行政办公人员职责范围及岗位职责Word文档下载推荐.docx
- 文档编号:20506743
- 上传时间:2023-01-23
- 格式:DOCX
- 页数:47
- 大小:57.81KB
行政办公人员职责范围及岗位职责Word文档下载推荐.docx
《行政办公人员职责范围及岗位职责Word文档下载推荐.docx》由会员分享,可在线阅读,更多相关《行政办公人员职责范围及岗位职责Word文档下载推荐.docx(47页珍藏版)》请在冰豆网上搜索。
4、督促检查公司各办公地点的防火、防水和防盗工作,明确安全责任人,发现问题及时汇报处理。
5、遵守企业各项规章制度、做合格员工。
行政办公室主任岗位职责
1、全面负责办公室的行政业务和思想政治工作,组织全科室人
员认真完成备项工作任务。
2、固绕公司中心工作,协助领导处理各种行政业务。
3、组织起草、修改、审核以公司名义上报、下发的文件。
4、负责上级单位或有关部门的文件、信函、电话通知的阅批和承办。
5、组织公司董事会和其它各种会议的筹备工作。
6、协调公司各部门工作,督促、检查公司有关决议和领导指令的落实情况。
7、组织公司的接待、后勤、电话管理和车辆调度工作的实施。
8、完成领导交办的其他工作。
行政办公室副主任岗位职责
1、负责传达安排会议工作及协调有关会议室的使用。
2、不定期对领导办公室、会议室管理等事务行工作进行业务检查指导。
3、对领导办公室、会议室的防火、防盗工作进行不定期检查和业务指导。
4、对上级部门、兄弟单位及外来宾客的住宿安排,安排或协调对口部门开展来宾接待、会务、迎送、参观等事宜。
5、负责公司领导讲话、报告等文字材料及行政、党政文件等文印事务、档案的管理工作。
6、协助主任负责车队总体工作、监督和检查茶凉调度服务工作。
7、向下传达安排临时性任务。
8、严格各项费用支出、统筹安排,精细管理。
行政办公室秘书岗位职责
1、在主任领导下完成办公室的各项工作任务。
2、负责起草、审核以公司名义上报、下发的文件、总结等文字材料。
3、搞好公司工作动态和各种信息的收集、整理和反馈工作,及时为领导提供信息。
4、做好以公司名义召开的有关会议的安排、准备和会务工作,并做好记录,整理出会议纪要。
5、对公司领导的知道和有关会议的决定应按要求逐项检查、催办落实。
6、按照有关规定和要求,做好来宾和来客的接待。
7、做好公司领导办公、生活的后勤服务工作。
8、负责公司的公章、矿长、的公用名章的保管和使用。
9、完成领导交办的其他工作。
行政办公室车队队长岗位职责
1、协助副主任做好车队总体工作及员工思想工作。
2、协助副主任做好接待服务工作。
3、协助副主任做好费用的控制工作。
4、协助副主任监督车辆的调度服务工作。
5、负责做好安全行车及车库的防火防盗工作。
会议管理制度
一、会议要求
(1)所有会议主持人和召集单位与会人员都应分别做好有关准备工作(包括会议时间(起止时间格式为年/月/日/时/分)、议题、主持人、记录员、与会人员、缺席人员、详细会议内容(发言记录)、商议结果等。
拟好会议议程、提案、汇报总结提纲、发言要点、工作计划草案、决议决定草案、做好会务服务工作备好座位、通知与会人等)。
(2)议应按规定所有应与会人员均不得缺席、迟到、早退,会议记录人员登记到会情况。
(3)组织会议的部门会前应准备好会议议程及有关内容,并负责维护会议纪律。
(4)主持人须在会议前和相关人员拟定好会议议程等,不能毫无准备地召开例会。
(5)例会须用专用的会议记录本记录会议内容,记录本由记录员负责保管。
(6)会议记录遵照“谁组织,谁记录”的原则,如有必要,主持人可根据本原则及会议议题所涉及业务的需要,临时指定会议记录员。
