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QR——质量记录QJ——检测作业指导书
QL——管理制度QS——设备操作规程
QZ——仪器设备自校规范QH——仪器设备期间核查规程
QT——其它
4.1.3顺序标识:
此文件在系列文件中的顺序号。
4.1.4年份号标识:
发布此文件的年份编号。
4.1.5版次编号:
对文件进行给修改时需要对修改的次数编号,修改次数的编号以阿拉伯字标识,但需要换版时,以大写英文字母标识,修改和换版的规定见《文件控制程序》。
4.1.6例如:
质量管理体系质量手册编号:
WNO/QM01—2013
表示该文件是:
公司2009年发布的质量管理体系第一层次文件2013年编制序号为01的质量手册。
4.2外来文件编号
4.2.1外来文件的接收,应先经办公室接收,经办公室识别是否属于受控文件。
外来非受控文件以行政文件方式接收,按行政文件编号方式编号,受控文件按4.2.2—4.2.4方式编号。
4.2.2企业代号标识同4.1.1。
4.2.3文件分类号标识:
FG——法律法规
BZ——国际国家标准
JS——技术资料
QT——顾客和供方等相关方文件
4.2.3顺序标识:
按收集先后顺序编号
4.2.4年份号标识:
按收集时间的年份编号。
4.3行政性文件收发编号
行政性文件编号如下:
XXX[XXXX]第X号
发文顺序号
发文年份
公司代号
公司代号一般以“温瓯检收”或者““温瓯检发”标识。
4.4文件的发放
4.4.1对发放至有关人员的文件资料属于受控的都应编制发文编号,以加盖“受控文件”章方式手动填写,“受控文件”章应包含一下内容:
受控文件
分发号
持有人
发文时间
4.4.2受控文件发文号应与编制文件的编号有所区别,其编制年号由发文年月来代替,按部门分类应有唯一性代码予以区别。
4.4.3文件分类号标识:
JZ——机构认证
GL——管理层(总经理、质量负责人、技术负责人)
CD——档案室存档
XZ——办公室
SL——受理大厅
AJ——安检车间
HJ——环保监测车间
4.4.4顺序标识:
按各部门编制人员顺序编号,应编制所有人员固定编号和分发文件的目录存档。
顺序号以01开始编号。
4.4.5年份号标识:
按发放时间的年份编号。
4.4.6文件层次标识:
可省略。
4.4.7发文时间:
按持有人签收的时间编写。
机构认证需要的文件可以不用填写。
4.4.8例如:
WNO/SL02-2013
Xxx
2013年10月21日
表示该文件为:
机动车检测有限公司受理大厅编号为02的员工xxx持有,分发时间为2013年10月21日,WNO-SL-02-2013即为该员工所有受控文件的唯一标识。
4.4.9非受控文件的发放以行政行文形式分发。
4.5文件的存档
存档文件的编号按《档案管理程序》执行。
5相关文件
《文件控制程序》。
《档案管理程序》
(二)体系文件编号细则
1.目的
为了正确地指导制定质量体系文件,使编制的质量体系文件的标识、结构与格式系统协调,以利于文件管理,确保质量体系的有效运行。
2.范围
本导则适用于本企业体系文件的编制。
3.职责
质量部负责本导则的编制和管理,各相关部门负责本导则的实施。
4.管理内容
4.1质量体系文件
4.1.1质量手册(代号:
QM)
4.1.2程序文件(代号:
P)
4.1.3作业文件(代号:
W)
4.1.4质量记录(代号:
QR)
4.2质量体系文件编写的标识和结构
4.2.1质量手册
4.2.1.1标识
OY--QM-XX
顺序号(以数字表示)
质量手册代号
公司名称代号
4.2.1.2结构
1)封面
2)目录
3)修改控制
4)总经理声明
5)概述
6)手册简介
7)公司概况
8)范围与应用
9)组织结构
10)质量方针与质量目标
11)术语和定义
12)质量管理体系描述
13)质量管理体系
14)管理职责
15)资源管理
