出口煤业务手册docWord文件下载.docx

出口煤业务手册docWord文件下载.docx

《出口煤业务手册docWord文件下载.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《出口煤业务手册docWord文件下载.docx（24页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

每月汇总结算

港务局

商检费

检验机构

代理费

每船货款结算后

委托代理方

受托代理方

海运卸港

租船佣金

商品煤销售

货款

其它

出口退税

国家

供货商

货物佣金

卖出方

买受方

3出口煤业务流程详细说明

3.1采集信息（F1）

采集信息是指通过各种渠道采集与煤炭业务相关的市场信息和客户信息，然后对所收集到的信息进行处理，得到公司所需的各种市场分析报告、专题报告、客户信息资料表格等的过程。

3.1.1工作步骤

3.1.1.1采集信息

A．信息采集的渠道：

a.专业报纸或经济类报纸：

列举报纸名称；

b.专业杂志：

列举杂志名称；

c.煤炭行业互联网站：

列举网站名称；

d.各种煤炭研究报告：

列举煤炭研究机构名称；

e.煤炭或能源统计资料：

列举统计资料的名称；

f.公司内部提供的信息（煤炭业务部门、财务部门等）；

g.日常业务活动；

h.业务相关公司和员工等

B．信息采集的内容：

a.市场信息：

（a）我国和国外政府颁布的与煤炭相关的政策和管理办法；

（b）煤炭行业及相关行业（如能源消费、电力行业、铁路运输、港口运作、海洋运输等）的信息；

（c）中煤进出口公司目标市场（如日本市场、韩国市场）的信息；

（d）国内竞争对手（如神华集团、五矿集团、山煤集团等）及国外竞争对手（如澳大利亚、印尼等主要产煤国家的主要煤炭供应商等）的信息

b.客户信息：

（a）用户及国际供应商信息；

（b）船公司及港口信息；

（c）居间商信息等

C．信息采集的频度：

a.日常：

专业报纸、专业互联网站、日常业务联系、公司内部信息等；

b.月度：

专业杂志、期刊等；

c.年度：

行业研究资料、统计资料

3.1.1.2处理信息

A．对信息进行整理、归类，填写相关的表格：

a.填写客户信息表格，建立客户信息档案：

客户联系表；

关键人物的个人资料；

客户概要信息记录；

客户信息表；

b.填写客户信用信息表格，建立客户信用信息档案：

客户信用信息管理卡；

c.建立市场信息资料库，包括竞争对手资料表等

B．根据整理后的信息对信息进行加工：

a.对客户信用进行评价：

（a）成立客户信用评价小组；

（b）整理客户信用信息，并进行信用分析

（c）客户信用评价小组对客户信用进行打分，填写客户信用评价表；

（d）对客户信用评价表进行统计整理，按打分结果对客户信用进行分类，填写客户信用等级分类表；

b.编写《煤炭信息简报》；

c.撰写市场分析报告，专题报告，公司领导需要的各种市场营销报告等

3.1.1.3呈报信息

呈报过程：

A.撰写初稿；

B.直接上级审核；

C.定稿，打印，向上呈报；

D.存档

3.1.2工作结果

3.1.2.1内容

A．《煤炭信息简报》必须包括以下内容：

近期中煤进出口公司煤炭业务销售动态，近期中煤进出口公司下属生产厂煤炭生产经营计划，近期港口操作公司经营动态，近期公司目标市场用户煤炭需求动态，近期国家煤炭供求状况，近期煤炭价格波动情况，近期国家煤炭政策信息，近期国际煤炭供求状况等

