岗位职责北大纵横北京鲁艺房地产办公室职务说明书黄Word文档格式.docx
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发文登记簿
主管领导、各部门经理
组织公司各部门制订月度工作计划,且汇总、上报总经理
当月25日前组织各部门完成下壹月工作计划的制订;
当月27日完成部门工作计划的汇总、上报
负责下达年度运营计划和月度工作计划到各部门严格执行
12月下旬下达各部门下壹年度运营计划
当月最后壹个工作日之前下达各部门下月工作计划
检查各部门执行公司运营计划情况、督促工作志、工作总结的及时收集、上报
每周五向主管领导汇报各部门工作计划执行情况
当月最后壹周收集、上报各部门工作总结
工作汇报
二
检查、督办、协调各部门工作
检查公司重大决议和领导指示的情况,且督促办理,及时向公司领导反映
重大决议和指示每天检查,发现问题及时汇报;
每周向有关领导提交《执行情况方案单》
《执行情况方案单》
主管领导
协调各部门制订、完善公司各项规章制度及主要的业务流程且报公司领导审批后下达执行
根据需要或领导指示于规定时间内完成关联制度和流程的制订且上报呈批
组织召开总经理办公会、重大业务会议及其他重大会议、活动;
保证会议和活动的会议资料、设备、场地等物质条件的合理安排
至少提前壹工作日(重大会议按实际执行)通知参会人员,分发关联资料。
不得因会议资料、设备、场地等物质条件的原因延误会议和活动
会议记要
会议签到表
和会领导及其他人员
负责公司会议室借用管理,协调、安排各部门会议时间;
负责会议室卫生工作和物品安全
严格登记借用记录,合理、高效调配,会议室借用时间安排不得发生冲突;
保证会议室清洁、卫生,保证会议室物品的绝对安全
会议室借用登记表
检查记录
借用人
三
负责公司对外公共关系及法律事务
负责对外信息发布、宣传、联络、协调、公关和接待工作
信息及时、准确发布,接待活动保质、按时完成
外部各单位
公司负责公司法律事务,为公司的运营管理和决策及各项活动提供法律支持
保证各项运营和管理活动均能事先得到法律咨询和支持,对重大决策和活动事先应有法律顾问的参和,且提供书面意见
法律意见书
法律顾问
第二部分:
办公管理
四
负责公司文书管理
负责非业务性质的领导指示、通报等文件的起草
用词准确、正确、全面表达领导意图,草稿每千字出错不得超过1处。
当月累计不得5处
指示、通报
负责公文审核、呈批、催办等工作
公文审核、呈批时间不超过半天;
严格按照审批权限呈批公文,紧急文件随时呈批;
第日口头催办公文,及时向有关领导汇报
文件呈批单
经办人、主管领导
负责收集且熟知房地产关联宏观政策、法规,且及时了解公司内部动态,汇总、整理各部门上报的关联信息,分析各项检查结果,按周提供公司工作简报
每周壹提供公司工作简报,内容简明扼,信息准确、及时
工作简报
各部门资料管理员
负责公司介绍信的管理工作
未经总裁或总经理批准,不得私自开具介绍信
介绍信
经办人、经办人
五
负责公司信息化建设、管理
负责制订公司信息化建设规划方案
及时提交方案,方案成本低,功能适宜,切和公司实际,简单易操作
信息化规划方案
负责公司网站内容的审核工作
保证用词准确,内容符合公司规定,当日必须完成审核工作
第三部分:
后勤服务管理
六
负责后勤管理工作
和物业管理协调,负责公司物业管理
保证公司良好的物业环境
物业公司
负责公司车辆的调配使用及交通安全管理工作
科学、及时调配车辆,严禁私用公车;
以最低的成本处理交通安全工作
公司用车登记表
用车人、司机
负责检查各部门用电、用暖、防盗、防火等工作
负责检查文档资料的存放
每周至少抽查壹次,详细记录检查结果,对未按规定存放的文档资料实行收缴,通知当事人到办公室领取,同时开具罚单到财务部
当事人、财务部
和保安公司协调,全面负责公司的安全保卫工作
保证办公场所公司物品,车辆的绝对安全
保安公司
第四部分:
人力资源管理
七
负责公司人力资源战略和规划工作
负责起草公司年度人力资源招聘、培训、调配等规划方案
12月上旬完成下壹年规划方案起草,草案中条款利用率不低于80%
规划草案
根据人力资源规划方案,结合公司运营计划,组织各部门编写人员需求计划
12月中旬组织各部门完成人员需求计划,报领导审批
人员需求计划草案
负责制订、完善各项人力资源管理制度
根据实际需要和变化随时调整、完善人力资源制度
人力资源制度
八
负责公司组织结构、部门职责及岗位职责的设计管理工作
根据领导意图起草起草组织结构、部门职责的设计、调整方案
方案切合公司实际,组织结构精简高效,部门职责清晰
组织结构、部门职责草案
组织各部门进行工作分析、编写各岗位的职位说明书为招聘和职务评估提供科学、详实的职位说明书
