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固定资产:
指临床、护理及医技等辅助部门使用的,价值在500元以上,使用期限在一年以上的设备、设施等。
特殊医用材料:
指植入人体的,价值很高的各类材料,包括假牙、假体、钢板等。
美容材料:
指专门为美容整形所用的材料,包括化妆品、矫正用的材料等。
(2)后勤材料物资:
有别于医用材料的物资,指直接由员工使用的办公、生活用品,围绕行政后勤使用的各类其他物资,包括食品饮料、办公用低值易耗品、维修用品、五金用品、布料用品、印刷品、食堂用品、赠送用品、广告用品、书籍、固定资产。
3、编码规则:
(1)医院材料物资
一次性卫生材料021医用低值易耗品022医用固定资产026化验试剂及用品016
医用美容材料034母婴用品017
(2)后勤材料物资
办公用品012办公用低值易耗品011布料用品013后勤用固定资产014广告用品015
生活用品018食品饮料019维修材料020赠送用品027装修材料028五金材料029
书籍类030食堂用品031回收品032
二、库房的分类与管理。
(一)、库房的分类:
一级库房——医用物资库、后勤物资库、药库;
二级库房——药房、供应室;
三级库房,各科室小药房。
1、后勤材料物资库,分别为办公用品库、生活用品库、食堂饮料库、印刷品库,布料用品库、五金维修品库、赠送用品库、食堂用品库、回收库。
后勤物资库不再设二级库房。
2、医用物资库,分别为卫生材料、试剂库。
卫生材料的三级库房为科室小库房,由本科室护士长管理。
医院暂不设二级库。
3、药库,归药剂科管理,业务与药房合并。
药品的二级库房为门诊药房和住院药房,药品的发放全部由二级库房发放,确保药品的使用安全。
(二)、仓库的管理。
1、验收入库管理
(1)、所有物资均应当天验收入库,不得拖延。
验收入库时,须由采购部门和库房管理人员同时验收,采购部门负责物资的质量、规格和型号等质量指标,库房管理人员应检查物资是否“三证”齐全,清单、发票、数量是否正确,品种、数量以实物为主。
所有货物必须到现场验收,遵循先验收后入库的原则,验收后双方在送货清单上签字确认。
(2)、验收后填制包括供应商名称(全称)、收货日期、货物名称(商品名)、数量和质量等内容的“入库单”,由采购部门验收人和库房管理人员共同在入库单上签字确认,最后由会计审签。
入库单后附送货清单、发票或收据。
“白色联”做仓库存根联,留存备查;
“黄色联”及发票、收据交采购部作为申请付款、报销的依据。
“红色联”及送货清单月末随报表一并交财务部。
与采购交接单据时应做好登记,双方签字确认,以免丢失。
(3)、入库时应仔细核对供应商名、商品的名称、商品名、规格、价格是否与采购单、送货清单是否一致,并比对上次进货价格。
价格明显过高的要及时与采购部沟通,查明原因后方可入库。
(4)、对无清单,或清单内容不健全的(如没有规格、商品名、有效期等),应将货物退还采购部,由采购补充清单后再入库
(5)、对于不符合采购要求的,如规格不符、质量明显缺陷、数量超过采购量的,以及发现系错误采购等原因需要退货的,仓库部门应及时与采购部门沟通,采购部门应及时与供应商联系退货,避免损失。
(6)、因验收不仔细,造成规格不符、质量问题、数量超量、采购错误,以及无用途商品的,造成损失的,由由采购部、仓库双方具体验收人承担损失。
(7)、对临床急需的物品,应立即验收入库后,立即出库,并即可电话通知科室领取,或配送至科室,不得延误,更不得不入库直接送入科室。
(8)、月末应分类统计当月入库汇总表报,由仓储部门负责人签字后,并附上当月所有入库单,入库单金额应与报表相符,交财务科。
2、出库的管理
(1)、仓储部门只有经授权批准的人方能进入。
对所有入库物资的接触应严格地限制在指定工作人员之间。
(2)、材料物资出库,实行定额配送与计划领用两种方式。
A、定额配送
名词解释:
指材料物品定期消耗量具有较强的规律性,而且在业务量相同的情况下,消耗量变化很小的材料。
再按一定规则计算出来后,在规定时间配送规定数量的配送方式。
包括:
一次性卫生材料、不可回收的其他材料物资等。
定额配送方式
①、核定量的计算,前三个月耗用量总和除以90天,计算出日消耗量,作为核定配送量。
②、定额配送品种的确定:
一次性消耗,消耗量具备较强规律性,在业务量相同的情况下,消耗量变化很小,且每周都会消耗使用的,纳入定额配送范围。
③、定额配送周期,以一个星期作为周期配送。
④、科室库存基数的计算,库存基数=盘点日至周天的天数×
日定额量—当前库存量。
即在配送前,盘点科室小仓库,补充消耗至周日的完整定量。