B．市场分析报告必须包括以下内容：

市场分析报告概述；

市场变化信息；

市场变化信息分析；

公司针对变化应采取的对策建议；

市场分析报告总结。

C．客户信息记录必须包括以下内容：

客户信息表。

D．客户信用记录必须包括以下内容：

客户信用评价表；

客户信用等级分类表；

E．竞争对手信息记录必须包括以下内容：

竞争对手资料表

F．专题报告必须包括以下内容：

专题报告的目的；

报告概述；

资料分析；

结论和建议等；

G．其它需要呈报的报告：

根据公司领导具体要求撰写。

3.1.2.2格式

参见附件：

A．客户信息记录表格：

附件M1－B01：

附件M1－B02：

附件M1－B03：

附件M1－B04：

B．客户信用记录表格：

附件M1－B05：

附件M1－B06：

附件M1－B07：

C．附件M1－B08：

竞争对手资料表；

C．附件M1－Y01：

第XX期《煤炭信息简报》；

D．附件M1－Y02：

XXX市场分析报告；

E．附件M1－Y03：

XXX专题报告

3.2制订营销计划/方案（F2）

制订营销计划是指公司为了规范和指导营销行为、营销活动而进行的计划制订工作和营销方案制订工作等，它包括制订年度营销计划和制订项目营销方案两项工作。

年度营销计划是公司制订的指导全年度营销工作的工作计划，主要包括年度营销目标、营销策略、项目营销安排等；

项目营销方案是指为了完成某一单项市场营销目标而制订的市场营销方案。

3.2.1制订年度营销计划

3.2.1.1工作步骤

A．前一年度营销工作总结分析；

B．收集市场信息，研究市场分析报告；

C．走访客户，洽谈年度煤炭供应设想，听取客户建议；

D．确定资源配置，提出年度市场目标；

E．制订年度市场营销计划；

F．提报审批。

3.2.1.2工作结果

A．内容

a.本年度各市场营销方案执行的总体时间安排、费用预计；

b.本年度合同价格方案及成本控制方案；

c.本年度资源配置方案；

d.本年度销售策略；

e.本年度市场营销目标等。

B．格式

参见附件M3－Y04：

XXXX年度营销计划。

3.2.2制订项目营销方案

3.2.2.1工作步骤

A．确定项目营销计划的目的；

B．根据营销计划的目的收集资料和信息；

C．对资料和信息进行整理分析；

D．提出营销建议；

E．制订行动计划和营销计划的预算；

F．细化营销行动计划，落实相关责任人

3.2.2.2工作结果

a.合同的价格方案和成本控制方案；

b.资源配置方案；

c.营销策略；

d.销售目标；

e.营销活动的时间、地点、参与人、组织者、负责人；

f.营销活动的具体日程安排，活动内容，注意事项；

g.营销活动的费用预计等

参见附件M3－Y05：

XXXX营销方案。

3.3签订合同（F3）

签订合同是指中煤进出口公司与国外客户和相关单位签订煤炭业务执行所需的各种合同、协议等法律文件的过程。

3.3.1工作步骤

3.3.1.1询盘与发盘

A．询盘与发盘的过程：

a.确定本次询盘或发盘的目的；

b.收集相关的业务资料，并进行整理分析；

c.阅读公司内部的市场分析报告和市场营销计划，掌握公司的市场营销策略；

d.确定本次询盘或发盘的条款；

e.联系业务对象，对外询盘或发盘

B．询盘与发盘的方式：

a.通过电话、传真进行；

b.通过招投标进行；

c.通过业务媒体发布；

d.参与各种业务洽谈会等

C．询盘与发盘的内容

交易的煤炭品种、质量、数量、交货期、价格条款、付款条款等。

3.3.1.2还盘磋商

A．还盘磋商的一般过程

a.研究对方还盘条款；

b.制订还盘对策，修改还盘条款；

c.进行还盘磋商

d.确定合约主要条款

e.磋商合约附属条款

f.确定附属条款

g.确定所有合约条款，达成一致意见

B．还盘磋商的方式

投标、合同谈判、业务洽谈、电话还盘、传真还盘等

C．还盘磋商的内容

包括煤炭的品种、质量、数量、价格、交货方式、运输条款、交货期、付款方式、付款时间、违约条款等。

3.3.1.3接受签约

A．接受签约的过程：

a.缮制合同文本：

合同条款确定之后，合同缮制人员必须尽快缮制合同文本，并保证没有文字错误。

b.法律顾问审核：

合同文本缮制之后，必须经过公司法律顾问审核，并由法律顾问出具法律意见书（内容包括：

合同条款审核法律意见、法律顾问签章等，具体内容详见附件：

《法律意见书》），

c.公司内部审批：

并按公司规定完成公司内部合同审批程序：

合同在部门负责人审核后，以“合同审核签署单”形式上报，并附上合同信息摘要表；