(7)会议涉及机密事件,所有与会者要严守保密制度,不得外传泄密,否则按有关规定处理。
二、部门例会
部门例会是由各部门负责人定期召开的工作例会。
(2)例会时间由各部门根据部门工作特点合理安排,以不影响日常工作的正常进行为原则。
(3)部门例会要求本部人员认真做好会议记录,并做好会务的服务工作。
三、联席会议
部门联席会议是由总经理或各职能部门经理发起召开的跨部门协调、协作专题会议。
(2)会议由行政管理部转发通知,并安排时间、地点。
会议纪要由行政管理部负责整理,并于次日呈总经理审阅后发放至各有关部门。
四、会议室管理
(1)会议室由行政管理部指定专人负责管理,各部门如因会议需要使用会议室,须事先向行政管理部申请,由行政管理部统筹安排。
(2)会议室卫生由行政管理部安排人员负责进行,在每次会议召开前后均要进行卫生打扫,并做好日常保洁。
(3)会议室电子设备的管理、使用和维护由专人负责,其他人不得随意操作,否则造成设备损坏应按价予以赔偿。
五、会议纪律
(1)所有参加例会的人员应将手机设置在无声或振动状态下。
(2)对无故不参加会议,迟到,会议期间手机未调无声振动状态扣除当月绩效1分。
会议签到表将对其进行记录并列入当月绩效考核范围。
行政办公室接待、会务、内务工作职责
1.接待工作
1、切实按接待等级下达相应预案,并及时将意见反馈领导。
2、对公司业务招待费的使用进行合理计划、周密安排,并定期向主任汇报。
3、统筹对口接待工作,及时向上级领导反馈。
4、统筹协调外来宾客的会务、迎送、参观事宜,及时报告动向反馈各类信息。
5、建立招待费支出台帐,确保全年招待费不超支,每月定期将台帐汇总上报主任。
6、执行领导交办的其它临时性任务,定期形成书面材料向领导汇报。
2、会务工作
1、按照会议等级、参会人员、召开时间做好做足一切准备工作。
2、及时协调相关部室需要配合办理的相关事宜指令。
3、会务员根据下达的指令进行准备并做好服务工作。
4、每日确认会议的正常运行情况,做好所管会议室的清洁和防火、防盗动作,随时做好会议准备。
5、办公室不定期对会议室的清洁卫生和安全情况进行全面检查,按照领导和相关部室需求合理安排会议室的使用。
3、内务工作
1、具体完成领导办公室的卫生和事务性工作。
2、按照值班分工做好报刊发放工作、并提醒领导公文以及待办事项的时间性。
3、严格落实防火、防盗工作的各项措施,切实做到万无一失。
4、对领受到的任务、高标准、高质量、高时效完成,并及时反馈完成情况。
5、通讯员保证领导办公室的工作生活消耗品供应,文件、报刊、信件的传阅、归类存放工作。
6、办公室不定期对领导办公室的清洁卫生和安全情况进行全面检查。
行政办公室科员岗位责任制
1、完成主任、副主任交办的任务。
2、认真做好办公管理费使用台帐,每月将办公费用使用情况汇总,按季度上报。
3、负责办公室库房管理,物品分类摆放、物品进出登记清晰、帐物相符,并定期汇总上报。
4、认真做好办公用品购置,每月将各部办公用品购置、消耗情况上报。
5、上班时间严禁脱岗、离岗、迟到、早退、接挂电话要文明用语,领导交办事项要及时办理并反馈。
6、按照会议等级和要求、准备好会议室并做好服务工作。
7、做好会议室的清洁和防火、防盗工作,熟练掌握会议室以及办公室的硬件设备,操作运行情况。
8、具体完成领导办公室的卫生和事务性工作。
9、按照报刊登记明细做好报刊发放工作,并及时提醒领导公文、电报的时效性。
10、具体操作接待服务工作,并及时向主任反馈最新动向。
11、认真做好文件、便函、会议纪要、报告、领导讲话等材料的打印、速印、装订工作。
12、执行领导交办的其它临时性任务,按季节定期形成书面汇报材料向主任汇报,将工作的完成情况和存在问题及时反馈,做好做足各项工作,争取“零失误”。
