7档案管理制度Word格式文档下载.docx

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六、因档案工作管理不善，造成一定损失，领导要承担责任。

主管档案工作的主任职责

一、负责组织本校干部及职工认真学习、贯彻落实《档案法》、《档案法实施办法》及有关档案的法律、法规文件。

促进全校档案工作的开展。

二、负责组织安排对档案工作的检查、协调各部门做好每年全校立卷归档工作，加强对档案管理人员及全体教职工、学生的档案意识教育，不断提高综合管理水平。

三、档案工作要纳入学校工作的议事日程，不断改进和完善档案管理工作，随时解决档案工作中出现的各种问题。

四、积极参加上级主管召开的有关档案工作会议并认真贯彻执行，定期研究档案工作，听取档案汇报工作，支持和指导档案工作的开展。

五、认真做好年度档案计划、总结、表彰工作，积极安排专兼职档案工作人员的培训工作。

六、协助主管校长鉴定、审批保管期限的档案和需要销毁和封存的档案认定工作。

七、要严格管理、严格要求档案工作，对档案管理工作管理不善而造成一定损失，要承担主要责任。

专职档案员的岗位职责

一、专职档案员在主管主任的领导下进行工作，对档案管理工作管理不善而造成一定损失，要承担主要责任。

二、认真学习、贯彻、执行《档案法》和《档案法实施办法》，热爱本职工作，忠于职守，不断提高政治素质和业务水平。

三、负责本单位的各部门兼职档案员的业务培训和档案业务指导、监督和检查。

四、负责学校综合档案管理工作，归档、移交、保管、借阅、销毁工作，对有立卷任务的部门归档工作进行业务指导、监督，抓好一年一度各部门的立卷归档工作，把好案卷质量关。

五、主动向主管领导汇报档案工作情况，定期召开档案工作会议，研究提高和改进档案工作。

六、积极开展档案利用工作，为教育教学服务。

七、按时完成档案局、区教委布置的各项档案工作。

八、负责建立健全本单位档案管理的各项规章制度，并监督各部门各项制度的落实情况。

兼职档案员的职责

一、学校各部门必须配备一名兼职档案员在部门主任领导下工作，接受专职档案员的业务指导，学习《档案法及实施办法》掌握档案管理业务知识。

二、负责本部门归档的文件材料的收集、保管、整理、立卷和移交工作，做到齐全完整。

三、各部门归档的文件材料整理要达到规定的要求，第二学年度完成以后，十月前将整理好的档案材料，移交校综合档案室，十月底前向总部档案室移交。

四、努力履行兼职档案员职责，参加有关会议，资料审查等活动。

档案管理人员“三参加”制度

一、要积极参加科研课题，设计项目以及科研评审成果鉴定会，及时收、验该归档资料。

二、要积极参加工程竣工验收工作，及时收、验该归档的材料。

三、要积极参加设备开箱验收工作，及时收、验该归档的材料。

四、档案专、兼职员，落实“三参加”后，要在每项活动中的有效文字材料上签字，以便核查制度执行情况。

档案室职责范围

一、综合档案室集中统一管理本单位的全部档案。

二、各类档案保证齐全完整，做到规范化、制度化、标准化。

三、积极提供利用，为学校领导和各部门各项工作服务。

档案保管制度

一、为保证档案的安全、完整、档案人员要定期接收各部门档案材料，避免材料散存在个人手中。

二、当年（或学年）形成的档案资料中由各部门兼职档案员负责保管，于每年十月初按标准整理、组卷合格后移交档案室。

三、凡进出档案室的档案，要严格档案登记制度，未经允许不得将档案携带出学校，复印、抄录要按规定办理批准手续，做好保卫、保密工作。

四、档案室的档案、资料要按门类和载体进行科学的分类、排列、编号、柜子要排列有序。

五、保持柜内案卷的整洁，每月开柜通风除尘一次，每半年查看档案一次，出现潮湿、字迹扩散或纸张破裂等情况，及时采取措施进行修补，复制或其它技术处理。

六、根据季节变化，随时调节室内湿度，避免阳光照射，室内温度一般保持在14C0-24C0之间，相对湿度在45%-60%之间。

每日要记录室内湿温度。

七、档案室要坚固，并采取必要的防潮、防虫、防盗、防光、防高温、防尘、防鼠、防火等措施，延长档案寿命，档案室内严禁吸烟。

八、保持档案室清洁卫生，定期清扫整理，不得存入与档案管理无关的物品。