其后，由煤炭业务负责人审核，签署审核意见并签名，其后由公司财务负责人审核，签署审核意见并签名，最后呈报公司负责人审阅、签署。

（参见中煤进出口公司合同审批程序）。

d.外部单位审批：

在合同完成公司内部的审批过程之后，应尽快组织、协调合同相关单位（主要包括用户、供应商以及合同中所涉及的必须签章的单位和部门）完成合同在相关单位的审批过程。

e.合同生效。

B．接受签约的方式：

签订合同或协议等有法律效力的文件

3.3.2工作结果

3.3.2.1合同内容

合同不同，其包括的内容也有所不同。

一般而言，煤炭业务合同应包括煤炭的品种、质量、数量、价格、交货方式、运输条款、交货期、付款方式、付款时间、违约条款等。

A．销售合同：

煤炭品种条款；

数量条款；

质量条款；

质量检验条款；

价格条款；

运输条款；

相应的时间条款；

款项支付条款；

违约责任条款；

争议处理条款等。

B．煤炭采购合同：

争议处理条款，等。

C．委托代理合同：

委托人；

委托代理事项等。

D．煤炭业务居间合同：

居间业务条款，居间责任条款；

费用计算条款，费用结算条款；

款项支付条款等。

3.3.2.2合同格式

A．合同/委托书/备忘录签署申请单，参见附件M3－B09；

B．合同信息摘要表，参见附件M3－B10；

C．询价书，参见附件M3－Y06；

D．报价书，参见附件M3－Y07；

E．还盘，参见附件M3－Y08；

F．投标书，参见附件M3－Y09；

G．法律意见书，参见附件M3－Y10；

H．出口销售合同格式，参见附件M3－Y11；

I．出口采购合同格式，参见附件M3－Y12；

J．出口煤委托代理合同格式，参见附件M3－Y13；

K．出口煤居间合同格式，参见附件M3－Y14。

3.4制订煤炭业务年度经营计划（F4）

制订煤炭业务年度经营计划是指公司为了规划下一年度煤炭业务管理而制订指导下一年度煤炭业务运作计划的过程。

3.4.1工作步骤

3.4.1.1汇总合同，确定销售目标

汇总已经签署了的煤炭销售合同和采购合同，确定各品种煤炭销售的数量、质量和销售时间安排等，然后根据预测，提出公司年度销售目标，上报公司；

最后，公司根据年度经营目标，确定年度煤炭销售目标，包括各品种煤炭销售的数量、质量和销售时间安排等。

3.4.1.2编制、修改年度经营计划（含预算）

各煤炭业务部门及下属单位编制、修改本部门或本单位的煤炭业务工作计划和预算计划书；

工作计划主要包括本部门或本单位的上年度工作总结、分析，上年度存在的问题分析，本年度工作重点及对策等；

预算计划书则包括本年度预算基本数据、经营活动收支、筹资活动收支、管理活动费用支出以及年度损益预算、现金流量预算等内容。

3.4.1.3上报部门年度经营计划

各煤炭业务部门和下属单位上报其年度工作计划和预算计划书；

3.4.1.4年度经营计划审核

公司年度经营计划部门对年度工作计划核预算计划进行审核，在全公司内进行平衡，指出调整、修改意见；

3.4.1.5审批

召开年度经营计划会，对制订的年度经营计划进行审批；

3.4.1.6下达执行

下发审批后的年度经营计划（含年度预算安排），各部门具体执行。

3.4.2工作结果

3.4.2.1内容

A．经营计划编制的原则；

B．公司煤炭业务内外部环境分析；

C．公司煤炭业务年度经营目标

D．年度预算基本数据、经营活动收支预算、管理费用预算、损益预算、现金流量预算等；

D．公司煤炭业务年度经营计划考核方案；

E．公司煤炭业务内部管理计划；

F．煤炭业务需要提请公司解决的问题等

3.4.2.2格式

参见附件M1－Y15：

XXXX年度经营计划；

附件M1－Y16：

XXXX年度预算安排。

3.5制定月度经营计划（F5）

月度经营计划是下月工作的综合安排，它涉及到生产、采购、运输、销售、资金计划等方方面面，是下月工作的具体指导。

3.5.1工作步骤【1】

3.5.1.1汇总生产企业的月度生产经营计划

必须在每月15日前督促各生产企业提报下月的生产经营计划，其内容包括：

生产计划表、资金计划表、成本计划表、管理费用计划表、运输及销售计划表、基本建设计划表、生产安全计划表，并对其进行汇总。

3.5.1.2收集运输计划批复情况

及时准确的从港口作业公司获得次月铁路运输计划的批复情况。

3.5.1.3制定销售计划

不断与用户沟通，确定用户的装船计划，并在月度生产经营例会之前根据用户的装船计划制订出下月销售计划。

3.5.1.4编制月度经营计划

综合年度经营计划、下月销售计划和各生产企业上报的生产经营计划，在月度生产经营例会之前编制出下月经营计划，确定下月各生产企业生产的煤炭品种、质量、产量，港口操作公司的铁路运输安排、装船安排等；

