项目合同及信息化管理措施Word格式.docx
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11.1.3.3保密原则
任何人不得以任何形式泄露合同在订立和履行过程中涉及的商业秘密和技术秘密。
11.1.4合同订立管理
11.1.4.1合同起草与谈判
1)各类合同签订前,应当履行招标程序的,项目公司应按照法律或制度规定完成相应的招投标手续。
2)商务合约部负责合同文本的草拟、修改,除有特殊要求之外,应当采用企业已发布的合同示范文本。
企业未制定示范文本的,采用国家、行业协会制定的示范文本,确保合同文件的合法性、实务性和严谨性。
3)企业示范文本的发布由商务合约部按照合同审核审批流程,经各相关部门及领导审核后方可发布。
采用企业示范文本的,除预留的填空和补充条款部分可供填写外,其他固定内容不得擅自修改。
4)合同谈判由商务合约部组织。
施工总承包合同、重大投资、融资合同等重大复杂合同由组织合同谈判的商务合约部编制合同谈判策划书,对主要合同条款的谈判提出底线目标、争取目标和策略目标,并记载谈判结果。
11.1.4.2合同评审与审批
1)招投标文件及合同正式文本在盖章用印前必须履行评审、审批程序。
(1)合同评审由商务合约部填报《合同评审表》中合同基本信息,并组织办理评审手续。
评审可以采取网上会签、书面会签、评审会议等方式进行。
(2)合同评审完成后,商务合约部负责将合同文件草案、评审表及相关文件报相关领导及有权审批人进行审批。
2)同一合同事项在组织招标时已对招标文件中的合同条款进行过评审的,且签约文本与招标评审及定标结果一致的,商务合约部提出书面说明,填写《合同用印申请表》,可不再对签约文本进行合同评审,直接加盖合同专用章。
3)在合同评审过程中,对评审中发现的重大错误、遗漏和不妥之处,评审部门应当予以明确,并提出修改意见。
商务合约部应及时与评审部门沟通,对于评审部门提出的问题,及时澄清、组织修改或者采取控制措施。
4)相关职能部门评审意见应以书面形式提出,并由评审部门负责人或其授权人员签字。
评审意见中应明确记载“同意”或“不同意”字样。
11.1.4.3合同签署及用印
1)正式订立的合同,一律采用书面形式,包括合同书、补充协议、公文函件、数据电文等。
2)签署合同前,验证对方代表身份证明文件。
对方不是该单位法定代表人(或自然人本人)的,验证对方授权文件,核对无误后方可正式签署合同。
验证资料由商务合约部妥善保管。
3)各类合同用印原则上应当使用项目公司合同专用章。
特殊情况下需要加盖行政公章的,由商务合约部填写《合同用印申请表》,经公司副总经理审核,公司总经理审批,方可加盖行政公章。
4)商务合约部应当根据《合同评审表》或《合同用印申请表》等向公司办公室申请用印。
对于以下情形,不得用印:
(1)合同实质性条款未完整填写的;
(2)未按照本制度履行评审、审批手续的;
(3)其他不符合本制度管理规定的。
5)合同用印前,综合办公室应当审核合同文本,确保拟盖章的合同文本与评审通过的合同文本一致。
6)合同用印时应当在合同各页之间加盖骑缝章或使用其它防伪印记。
7)合同在用印的同时,由商务合约部对合同按照统一标准进行编号。
8)签订合同时,商务合约部应制作足够数量的合同文本,保证商务合约部、财务部门、合同实施单位各留存一份原件。
9)商务合约部应建立合同台帐,各项目分部应当按季度向商务合约部报送合同台账。
11.1.5合同履行管理
11.1.5.1履约交底、策划及监控
1)施工总承包合同、分包分供合同、投资合同应按相关规定进行合同交底。
合同交底应形成交底文件资料,交底人和被交底人签字确认。
2)施工总承包合同、投资合同在签署后履行前,商务合约部应进行合同履行策划。