九、建立和完善全引，做好档案的改进、移交、利用等日常登记、统计工作。

档案保密制度

一、档案工作人员要有高度的保密观念，认真执行《保密法》和《保密守则》，严守党和国家的机密，确保档案的绝对安全。

二、为做好保密工作，以下内容档案为保密范围，需控制借阅，上级带有密级的文件，本校党支部、学校行政会会议记录、涉及人员处理的案卷和其它不宜扩大阅知范围的文件资料。

三、未经领导批准，不得翻印、抄录档案，查阅档案一般在档案室内，不得随意将档案带出档案室或交给他人保存。

四、严格遵守档案的销毁审批制度，销毁档案时要有两人以上负责，并在指定地点销毁，填写销毁清册。

五、工作人员离开档案室时，要关好门窗，并定期检查门锁的牢固情况，出现问题及时修理，清除隐患，确保防范措施严密有效。

六、要经常对干部、职工进行保密教育，不断增强保密观念，组织有关人员定期进行保密工作检查。

档案借阅制度

校档案室所存档案主要为学校各部门服务，积极提供利用，严格借阅手续，保证室藏档案资料的绝对安全。

一、借阅人经同意借阅档案时必须履行登记手续，外单位查阅档案，需要带单位介绍信，经同意可以查阅，档案不予外借。

二、借阅人要注意保护档案，不得拆卷，折叠或在文件上勾划、涂改，如发现上述情况要按《档案法》规定追究责任。

三、阅档人注意保护档案，不得把档案交给无关人员审查和核对。

四、复制、摘抄档案须经领导和档案室同意，利用者不得擅自摘录、拍照、复制等，凡经允许摘录、复制的必须经档案人员审查和核对。

五、借出档案用毕及时归还或索要，避免丢失，归还后立即注销借阅登记。

六、本单位人员利用档案应办理利用手续，填写《档案借阅登记簿》档案人员在向利用者提供档案的同时，应根据需要附一张《档案利用效果登记表》，利用工作结束后，由利用者如实填写，及时交档案室存查。

七、借阅期为3-7天。

八、借阅方式：

提供原件、复制、电话代查。

档案鉴定销毁制度

一、档案鉴定：

1、档案根据《档案保管期限》的有关规定，定期对本单位超过保管期限的档案进行价值鉴定，准确地判定档案的存毁。

2、档案的鉴定工作应在本单位主管负责人的领导下，由档案室和有关业务部门组成鉴定小组，按规定进行。

3、档案鉴定工作每年进行一次，要求保管期限要准确，保管单位质量达到规定标准，鉴定中发现不准确、不完整的及时进行修改、补充。

二、档案销毁：

1、销毁失去保存价值的档案，须由鉴定小组提出意见，登记造册，经主管领导批准后，方可销毁，未经批准，任何人不得随意销毁档案，严禁将待销毁的档案和不归档的文件资料作其他用途，更不能当废品出售。

2、销毁的文件、科技、会计档案必须由鉴定小组鉴定，经单位领导审批签字后，填写销毁清册，方可销毁。

3、销毁的档案，应案卷目录中注明，销毁清册和销毁报告，保存在全宗卷内。

档案预立卷制度

一、为了保证档案资料齐全完整，培养档案管理人员条理化、系统化的严谨作风，必须做好平时档案预立卷工作。

二、文件形成部门，在着手做每一项重要工作时，从开始---过程--终结的每个环节随时按规定收集各种资料。

三、对暂不能装订的文字资料，要分门别类编好类目并以专用装具妥善保存，待告一段落后，再正式归档、立卷。

四、预立卷的具体内容：

1、文书档案的预立卷：

专、兼职档案员在本学年度初，根据上级立卷规定，预先编好归档类目，妥善保存，为正式立卷做好准备。

2、教育教学档案的预立卷：

3、会计档案的预立卷：

会计档案由财会部门按上级有关会计要求预立卷。

4、科技档案的预立卷：

1、科研档案的预立卷：

凡正式列为科研课题的项目，在确定科研课题负责人后，课题负责人（或指定专人）负责做好材料的日常收集工作，待项目告一段落或完成，再按归档范围进行整理组卷归档。

2、基建档案的预立卷：

基建项目负责人确定后，负责人应指导专人负责文件材料，图纸平常收集和保管工作并按各类项目归档范围进行分类，按条款建立卷盒，做好不同时期形成材料的收集工作等项目完成告一段落后，进行系统整理。

3、设备档案的预立卷：

设备开箱验收时，应对照归档范围清点随机文件材料，并收集保存，在设备安装、高度完毕后，将全部的文件材料按照《科技档案归档制度》，设备进行整理组卷，并填写移交单，向总部档案室移交。