3.5.1.5审批月度经营计划

最迟在每月25日召开月度生产经营例会，对下月的经营计划进行审批，确定下月最终的经营计划。

3.5.1.6下达月度经营计划

A.负责调度的部门必须在每月26日及时将审批后的经营计划通过传真下发给相关部门；

B.如果月度经营计划在执行过程中出现变化，负责调度的部门有责任将各种变化及时通知给相关部门；

C.负责调度的部门必须定期对生产经营过程中的各种问题进行汇总、分析。

3.5.2工作结果

A．已批复的铁路运输计划，见附件M3－Y17；

B．煤炭业务月度销售计划汇总表，见附件M3－B11；

C．生产企业的生产经营计划汇总表（包括生产计划表、资金计划表、成本计划表、管理费用计划表、运输及销售计划表、基本建设计划表、生产安全计划表），见附件M3－B12；

D．次月采购计划，见附件M3－Y18；

E．月度资金计划，见附件M3－B13；

F．调度通知，见附件M3－B14；

G．中煤进出口公司煤炭生产经营问题汇总表，见附件M3－B15。

3.6采购煤炭（F6）

煤炭采购是指采购的执行过程，指供货方根据合同要求和下月的销售计划保证煤炭及时、足量、保质的装车发运过程。

3.6.1工作步骤

3.6.1.1确定货源

根据月度经营计划和用户的装船需要，定期向生产企业落实货源准备情况和商品煤的煤炭质量，并将煤炭供应量和煤质的相关信息及时传达给港口操作公司和口岸公司。

3.6.1.2了解日菜单日报信息

日菜单由中煤进出口公司的港口操作公司提出建议，口岸分公司核准。

港口操作公司每日必须及时用传真反馈回日菜单提报信息，由中煤进出口公司将相关信息准确录入数据库相关文件。

3.6.2工作结果

A．中煤进出口公司煤炭产运销调度日报表（生产），见附件M3－B16；

B．生产企业库存情况分析报告，主要包括库存煤炭数量分析和质量分析等，见附件M3－Y19。

3.7铁路运输（F7）

铁路运输是指中煤进出口公司为了实现出口煤销售而需要的、把商品煤从洗煤厂运抵港口所需经历的铁路运输过程。

具体而言包括落实铁路运输计划、制订月发运计划和提报日菜单、装车发运等环节。

3.7.1工作步骤

3.7.1.1落实运输计划

A．督促运输计划的提报

负责运输计划落实的部门必须在每月5日前督促各供货方按时、按量、足额提报运输计划；

B．协助运输计划的批复

负责运输计划落实的部门在运输计划提报后，还必须密切关注运输计划的批复情况，发现问题，及时与运输计划的批复单位或部门进行协调，争取在运输计划批复公布之前将问题解决。

C．提报月补充运输计划

根据中煤进出口公司煤炭销售的实际情况，确定月补充计划提报的具体数量，由负责运输计划落实的部门在每月10日前督促各供货方及时、足额提报，并协助补充运输计划的落实。

D．传达运输计划的批复情况

铁路运输计划批复后，负责运输计划落实的部门必须及时将批复情况通知相关部门（供货方、港口作业单位、中煤负责煤炭业务信息收集和传递的部门等）。

3.7.1.2制订月发运计划

月发运计划的制定需要结合中煤进出口公司煤炭业务生产经营计划和运输计划的落实情况具体制定。

月发运计划应尽量满足煤炭业务生产经营计划要求，并预留一定的保险空间。

3.7.1.3提报日菜单

A．确定日菜单提报计划

负责日菜单提报的部门必须在每日上班开始就汇集供货方的商品煤库存情况、煤炭运输计划的落实情况和港口堆场场存情况，按照确保商品煤按时、足额装船的原则，确定日菜单提报计划。