合同履行策划书应涵盖合同风险识别、防控措施及履约安排等内容,合同实施单位可以将合同履行策划书纳入《项目商务策划书》。
3)商务合约部具体负责合同履行监控管理及履约事件处理工作,保障在履约过程中维护公司合法权益,防范和控制合同风险。
11.1.5.2合同变更与解除
1)合同履行过程中的变更、解除,需要签订补充协议、备忘录、会议纪要、承诺函或其他形式的法律文件的,应按本制度履行相应的评审审批手续。
未经审核审批,不得对外签署或签发。
2)涉及放弃权利或增加义务的备忘录、会议纪要、承诺函或其它形式的法律文件,应按本制度规定履行相应评审审批手续。
11.1.6合同档案资料管理
合同订立阶段的相关档案资料由商务合约部负责保管及归档,合同档案资料包括但不限于:
合同当事人资信资料、相对方法定代表人身份证明书、授权委托书、营业执照复印件、资质证书复印件、从业资格证书复印件、招标文件、投标文件、合同文本、补充协议、合同交底资料、会议纪要、往来函件签收单据、合同评审表、合同台账等。
用于归档的合同档案资料应当是原件资料并不得涂改、伪造、编造或损毁。
对于合同资料原件的使用,各单位应建立严格的借用、归档制度。
11.1.7合同纠纷管理
项目公司应遵守有关法律规定,本着诚实信用的原则妥善订立、履行、变更和解除合同,尽量避免发生合同纠纷。
发生合同纠纷后,商务合约部应根据合同约定,在维护公司合法权益的基础上积极与合同相对方友好协商解决争议。
商务合约部可要求公司相关部门就合同纠纷的处理提供协助。
商务合约部处理合同纠纷时,公司相关部门应该如实提供有关资料,收集各类履约证据材料。
11.2信息管理
11.2.1信息管理目标
保证及时接受建设单位、监理的指令,以便及时将建设单位、监理的意图贯彻到项目中去。
及时了解气候气象信息,以合理安排项目施工;
确保将项目的进度、投资、质量、安全等情况及时收集传输给建设单位、监理,确保建设单位及时了解工程施工静态、动态情况,为建设单位的正确决策提供实时信息。
保证项目各部门之间信息共享,使参加项目建设的所有人员熟悉项目具体情况,使其所承担的任务完成的更好。
及时了解项目完成、物资供应情况,为资源分配等决策及时提供完整、准确的信息;
积累各种施工过程的记录、材料情况、试验情况等信息,及时编定成册并制作电子版,为竣工资料的编制、归档提供基础。
11.2.2信息管理组织机构、人员安排及设备配置
11.2.2.1组织机构及人员安排
项目公司设置管理信息中心,在其他职能部门设立部门及项目兼职信息员,兼职信息员受部门领导和管理信息中心主任双重领导。
11.2.2.2信息管理设备的配置
为保证信息管理的顺利实施,管理信息中心购置市面主流硬件设备,购置建设单位指定或认可的项目收集、整理的管理软件,确保信息流畅通无阻。
11.2.3信息管理措施
信息资料管理是以保护知识产权为前提,以《建设工程文件归档整理规范》为标准,高速、准确处理工程所需信息资料,通过有组织的信息资料的流通,使相关各方及时、准确地获得相应的信息资料,利用数据库信息资料,对工程实施过程进行有效控制。
11.2.3.1管理方法
1)建立适合本工程的信息资料编码体系,形成包含业主、监理机构、项目部、设计单位和材料、设备供应商各信息资料系统在内的项目管理信息资料管理系统。
2)及时收集、传递、加工、整理、检索、分发、存储与本工程相关的各种信息资料。
3)运用电子计算机进行本工程质量、进度、造价、安全文明施工管理和合同管理,随时向现场监理人员和业主提供有关本工程建设的信息服务。
4)遵循国家《建设工程文件归档整理规范》的要求,督促分包商、材料和设备供应商等相关各方及时进行工程文件的收集、装订、编目、立卷、归档,并应做到“及时整理、真实完整、分类有序”。
11.2.3.2管理手段
1)信息管理手段
(1)择优选用工作软件,建立适合本工程的信息管理系统,形成包含业主、监理、项目部、设计和设备材料供应商各信息系统在内的信息管理系统。
