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第一,市场总体;
第二,产品销售;
第三,产品竞争;
第四,产品分销;
第五,消费需求;
第六,SWOT分析。
情报收集
国际采购谈判的情报收集主要有两方面:
第一,了解卖方经营财务的状况,判断其生产能力、技术水平、交货历史记录等各方面的状况;
第二,全面了解商品价格、付款、运输方式、合同执行、技术、相关的法律法规等。
准备资料
采购谈判需要准备的资料有:
第一,公司简介;
第二,封样样品;
第三,价格手册;
第四,产品目录;
第五,技术图纸;
第六,使用说明;
……
挑选谈判人员
参与谈判的人员必须符合一定的要求:
谈判人员的知识结构。
谈判人员需要具备多方面的能力:
第一,熟悉商品在国际、国内的生产现状和潜力及发展前景;
第二,熟悉商品的市场供求关系、其价格水平及变化趋势;
第三,熟悉商品的性能、特点、用途、技术要求和质量标准;
第四,熟悉不同国家谈判的风格和特点;
第五,具备一定的外语水平,能流利地与对方对话;
第六,熟悉国际贸易惯例及相关的法律;
第七,熟悉其他相关的业务知识;
第八,有丰富的谈判经验和应对谈判过程中的复杂情况的能力。
谈判人员能力、个性要求。
谈判人员的能力和个性要符合两方面的要求:
第一,符合观察判断、灵活应变、心理承受、能言善辩等各方面的实践能力;
第二,具有坚定不移的毅力、百折不挠的精神、不达目的决不罢休的自信。
谈判的理想人数。
在国际谈判中,人数太多,不但增大开支,而且不利于谈判的进行;
人数太少,难于应付需及时处理的问题,导致谈判时间拖长,错失良机。
谈判人数应由谈判的性质、对象、内容和目标等综合因素来决定,而非人为规定。
谈判的人员层次。
谈判的人员包括三个层次:
第一,主谈人。
主谈人需具备领导能力和专业知识,对谈判中出现的利害得失要有很强的责任心,并能掌握谈判进程,协调班子意见,代表单位成功签约。
第二,专业人员。
主要与外商进行专业细节方面的磋商,提供专业问题建议和论证,修改有关的条款。
第三,工作人员。
包括翻译、律师、会计师、记录员等与该次谈判紧密相关必不可少的工作人员。
熟悉谈判流程
如图1所示,谈判流程包括:
询盘、发盘、还盘、接受、签约。
图1谈判流程图
询盘。
询盘是指采购方为购买某项商品而向供应商询问该商品交易的各种条件。
询盘是正式进入谈判过程的先导,可以是口头表达或书面表达,没有固定格式。
采购方询盘的目的是寻找卖主(供应商),而不是同卖主正式洽谈交易条件;
采购方询盘是对市场的初步试探,了解市场对需求的反应情况。
为尽快寻找卖主,询盘者(采购方)有时会将交易条件稍加评述。
发盘。
发盘是指供应商因想出售某项商品而向采购方提出该商品交易的各种条件,并表示愿意按照交易条件订立合同。
发盘一般由供应商(卖方)发出,表示愿意按一定的条件将商品卖给买方;
也可由采购方(买方)发出,表示愿意按一定的条件购买供应商的商品。
还盘。
还盘指受盘人(采购方)在收到供应商发盘后,对发盘内容不同意或不完全同意,反过来向发盘人提出需要更变内容或建议的表示。
这时,原发盘人成为受盘人,同时原发盘随之失效,而原受盘人成为新的发盘人。
原受盘人做出还盘,实际上是要求原发盘人答复是否同意买方提出的交易条件。
“再还盘”是指发盘人对受盘人发出的还盘提出新的意见,并再发给受盘人。
在国际贸易中,一笔交易的达成,往往经过多次还盘和再还盘的过程。
接受。
接受是指交易的一方在接到另一方的发盘后,表示用意。
一方的发盘或还盘一旦被对方接受,合同即告成立,交易双方随即履行合同。
在发盘的有效期内,由合法的受盘人以声明等形式表示,并发送到发盘人。
签约。
签约即签订合同。
买卖双方通过交易谈判,一方的还盘被另一方有效接受后,交易即可达成。
但是在商品交易中,一般通过签订书面合同正式确认。
合同的内容必须与双方谈妥的事项及其要求完全一致,尤其是主要的交易条件。
合同所涉及的概念不应存有歧义,前后的叙述不能自相矛盾或出现任何差错。