⑤、配送时间:
每周五进行配送。
因每科室小库消耗量为周一至周天,周五配送,科室小库存余两天的用量,可以防止周六、周天业务量增加而断货。
⑥、配送方式,仓库每周五前根据定额单进行配料,分别以不同科室设立周转箱,周五配送至科室,由科室在领料单上签名。
⑦、配送范围:
各临床科室、医技部门、护理部门,以及其他一线部门。
行政、后勤部门不再实行配送,由科室做好领用计划,至仓库领取。
定额配送的管理
①、仓库部门要跟踪定额数据的准确额性,定期对数据进行修正。
②、每月25日应对科室小仓库进行清点,发现所存物资材料超过一周用量的要收回,做退库处理。
③、因业务发生变化,定额不足、或新增品种的的要及时补充。
④、仓库部门每月应针对实际发生数量与定额数量的偏差进行分析,超定额的找出原因,是否存在浪费。
⑤、超定额,且无必要原因的,超出部分从科室奖金中扣除。
B、计划领用
指材料物资消耗量存在不确定性,与工作量大小不存在较强的关系,在相同的情况下耗用量不一定相同的材料。
这类物质需要科室通过实际情况进行请领。
各类低值易耗品,以及可以回收的物品等。
计划领用的方式
①、计划领用量的计算:
除定额配送之外的物资材料,科室一般以一个星期的耗用量作为计划领用量。
②、计划领用品种的确定:
除定额配送之外的物资材料。
③、领用时间:
每周二,由科室至仓库领取,必要时可由仓库配送。
情况特别紧急的可不受时间限制。
④、领取方式:
以旧换新的方式领取,凡属于可回收的材料物资,须持旧件领新品。
无理由不以旧换新,否则视为短少由科室照价承担损失。
领用单须经本部门负责人签名方可。
计划领用的管理
①、领用单须所在部门负责人签名。
②、凡属以旧换新范畴的物品,须用旧的换取新的领用。
不能提交旧件的,按原价格从科室奖金或个人绩效中扣除。
③、除特别紧急的,直接造成工作不能开展的,其他不按规定时间领用的,一律不给领用和配送。
④、因计划领用数量不当,造成浪费的,经查实确认的,从科室奖金、或个人绩效中扣除。
(3)、工服管理。
①、新入职员工办理入职后,凭人事部出具的凭据,可以领用工衣及鞋子。
②、员工离职前须奖工衣退还仓库,并由仓库在离职单上签名,财务部门才能结算工资。
③、员工工衣发放标准:
夏装2件/人、冬装2件/人,护士鞋2双/人,每三年更新一次,更换时以旧换新,没有旧件的按原值赔偿。
④、仓库应建立工衣领用登记表,记录领用时间、数量、新旧程度、更换时间、数量,以及归还情况。
(4)、仓储部门应仔细检查“物资领用单”中申请领用物资部门的负责人和职能部门领导签字批准后,方能发放各类物资。
物资发放后,应要求领用人签名。
(5)、严格遵循先进选出的原则。
(6)、月末仓储部门通过仓库管理系统生成当月出库报表,当月实际“物资出库单”或“物资领用单”总金额应与报表相符,由仓储部门负责人签字后,交财务科审核。
3、库房管理
(1)、经验收合格的物资,库房员应及时按分类类别放入库房或货架。
根据库存物资的性质和用途,分门别类合理安排存放,确保安全,做到防潮、防盗、防震、防变质、防毁损。
(2)、严格按照7S进行管理,即整理、整顿、清扫、清洁、素养、安全、节约。
每天下班前1小时要对物品进行整理、对库房进行清扫,进行安全检查、以及存储环境检查。
(3)、设立固定的废品回收区,定期进行报废处理。
(4)、未验收入库的物品一律不得进入仓库铁门范围内。
(5)、严格管控物品的存量、有效期。
杜绝积压、防止断档,以及物品失效。
应充分利用计算机系统做最低库存、最高库存、以及有效期的管理,提高仓库管理效率,提高仓库周转次数。
(6)、始终保持账物相符,确保系统数据的真实与准确。
(7)、加强旧物的利用,尤其回收的低值易耗品、家具用具、固定资产的再利用,努力降低消耗成本。
(8)、办公室、过道等非库房内,一律不得堆放已经验收入库的物品,或科室退回的物品。
4、盘点管理
(1)、每月最后一天(遇节假日提前至节假日前一天)组织库房相关人员和财务人员对所有材料物资库进行盘点。
(2)、由财务科从库房管理系统中打印出库存物资盘点表,与库房管理人员对当月库存物资进行实地盘点,财务人员负责监盘。
盘点后,由库房管理人员和财务人员在原件上共同签字确认,再录入盘点系统,审核后打印盘点表,生成损益单,报主财务主任审核。
(3)、盘点损溢比例,按金额不得超过2%,按数量不得超过3%。
超过按核定标准的,查清原因,属人为原因造成损失的,要落实责任人。
并出具“盘点报告书”,由库房管理人员、财务监盘人员、主管部门负责人签字。
(4)、对非正常物资损溢,在3%以上的须财务负责人签字批准方可进行帐务处理,对损溢比例在4%以上的须总经理签字批准方可进行帐务处理。