运用计算机进行本工程信息管理,随时为相关各方提供信息服务。
(2)收集与本工程建设有关的各种信息,区别信息源,识别信息流,对信息流进行分类、分级处理。
并设定业主为最重要的信息源,涉及质量、进度、投资、安全为关键控制点信息和涉及合同变更、索赔的信息为最重要信息。
(3)采用图解分析的方法,进行信息流的简化和流向合理性设计,降低无用信息或次要信息对信息系统的干扰,提高信息系统的传递速度和处理能力。
(4)重视反馈,强调对偏差的跟踪和处理,提高信息系统的精度,为项目决策提供更为准确的依据,以利于服务质量的持续提高。
(5)关注信息间和系统间的联系,强调信息系统整体性和与其它管理系统的关联、兼容性。
(6)注重信息资源的时效性,建立科学的信息管理模型,提供适用的检索工具,提高信息管理的工作效率和可追溯性。
(7)强调信息对于工作的重要作用,确保信息管理这一重要手段充分发挥作用。
2)资料管理手段
(1)建立工程原始资料管理台账,遵循国家《建设工程文件归档整理规范》的要求,指定专人进行各类工程原始资料的日常收集、管理及归档工作,确保所有工程原始资料真实、完整。
(2)做好各类工作记录,内容主要包括:
各项开工审批文件,施工、材料质量检验记录,重要或隐蔽工程照片、录相,施工方案、工程测量、设备检验等审批文件,工作计划、施工日志、检验申请单,以及业主及监理下达的各种指令和各类会议记录等。
(3)每月以书面形式向业主报告工程进度情况和存在问题,以使业主对工程现状有一个比较清晰的了解。
内容主要包括:
工程描述、认可的分包商及供应商、工程进度、质量和支付状况、工作执行情况以及必要的小结和附录。
(4)根据国家《建设工程文件归档整理规范》和惠州政府有关城建档案管理的要求,做好工程施工资料的编目、立卷和日常收集、整理、归档工作,并在工程工作完成后及时将工程资料进行汇编、装订,移交给业主和惠州市城建档案管理机构。
11.2.3.3日常管理措施
1)信息的收集
(1)在施工准备阶段,信息的来源较多、较杂,由于参与建设的各方相互了解还不够,信息渠道没有建立,收集有一定困难。
所以,必须尽快建立适合本工程实际的信息管理系统,规范各方的信息行为,确定信息渠道畅通。
(2)进入施工阶段,信息来源相对比较稳定,主要是施工过程中随时产生的数据,收集比较单纯,容易实现规范化。
所以,必须统一相关各方的信息格式,实现信息资料管理的标准化、代码化、规范化,并由专人进行分级收集、管理。
(3)在竣工保修期阶段,信息管理工作主要是按照国家《建设工程文件归档整理规范》和惠州市政府有关城建档案管理的要求,对施工阶段日常积累的信息进行最后的汇总和归类整理。
2)信息的加工、整理
信息加工主要是把从相关各方得到的数据和信息进行鉴别、选择、核对、合并、排序、更新、计算、汇总、转储,生成不同形式的数据和信息,提供给不同需求的管理人员使用。
按照不同的需求,使用不同方法分层进行信息加工、整理,并对动态数据及时进行更新。
对于项目管理人员自己收集的数据,由于较为可靠,一般可以直接进行加工、整理;
而对于分包商提供的数据,必须从数据采样系统是否规范,采样手段是否可靠,数据的精度是否达到所要求的精度人手,对分包商提供的数据加以选择、核对后才能进行加工、整理。
对于施工过程产生的数据,原则上按照单位工程、分部工程、分项工程进行组织,每一个单位工程、分部工程、分项工程又把数据分为质量、进度、造价和安全文明施工四个方面分别进行组织。
3)信息的分发和检索
建立信息和数据检索的分级管理制度,使用软件来保证实现数据和信息的分发、检索,将收集的数据进行分类加工处理产生的信息,及时提供给需要使用数据和信息的相关单位和相关人员,确保需要使用数据和信息的相关单位和相关人员在需要的第一时间,方便地得到所需要的、以规定形式提供的一切信息和数据,而不向不该知道的单位和人员提供任何信息和数据。