合同经双方签字后,就成为约束双方的法律性文件,双方必须严格遵守和执行合同规定的各项条款。
任何一方未经对方同意违背合同规定,都要承担相应的法律责任。
因此,合同签定是采购谈判非常重要的环节。
只有对签约采取认真、严肃的态度,才能使整个采购谈判达到预期的理想目的。
如果这一环节出现失误或差错,会给以后的合同履行留下引起各种纠纷的把柄,甚至给交易带来重大的损失。
3.时间控制
图2谈判时间与注意力关系图
如图2所示,采购谈判不受时间控制,但最佳时间是谈判过程的前25分钟之内。
超过45分钟,在场的人会陷入疲倦状态,注意力集中。
因此,谈判双方最好能在谈判的前25分钟内,将最重要的内容陈述完毕,并且讲话前的铺垫简洁明了、一语中的,这样既利于谈判的顺利进行,同时也珍惜了谈判双方的宝贵时间。
4.交流技巧
具体来说,谈判中的交流技巧包括:
倾听艺术
耐心倾听不仅是尊重对方的具体表现,也是了解对方、获取信息、发现事实、探索动机的积极手段,是谈判中攻与守的重要基础和前提。
倾听是有益的谈判艺术。
在谈判中采取多听少讲的策略,可以完整、准确、及时地理解对方谈话的实质内容和含义,充分洞察对方实力,做到扬长避短、有的放矢。
记笔记是集中精力倾听的有效手段,不仅能鼓励对方发言,帮助自己记忆和回忆,更有利于在对方发言完毕后,就某些问题向对方提出询问,充分分析和理解对方的正确意思。
察言观色艺术
在采购谈判中,有经验的谈判人员会从对方的肢体语言中捕捉到许多所需信息。
例如,眼睛闪烁不定常被视为不诚实或想掩饰事实;
皱眉表示困惑、不愉快、不赞成或表示关注、思索;
抿嘴并避开对方的目光则表示心中有秘密;
手臂交叉放在胸前表示不愿与谈判人员接触;
用脚尖拍打地面表示焦虑不安、不耐烦或心情紧张;
腰板挺直表示情绪高昂、充满自信;
双手叉腰表示胸有成竹等。
肢体语言因个人性格和文化背景的差异而有所不同。
例如,有些老练的谈判人员会利用肢体语言故意迷惑对方,可通过其发言的内容、语音、语气、语调等综合因素进行分析和判断。
表演艺术
为达到特定目的,谈判时还可以利用各种道具进行表演,比如相关图片、价格表、合同书、传真件、公司文件、计算器、演算纸、笔记本、飞机票等。
也可通过合起笔记本暗示对方暂停谈判;
拿出合同书暗示对方赶快签约;
拿出返程机票暗示对方时间有限;
按几下计算器,婉转表示拒绝对方价格等。
谈判道具并无严格的规定,任一物品都可充当,关键在于将道具运用与个人神态巧妙地有机结合起来。
灵活运用谈判道具,可以避免谈判双发直接论战的锋芒,使谈判活动在平衡中发展。
入题技巧
为避免谈判过于直露,破坏融洽的气氛,谈判可以从简介谈判人员或本企业最新情况开始,然后自然切入主题。
具体来说,谈判的入题技巧包括:
先谈细节,后谈原则。
围绕谈判主题,从洽谈的细节问题入手,待各项细节问题谈妥之后,便自然而然达成了原则性协议。
先谈原则,后谈细节。
大型的采购谈判中,高级谈判人员不可能介入全部谈判,往往需要分成若干等级依次进行,这时需要采取先谈原则后谈细节的方法入题。
一旦原则问题达成协议,细节也就有了谈判的依据。
从具体议题入手。
大型采购谈判由具体谈判组成,在每一次谈判中,双方可以先确定本次谈判的谈判议题,然后从这一具体议题入手进行谈判。
阐述艺术
在谈判中,明确本次谈判的主题之后,需要简要回顾双方以前合作的成果,并展望今后进一步合作的机遇,再次表明己方的基本立场。
完成上述流程需要掌握一定的阐述艺术:
让对方先谈。
当己方对产品的性能、价格、市场态势等信息没有十分把握时,不妨让对方先谈,根据对方所谈的各方面的现实情况进行综合分析,判断对方在原则问题上能否与己方达成协议后,再慎重表达意见。
坦诚相见。
不但对方想了解的情况要坦诚相告,还要适当透露己方的某些动机和想法,以获得对方的信赖和好感。
需要注意的是,要采取有限度的坦诚,不能因此而处于被动地位。
正确使用语言。
谈判所使用的语言要简明扼要、有条理性、留有余地、富有弹性、措辞得体、紧扣主题,并注意语音、语调、停顿和重复。
提问技巧
采购谈判的提问技巧多种多样,主要包括:
封闭式提问。
例如,“您是否认为有必要改进你们的售后服务?