行政办公室机要岗位职责
1、负责公司党政公文的收发、传阅、催办和传真底稿的审核以及文件的打印、分发和归档,建立严格登记手续。
2、负责公司的印信管理。
3、负责办公用品的采购、发放和管理工作。
4、负责电话记录、会议通知的工作。
5、严格遵守保密制度的有关规定,保守企业秘密。
6、按照主任的要求和布置,处理好日常行政事务性工作。
7、归档文件分别按收文、发文打印文件目录,并于纸质文件逐一核对,送档案归档。
8、做好公司报刊、杂志的征订、收发工作。
行政办公室文印工作职责
1、认真做好文件、便函、会议纪要、报告、领导讲话等材料的打印、速印、装订工作。
2、认真做好公司下发的报告、领导讲话等文字材料的复印工作。
3、认真做好文印事务计算机、复印机、一体机等设备进行检查、确保设备的正常运转。
行政办公室档案工作岗位职责
1、认真贯彻执行国家档案工作的法律、法规和管道局有关档案管理的方针政策,负责建立公司档案工作的规章制度。
2、负责公司档案文件、资料的收集、整理、排列、编号和计算机档案信息管理系统的日常维护及录入工作;
做好声像档案、实物档案的收集整理工作。
3、负责公司档案的保管与保护工作,落实档案的安全、保密、防护等措施。
做到档案室整洁,做好档案的防火、防盗、防光、防尘、防潮、防虫、防鼠、防污染。
4、做好档案的利用与统计工作。
要按照档案管理规范和要求,有计划的编制专题索引、文件分类汇编等检索工具,有利于档案的查阅和利用,严格执行档案的借阅、销毁、利用等规定。
5、完成领导随时交办的其他事务性工作。
6、对所有归档文件做好登记签字手续,以便查阅。
行政办公室档案员岗位责任制
1、加强档案专业知识的学习,积极参与业务指导。
2、认真做好档案资料的收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用服务。
3、对档案库房的“八防”工作进行检查,确保档案资料的完整与安全。
4、协助领导参与单位工程竣工验收。
5、积极参与对重大建设项目档案的指导、整理工作。
行政办公室司机岗位责任制
1、严格执行国家交通法规及管道局关于安全行车的有关规定。
2、负责所驾驶车辆的日常保养,保证车辆在正常工作条件下安全行驶,并做好行车记录。
3、严格出车制度、不得私自驾驶公司车辆外出、夜间必须归队,一切出行必须有明细台帐,并随时听候调度派遣。
4、负责车辆有关年检、保险手续办理。
5、提供优质服务、做到热情、安全、准时、周到。
6、保持车辆的整洁,没有特殊情况车辆一律停放公司。
行政办公室其它人员岗位责任制
1、车队司机要认真履行车队岗位职责,做好车辆监督、检查和保养工作,随叫随到,做到优质服务和安全行车工作。
2、车队司机严格做到上班期间不得饮酒,并熟练掌握车辆情况,熟悉《道路交通安全法》及《驾驶员操作规程》。
3、办公室门卫要认真履行自己的岗位职责,做好防火防盗工作,24小时坚守岗位。
4、熟练掌握消防器材的使用和保养工作,对外来人员要进行登记手续。
5、夜晚值班人员要巡查夜间工作情况,检查门窗,做好夜间值班台帐,并严格交接班手续。
安全保卫管理规章制度
第一章总则
第一条为加强企业安全生产管理,防止和减少生产事故的发生,保证职工的生命和企业财产的安全,保证企业生产、经营活动的顺利进行,依照《中华人民共和国安全生产法》、《劳动法》等有关文件精神制定本规章制度。
第二条各部门要认真遵守国家、上级、本企业的有关规定,贯彻“安全第一,预防为主”的安全生产方针,履行安全生产职责,做好安全生产的预防工作。
第三条本规定适用于本公司辖区范围。
第二章公司安全保卫管理