B．提报日菜单

a.日菜单提报计划确定后，日菜单提报执行人员应按照日菜单审批部门的要求到日菜单审批处向日菜单审批部门提报日菜单；

b.监督日菜单提报的批复过程，确保菜单得到批复；

c.取回日菜单批复结果，反馈给供货方；

d.根据供货方的日菜单批复结果的反馈协调日菜单的具体执行。

如果供货方由于意外不能满足日菜单的运输装车要求，必须及时通知日菜单审批部门更改日菜单的批复。

3.7.1.4了解装车信息

中煤进出口公司必须在次日上午10：

00前，将供货方传真回的日装运信息一览表和装车过程除杂报告单的相关内容录入数据库相关文件。

3.7.2工作结果

A．月度运输计划，见附件M3－Y20；

B．月度补充计划，见附件M3－Y21；

C．月发运计划，见附件M3－Y22；

D．日菜单，见附件M3－Y23；

E．中煤进出口公司煤炭产运销调度日报表（运输），见附件M3－B17；

3.8接卸入库（F8）

接卸入库是指煤炭到达港口车站之后，经过接车、卸车过程，进入港口堆场的过程。

这一过程由港口操作公司和口岸分公司全面负责。

3.8.1工作步骤

3.8.1.1了解接车信息

每日在规定的时间前将港口操作公司传真来的过磅单和质检报告单的内容录入数据库相关文件。

3.8.1.2了解卸车信息

每日在规定的时间前将港口操作公司传真来的卸车过程除杂报告单的数据录入数据库相关文件。

3.8.1.3了解入库信息

每日将港口操作公司传真来的进车数量、质量、进入场地、煤炭品种等的相关信息录入数据库；

每周将港口操作公司传真来的堆场除杂报告单的相关内容录入数据库；

6个月到港口盘库一次，核实是否实现了帐实相符、帐帐相符。

3.8.2工作结果

A．卸车记录单，见附件M3－Y24；

B．堆场捡杂记录单，见M3－Y25；

C．中煤进出口公司煤炭产运销调度日报表（港口），见附件M3－B18；

D．港口库存情况跟踪表，见附件M3－B19；

E．港口库存情况分析报告，见附件M3－Y26。

3.9确定船期（F9）

确定船期是一个不断沟通的过程，需要中煤进出口公司与港口操作公司、口岸分公司及相关单位进行经常性的协商与确认。

3.9.1工作步骤

3.9.1.1协调单航次船期

A．报船

国外用户会以传真方式提前10天向口岸分公司报船，进行船期预报。

B．传递船期信息

在口岸分公司将船期信息通知港口操作公司后，中煤进出口公司必须在第一时间获得港口操作公司传递的船期信息。

C．进行船货平衡

在得到船期信息后，中煤进出口公司应该根据库存及时进行船货平衡，修改生产企业的生产经营计划，尽可能满足用户的装船需要。

3.9.1.2确定船期

中煤进出口公司必须及时从港口操作公司获得口岸分公司根据船货平衡结果确定的最后船期。

3.9.2工作结果

A．报船，见附件M3－Y27；

B．接船确认，见附件M3－Y28。

3.10出库装船（F10）

出库装船是指确认船期之后直至货物离开港口的全过程。

这一环节需要口岸分公司与港口操作公司的密切合作。

3.10.1工作步骤

3.10.1.1申请出口许可证

船期确认后，业务执行人员必须及时到国家外经贸部申请出口许可证，办理相关的出口许可手续；

3.10.1.2报关

在装船前一个工作日依据合同进行报关，申请出口通关；

3.10.1.3报验

在报关之后，业务执行人员应根据国家煤炭出口要求，办理出口煤炭的质量、重量等的报验手续；

3.10.1.4审批装船方案

中煤进出口公司必须及时审核港口操作公司上报的装船方案，并在装船前24小时将审批后的装船方案传真给港口操作公司。

3.10.1.5收集装船信息

在装船结束后3日内，及时获得口岸公司传来的除杂情况记录及装船情况记录，同时获得口岸公司传真来的出库单、提单、品质证书、重量证书、原产地证书、开船电、发票，并将相关信息录入数据库相关文件。

3.10.2工作结果

A．出口许可证，见附件M3－Y29；

B．报关单，见附件M3－Y30；

C．装船方案，见附件M3－Y31；

D．垛位分层捡杂检查情况记录，M3－Y32；

E．除铁器情况记录，M3－Y33；

F．流程检查情况记录，M3－Y34；

G．装船机箅子检查情况记录，M3－Y35；

H．出库单，见附件M3－Y36；

I．出口煤作业及煤质情况记录，M3－Y37；

J．提单，见附件M3－Y38；

K．品质证书，见附件M3－Y39；

L．重量证书，见附件M3－Y40；

M．原产地证书，见附件M3－Y41；

N．开船电，见附件M3－Y42；

O．发票，见附件M3－Y43。

3.11结算（F11）

结算既包括货款结算，也包括相关费用的结算。

结算过程必须遵循规定的审批程序