5、声像档案的预立卷：

学校、各部门在各项重大活动时的照片做到随时收集、整理、立卷、移交学校总部档案室（对照片、光盘中所的人物都要有文字说明：

时间、地点、人物、活动内容）。

学校重大活动永久保存的光盘，由电教组摄影、整理、立卷保管，每年10月底前向总部档案室移交一张光盘和目录。

6、实物档案的预立卷：

学校、各部门获奖后、上级奖或赠的各种实物收集后，统一交到总部档案室办理登记手续，填写登记表，由档案室统一归档、立卷、保存。

档案立卷说明

一、归档文件齐全、完整：

各部门工作中形成的文件材料，能够反映本校全学年各项工作的完成情况。

二、组卷正确：

1、组卷方法是按（年度—组织机构）组卷。

2、组卷以问题为主，同类问题组成一卷，专门问题可组专卷。

3、上级来文与本单位形成的文件材料一般应分别组卷。

三、卷内文件排列清楚：

卷内文件应按事情的来龙去脉有次序的排列，保持文件之间有条理、有联系。

排列方法：

1、重要材料在前面，一般材料在后面。

2、按形成的时间顺序排列。

3、按问题排列。

归档时可以一个活动，一个会议的完整材料单独组成一卷，重要的事件可以一事一卷。

4、同一问题的文件正稿在前，定稿在后，批复在前请示在后；

主件在前，附件在后；

结论、决定在前依据材料在后。

5、形成多次草稿的重要文件材料，最后定稿在前，其他几稿依次排列。

四、拆除金属物、编写页号：

1、归档案卷去金属物。

2、编页号：

有字的页面均应编写页号。

左侧装订，编在正面的右上角。

背面的左上角；

号码不要编在字迹上。

3、如卷内只有一份文件，并已有页码，可不再编号。

4、立入卷内的便条，有价值的信封等，逐张编号。

卷内目录置于卷首，要求字迹要清楚，用钢笔逐件填写，作者和日期不详的文件，应尽量考证清楚，会议记录要写明会议时间。

五|、备考表：

卷内需要说明的情况，应该写在备考表上，立卷人，检查人都要在表上签字，以示负责。

六、案卷封面：

1、案卷封面应用毛笔或钢笔，字迹工整清晰。

2、封面上端第一空栏内，填写全宗名称（如北京国际职业教育学校）。

3、封面上端第二空栏内，填写组织机构（如：

党支部、教务处等）或问题名称。

4、封面第三空栏内，填写案卷标题：

拟写案卷标题，要能简明确切地反映案卷内容，一般应由文件的作者、问题、名称三部分组成（如北京国际职业教育学校关于对住宿教职工调整房水电的通知）。

5、封面第四、五空栏内起止时间、案卷的页数、保管期限、案卷号均应填写清楚。

七、装订：

卷内文件有破损的要裱糊。

装订线上有文字的要镶边；

大于一般公文纸的要折叠；

小于公文纸的要托裱（页号编于原件上）；

字迹已扩散的要复制；

把文件底边和装订对侧面戳齐（右、下齐）；

用棉线三孔一线装订，线头结在背后，做到不掉页，不压字，不损坏文件，不妨碍阅读。

八、案卷编号：

每本案卷编为一个流水号，编在封面右下案卷栏内，全宗内文书档案应统一编永久、50年、30年、15年、5年五个流水号，流水号中按部门顺序往下排，如永久卷---党支部（1、工作计划、总结；

2、***；

3***），人事办公室（4、教职工花名册；

5、***）。

九、检索工具：

要求必须有案卷目录，全引目录。

案卷目录：

能反映五个流水案卷内容的全部。

十、学校总部档案室应负责接收并统一管理本单位形成的全部档案。

由各分址负责立卷，在每年的10月31日前向总部档案室移交档案及全引目录，总部档案室于12月初之前将上一个学年度的归档卷收齐并编制案卷目录、全引目录。

任何部门不应以任何借口不向学校档案室归档，如本部门仍需使用，可在学校归档后，另行借阅。

十一、各部门在向学校档案室移交档案时应办理交接手续，填写移交目录，所交全引目录。

文书档案归档制度

为了保证文书档案材料齐全完整，加强档案工作管理，特制定档案管理制度如下：

一、档案要求：

1、归档案卷质量总的要求是遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管利用。

2、应归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均齐全完整，经过分类、立卷、并正确划分保管期限，使之达到系统有序。