”
开放式提问。
例如,“请问您对我们的公司印象如何?
婉转式提问。
例如,“这种产品的功能还不错吧?
您能评价一下吗?
澄清式提问。
例如,“按您刚才所说,您是拥有全权与我进行谈判的,是吗?
探索式提问。
例如,“我们想增加购买量,您能否在价格上更优惠些呢?
借助式提问。
例如,“我们比较了其他供货商的价格,对该产品有了更多的了解,请您考虑能否把价格再降低一点儿呢?
强迫选择式提问。
例如,“按照支付佣金的国贸惯例,我们从上海供应商那里一般可得到3%~5%的佣金,贵方是否同意呢?
引导式提问。
例如,“经销这种商品,我方利润很少,贵方可否考虑给予3%的折扣呢?
协商式提问。
例如,“您看给我方的折扣定为3%是否妥当?
不论采用何种方式,都要注意提问的时机、所提问题的连续性和留出足够的答复时间。
答复技巧
在谈判中,答复对方时需注意多方面的细节:
不要彻底答复对方的提问。
如果对方问及产品质量,不必详细介绍所有指标,而只需回答其中主要几个,形成质量好的印象即可。
针对提问者的真实心理来答复。
若对方问题模棱两可、含糊其词时,先要探明其真实心理,再做巧妙回答,以防让对方有机可乘。
不要确切答复对方的提问。
例如,当对方压价时,己方可以说:
“价格的确是大家很关心的问题,不过我方产品的质量和售后服务是一流的。
降低提问者追问的兴致。
例如,“这个问题容易解决,不过现在还不是时候。
”“现在讨论这个问题还为时过早,是不会有什么结果的。
让自己获得充分的思考时间。
不必顾忌对方的催问,让对方知道己方必须进行认真的计算或思考,需要充分的时间进行周密考虑。
礼貌地拒绝不值得答复的问题。
有些问题与谈判主题无关或关系不大,容易扰乱思路,对此不妨一笑了之。
找借口推延答复。
例如,“对您所提的问题,我没有第一手资料作回答,我想您是希望我为您做详尽并满意的答复,但这需要时间,您说对吗?
说服技巧
谈判中的说服技巧包括:
第一,先谈容易解决的问题,后谈容易引起争议的问题;
第二,用大量的事实影响对方意见,在不知不觉中说服对方;
第三,强调与对方立场、观点、期望的一致,淡化差异,提高接纳程度;
第四,先谈好的消息,再谈坏的消息;
第五,不断强调合同中有利于对方的条款;
第六,先听对方意见,再寻找恰当时机,适时提出意见;
第七,精心设计开头和结尾,给对方留下深刻印象;
第八,结论应由己方明确地提出而不是由对方进行猜测;
第九,多次重复己方的观点,增进对方对这些意见的了解;
第十,以对方习惯上能接受或易于接受的方式和逻辑说服对方;
第十一,不要奢望对方立即接受己方的意见和建议,要事先进行巧妙的铺垫;
第十二,强调合作及互惠互利的可能性和现实性,激发对方在自身利益认同的基础上接纳己方的意见和建议。
5.外商复杂心理及其应对技巧
在国际采购谈判中,应对不同类型的外商需采取不同的技巧。
进取型外商的心理分析及应对技巧
进取型外商习惯无所顾忌地争取自认为重要的东西,而不太在意老板和同事的愿望。
应对技巧:
让进取型外商获得心理上的满足。
关系型外商的心理分析及应对技巧
关系型外商希望带回的谈判成果价值能够得到自己、老板和同事的认可。
对关系型外商要始终保持热情友好的谈判态度,要求不应过于苛刻,避免其很难向老板交代或在同事面前丧失颜面。
权力型外商的心理分析及应对技巧
权力型外商很想控制谈判的整个流程和内容,并将其意志体现其中。
对于带回的谈判成果没有太高要求,只需老板和同事满意。
让权力型外商负责进行谈判的程序准备,并首先发言,以满足其对权力的需求,同时己方可伺机提出更多的合理要求。
二、国际采购的谈判策略
国际采购的谈判策略包括:
1.避免争论策略
谈判中出现分歧很正常,双方应始终保持冷静,防止感情冲动。
为尽可能避免争论,谈判双方应做到:
冷静倾听对方意见
当对方说出难听或不利于己方的话时,不要立即反驳对方,应耐心听完对方发言,必要时还可承认己方某方面的疏忽。
婉转提出不同意见
不要直截了当地提出否定意见,否则会使对方产生抵触情绪,迫使对方千方百计维护其意见;
应先同意对方意见,再做探索性提议。
