采办操作的采办项目属于自行采办项目。

自行采办项目由法规商务部/所属单位组织，按照本制度的原则、采办程序、决策权限以招标或本制度所规定的其他方式进行。

7.3采办方式

本制度所指采办方式包括：

招标方式（包括公开招标、邀请招标）、竞争性谈判方式、询价方式、订单方式、单一来源方式等。

公司及所属单位应将招标和询价作为主要采办方式。

除符合规定的单一来源情形外，不得将具备竞争条件的采办以单一来源采办方式进行。

7.3.1公开招标

系指以招标公告的方式，邀请国际国内不特定的供应商或其他组织进行投标的公开竞争性招标。

国家相关规定要求必须公开招标的，必须采取公开招标方式进行采办。

下列项目未经批准应进行公开招标：

a）大型基础设施、公共事业等关系社会利益、公众安全的项目；

b）全部或者部分使用国有资金投资或者融资的项目；

c）使用国际组织或者外国政府贷款、援助资金的项目；

d）总公司规定的需公开招标项目。

7.3.2邀请招标

系指以投标邀请书的方式邀请特定的供应商或其他组织进行的招标。

原则上，50万（含）人民币（或等值外币）以上的采办项目必须通过招标方式进行采办（与关联公司之间的采办除外）。

7.3.3竞争性谈判

系指邀请两家以上（含两家）的供应商就采办事宜报价、谈判的采办方式。

对以竞争性谈判方式进行的采办，公司/所属单位应参照事先拟订的底价或预算、市场行情及过去采办的记录，优选两家以上的供应商报价，并通过谈判最终选定其中总成本最低者。

7.3.4询价采办

系指向三家及以上的供应商发出询价单，根据比价确定供应商、并通过有效的谈判取得双赢结果的采办方式。

向不少于三家有稳定的合作关系、或有竞争性、或资质优越的合格的供应商直接发出传真/信函询价的密封的采办方式。

原则上，50万人民币（或等值外币）以下的采办项目方可以采取询价采办方式。

7.3.5单一来源采办

系指与特定的供应商的直接采办方式（即议标或独标采办）。

按权限审批后，下列情况适用于单一来源采办：

a）招标后，出现只有一家供应商投标、没有供应商投标或者没有合格中标人的；

b）供应商拥有专有权，且无其他合适替代标的；

c）属原采办项目中的后续维修、零部件供应、更改或扩充，必须向原供应商采购的，或预先声明需对原采购进行后续扩充的；

d）采办部门有充足理由认为只有从特定供应商处购买或获得服务，才能促进实现相关目标的；

e）内部关联单位之间的供应、承包和其他服务采办；

f）在过去一年内曾经以招标方式采办（法定招标除外），经确认本次采办价格不变或下浮；

g）对生产可能造成重大影响的应急采办。

8采办基本流程

8.1采办计划

8.1.1采办计划是依据年度工作计划产生并随着工作计划调整而调整的采办事项详细部署的计划。

采办计划是年度预算的产生依据，是开展集中采办、有计划采办、节约成本、保障工作进度的重要基础。

有无采办计划、采办计划的准确度充分体现了项目、业务管理水平。

8.1.2公司各业务部门应根据公司批准的年度工作计划、结合业务实际开展情况及时提出相应的部门年度、月度采办计划并进行滚动更新，以保证采办工作有计划地全面实施。

编制采办计划要做到系统性、全面性、准确性、及时性、连续性和协调性。

编制采办计划的依据主要包括：

a）项目总体采办策略（如适用）；

b）项目进度计划（如适用）；

c）采办项目时间需求。

8.1.3采办计划（立项）内容主要包括但不限于：

a）采办工作范围、内容；

b）采办的必要性；

c）采办方式的选择及理由；

d）采办预算金额及依据；

e）采办时间、进度的要求。

8.2采办申请

采办申请的填写是采办流程的实质性启动的第一步。

采办申请的质量直接影响到采办流程的效率性、公平性、经济性，是采办工作中最重要的基础工作。

8.2.1由采办需求部门根据采办计划及实际情况，完成《采办申请审批表》（格式见附件三），并同时完成技术文件、招标文件、评标原则、评标/评比评议表等要求的支持文件。

8.2.2法规商务部负责完成商务标书以及整体标书的整合、商务评标标准以及整体评标原则的整合。

8.2.3法规商务部负责对《采办申请审批表》的整体合规性、公平性以及商务内容进行审核，结合公司对供应商的评估结果以及相关策略增加、调整供应商名单。

8.2.4采办申请获得批准后，法规商务部按照采办管理相关制度进行后续采办工作。

8.2.5对于不在采办计划内的采办项目，申请时需附上计划外采办的原因说明。

8.3发标/询价

法规商务部负责将批准的招标文件/询价文件按照批准的供应商名单发出标书/询价。

具体操作按照招标或询价实施细则执行。

8.4收标/收报价

按照招标或询价实施细则执行。

8.5评标/评比

8.6评标/议标报告审批

8.7合同的签署与履行

按照公司《合同管理办法》执行。

8.8文件归档

8.8.1对采办及合同签订、履行全过程相关的全部文件进行归档。

8.8.2所有采办文件均应实行密级管理。

8.8.3具体采办文档管理，参照公司文档管理相关制度执行。

9供应商管理

9.1公司对供应商实行“市场准入制度”。

按照统一筛选、集中入库、规范使用的原则，以综合服务、业绩、价格、质量、技术、诚信程度等条件，在同类产品、服务中选择一定数量的优秀供应商。

9.2公司二级供应商库的建立由公司法规商务部牵头，相关采办业务部门参与，共同对供应商进行资格审查，合格者入库。

9.3二级供应商库的年审由法规商务部牵头，相关业务部门参与，合格者留库，对不合格的供应商清除出库。

9.4库外供应商的资格审查由法规商务部牵头组织，业务部门会签，批准后纳入发标名单。

10违规与处罚

10.1违反规定的行为

a）相互串通、“暗箱”操作搞虚假采办活动的；

b）对已审定的采办文件擅自进行修订或更改的；

c）泄漏应当保密的与采办工作有关情况和资料的；

d）除单一来源采办和定单采办外，在招投标过程定标前，与投标人就投标价格、投标方案等实质性内容进行谈判的；

e）以不正当手段干扰采办工作的；

f）未按评标规则评标，或者评标结果不能真实反映招标文件、投标文件实际情况的；

g）事先与投标人就投标价格、投标方案等实质性内容进行谈判的；

h）评标报告未经审定或未办理有关手续，而签订供货合同的；

i）评标报告或议订条件未经审定或未办理有关手续而签订供货合同的；

j）买方不履行与中标人签订供货合同或者中标人不履行与买方签订供货合同的；

k）不执行“集中采办合同（协议）”、可以分享但不分享母公司协议的行为；

l）在未签订合同的情况下执行合同内容的；

m）其他违反《中华人民共和国招标投标法》和总公司、公司采办管理制度的行为。

10.2违规行为的处罚

根据国家《招标投标法》等规定，上述违规行为将分别受到以下处罚：

a）属投标人责任，当次投标按废标处理，视情节轻重暂停或取消其投标资格；

b）属评标小组责任，评标结果视为无效。

对情节严重的人员将取消其评标资格；

c）构成违纪、违法的，依照相关法律法规追究其责任；

d）对上述列举的招标违规以外行为和对其它采办方式违规的处罚，按总公司及公司的相关规定办理。

11附则

11.1本办法由公司风险管理办公负责组织解释。

11.2本办法自发布之日起生效。

【正文结束】