第四条管理人员职责:
(一)由安全部主管负责公司厂区及重要部位的安全保卫治安工作,保证公司各项工作正常运转,建立切实有效的保障和管理体系。
(二)负责制定安全保卫的各项管理制度。
(三)对全厂安全保卫实行监督与检查,对厂区安全保卫工作负责。
第五条保安员工作职责:
(一)负责公司安全保卫工作,保证厂房、设备、宿舍及重要部位的安全,对厂区治安负责。
(二)负责公司门卫值班,实行24小时上岗,按时交接班,认真做好值班记录,做好报刊、信件的收发登记工作,不出差错。
(三)热情接待来访人员,对来公司办事的人员、车辆要认真登记。
对出入车辆要认真检查。
(四)负责公司的夜间安全巡逻工作,提高警惕,防火、防盗、防毒。
发现可疑情况,立即采取必要的措施,并及时向领导汇报。
(五)协助做好公司的消防安全工作,定期对公司的消防设施进行检查,做到思想上高度重视,及早发现并消除一切隐患。
(七)服从领导,听从指挥,完成领导交办的其他工作。
对所负责的以上工作承担直接责任。
第六条门岗出入管理制度
13、车辆出入管理制度
1.外来车辆进入本厂区严格按来访车辆登记管理制度,详细登记车牌、人数、携带货物、进入时间等;
出厂车辆必须接受安全检查,做好登记后,方可放行。
2.公司内部工勤车辆出厂时,须出具由用车部门及综合管理部相关负责人签字的派车单,方可放行。
(二)公司各部门开据的货物车辆放行单,必须报安全管理部审核盖章后,方可放行。
物品出入公司,要坚持原则,遵守制度,不得徇以私情。
第七条保安员日常行为规范:
(一)对工作尽职尽责,一切以公司利益为重,保障公司和员工的生命财产安全和正常的工作秩序。
(二)互相配合,真诚合作,不得互相扯皮,同心协力把工作做好。
文明值勤,礼貌待人,遵纪守法。
(三)上岗必须着装,做到整齐清洁,仪表庄重,精神饱满。
站立值勤时要做到始终保持良好的精神状态。
(四)不准留长发、小胡子,值勤时不哼歌唱曲、吹口哨、听耳机、吃东西,严禁抽烟,不准聚在一起谈笑。
(五)所有保安人员必须按照公司编定的时间表值班,不许脱岗,未经同意不得自行调班。
做到不迟到、不早退、不旷工。
(六)保安人员要有高度的警惕性和责任感,忠于职守。
认真学习有关法规和各项政策,增强法制观念和政策纪律观念。
第八条保安员执勤要求:
(一)注意观察判断各种往来人员的动向,机动灵活,细心观察,发现意外情况及时解决。
(二)有礼貌地查询来往陌生人的证件及进出公司的物品,若发现可疑人等,要注意监视并作出处理,必要时报告主管领导。
(三)维护公司周围通道秩序,不准机动车、自行车乱停放,外单位车辆未经允许不得进入公司。
保持公司出入口、公共通道及消防通道的畅通。
不准社会闲散人员进入公司内。
(四)夜间巡逻必须有警惕性,注意各重点部位,水、电、门窗关闭情况。
上夜班开小差、打瞌睡或睡觉属违反工作纪律行为。
(五)值班人员实行就餐轮换制,就餐时间不得超过三十分钟。
(六)发现情况,抓住疑犯,应立即报警,并封锁公司所有进出口;
拘捕疑犯后,应交公安机关处理,严禁虐待及殴打捕获的疑犯。
(七)详细记录政府有关部门的电话,以便需要时寻求协助。
(八)做好交接工作,认真填写工作日记,值班时所发生的事情和各种案件,应做好详细的书面记录,将未尽事宜记录并交待接班人员。
(九)注意防火、防毒,发现事故苗头或闻到异味,须及时查找并报告主管领导,切实消除隐患。
(十)每个保安人员必须熟悉火警电话,熟悉消防通道及出口位置,熟悉灭火器具的使用方法,一旦发生火警,应立即报告主管领导及消防部门,并立即处理。
(十一)在紧急情况下,所有保安人员,均应服从公司主管领导的指挥,通力合作,发扬见义勇为、奋不顾身的精神,全力保护公司财产和员工生命的安全,保证公司正常运转。