于壹周时间内完成职位说明书的编制工作,职责明确、任务清晰
职务说明书
各部门经理
九
负责员工招聘、培训的计划管理和公司壹般员工调配工作
根据公司用人需求计划,制订员工招聘计划方案、上报批准
于规定时间提交方案,招聘计划方案科学、经济
员工招聘草案
负责起草壹般人员调配使用方案,及员工职务的调整意见
调配方案可行,理由真实、充分、合理
员工调配草案
组织各部门编写年度或临时员工培训需求计划
12月上旬或于规定时间内完成计划,报领导审批
员工培训草案
十
负责建立完整的薪酬体系,建立绩效考核机制
负责草拟薪酬、奖金、福利标准
方案合理,科学,切实可行,被领导驳回不得超过2次
薪酬、奖金、福利草案
按照领导提示草拟奖惩方案
方案公正,合理,被领导驳回不得超过2次
奖惩方案
建立且管理员工的信用和工作表现记录
严格、准确、全面记录员工信用情况,随时为领导用人决策提供支持
员工信用记录、
根据国家人事政策和法规,结合公司有关规定处理好劳资关系
负责受理且协调处理劳资关系或草拟处理方案
以最小成本,及时,合理处理劳资关系;
方案切实可行,成本低
劳资纠纷受理登记表、处理意见
当事人、主管领导
受理且协调处理壹般员工纠纷
以最小成本,及时、妥善处理员工纠纷;
如超过权限草拟草拟处理意见且及时上报
第五部分:
其他
负责办公室内部的组织管理
负责指导下属员工制定工作计划,做好工作日志、周志,督促执行
每天检查下属员工工作日志,周五检查员工周志
下属员工
负责部门内工作任务分派
每天上班前10分钟布置当天工作或检查员工当日工作计划;
任务分派合理
任务分派单
负责本部门员工的业务培训、考核
每周组织半天集中培训或就工作中发现的问题和不足随时随地进行培训
培训资料、培训记录
负责对本部门员工的考核
考核公正,合理,调查属实的员工月投诉不得超过1人次
员工考核表
职责十三
完成直接上级交办的其他任务
按照实际情况临时规定的标准
协作关系
内部协作关系
上级领导及部门
外部协调关系
各政府主管部门、水电气公司、消防部门、卫生管理部门、公安部门、交通大队、街道等
任职资格
教育水平
大学本科之上学历
专业
行政管理、人力资源管理关联专业
培训经历
行政管理培训、人力资源管理知识培训
经验
6年之上关联工作经验、3年之上管理经验
知识
具备相应的行政管理、人力资源管理知识,
熟练使用office等办公软件,具备基本的网络知识
技能技巧
具有较强的领导能力、公关能力、沟通能力、计划和执行能力
销售部职责
经理
LY-09-01
销售部
总经济师
副经理、销售代表、资料管理
不定
基本职责:
遵守国家政策法规、公司各项规章制度,全面履行销售部职责,严格执行销售政策,保质、保量、按时完成销售任务;
培养、管理销售队伍。
严格执行公司销售政策,
根据公司统壹销售计划销售政策制定阶段性销售计划。
全面负责销售管理工作
收集、整理且熟知房地产市场及客户信息且及时上报办公室;
负责拟定销售方案、销售策略(不得违反公司销售政策);
负责制定销售计划、销售管理制度及服务标准;
负责编写销售统壹说词;
负责和工程部等关联部门保持紧密联系就楼盘进展、房屋细节等客户关心的情况进行介绍。
负责销售代表招聘、业务培训工作,保证销售人员熟习房地产及销售政策和技能、销售说词等;
参加房展等市场推广活动;
负责日常销售工作
负责客户开发和来访客户的接待、楼盘讲解、引领参观等工作;
负责销售合同的签订、整理及归档;
负责办理客户银行按揭手续、催收房款;
办理客户购房登记、交易和客户产权事宜;
和物业公司衔接,办理客户入住手续;
负责客户服务工作
进行来电、来访统计,为调整营销策略提供依据;
制作销售报表,进行销售分析;
建立客户档案,受理客户投诉,维护客户关系;
负责了解且定期向客户通报工程进度;
组织关联单位及部门编写客户公约;
负责向客房提供俩书(使用说明书、质量保证书)
其他客户服务工作。
负责销售部内部的组织管理
负责本部门员工的业务培训
职责五
所需记录文档
通知、简报、汇报材料、工作总结、公司文件,员工考核表
销售部经理职务说明书
协助公司制定销售方案、销售策略、销售计划
向公司提供销售数据和资料,为制定销售计划和策略、方案提供支持;
提供及时;
数据、资料完整、准确
总经理、办公室、总经济师
对销售计划和销售方案的草案提出意见和建议
壹周内返回意见稿,所提意见和建议内容明确具体、理由充分
意见稿
向公司及时反馈销售计划的执行情况,便于公司及时修正计划或为制订下壹期销售计划提供参考
每月28日提交本月销售总结方案和销售报表
销售报表、销售工作总结
参和或协助公司其他部门的工作