3、归档案卷封面的各个项目均应填写清楚；

案卷题名要简明确切；

注明保管期限，卷内文件应有次序地排列，编页号，填写卷内文件目录和备考表。

4、归档案卷按一定次序排列，编制案卷顺序号及案卷目录一式二份，交接案卷时，双方根据目录清点核对，并履行签字手续。

二、归档时间：

1、各部门应在每学年度10月31日前，将上学年度归档材料收集齐全，立卷归档和全引目录移交到学校档案室。

2、学校总部档案室在12月完成案卷目录汇编。

三、奖惩办法：

1、对于积极参加档案知识培训，按时按要求完成归档任务的兼职员给予奖励，一次不少于50元。

2、对于不按时归档的兼职员，批评教育，限期不完成的，扣本人月岗位工资的2%-5%。

3、对于损坏丢失档案材料的兼职员扣本人月岗位工资的5-10%。

四、档案归档范围及保管期限表：

1、党支部：

序号

归档范围

保管期限

1

党支部大会、支委会会议记录

永久

2

党组织、党员干部、党员情况统计表

3

党员、干部花名册

4

市区业务主管部门下发的有关党务工作的指示、决定、批复、批转通知、通报、计划、规定、制度等

针对本校的重要的

5

党支部或党支部工作计划、总结

50年

6

评选优秀党员的决定、登记表及先进事迹材料市、区级

7

党员处分情况材料（处分决定、批件）

8

发展新党员材料及批准入党转正延长通知书

30年

9

支部改选、提拔、配备干部的报告和上级党委的批复

10

评选优秀党员的决定、登记表及先进事迹材料校级

11

需要参照执行的

5年

2、团委

本校历届团委、大队部、学生会干部名册

团队工作计划、总结

15年

团队情况统计表

团委、总支、支部建立、改选、增补委员的报告及上级团委的批复

团队发展工作和离退团工作的有关材料

团员奖惩情况材料

团队活动和有关活动的材料

团委、总支各种会议记录

团费收缴及支出情况材料

上级机关来校视察、指导工作和调查研究形成的文件

3、工会

工会成立的批复及有关材料

工会工作计划、总结、报告等材料

工会委员会会议材料

工会会员名册和加入工会登记表

工会表彰活动的有关材料

会费支出及会员福利、困难补助等有关材料

教代会人选名单

教代会会议材料

4、行政办公室

学校印章启用和废止的决定

校务会、行政会记录（含校长办公会）

学校在行政管理（含校务、政务、财务公开）工作中形成的决定、决议、报告、计划、总结等

重要的

学校法人年检、法人更换等登记表

学校大事记、校历、组织沿革、校史

学校在审计工作中形成的有关材料（如：

校长离任审计报告、审计部门的审计意见等）

校内出版的各种刊物

学校向市区上级单位写的有关行政工作的请示、报告及上级的批复

市区业务主管部门下发的有关行政工作的指示、决定、批转、通知、通报、计划、规定、制度等

本校参加各级表彰大会的先进名单、登记表、先进事迹及代表名单

市级

区级

12

校庆、开学典礼、毕业典礼、毕业分配大会的报告、总结、记录等

13

上级机关来校视察、检查、指导工作和调查研究形成的文件

14

本校各种伤亡事故、突发事件的报告及有关材料

15

学校制定的各项规章制度

16

学校在外事活动中形成的有关材料

17

学校在保卫工作中形成的有关材料

18

一般的

19

学校与外单位签订的工作合同或协议

20

校内出版的简报

21

22

23

24

学校与外单位签定的工作合同或协议

有效期后5年

5、人事

学校机构编制表

上级对本校干部任免、处分的决定、通知等

市区业务主管部门下发的有关人事工作的指示、决定、批转、通知、通报、计划、规定、制度等

教职工花名册

教职工统计年报表

学校对各部门负责人任免的决定、通知等

教职工考核、奖惩情况材料

教师聘用和教师资格认证的有关材料

教职工专业技术职称评审、评定材料

教职工继续教育的有关材料

教职工调整和评定工资的审批表、统计表和劳动工资年报表

教职工伤残、丧葬抚恤等材料

教职工落实政策的材料（如：

复查、改正、撤消劳教的申请报告、补发工资、困难补助等材料）

教职工离退休审批表、自动离职报告等材料

6、总务处

总务工作计划、总结

学校固定资产表

7、民主党派

民主党派人员、干部名册

民主党派工作计划、总结、会议记录

民主党派工作条例、制度、规定

民主党派活动材料

民主党派（会）费有关材料

8、其它

学校在管理活动中形成的临时性重要材料

教育教学档案

1、教学处（教育教学档案）

教学工作计划、总结

市区业务主管部门下发的有关教学工作的指示、决定、批复、批转通知、通报、计划、规定、制度以及会议文件等

各学期各班主任及各科教师配备表

本校自编教材、讲义

在校生参加各种竞赛的获奖作品及有关材料

全国性的

需要长期参照执行的

公开课、实验课教学教案等有关材料

学校科技活动、电化教育的有关材料

校外实践活动的有关材料

各学期教学质量分析