办公室机要管理制度
一、发文管理
(一)行文格式
公文一般由发文机关、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、主题词、抄报抄送机关等部分组成。
1、发文机关应当写全称或者规范化简称。
2、机要公文分“绝密”、“机密”、“秘密”三种,紧急文件分“特急”、“加急”、“平急”三种。
3、发文字号由机关代字、年份、序号组成。
4、公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容,一般应当标明发文机关、公文种类。
除发布和转发政府规章性文件外,标题一般不加书名号,也不用其他标点符号。
如转发上级党政或部门的文件和批转下级文件,原标题文字过长,可重新概括确定标题。
5、公文如有附件,应在正文之后,成文时间之前注明附件顺序和名称。
6、公文成文时间以领导签发的日期为准,联合行文以最后签发领导的签发日期为准。
7、公文主题词标注在文件末页下部,抄报抄送范围上方。
使用公文主题词以公司颁发的主题词表为准。
8、矿行政及矿党政(行政)办公室发文格式,主送单位为:
基层各单位、机关各部室,抄送单位为:
矿领导、副总、井领导;
矿党委及党政(党委)办公室发文格式,主送单位为:
各党(总)支部,抄送单位为:
矿领导、副总、井领导、机关各部室。
主送单位为部分单位的,应限定发文范围,抄送可直接写明单位或部门。
(二)行文规则
1、中共某某煤矿委员会、晋圣矿务集团有限公司某某煤矿、某某煤矿党政办公室、中共某某煤矿纪律检查委员会、某某煤矿工会、共青团某某煤矿委员会、某某煤矿张小楼井、中共某某煤矿张小楼井总支委员会、某某煤矿东城井、中共某某煤矿东城井总支委员会可以单独行文,矿(井)党政也可以联合行文,联合行文须经矿(井)党政主要领导签发。
党政联合行文的编党委(党总支)文号。
党委、行政、党政办公室文件由党政办公室履行审批、核稿、签发、存档程序,纪委、工会、团委文件由各部门起草,履行审批、核稿、签发程序,统一归矿党政办公室建档管理。
两井文件由各井自行管理。
2、基层单位及机关部室上报的报告、请示按文种分别处理。
“请示”应当一文一事,“报告”中不得夹带请示事项。
如涉及多个部门、多个事项,原则上应退回原单位重新行文。
3、原则上不越级行文,如需越级行文,应视内容抄送被越级的机关。
4、“报告”或“请示”只能写一个主送机关,如涉及有关部门可以抄送,但不得同时抄送下级机关。
除领导直接交办的事项外,“请示”不得直接送领导者个人,必须交矿党政办公室按程序办理。
上级机关对下级机关请示的问题必须在规定期限内给予批复。
5、凡矿职能部门和党群办事机构的一般性工作安排,可以以某某煤矿党政办公室文件向基层行文,纪委、工会、团委可以单独行文,由矿分管领导签发,重要事宜需经矿主要领导签发。
(三)公文形成
发文办理程序为:
起草人拟稿→部门主管审核签字→党政办公室秘书核稿→主管领导签发(视情况有时先由分管领导会签)或分管领导签发→机要文书登记编号→打字室根据领导审核意见修改文稿→起草人校核定稿→排版印刷→盖印装订。
1、公文起草
矿党政和党政办公室下发或上报的所有公文由矿职能部门、党群办事机构代拟或由矿党政办公室负责组织起草。
拟写公文应遵守以下几点:
(1)拟写公文必须符合国家法律、法规,符合党和政府的文件、政策及有关规定。
如提出新的政策规定,应加以说明。
(2)内容真实,观点鲜明,条理清楚,层次分明,文字精练、通顺,标点准确,篇幅力求简短。
(3)用词准确、规范,人名、地点、专用术语、数字、事物名称准确无误,使用简称应规范,并加以说明,日期应写具体的年月日。