组织本部门积极参加房展会等市场推广活动,协助规划技术部搞好市场推广活动;
坚守现场,组织销售人员热情回答客户询问,讲解楼盘
接待客户登记表
负责制定和完善销售管理制度及服务标准;
于规定时间制定报公司批准后执行
销售管理制度、服务标准
内容全面、准确;
有变化及时修正完善
销售说词
负责安排工程部等关联部门人员及时就楼盘进展、房屋细节等客户关心的情况向销售代表进行介绍。
随时记录客户询问事项,每周约关联人员集中解答
培训记录
问题汇总
制定销售合同、契约及有关文本;
严格按照规定格式制定,措词严谨,
销售合同书、契约书
每周五向公司提交本周销售报表,每月编写销售分析方案28日上交办公室
销售报表
办公室、总经理
负责销售人员招聘
编写员工职务说明书
于招聘前壹周向办公室提交拟招聘员工职务说明书
详细说明工作职责、任职条件
编写招聘笔试题
于招聘前壹周向办公室提交
准确招聘面试提纲,于办公室统壹组织下主持招聘的面试
于招聘前壹周向办公室提交面试提纲
负责制定且上报本部门员工培训需求计划;
每月20日向公司提交下壹月的培训需求计划;
12月上旬向公司提交下壹年度的培训需求计划
负责销售人员业务培训
培训需求计划表
实施对本部门员工培训考核
培训俩周后组织考核
员工培训考核记录
负责编制本部门员工业务培训课件,于办公室安排下实施对本部门员工的业务培训
于招聘前壹周向办公室提交培训课件
每周组织半天集中培训或就工作中发现的问题和不足随时随地进行培训;
保证销售人员熟习房地产及销售政策和技能、统壹销售说词等;
课件
员工培训签到表
办公室,下属员工
每天检查下属员工工作日志,周五检查员工工作周志
每周壹上午布置本周各工作任务
负责组织实施本部门员工的业务培训
于规定时间内填写完毕员工考核表交人力资源部;
销售部副经理职务说明书
副经理
销售部经理
遵守公司各项规章制度,于销售部经理领导之下,负责客户服务工作;
协助销售部经理履行销售部职责,严格执行销售政策,保质、保量、按时完成销售任务;
进行来电、来访登记且做简单统计分析,为制定和调整销售策略提供依据;
热情接待、详细登记,每周五提交接待登记表
客户接待登记表
统计分析表
客户
建立客户档案
归档及时、分类科学、摆放整齐、查找快速
客户档案
受理客户投诉,维护客户关系;
热情受理客户投诉,详细登记客户投诉事由,当天向有关领导反映,接到处理意见当天向客户通报;
每月25日统计当月投诉情况向有关领导上报
客户投诉登记表
客户投诉统计表
每月编写工程进展方案,每月最后壹周向客户通报
工程进展方案
工程部、客户
保证于交房前壹周准备好“俩书”
负责办理业主房产证;
和物业公司衔接,办理入住手续;
协助销售部经理工作
负责记录本部门员工考勤
每月1号提交上月考勤表
草拟公文资料
用词准确,正确、草稿每千字出错不得超过1处。
草稿
完成销售部经理交办的其他工作
规划技术部、财务部、工程管理部等
银行、保险公司、律师事务所等
市场营销、房地产或关联专业
市场营销、房地产销售有关知识培训
2年之上房地产行业或相近行业工作经验
掌握市场营销、房地产销售等知识
资料管理员职务说明书
资料管理
LY-09-02
行政职系
遵守公司各项规章制度,于销售部经理领导之下,负责销售部资料管理、文书传递工作;
负责销售部文档资料管理
负责收集、整理国家房地产销售政策、法规、市场信息
收集及时,资料、信息准确、详实;
每周四上报办公室信息周报;
每月25日上报当月信息月报。
信息周报
信息月报
负责销售报表、销售资料的保管和使用
归档及时、分类科学、摆放整齐、查找快速;
任何人员查阅、借用文档必须登记;
保证文档及时完整地收回;
保证文档资料的存放安全,当事人离岗或下班后桌面上不得有文档资料。
文档借用登记簿
本部门人员
负责向档案管理员提交有关资料
每周五向档案管理员提交有关资料;
按档案管理员要求时间内提交有关资料
提交文件目录
档案管理员
接受档案管理员业务指导
按时参加档案管理员进行的业务培训;
按档案管理员要求归档和分类
负责文档资料的传递
负责本部门公文的录入、打印
严格按公文格式录入、及时到前台打印
文件打印记录
前台
持公文到关联部门、人员签署审核
立等文件的审核
关联部门、人员
负责到办公室领取公司下发的关联公文
严格办理公文领用手续
档案领用登记簿
办公室主任、档案管理员
负责销售部内务工作
经理不于时负责接听电话
详细登记来电记录
来电记录簿
负责本部门办公物品的保管和领用
到办公室领用办公物品须经经理批准
严格按规定办理本部门员工办公物品领用
办公物品领用登记簿
教育
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