(5)、报废物品的处理,报废物品通过系统进行报废,打出报废单,仓库负责人签字,会计核实后交财务负责人签字入账。
如属于人为管理不当造成报废的,由相关责任人存担损失。
三、采购计划管理
(一)、采购计划的分类
1、按类型分类:
(1)医疗物资类:
一次性卫生材料、医用低值易耗品、医用固定资产、化验试剂及用品、医用美容材料、母婴用品。
办公用品、布料用品、后勤用固定资产、广告用品、生活用品(包括食品、食堂用品)、维修材料(包括五金、装修材料)、赠送用品
2、按业务分类
(1)正常周转业务用采购计划,指医院正常业务,经常所需的材料物资,由仓库直接根据实际消耗量制定采购计划。
(2)新增业务采购计划,指医院或科室新增的业务,需要购进新的材料物资,并且仓库以前没有购入过该类物品的。
新增材料的,由科室填写“采购申请单”报部门负责人签字,金额在1000元以上的,报财务审批,总经理签字后,交仓库编制采购计划;
新增固定资产的,应填写固定资产申购单,并对该固定资产效益进行分析,由部门负责人签字,报财务审核,最终由总经理签字后,交仓库编制采购计划。
仓库在编制计划时,发现仓库有替代品的,应及时与申请科室沟通取消该物品。
(3)应急性临时采购,因情况特殊,或仓库不予备库的物资,可以实行应急性临时采购,由仓库通知采购部临时采购,再集中制定临时采购计划单。
即先购买再申报,但应严格控制该类业务发生,减少临时采购频率。
(二)、采购计划的制定
1、正常业务采购计划的制定,采购周期为每月2次,个别批量定制的可适当加大采购量,但要结合仓储条件制定。
仓库日常最低备库量为10天。
按以下公式进行制定采购:
●某类物品计划采购量=(采购用量天数+最低备库天数)×
日均消耗量–当前库存
●某类物品最低备库量=日均消耗量×
安全用量天数
说明:
采购用量天数,指所要采购物品将来可以耗用多少天。
安全用量天数:
也叫最低库存量,指发起采购计划开始,至货物到库日止,仓库库存量足以满足医院各科室的耗用,称之为安全用量。
2、新增业务采购计划,按申购量制定新增业务采购计划。
3、临时性采购计划,先口头申请采购部采购,再按到货后入库单申报临时性采购计划。
4、仓库制定采购计划,无论正常业务、新增业务、或临时急用,必须仔细核对仓库现有品种、数量、及其性能,坚决杜绝重复采购造成的浪费。
重复采购,并不能退货的,一经查实,相关责任人应承担损失。
5、采购计划应提前三天制定。
(三)、采购计划的审批
1、仓库负责人制定采购计划并签名后,交采购部核实并填写报价负责人签名,报财务部负责人审核后,最后由总经理审批后,方可实施采购。
2、各审批部门应尽职尽责的审核,如因审核不力造成损失的,由相关责任人存担损失。
四、票据、资料的管理
(一)、定义
1、票据,本处所指票据包括所有送货清单、发票、收据、出入库单、领料单、申购单等一起以数量、金额进行计量的,统称票据。
2、资料,指包括“三证”、保修卡、使用说明书、本部门的各类报表报告、以及医院下发各类文件表单等资料。
(二)、管理
1、各类票据必须先分类后保管,票据应整理有序,合理分类,并由查找与统计汇总,存放于柜子中,并上锁保管。
2、入库单后必须附有送货清单、发票或收据。
对无清单,或清单内容不健全的,应将货物退还采购部,由采购补充清单后再入库。
3、出库单必须要有领用部门负责人签名、经办人签名,定额配送除外。
4、个别供应商款到后提供发票的,应专门建立台账登记管理。
月末将未到发票的供应商名称、到货日期、金额统计成报表,随进销存报表一并报给会计。
5、各类数据报表、医院下发的文件利用文件夹应妥善分类保管,既要便于查阅又要注意保密。
6、各类三证、保修卡、说明书,分门别类,用文件盒妥善保管。
7、次月4日前,仓库负责人应整理好入库单及送货清单、出库单及领料单,与进销存报表核对一致,并在报表上签名后报会计入账。
五、数据安全管理
1、仓库人员应使用各自的用户名及密码登录系统,不得将数据私自拷贝或泄露。
2、实行分级分权审核制,制单人与审核人不得相同。
3、基础信息设定,必须严格遵循编码规则,不得随意编写。
规定设立的信息内容必须按照规定的要求设置,不得随意敷衍,或缺项。
4、不得使用外网。
六、附则
(一)、以上规定下发之日起执行。
之前相关仓库管理制度、规定同时终止执行。
(二)、凡违反规定的,依次警告、扣发绩效奖金直至辞退,造成损失的由相关责任人承担。
(三)、本规定由财务部负责解释。
——完——
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