谈判无法继续时及时休会
如果某个问题成为彼此继续谈判的绊脚石,使谈判无法顺利进行,应在双方对立之前及时休会,避免引起进一步地僵持和争论。
休会策略为固执型的谈判人员提供了请示上级的机会,也可借机调整双方思绪,以利于谈判双发在心平气和的友好氛围中圆满解决问题。
2.抛砖引玉策略
抛砖引玉策略是指在谈判中,己方主动提出各种问题,让对方提供解决方案的策略,这样做不仅尊重对方,还可以摸清对方底细,争取主动权。
抛砖引玉策略不适用于两种情况:
第一,谈判出现分歧时,对方会误认为己方故意出难题;
第二,若对方是自私自利、寸利必争的人,就会乘机抓住对其有利因素,使己方处于被动地位。
3.留有余地策略
采购谈判时,在某些方面做出让步,留有余地,可以在其他条款上争取最大利益。
例如,即使己方报价分文不赚,对方也会认为己方利润不薄,如果己方不作让步对方便不会签约。
这时己方在价格上做出适当让步,可以争取到最好的付款条件。
留有余地策略更适用于以下两种情况:
第一,对付寸利必争的谈判方;
第二,在不了解对方的情况下。
4.避实就虚策略
避实就虚策略是指己方为达到特定目的和需要,有意识地将洽谈议题引导到相对次要的问题上,借此转移对方注意力,以求实现己方谈判目标。
例如,对方最关心的是价格问题,而己方最关心的是交货问题。
这时,谈判的焦点不宜直接放到价格和交货时间上,而是放到运输方式上。
己方可以在运输方式上作出让步,作为双方让步的交换条件,己方便可要求对方在交货时间上作出较大让步,这样可以达到谈判双方共赢的目的。
5.保持沉默策略
保持沉默是处于被动地位的谈判人员常用的策略,既可以给对方造成心理压力,同时也起缓冲作用。
沉默策略如果运用不当,容易适得其反。
例如,在价格谈判中,沉默常被认为是默认;
而沉默时间太短常意味着被对方慑服。
对方咄咄逼人时,己方适当运用沉默可缩小双方差距。
在沉默中,行为语言是惟一的反应信号,是对方关注的内容,应特别加以运用,以达到保持沉默的真正目的。
6.忍气吞声策略
谈判中占主动地位的一方有时会表现出咄咄逼人的姿态。
这时己方如果表示坚决反对或不满,对方会更加骄横甚至退出谈判。
在这种情况下,己方可采取忍耐策略,慢慢消磨对方棱角,挫其锐气,以柔克刚,变弱为强。
对方也能从中得到默认的满足,因此而通情达理,公平合理地进行谈判。
7.多听少讲策略
多听少讲是忍耐策略的具体表现方式。
在谈判中,让对方尽可能多地发言,充分表明其观点,这样做既能表示尊重对方,也可使己方根据对方要求确定应对策略。
例如,卖方一味夸产品的优越性会使买方产生产生逆反心理。
如果让买方先讲,以满足买方需求为前提,再做恰当介绍,着重说明产品给买方带来好处和方便,可以减少买方的逆反和戒备心理,有助于促成交易。
8.情感沟通策略
理压力——谈判不成损失最大的还是自己。
处于被动地位的谈判者,总抱有希望谈判成功或达成协议的心理。
当谈判双方各持己见、争执不下时,处于主动地位的谈判者可以利用这一心理,提出解决问题的最后期限和解决条件。
使用最后期限策略时应注意三方面的内容:
第一,语气委婉、措辞恰当、事出有因,切记不可激怒对方;
第二,给对方一定的时间进行考虑,让对方感到己方不是强迫,而是向其提供解决问题的方案,并由对方决定具体时间;
第三,提出最后期限最好能对原有条件做出让步,给人以安慰。
三、国际采购谈判案例分享
【案例】
缺乏谈判经验造成经济损失
中国A公司拟向美国B公司出口一批时装,经过一段时间的谈判,双方未能在价格上达成一致。
后来,B公司表示接受A公司的价格,但同时要求在A公司交货半年支付货款。
A公司谈判代表急于签单,当场表示同意。
后来,A公司经过核算发现,货款半年的利息损失早已超过原价所得利益,公司因此遭受巨大损失。
在上面案例中,A公司的谈判代表缺乏业务经验,忽略了金钱的时间价值,而造成巨大的经济亏损。
因此,在国际采购谈判中,谈判人员的综合素质对谈判成功有至关重要的作用。
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