4)信息的存储
利用事先统一建立的数据库,将各类数据以文件的形式组织在一起,组织方式主要包括:
(1)按单位工程进行组织,同一单位工程按照质量、进度、造价和安全文明施工进行组织。
(2)统一、规范所有文件的编码,以定长的字符串作为文件名。
(3)协调相关各方统一存储方式,但国家技术标准有统一的代码时,要求相关各方尽量采用统一代码。
(4)通过网络数据库形式存储数据,达到相关各方数据共享,减少数据冗余,保证数据的唯一性。
11.2.4现代化网络技术的应用
现代的建筑施工过程为信息密集型产业,具有信息量大,持续时间长等特点。
在本项目施工中我单位将以总承包项目管理模式为基础,综合运用了现代信息技术,建立项目局域网和数据库并通过互联网连通我单位主管部门、建设单位、监理现场办公室等,在我单位成熟项目管理软件基础上结合项目具体情况,开发针对本项目“工程项目施工管理信息系统”,实现横向交流和数据共享,从而为项目决策提供支持和服务。
为实现施工企业管理的信息化、现代化打下基础。
11.2.5项目局域网系统
实现信息化施工需要一定基础,施工现场的计算机局域网络将是我们实现信息化施工的基础部分。
项目施工现场,我单位将建立计算机局域网络,局域网通过连接现场各功能的工作站,达到方便各方的信息数据的传递私交流,项目局域网通过拨号方式与我单位局域网联结。
11.2.5.1项目管理信息管理软件
该系统由我单位结合现场实际情况、根据总承包项目管理模式选用成熟的项目管理信息系统商用软件等。
各管理模块以部门为单位进行信息的采集,采集后的信息主要存放在数据服务器上,通过现场计算机局域网络,完成管理信息数据的处理、传递和输出,实现各参建部门之间项目管理信息数据共享,建立一个由数据库构成的虚拟现场。
管理信息系统数据库内容应包括工程计划、技术资料、质量评定、物资、商务、劳动力、安全、保卫、行政等各个模块。
1)计划控制
包括对工程月、周、日三级计划的编制、实时调整和发布、实施监控。
2)技术资料
数据库对工程项目施工过程中发生的所有技术资料进行管理,包括图纸、施工组织设计和施工方案、施工技术交底、质量报验记录、洽商变更、质量标识、试验检测等方面,并对其在时间、空间及其他相关属性进行逻辑校验。
3)物资管理
通过数据库的建立,物资部门可将每日发生的材料进厂数量及信息逐项录入,使得各类数据通过数据库生成所需各类报表,如:
钢材迸厂检测记录、水泥进厂检测记录、木材进厂检测记录、大宗材料进厂检测记录、一般材料进厂检测记录、能源材料消耗报表、材质管理及月报等,以便能随时作出对各种材料及分供方资料的多方面的查询,并能够对各分包进厂的材料使用情况及施工部位在费用上明确的划分,随时为商务部门提供准确数据,掌握工程实际发生成本情况。
4)安全保卫和劳动力管理
由综合办负责对现场人员将进行基础数据采集,建立现场人员信息数据库,统一办理现场身份信息卡。
现场将实行全封闭管理。
施工区所有出入口均配备读卡机、电脑监控器,与分控人员管理、安全保卫的计算机相连,实时反映现场劳动力、管理人员数量及结构。
数据库提供现场安全检查、复查整改、安全交底、安全验收、安全教育、安全处罚、安全事故等安全管理资料的记录。
5)文明施工和成品保护
数据库提供现场文明施工检查记录和成品移交记录。
6)会议、文件管理
数据库提供项目召开的各类会议的计划安排、通知,并可通过项目与我单位组成的广域网进行视频会议,节约时间,加快信息传送。
通过项目文件分发模块对本项目收发的文件进行发送、编目、查询,并对指令性文件进行核查、自动反馈核查结果。
11.2.5.2辅助管理软件
1)梦龙网络计划软件编制管理系统,主要应用于工程网络计划的编制。
并根据工程的实际进展情况对网络计划进行实时调整,使网络计划技术在项目施工中实现动态调整,真正发挥其统筹全局的强大能力。