(4)公文中的数字,除成文时间、部分结构层次序号和词、词组、惯用语、缩略词、具有修辞色彩的语句中作为词素的数字必须使用汉字书写外,应使用阿拉伯数码书写。
(5)引用材料应核对原件,做到准确无误。
引用公文还应注明所引用公文的发文日期、机关、标题和发文字号。
日期应写具体的年月日。
(6)正文部分如需使用序数符号标明层次时,一般排列顺序是:
第一层为“一、”,第二层为“
(一)”,第三层为“1、”,第四层为“
(1)”。
(7)必须使用国家法定计量单位。
(8)根据公文的内容和行文规则,准确使用文种,标明主题词。
根据需要标明紧急程序和密级。
(9)所有文稿一律使用计算机打印。
2、公文核稿及签发
(1)草拟好的公文,应先由党政办公室秘书进行核稿,填写发文标签。
拟稿人、主办部门负责人和核稿人要分别在发文标签上签字,并注明日期,不得违反程序越级直接送矿领导签发文稿。
核稿的重点是:
是否需要发文,以什么名义发文;
是否符合国家的法律、法规及有关规定,提出的意见和办法是否切实可行;
需要同有关部门协商的事项是否已协商一致;
内容是否准确属实;
文字表述、文种使用、公文格式、密级标引和处理程序等是否符合有关规定。
对内容杂乱、主题不清或修改较乱的文稿,矿党政办公室一律退还拟稿人重新起草。
(2)公文从起草到签发所使用的笔、墨要符合存档要求(用钢笔或毛笔及蓝黑、炭素墨水、墨汁书写)。
对不符合要求的文稿,应按要求重新处理。
(3)矿党政上报集团公司党委、行政及上级有关部门的请示、报告,由党政办公室秘书审核后,根据具体情况报送有关矿领导审签。
(4)矿党委、行政下发的政策性、综合性文件,干部任免文件,奖惩决定,全矿性工作意见,重大事件、项目、工程批复等,经党政办公室秘书核稿后,由矿党委书记或矿长签发,或由党委书记、矿长委托的副矿级领导审核、签发。
(5)以党政办公室名义下发的一般性文件或批转部门工作意见,经党政办公室秘书核稿后,根据文件内容,由业务对口副矿级领导签发。
(6)公文签发后,由矿党政办公室机要文书根据文稿内容,核对文种、签发人、发放范围等项。
符合发文要求的,进行登记编号。
公文编号一文一号,按年依次编注,不得重复编号或空号。
(7)以矿党政或党政办公室印发的专业会议纪要,由办公室秘书核稿,会议主持人签发;
涉及重要内容的,报请党委书记、矿长或其他副矿级领导签发。
(8)矿党政办公室下发的会议通知,由办公室主任签发。
需要基层各单位党政主要领导、机关负责人出席会议的,事前要报请党委书记或矿长审批;
需要基层各单位和机关部门副职干部参加会议的,事前要报请分管矿领导审批。
(9)付印前的公文,由拟稿人负责校对。
校稿人要按照公文处理规范格式认真细致校对文稿,经确认无误、签字后,交付打字室工作人员印刷。
(10)公文要严格按规定格式打印。
机要公文密级和紧急字样分别标在公文眉首的右上角,字体为3号黑体,紧急字样列秘密字样之上。
公文标题字体为2号小标宋体,正文为3号仿宋体。
“主题词”用3号黑体字,词目用3号宋体字。
正文一般每页排22行,每行排28个字,字体行距符合规范要求,公文用纸用US型纸(条件具备后逐步过渡到规定的A4格式打印),付印的文头纸与发文机关应相符。
公文页数超过两页的,必须编印页码。
涉密文件应指定专人打印,所使用的计算机软盘专用并加密,必要时要做消除处理。
(11)缮
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- 行政 办公 人员 职责 范围 岗位职责
![提示](https://static.bdocx.com/images/bang_tan.gif)