16)产品实现
17)测量、分析和改进
18)程序文件和部门关系矩阵图
19)体系条文和部门关系矩阵图
20)过程关系定位图
4.2.2质量体系文件
4.2.2.1标识
4.2.2.2
HBAL--PXXX
顺序号(以数字表示)
程序文件代号
4.2.2.3结构
a.封面
b.正文
1.目的
3.定义
4.职责
5.工作程序
6.相关文件
7.使用记录
4.2.3作业文件
作业文件是指图纸、作业标准、作业指导书、工艺规程、检验规范、设备操作规程等。
其结构格式原则上不求统一,但同一性质的作业文件结构上要一致。
4.2.3.1标识
OY--WXXX
部门文件编号(以字母……表示)
作业文件代号
公司名称代号
部门代号:
总经理—GM品技部-TD、销售部-SD、生产部-PD、管理部-GD、财务部-FD
发放编码:
总经理—01品技部--02、销售部--03、生产部--04、管理部--05、财务部—06
4.2.3.2作业文件格式要求
作业文件除了图纸和工艺文件外,其他指导性作业标准应该按照下述格式进行编制,如图例:
②文件编号:
HDXL-W-GD-01
③文件版次:
第A版第0次修改
④体系文件编写规则
⑤文件页码:
第1页共4页
⑥生效日期:
2009/01/01
⑦1.目的:
为了正确地指导制定质量体系文件,使编制的质量体系文件的标识、结构与格式系统协调,以利于文件管理,确保质量体系的有效运行。
⑧2.适用范围:
本导则适用于本企业体系文件的编制
⑨3.定义:
无
⑩4.职责:
质量部负责本导则的编制和管理,各相关部门负责本导则的实施
⑾5.内容:
5.1质量体系文件
5.1.1质量手册(代号:
5.1.2程序文件(代号:
QP)
5.1.3作业文件(代号:
WI)
5.1.4质量记录(代号:
。
⑿6.使用记录
无
编制
⒀
审核
⒁
批准
⒂
4.2.3.2.1“①”处填写公司名称;
4.2.3.2.2“②”处填写文件编号,一般是JL/WI后面加流水号,文件编号不可重复,所以须到公司文控中心申请文件编号,以便统一管理;
4.2.3.2.3“③”处填写该文件版次,初始版本是“第A版第0修改”,即表示该文件为第A版本第0次修改状态;
4.2.3.2.4“④”;
处填写该文件名称,一般作业指导书类文件后缀为“作业指导书”、“作业标准书”及“准则”、“导则”等;
4.2.3.2.5“⑤”处填写文件页码,填写方法为第几页,共几页;
4.2.3.2.6“⑥”处填写文件的生效日期,格式为YYYY/MM/DD;
4.2.3.2.7“⑦”处为描述该作业文件的编制目的;
4.2.3.2.8“⑧”处描述该文件适用于什么范围,即哪些工作要遵循该份文件规定;
4.2.3.2.9“⑨”处描述该文件一些名词的解释和定义,若没有特别的名词解释可写“无”;
4.2.3.2.10“⑩”处描述该作业文件内容的执行部门分工,即各部门职责;
4.2.3.2.11“⑾”处描述该文件的具体规定,这些描述不限于文字描述,有时候可用表格和数据进行描述,但阐述应有层次感;
4.2.3.2.12“⑿”处描述该文件要求的相关记录;
4.2.3.2.13“⒀”;
处为编制该份文件的人员签名,签名时需附上日期;
4.2.3.2.13“⒁”处为审核该份文件的人员签名,签名时需附上日期,审核人员在审核文件时不应只草草签字了事,应该对文件要求的合理性和文件结构进行严谨的审查;
4.2.3.2.13“⒂”处为文件批准人的签字,签名时需注明日期,文件批准人只需对文件结构作审查,详细内容可以不考虑。
4.2.4质量记录
4.2.4.1标识
HDXL--QRXX-XX
对应程序文件顺序号
记录代号
4.2.4.2结构
按企业实际需要确定,内容必须包括:
a.名称
b.标识
c.栏目
d.填写人
e.填写日期
确认人
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