2)广联达图形算量、钢筋翻样、预决算系列。
11.2.5.3信息化管理的优点
可实现项目各部门的信息资源共享,提高各部门的办公效率,并使上级主管单位、建设单位、监理单位无论在什么地方、什么时候,都能通过远程视频监控系统能够迅速了解项目现场及施工当中的各种信息。
11.2.6远程视频监控系统的应用
项目设置基于Web平台的远程视频监控系统。
从而达到对项目的有效管理,使工程项目始终处于监控状态。
其原理如下图:
实现可视化管理将成为方便信息采集、提高工作效率的一个重要方面。
可视化管理即是使施工管理人员在现场办公室内即可全面观察施工现场重要部位的实时施工状况,以便为解决施工问题、控制工程质量、保证工程安全和进度计划的实现提供最直接的依据;
可视化管理可对施工现场操作人员带来一定约束,最大限度降低违章操作情况。
在施工现场将建立远程视频监控系统,对施工现场的全貌、主要作业面、人员车辆的出入口进行视频监控。
所有画面将通过建于施工现场的计算机局域网络提供给工作在现场办公室的有关单位,并可通过项目局域网与我单位局域网的联结,进行远程现场监控。
11.2.6.1监控点布置
现场主要出入口各设1个固定焦距摄像头,用于观察现场主要出入口人员、车辆的进出情况,该摄像头将直接与现场劳动力、保卫、安全的工作站相连。
在塔式起重机顶或者单独埋设的杆顶设变焦摄像机,用于观察主要施工作业面的工程进展情况。
所有视频资料通过现场视频服务器接入互连网及项目局域网。
同时通过现场计算机局域网络、互连网对建设单位、监理单位、项目管理人员等相关人员进行摄像机控制的授权,使其能够经互连网遥控经过授权的摄像机观察现场各部位的实时情况。
11.2.6.2质量管理
1)全方位、全天候、全时段的监控,建设单位、监理、项目管理人员、项目经理、我单位上一级主管部门、领导均可随时直接获得现场实际情况的一手资料,为全面质量管理创建了现代化的平台。
2)各级领导管理人员对授权的摄像头的实时调整,可获得更为翔实的现场信息,甚至精确到每个节点。
在这样完善的监控下可以把任何质量缺陷消灭在萌芽状态。
3)可视化管理可对施工现场操作人员带来一定约束,规范操作行为,最大限度降低违章操作。
4)对平时现场质量检查中发现的质量问题,要提出整改措施,现场视频监控可以为整改验证提供、及时良好的监控。
11.2.6.3进度管理
1)在完善的各级终端监控下,能更为广泛的集中传递大量信息。
使平时需要一天、甚至几天才能传递的信息,现在可以瞬间到达。
2)实时反映现场实际进度计划情况,有利于各方面及时掌握每周、每天甚至每小时、每分钟的计划事实情况,为计划的实施提供了良好的监督。
3)为现场实际进度与计划控制误差的原因分析,提供一手资料。
比如:
劳动力基本情况、材料备料、机械运转等。
11.2.6.4安全文明施工管理
1)通过监控系统,所有参与监控的均可以是“现场安全员”,更多、更快的发现潜在的不安全因素,将之消灭在初始阶段。
2)监控系统可以从更为广泛的角度俯瞰现场,安全员可以以更全局观的角度来考虑项目安全目标的实施。
3)考虑到系统管理的严密性,提供安全完善的用户帐号、密码管理功能和严格的控制权限分级制度。
只有经过授权、拥有帐号密码的用户才能测览或控制摄象机。
4)更为及时广泛的发现对环境造成污染的其他未纳入项目环境工作中的环境因素,为根据实际情况调整环境工作计划、措施提供帮助。
11.2.6.5综合管理
1)可提供多方视频会议平台,为企业实现垂直管理、创造完美的产品品质、提供良好的服务,提供切实基础平台。
2)通过对现场各方面的实时监控,把维护施工场地内部的综合状况工作做到建设单位满意为止,不给建设单位增加额外的负担。
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